株式会社アドウェイズは、新型コロナウィルスの国内における感染拡大を受け、株主の皆様及び役職員への感染拡大抑止、安全確保を目的に、第20期定時株主総会を「ハイブリッド出席型バーチャル株主総会」として、2020年6月23日に開催いたしました。

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2020年2月に経済産業省より「ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイド」が発表され、インターネット等の手段を用いて参加、出席が可能な「ハイブリッド型バーチャル株主総会」の方針が公表されました。

本ガイドに基づき、アドウェイズではビデオ会議ツール「Zoom」を利用した「ハイブリッド出席型バーチャル株主総会」として開催。株主の皆様が、インターネットを通じオンラインで株主総会に出席でき、実際に会場で行われる株主総会に出席している株主の皆様と同様に、リアルタイムでの議決権の行使や質問などを行っていただくことができる形をとりました。

しかし、その選択をしたものは良いものの、振り返れば一朝一夕にはいかない課題の連続でした。今回は、「ハイブリッド出席型バーチャル株主総会」を選んだ背景、運用を行うにあたり見えてきた課題、そして開催後の感想など、知られざる舞台裏をお伝えします。

「出席型」に至った背景

アドウェイズでは毎年6月に株主総会を開催しています。昨年までは、およそ300名が参加可能な会議スペースを借り、多くの株主の皆様に来場いただいておりました。しかし、2020年は新型コロナウィルスの影響、株主の皆様にリスクなく出席いただける方法を検討する事に。ただ、私たちは、オンライン上でも会社・株主の皆様、双方のコミュニケーションは尊重すべきであり、会場に出席されている方と同じ条件で参加していただきたいという想いを持っていました。“株主平等の原則”に則り、かつIT企業として、率先して取り組まなければならなければならない。このような背景から、「出席型」にて実施をすることになります。

ただ、導入を決めたは良いものの、やはり一筋縄ではいきません。オンラインで参加する株主の皆様が、実際に会場で行われている株主総会の模様を視聴するだけの「ハイブリット『参加型』株主総会」は他社も開催していますが、実際に会場で行われている株主総会と同様に出席できる「ハイブリッド『出席型』バーチャル株主総会」は、過去に開催された前例が無いのです。運営をするにあたって参考となるものが一切なく、自分たちで仕組みを考えなければなりませんでした。

見えてきた課題

「ハイブリッド出席型バーチャル株主総会」として開催することに決定したのは、5月のこと。これまでと同様の内容で、しかも会場とオンラインを同時進行で開催するには、どのような運営方法が最適なのかを、一から組み立てる必要がありました。運営チーム一同は試行錯誤しながら協議を重ね、開催二週間前からは、毎日数時間のリハーサル練習、会議を行っていたほどです。

例えば、密集・密閉・密接といったいわゆる「3密」を避けるため、代表以外の弊社の役員はオンライン上での参加となります。ゆえに、会場に向けてもオンライン映像を投影する必要があるのです。リハーサルを重ねるごとに新たな課題が見つかり、解決策を練らなければなりません。下記に、特徴的だった課題を挙げてみます。

・株主の皆様の音声

オンライン上で参加をしている株主の皆様の声も、会場に届けなくてはなりません。逆に、会場の株主の皆様の声もオンライン側に届ける必要があります。これゆえ、マイクやスピーカーの設備をどう配置するのか、ハウリングを起こさないためにはどのような方法が良いのかなど、リハーサルを重ねて解決をしていく必要がありました。

・どのツールを使って配信を行うか

数多くのオンライン配信ツールがある中、アドウェイズは「Zoom」の利用を選択。Zoomには、挙手やアンケート機能などの仕組みが備わっており、「ハイブリッド出席型バーチャル株主総会」には適切だと考えたからです。アンケート機能を使用し投票が行え、また質問対応の際、Zoomではオンライン視聴者にも「マイク機能」を渡すことができるので、会場とのコミュニケーションを取りやすいというメリットもありました。

なお、この「ハイブリッド出席型バーチャル株主総会」を行うことに際し、代表の岡村は「当初は難しいと思っていた」と話します。

「出席型のバーチャル株主総会はハードルが高い。そのことは理解していました。しかし、株主の皆様とのコミュニケーションを従来通り尊重するためには、“出席型”を選択する以外方法がなかったのです。もちろん初の試みなので、多少のリスクはあるかもしれません。ただアドウェイズはインターネット事業に携わる企業であり、それくらいのリスクは背負って解決して行こうと。そういう方針の元ではじめました」

なお、アドウェイズの新卒採用は、本年度は『バーチャル面接』をメインに行っています。この面接方法に対しては多くの学生が喜んでくれているそうで、特に遠方からの応募者は喜んでいる方が多いといいます。

「新卒採用と同じように、株主の皆様も東京近郊だけではなく全国にいらっしゃいます。今後コロナ禍が落ち着いても、遠方で株主総会への出席が難しかった方に向けて、バーチャル株主総会を行っていく事も視野に入れています」

開催後の感想・反省点

6月23日、アドウェイズ初めての「ハイブリッド出席型バーチャル株主総会」は無事終了を迎えました。

株主の皆様からの質問や、リアルタイムでの議決権行使も、会場・バーチャル、どちらの環境下でもスムーズに行うことができました。

運営に携わった総務の三上は「準備はとても大変でしたが、部署の垣根を超えて、たくさんの社員に手伝ってもらいながら、当日を迎える事ができました。まずはお礼を言いたいと思います。そして、大きなトラブルもなく、無事に終わって本当に良かったです」と、ほっとした表情で感想を話してくれました。

代表の岡村は、当社のスローガン“なにこれ すげー こんなのはじめて”になぞらえ、「前例がない中にも関わらず、リスクを背負って挑戦をすることは、とても緊張感があり、達成感もひとしおでしょう。まさに、“なにこれ すげー こんな株主総会はじめて”を実現できたと思います」とコメント。

岡村が述べた通りアドウェイズでは今後も、新しいサービスやプロダクトを世の中へたくさん提供していきたいと考えています。

なお、「ハイブリッド出席型バーチャル株主総会」の模様は、6月23日に放送されたテレビ東京『ワールドビジネスサテライト』で取り上げて頂きました。総会運営の模様、弊社代表・岡村がインタビュー取材をされております。