わかりやすい議事録の書き方とは？フォーマット・テンプレートとコツを紹介

議事録を取る目的からわかる、良い議事録の条件

良い議事録は業務の進行を円滑にする効果があります。そのため、ただ記録するのではなく共有することを前提に、決定事項や重要事項を押さえるなど作成の工夫が必要です。

また、業務を進行するうえで、問題が発生したときの証明にもなります。事実を基に、会議を俯瞰して客観的な目線で記載することを意識します。

目的1．会議の備忘録

議事録は会議の記録として、業務進行における参照物になります。進捗確認や事実確認で必要になるので、後から振り返ったときに誰でも理解できるように、事実を基に作成します。口頭で正確に伝わっていない、「言った」「言わない」問題を起こさないためにも、議事録には「誰が何を言ったのか」を明確に記載する必要があります。

目的2．チームへの共有

会議の参加者、参加できなかったチームスタッフ、関係各所との共有も議事録の役割のひとつです。議論の内容や取り決めだけでなく、変更点、確認事項は何か、共有された側が会議の内容を把握しやすいように過不足なく、要点をまとめて伝える工夫をしましょう。

目的3．次回までの宿題の確認

次の会議までに決めなくてはいけない事項や確認事項がある場合、会議後に「誰に確認してもらうか」「誰が担当するか」「次回までに誰が何をするか」を明確にします。責任者や担当者が明確に示された議事録は、業務の円滑な進行を手助けします。

目的4．相互認識のすり合わせ

その場ではお互いに納得しているようでも、言葉だけでは意図した内容が伝わっていなかったり、合意の範疇が異なっていたり、互いの認識が異なる場合もあります。意見の相違はリスクが生まれる可能性や作業効率の低下につながります。

打ち合わせ後には議事録を共有し、互いの認識に相違がないかフォローや確認も合わせて行いましょう。

議事録の例

議事録は共有することを前提に作成します。作成に慣れていないと、時系列の記録になってしまうので注意しましょう。変更点や確認事項、決定事項を分けてまとめることで、会議で重要だった点は何か、次回までに誰が何をするのか、ひと目見て理解できる構成で作成します。

わかりにくい議事録と理想的な議事録の例を見て、わかりやすく書き改めるにはどのようなポイントを押さえるべきか、参考にしてみてください。

わかりにくい議事録の例

①発言者や責任者を明記していない
誰が判断した（言った）かが明記されていないと、振り返ったときに「言った」「言わない」「聞いていない」問題の原因になります。また、責任や担当が宙に浮いた状態にならないように、発言者や担当者を記載することが必要です。

②フォーマットや言い回しが統一されていない
議事録は簡潔な表現で記載します。敬語や「です・ます調」は文章が長くなるので、「だ・である調」や体言止めで統一するほうが好ましいでしょう。

③5W1Hが明確になっていない
文章の基本である5W1Hは要点を簡潔に伝えることができます。いつまでに何をすべきかをわかりやすく伝えるために、意識して活用しましょう。

④意見と事実が区別されていない
議事録は事実確認の資料でもあるため、基本的には事実のみ記載します。会議中で話されなかった主観的な意見や提案は区別して記載しましょう。

⑤項目ごとにまとまっていない
会議の流れに合わせて時系列で記載してしまうと、重要なポイントや決定事項が埋もれてしまう可能性があります。議題や確認事項、決定事項を区別してまとめ、誰が見ても要点が理解できる構成で作成しましょう。

理想的な議事録のサンプル例

議事録の基本的な書き方

議事録は過不足なく簡潔に記載することが大切です。記載項目を統一し、議事録は「必要項目を埋めていく作業」と捉えると、効率的に作成することができ、共有する側もわかりやすく確認できます。

①見出し・タイトル：

　会議名、プロジェクト名、クライアント名などを記載します。

②日付や場所、参加者などの会議情報：

　実施日時や場所、所属や役職名とともに参加者を明記します。

③アジェンダ・サマリー・議題

　議題ごとに下記項目を記載します。

　── 議題に対する意見・疑問

　── 議題に対する決定事項・ネクストステップ

　── 議題に対する確認事項・その担当・いつまでに解決するかのスケジュール

④会議の決定事項・確認事項

　決定事項や確認事項を分けてまとめることで、作業の進捗や次回までの宿題をわかりやすく共有します。

議事録を書くのに必要な事前準備

①フォーマットを用意する

共通のフォーマットを用意することで、議事録作成を効率的に行います。上述した構成や項目でフォーマットを作成し、前回の議事録を確認しながら、事前にわかっている議題やアジェンダを記載しましょう。

