プロジェクトマネジメントをサポートする新たなサービス「PMOアシスタント」の開発秘話と活用

PMO

2023年11月27日 11時00分株式会社　マイクロメイツ

株式会社マイクロメイツは、「TISインテックグループ」の一員として、IT定着化の分野に特化した事業を行っています。

「教える・伝える・解決する・導く」をモットーに、世の中の企業にある様々な「ITシステム」を社員の方々が「しっかり使いこなせる」ように「企画・教育・支援」を行う専門集団として、設立から30年間「企業のIT定着化支援」事業を展開しています。

今回は、プロジェクトマネジメントをサポートする「PMO アシスタントサービス」の開発秘話とそのご活用方法についてお伝えいたします。

伴走型サービス「PMOアシスタントサービス」でプロジェクトを成功に導く

「PMO アシスタントサービス」は、プロジェクトマネジメントにおける事務業務全般の支援と、プロジェクト環境やルールの策定、改善および標準化を行う伴走型サービスです。

本サービスは、ISO21500 準拠の PMO 資格（＊）を保持し、ヘルプデスク、教育（インストラクション）、コンテンツ制作業務のノウハウを持つマイクロメイツ社員が PM や PMO を支援します。PMO の基礎知識と、業務で培った読解力・伝達力・調整力を掛け合わせることで、円滑なプロジェクト進行をアシストし、プロジェクト成功への後押しをします。

＊一般社団法人日本PMO協会が資格認定を行う「プロジェクトマネジメント・アソシエイト™認定資格（NPMO 認定 PJM-A™）」と「PMOスペシャリスト™認定資格（NPMO 認定 PMO-S™）」の資格取得者

プロジェクト効率化を2種類のメニュー「エキスパート」「事務局」でサポート

様々なプロジェクトを推進していると、

「スピーディーで正確な意思決定に集中できる体制を整えたい」

「社内のしがらみに左右されずに各部門間の調整を頼みたい」

「組織内の資料やマニュアルが不揃いなので統一したい」

などのいわゆるコア業務以外の雑事に悩まされることがあります。

弊社の「PMOアシスタントサービス」では、プロジェクトの規模や、必要とされる作業に応じて対応できるよう、情報収集、分析、プロセス策定でプロジェクトを支援する「エキスパート」と、文書標準化や、会議コーディネートでプロジェクトを支援する「事務局」の2つのメニューを用意しています。

（詳細はこちらをご参照ください）

PMOへの業務支援でコア業務に集中。IT定着化支援でのスキルを活かしたサービスを開発

コンサルタント領域として知られるPMO（プロジェクトマネジメントオフィス）ですが、実際のプロジェクト業務では、雑務やコミュニケーションの円滑化をサポートするアシストが多く、コア業務に集中することが難しい場面があります。

あるプロジェクトでは、IT定着化支援で培ったスキルを活かして、円滑な会議運営やコンフリクトが起きやすいチーム間の情報共有の設計を行ったことで、感謝をいただくことができました。

このような経験から、私たちは自身が培ってきた知識を活かし、PMOが本来のコア業務に集中できるサポートをするサービスを開発することを考えました。

困難な状況を乗り越え、信念を持ち開発を続ける。社内外への理解を得るまでの過程

PMOアシスタントサービスの開発当初は、まだ「PMOアシスタント」という言葉自体が一般的ではなく、このサービスが具体的に何を提供するのか、多くの方にとって理解が難しいものでした。また、PMOという用語の誤解も多く、私たちのサービスがどのような役割を果たすのかを伝えるためには、相応の時間を要しました。

さらに、社内でも、これまでにない業務を担当することへの不安から、サービスを提供するために必要な人材を見つけることにも苦労しました。

このような困難な状況の中で、私たちは信念を持ち、PMOアシスタントサービスの開発に取り組みました。私たちのサービスがプロジェクトマネージャーやプロジェクトチームにとってどれほど価値のある存在であるかを伝えるために、多くの時間と労力を費やしましたが、結果として、私たちのメッセージが徐々に浸透し、理解されるようになり今では、多くのご相談をいただくほどになりました。