株式会社オークファン（本社：東京都品川区、代表取締役：武永修一）では、設立16周年の2023年6月1日、オフィス移転を行いました。

移転の目的は、縮小によるコストの見直しと働きやすさの追求。

本日は移転プロジェクトに携わったオークファングループ広報担当の尾藤より、移転が完了するまでの裏側についてお伝えします。

半分以上使われていなかった旧オフィス

こちらは今年5月まで入居していたオフィス。

ワンフロアで519坪あり、ご来社いただいたお客様にも「広々していて綺麗ですね！」とたくさん褒めていただきました。

しかしコロナ禍に入り、１日あたりの出社人数は全体の30％ほどにまで激減。

オフィス全体を見渡すと、ほとんど半分誰も座っておらずガラガラ。

シーン…とした社内に、パソコンの音だけが鳴り響いていました。

これからの働き方って、どんな？

とはいえ、「オフィスが全然活用できていないから全員出社に戻します！」という話にはまったくなりませんでした。

全社員がリモートワーク活用による生産性・利便性を十分に理解していたからです。

コロナが終わったあとも出社とリモートワークを交えたハイブリットワークを継続することを決めた当社では、遂にオフィス移転を決断しました。

移転で実現したかったことはこの２つ。

1. 効率的な働き方ができる環境
2. コミュニケーションの活性化

これらをどのように実現したかは、後ほどお話させていただきます。

工事期間わずか２ヶ月！１日も無駄にできないスピード勝負が始まる

デザイン会社さんと契約を結んだのが今年２月です。

そこから３月末までは、設計やレイアウトを詰めていきました。

それと並行して、社内では予算取りや社員周知、旧オフィスの解約手続きなど、細かな業務で溢れる毎日。

４月に入ると、壁や床、家具など諸々のデザインの最終案を詰めていきました。

１日も無駄にできない工期を組んでいたので、即決・即レスを重視。

何百もあるサンプルを見て、次から次へと「これ！」「こっち！」「それはなし！」と決めていく経験は、後にも先にもこの時だけだと思います。

幸いなことに、デザイン決めの権限は全て私（尾藤）に持たせてもらっていたため、逐一上司に確認を取る必要もなくその場で決めることができました。

一任してくれた上司には感謝していますし、スピード勝負だった中でこの体制で進められたのはとても大きかったと思います。

デザイン会社の皆さんとおにぎりを頬張りながら、４時間ぶっ通しで打ち合わせをしたことも‥。今では良い思い出です。

そしていよいよ、わずか２ヶ月足らずというかなりタイトなスケジュールのもと、224坪の工事が開始しました。

どうしても設立16周年の日に移転がしたい！

完成、そして入居を目指したのは６月１日でした。

なぜこの日に移転を完了させたかったのか。

それは冒頭にも書いた通り、この日はちょうど設立16周年という節目だったからです。

また上場したのが2013年だったため、上場して10年目という年でもありました。

当社グループは「RE-INFRA COMPANY」をコーポレートアイデンティティとし、社会のさまざまな「RE(=再び)」を統合した唯一無二のインフラの構築を目指しています。

それに伴い、相場検索・価格比較サービス「aucfan.com」や小売・流通業向けプラットフォーム「NETSEA」「NETSEA オークション」などを運営しています。

そして今回の移転を ”RE-START” と定義し、設立16周年の節目に改めて社員一丸となり、17年目のスタートを切りたかったのです。

移転で実現したかった２つのこと

先述の通り、今回の移転では効率的な働き方ができること・コミュニケーションが活性化されるオフィス環境であること、この２つを目指しました。

それぞれどのように実現したかお伝えします。

ー効率的な働き方の追求

お客様のご来社があったり、オンラインMTGがあったり、集中して作業する時があったり、少し休憩する時があったり、チームでふらっと集まったり…

１日のスケジュールの中でも、様々な業務が発生します。

こちらは防音性に優れたオンラインMTG用の個別ブースと、４人会議室です。

以前のオフィスは大人数向けの会議室比率が高く、コロナ禍では、１人がオンラインMTGのために６人会議室を使用し会議室不足になってしまうこともありました。

コロナが終わってもその利便性の高さからオンラインMTGは継続すると判断、また来社１回あたりの人数も少なくなっていることから、個別ブースを８台導入し、また少人数会議室の比率を増やしました。

人が固まっているスペースにいると、どうしても雑談や軽い質問が飛び交ってしまうもの。

誰にも話しかけられず、ひとりで集中して作業したいという時が誰しもあるはず。

そんな時のために、ソファ席やカウンター席を設置しました。

特に左下のカウンター席からは大きな並木道を見おろすことができ、景色も抜群です。

こちらは女性用休憩室です。

以前のオフィスでも設置していましたが、今回はよりリラックスできるよう、枕やブランケット、ディフューザー、アイマスクなどを用意しました。

さらに生理用品や痛み止めの薬なども用意しており、急な体調不良でも安心です。

現在当社の女性従業員割合は、全体の40％ほど。

ここ数年で伸び続けていることから、女性の働きやすさにフォーカスしたスペースを作りました。

ーコミュニケーションの活性化

当社ではコロナ前、月末の金曜日にオフィスで開催される飲み会（社内では「金曜会」として定着）や、部署・役職関係なくご飯を食べるシャッフルランチなど、社員交流の場を頻繁に設けていました。

もちろん、コロナが始まるとそれらは即座に中止。

リモートワークも推進され、社員間の交流は激減しました。

そして今から２ヶ月前、ようやく金曜会やシャッフルランチが復活しました。

このようなイベントは復活したものの、引き続きリモートワークも実施しているため、出社率は変わらず30％ほどです。

数少ない出社機会のなかでも社員間のコミュニケーションを最大化させるためにはどうしたらいいのか。

デザイン会社さんにも希望を伝え、かつてのオフィスとは大きく異なる設計が組み込まれました。

エントランスから入ってすぐに、緑色の円のカウンターが広がっています。

こちらは新たに導入されたパントリースペースで、コーヒーマシンは全種類無料で提供しています。

トースターや電子レンジ、お菓子、ウォーターサーバー等も設置し、休憩したいときに最適なスペースです。

円の外側にイスを設置したことで、カウンターの中と外で自然と会話が生まれる設計となっています。

オフィスの中心には、パントリースペースやこれらの写真のような ”ふらっと集まれる場” が集結しています。

会議室を取るほどでもないけど軽く話し合いたいとき、みんなでモニター画面を共有したいとき、ちょっとした雑談をしたいときなど、様々な用途で使われています。

ちなみにこちらは、新オフィスにて約３年ぶりに復活した金曜会の様子。

社員からも、「ようやくこういうのが戻ってきた！」と喜びの声が続出でした！

最後に

移転して、オフィスの規模は以前と比べて半分以上縮小しました。

一般的に「オフィス縮小」と聞くと、マイナスなイメージを持たれてしまうと思います。

しかし私たちは今回の移転を、業務効率の追求や社員の働きやすさ向上という前向きな目的のもと遂行しました。

働きやすさにもデザインにもこだわった分、予算やスケジュールの調整は大変でしたが…

それでも本当に素敵なオフィスが完成したと感じています。

おかげで社員からもお客様からも大変好評。

オフィスをドローンで撮影した映像もあるので、ぜひご覧ください。