②ミーティングの目的を考える

議事録を取りやすくする準備として、会議の目的や参加者から会議をイメージして、議題の優先事項や裁決者（議題決定者）を考えておきましょう。

会議後には次回の議題など洗い出し、あらかじめ次回の議事録作成の準備をしておくと、会議中のメモが取りやすくなります。

わかりやすい議事録の取り方3つのポイント・コツ

議事録は共有が基本的な目的です。誰でも齟齬なく理解できるように、わかりやすさを意識することが大切です。

ポイント1．簡潔な文章で書く

議事録は文字起こしではなく、業務進行のための資料です。一言一句漏らさずに書くのではなく、わかりやすく簡潔にまとめることが基本です。

文章は5W1Hを意識し、会話で欠落しがちな主語を補うことで「誰が何をする」を明確に記載するとわかりやすくなります。敬語や「です・ます調」は文章が長くなりがちなので、「だ・である調」で簡潔にまとめるほうが良いでしょう。

ポイント2．箇条書きで書く

箇条書きで項目を増やしていくイメージで記載するとわかりやすい議事録になります。「1文に1要素」を意識した短い文章で記載します。

ポイント3．必要なときは文章以外も活用する

必要であれば文章以外の表現も活用しましょう。会議の様子、ホワイトボードの図示、メモを撮影して添付したり、会議で出てきた参照元のWebサイトのURLや過去にやりとりした資料を引用して「わかりやすく伝える」ための工夫をしましょう。

議事録のフォーマット・テンプレート

議事録のメモが追いつかない人が知っておきたいメモの取り方のコツ

議事録作成には、効率的に素早く、わかりやすいメモを取ることが不可欠です。要点を押さえたメモは、後から見返したときに、修正・編集作業を円滑に進めます。

議事録作成に不可欠なメモの効果的な取り方のコツをご紹介します。

コツ1．要点の数字や単語を押さえる

会議中の言葉を一言一句聞き逃さないことは、長時間の会議や参加者の多い会議では難しいものです。まずは会議中の重要な単語や数字を聞き漏らさないようにし、それらを起点にまとめるようにメモを取りましょう。

コツ2．記号・装飾を活用する

記号や装飾を活用することで、会議中の書き起こし作業を簡略化します。例えば、決定事項や意見への賛成を「○」、中止や意見への反対を「×」と書くなど、ルールを決めておくと、会議後の修正・編集作業が効率的に進められます。

コツ3．議題決定事項をセットにして記載する

議事録でもっとも重要な「決定事項」は、質問（議題）と結論を矢印でつないで、関係を明確にしておきましょう。メモを取っている間は時系列に記録することになるので、見返したときに議題と決定事項のつながりがわかるように可視化することが必要です。確認のために、決定者・発言者の名前も記載するようにしましょう。

議事録の作成を補助するおすすめのツールやアプリ

議事録は鮮度が大切です。会議参加者の記憶が新しいうちに確認してもらい、共有する必要があるためです。作業の効率化を図り、共有まで迅速に行えるようにしましょう。

最近はさまざまな自動作成ツールがありますが、それらを駆使しても議事録作成担当者の編集・確認は欠かせません。あくまでメモや文字起こしの補助として使用しましょう。

また、共同編集機能のあるアーカイブや検索できる機能があると、議事録を参照する際に便利です。

議事録作成の効率化に活用できるツールやアプリの一例をご紹介します。

①PCやアプリケーションの音声入力機能を使う

MacやWindowsに搭載されている音声入力機能やGoogleドキュメントの音声入力機能を活用します。 Zoomなどオンライン会議ツールでは録音機能があるので、それをもとに音声文字起こしアプリを組み合わせることも有効です。

②自動作成サービスを使う

toruno

オンライン会議をリアルタイムで文字起こし、画像キャプチャを行い、会議の進行をわかりやすく記録してくれるサービスです（無料・有料プランあり）。

スマート書記

会議を録音しながら、同時編集が可能なエディタを利用し、複数人でメモを取ることができます。録音音声・文字起こし結果と会議中のメモを活用して、フォーマットに合わせた議事録を作成することが可能です（無料トライアルあり。有料）。

Notta（ノッタ）

リアルタイムで高精度な文字起こしができるだけでなく、音声ファイルのインポート、複数デバイスでシンクロなど記録に役立つさまざまな機能を搭載。議事録担当者も会議へ集中できるようサポートしてくれるサービスです（無料・有料プランあり）。

箇条書きのメモを卒業して、業務を前に進める議事録を作成しよう

議事録は、慣れないうちは「箇条書きのメモ」になりがちです。目的意識を持って作成することで、業務効率化を進める資料として重宝されます。

共有することを前提に、読み手が理解しやすくわかりやすい議事録作成を意識しましょう。