広報PR担当者が知っておきたい「クリッピング」とは？目的や5つのメリット・3つの注意点を紹介

クリッピングとは？

クリッピングとは、新聞や雑誌の記事を切り抜いて保管することを指す言葉です。しかし、現在ではWebメディア、SNS（Facebook、Twitter、Instagram、ブログ等）、テレビといったあらゆるメディアでの露出情報を保管することも、クリッピングに含まれています。

その目的は、大きく以下の3つに分かれます。

クリッピング作業は、広報PR施策を「未来」につなげるための業務であることがわかります。また、クリッピングは広報PRの効果測定にも一役買います。自社や他社が発信した情報が、どのような切り口で媒体に掲載されたかを追えるためです。

クリッピングを行う5つのメリットや必要な理由

クリッピングは作成の段階で幅広くメディアの情報に触れられるので、まとめるプロセスも含めてメリットが多い作業です。この記事では、主な5つのメリットをピックアップしてご紹介します。

1．媒体の特性を理解できる

紙媒体（新聞や雑誌）はもとより、テレビ、ラジオ、Webメディア、SNS（Facebook、Twitter、Instagram、ブログ等）など、すべてのメディアを横断して調査を実施するクリッピング。その内容を記録することで、メディアごとの想定読者や取り上げ方を知ることになります。

読者層や掲載情報の傾向などを把握できれば、メディアへ情報提供する際の参考にもなります。各社の傾向に合わせた資料を作って売り込むなど、広報PR活動の幅が広がるでしょう。

メディアの特性を理解したら、タイミングなどに気をくばって配信しましょう。

2．トレンドを把握できる

メディアは基本的に「読者が欲する情報」「社会に求められる情報」を掲載します。メディアが発信する情報に目を通す過程で、社会が求める情報のトレンドを把握できるのも、クリッピングの特徴です。把握した情報をもとに、どの言葉選びが好まれるのか、メディアに受け入れられやすいキーワードが含まれているのか、なども含めて考え、新たな広報PR企画を立ててみましょう。

3．広報PR戦略の立案につながる

クリッピングでは、自社はもちろん、業界や業種を問わずさまざまな企業・団体の取り組みを目にすることができます。そんなときは、ぜひ「どんな広報PR戦略をとっているのか」参考にしてみてください。

例えば、クリッピングした記事にいつも見かける企業・団体があれば、ニュースの内容と企業名で検索してみましょう。プレスリリースが上位にヒットするはずです。メディアに掲載されたプレスリリースには、「配信タイミング」「タイトル」「内容」など、見習うべき点があります。どんな戦略で情報を発信しているのか分析し、自社の広報PR戦略のアップデートにつなげましょう。

4．組織のナレッジとして蓄積できる

チームで広報PR業務を行っている場合や他部署と情報共有したい場合、クリッピングは非常に役に立ちます。クリッピングを通してさまざまなメディアの情報をチェックし、そこで得た知見をチームのために蓄積・共有できるからです。クリッピング自体をチームで協力して行ったり、定期的に共有の場を設けたりして、必要な情報が漏れなく行き渡るようにしたいですね。

5．営業活動などに活用できる

クリッピングによって自社の商品・サービスに関する情報がいつ、どんなメディアでどれくらい取り上げられているのかを明らかにすると、営業活動の際の参考資料として活用できるでしょう。メディアという第三者の目を通した商品・サービスの評価はセールストークの強力な武器になるだけでなく、購入や契約といったユーザーの決断の後押しにもなります。

クリッピングを準備するための3つのステップ

複雑に感じられるクリッピングの方法ですが、ポイントさえ押さえれば、簡単に行えます。クリッピング対象の決定から実際の作業まで、3つのステップでクリッピングの方法を確認してみましょう。

