メールソリューション・ジャパン（以下、ＭＳＪ）は2001年の創業以来、郵便に関する企業の悩みを解決するための支援を続けてきました。ＤＭ発送のコスト削減や、郵送に付随する事務作業の効率化を中心としたさまざまなサービスを行っております。

このたび、ＭＳＪが「レターパックの代行サービス」を行うようになった理由についてお話させていただきます。

手間と不便を解決したい。レターパック代行サービスの誕生背景

当初はレターパックを立替えてもらえないかというご相談から、定期で大量にレターパックを使用している企業の課題を知りました。その企業では本部でまとめて購入し、各店舗へ発送するという一見非効率に思える対応は現場に現金を持たせたくないという理由から、業務負担と追加コストが掛かっていました。郵便局では切手類の金券を請求書払いすることができず、本部で一括現金購入するという手段が当時の選択肢としてはもっとも効率的だったということです。

この課題をきっかけに企業が手間や不便と感じていることをMSJで解決することができるサービスなら喜んで利用いただけるのではないか、そんな思いからレターパックの代行サービスの構想がはじまりました。

まずは現金レス以外にもどんな悩みがあるのか、これまで取引のある企業にアンケートを取り、課題を洗い出しました。

レターパック利用における4つの主要な課題

レターパックの利用について、取引先の企業にアンケートをとると大きく４つの課題が見えてきました。

①郵便局に買いに行くのが面倒

②現金払いをなくしたい

③問い合わせ番号管理、在庫管理などの事務作業が負担

④宛名部分の手書き（ラベル貼）作業が大変

この4つを解決するサービスであれば、付加価値を提供できると考えました。

この4つを解決するサービスであれば、付加価値を提供できると考えました。

①、②はＭＳＪにレターパックの在庫をおき、宅配便で納品。後日請求書を発行することで解決。

③はレターパックに12桁の問い合わせ番号が付与されており、その番号を郵便局の問い合わせページに入力すると到着確認ができる仕組みがあります。使用したすべてのレターパックの到着確認をするとなると12桁を都度入力する必要があるため結構な時間がかかります。　またレターパックを保管するにあたって、誰が何に何枚使った等の在庫管理をノートに手書きで行っているという声も多く、これらを簡略化するためにレターパックの管理専用のシステムを開発し支給することに。

④については宛名部分を印刷して納品することにしました。ＭＳＪは社内に発送代行のための印刷環境が備わっており、レターパックが対応できる設備を整えました。

①郵便局に買いに行くのが面倒→MSJから郵送で納品

②現金払いをなくしたい→請求書払い可能

③問い合わせ番号管理、在庫管理などの事務作業が負担→管理システムの支給で事務作業軽減

④宛名部分の手書き（ラベル貼）作業が大変→宛名部分を印刷して納品するので手書き作業削減

トライアルやシステム改修を経て、いよいよ「レターパック代行サービス」リリースへ

既存のレターパックという商品に、ＭＳＪならではの付加価値を付けて提供する「レターパック代行サービス」の方向性が固まり、サービスの提供に向け動き始めました。

まずは福岡支店で印刷のテストを行いました。通常業務で毎日様々な種類の用紙へ印刷を行っている為、レターパックへの印刷も問題ないだろううと思っていましたが、想定外に印刷ミスが出てしまうこと、また印刷時間もかなりかかっていることがわかりました。

理由はレターパックに厚みがあるため、印刷機への給紙がうまくいかずに印刷ミスが発生し、そのため手作業で給紙をする必要があるたので時間がかかっていました。

テストで問題点を発見することができたため、機械に改良を加えレターパック用にカスタマイズすることで印刷の問題をクリアすることができました。業務フローも作成し、印刷～納品までの準備は整いました。

次にトライアルでいくつかの企業に「レターパック代行サービス」を使ってもらい、フィードバックをいただくことにしました。

印刷、納品についてはテストを行ったことでスムーズに行うことができました。

このトライアルでは管理システムついての改善要望を多くいただき、より使い勝手の良いシステムになるよう改修を重ね2023年12月にサービスをリリースすることができました。

リリース後、ありがたいことにすでに複数の企業にご利用いただいています。利用いただいている企業に訪問し、実際使っている営業や事務の方にお話を伺うと、「これまで面倒だった買い物がなくなって助かっている」「手書きがなくなって時短になった」など嬉しい声をいただいています。

現在、すべての企業から月に1回の頻度でリピート注文をいただいております。「企業の手間と不便を解決したい」という思いを大切にしてきた結果、リピート率100％という成果を達成できたのだと感じています。

"”あったらいいな”から企業にとっての”当たり前”を目指して

お客様と普段のお取引からでは見えない課題から、郵便サービスの""あったらいいな""の実現によりリリースした「レターパック代行サービス」ですが、ゆくゆくは企業にとっての""当たり前""としてより親しまれるサービスに育てていきたいと思っています。

印字内容の登録や発注をシステムで一元管理できるようにしたり、システムに登録された在庫が少なくなったら自動的に追加のレターパックをお送りする定期便サービスの実装など今後はより使い勝手の良いサービスを目指しています。

▼レターパック代行サービス

https://www.ms-j.jp/letterpackatenaprint/