STEP1．対象のメディアを決める

まずは、自社のクリッピングの目的に合わせて「どのメディアをどれだけクリッピングするか」を決めます。WebメディアやSNSの場合、一次情報以外にシェアされた情報なども無数にあるので、すべてを網羅することは非常に難しく、メディアを絞らずにクリッピングを進めると、大変です。地上波で取り上げられることを目指すならテレビ番組を中心に作業する、あるいは新聞へ掲載されたいなら紙面を作成するなど、調整してください。特定のテレビ局や新聞社に限り情報を集めたり、「一次情報のみを捕捉し、シェアや転載は含まない」などのルールを決めたりするのもよいでしょう。

STEP2．クリッピングの手法を決める

クリッピングの手法はメディアによって異なります。紙媒体の場合は手作業で切り抜きをスクラップブックに貼る、テレビ・ラジオの場合は録画・録音等をスタンバイするなど、手段が変わるでしょう。ただ、限られた人員でコツコツと集めていると、他の業務にかける時間を確保できなくなってしまうかもしれません。

そんなときは、業務のアウトソースや自動化を考えてみましょう。クリッピングを専門に請け負う企業もありますし、各メディアの自動モニタリングツールも多数存在します。

特にWeb上で膨大な量の情報がやり取りされる現代では、クリッピングにかかるコストや時間は年々大きくなっています。Webクリッピングツールを使うことも、業務の効率化につながります。PR TIMESにも、月額1万円から使用できるWebクリッピングサービスがあります。

STEP3．クリッピングした情報の取り扱いを決める

クリッピングした情報をどんな形式で残し、取り扱っていくのかも、あらかじめ検討しておきたいポイントです。

前述したように組織のナレッジとして共有するのであれば、誰でもアクセスしやすい形式で保管する必要があるでしょう。共有するだけなら、SlackやMicrosoft Teamsなどで記事のリンクを添付できます。営業活動で使うのであれば、Webページを印刷することも必要かもしれません。その場合は、社内ドライブに掲載日時別にクリッピング情報をアーカイブしておく方法もあります。

クリッピングを行うときの3つの注意点

ここまで、クリッピングのメリットや方法について解説してきました。広報PR活動の下地になるクリッピングですが、次の3点にも注意しましょう。

1．著作権を侵害しない

誰もが簡単に記事や情報をシェアできる今だからこそ、注意したいのが著作権侵害です。例えば、「自社の情報が掲載された新聞・雑誌記事のキャプチャーや本文を自社ホームページなどに転載する」ことは、著作権侵害にあたります。自社ホームページだけでなく、Web上で公開される社内報についても同様です。一方、記事のリンクを添付することは問題ありません。

シェア行為が著作権侵害とならないよう、クリッピングした記事などを企業としての公式な情報発信に使用する場合は、必ずメディア側に許諾を得たり、二次利用の手続きをしたりするようにしましょう。

2．費用対効果を意識する

くまなくすべてのメディアをモニタリングしてクリッピングするには、人的にも時間的にもコストが膨らみがちです。

クリッピングはそれ自体を目的とせず、戦略的広報PR活動を実現するための手段と捉えるのがベターです。そのうえで、どれだけの工数と費用をかけられるのか検討し、必要に応じてツールを導入したり、アウトソースしたりしましょう。

3．次の広報PR戦略につなげる

「情報を集めて終わり」では、クリッピングの本来の目的は果たせていません。冒頭でもご紹介したように、クリッピングはあくまで「未来」につなげるための業務。競合他社が取り上げられている媒体も、貴重な情報源です。例えばメディアリストの作成や、広報PR企画の立案などに活用していけるとよいですね。

クリッピングで重要なのは「なぜやるか」の意識

各メディアの理解やトレンドの把握、広報PR戦略の立案、ナレッジとしての蓄積、営業活動での活用など、さまざまなメリットがあるクリッピング。クリッピングを行い、社内で回覧するプロセスにおいても、これらのサイクルを回していけます。目的意識のないまま作業にあたるのは、非常にもったいないことです。

メリットを正しく享受するためにも、常に目的と活用イメージを浮かべながらクリッピングに臨みましょう。

＜編集：PR TIMES MAGAZINE編集部＞