【PR TIMESノウハウ】プレスリリースを配信する前に最終チェックしたい10の項目

広報担当者のメイン業務のひとつにプレスリリースの作成と配信があります。プレスリリース配信は、記者発表会やイベントなどと比べて頻度の高い業務ではあるものの、配信時には「慣れることなく毎回緊張する」ということも多いでしょう。

企業の公文書でもあるプレスリリースは、配信前にしっかりチェックしておきたい箇所がたくさんあります。ヒューマンエラーを完全にゼロにすることは難しくとも、未然に防げるミスは回収しておきたいですよね。

今回はPR TIMESでプレスリリースを配信する前にチェックしておきたい10の項目について紹介します。当たり前だけどどれも欠かすことのできない項目や、見落としがちなポイントまで、本章を参考に改めて見直してみましょう。

PR TIMESでプレスリリースを配信する前に最終チェックしたい10の項目

プレスリリースを配信するには配信内容(ネタ)の選定や原稿作成がありますが、本記事では原稿をPR TIMESの管理画面に入稿完了したあとの、最終で見直したい箇所についてまとめます

プレスリリースの原稿作成方法について知りたい場合は以下の記事を参考にしてみてください。

プレスリリースの基本構成は?構成の作り方・入れるべき要素・注意するポイントを紹介

【現役広報が教える】プレスリリースの書き方10のコツ・基本の5構成

また、PR TIMESの入稿方法については以下の記事にまとまっています。以下の「STEP7.配信方法を決め、配信ボタンを押す」の前に、本章を参考に最終見直しを行っていきましょう。

それでは、配信前に見直しておきたいチェック項目を紹介していきます。

最終チェック項目1.問い合わせ先が記載されているか確認する

まずは、プレスリリース本文内に問い合わせ先が記載されているか確認しましょう。

公文書であるプレスリリースは自社のニュースを一方的に伝えるだけでなく、ステークホルダーとの接点となるものです。プレスリリースの受け取り手が発表内容に興味・関心を抱いても、問い合わせが記載されていないことによって機会損失となってしまうケースも少なくありません。

プレスリリース配信で問い合わせが発生した際、企業によっては発表する内容ごとに対応者が変わることもあるでしょう。今回のプレスリリースにおける問い合わせ担当者は誰になるのか、配信前にしっかり確認しておきましょう。

サービス利用者や生活者などに向けて公にできる窓口がある場合は本文内に記載しましょう。取材依頼などメディア関係者に限定して開示したい問い合わせ先は、限定公開範囲に記載するようにしましょう。

最終チェック項目2.文章を校正する

入稿完了した後、必ず行いたいのは本文校正です。

企業の公文書としてケアレスミスは防ぎたいもの。プレスリリースの内容を入力してる時点で細心の注意を払っていても誤字・脱字など発生してしまうこともあるでしょう。作成者自身のチェックだけでなく、PR TIMESに装備されている校正機能も活用してミスを防ぎましょう。

最終チェック項目3.プレビューで確認する

本文校正が完了したら、次はプレビュー機能を活用して全体のバランスなど目視でチェックしましょう。

プレスリリースを作成していると表現に誤りがないか、記載事項に漏れはないかなどテキストに集中してしまいがちです。しかし、文章が長く続いてしまって読み疲れしないよう適宜画像を挿入するなど、全体のバランスをチェックすることも大切なポイントです。

また、パソコン環境だけでなくスマートフォンでのプレビューチェックも忘れないようにしましょう。

プレスリリースPCイメージ

【合わせて読みたい】

▶【PR TIMESノウハウ】プレビューの確認方法・第三者へ共有するリンクの発行方法

▶【PR TIMESノウハウ】スマホ表示は何を意識したらいいの?

最終チェック項目4.社内・社外確認をする

自身でのチェックが完了したら、次は社内確認を進めましょう。上司に最終チェックをしてもらったり、関連部署に必要箇所のファクトチェックをしてもらいましょう。

協業の発表や、連名でのリリースの場合は社外の担当者にも確認してもらうよう、共有しましょう。

チェック方法は、第三者へプレビューを共有したり、テスト配信することで、PR TIMESの管理画面にログインできない方にも共有できます。プレビュー画面のURLは非ログイン者には見えないので要注意です。

最終チェック項目5.送り先メディアを確認

プレスリリースの本文チェックが完了したら、次は届けたいメディアはどこなのか、使用するメディアリストを見直しましょう。

プレスリリースは自社事業と関連のあるメディアに送ることがほとんどで、そのため毎回同じメディアリストを使用することが多いでしょう。しかし、以前使用したリストを使いまわすことは避け、毎回見直すことが大切です。

企業動向や人事に関する内容の際は事業内容に関連するジャンルの媒体だけでなくビジネス系メディアにも送る、新事業や新サービスに関する内容の際は今までリーチできなかったメディアとも接点が持てないか切り口を探す、などの視点を持って再検討してみましょう。

PR TIMESが保有しているメディアリストから配信する場合、以前作成したリストで届け先は満たしているか確認し、場合によっては増減するなど調整しましょう。

自社で保有しているインポートリストを使用している場合も同様に見直しが必要です。前回の配信以降、連絡先が変更されていたり新たにリレーションを築けたメディアや記者がいないか、リストが最新の情報が反映されているかチェックが必要です。

最終チェック項目6.配信方法に合わせてFAX原稿を設定する

「プレスリリースの配信・掲載方法を指定」のページで配信における様々な設定が可能です。特に確認したい箇所として「メディアリストへの配信方法」があります。

ここでは設定したメディアリストに向けてどのようにプレスリリースを届けるか、が設定できます。オプション機能として「FAX配信」もあるため、必要に応じて設定しましょう。「メールで配信」「メールで配信/FAXで配信」「FAXで配信」と選択肢は3つです。

FAXで配信する場合は、FAX原稿もアップロードします。FAXの配信についての詳細は、以下の記事からご確認ください。

最終チェック項目7.メールタイトルを設定する

配信イメージ

PR TIMESからプレスリリースを配信する場合の多くは、メール配信を含むでしょう。デフォルトで設定されているメール配信機能でも十分ですが、実は工夫したい点もあります。

「プレスリリースの配信・掲載方法を指定」のページで、メールタイトルのアレンジが可能です。メールタイトルのデフォルトは、プレスリリースのタイトルの前に【企業名(自社名)】が表示される形式が設定されていますが、企業名を入れなかったり、任意で設定することも可能です。

受け手のメール環境によって表示されるタイトル文字数も限られています。企業名ではなくブランド名をタイトルに入れたい、話題性のある内容なので企業名は後ろに入れてタイトルを強調したい、などプレスリリースの内容や状況に応じてメールを開封してもらえるよう工夫しましょう。

メールの件名を調節する方法は、以下の記事からご確認ください。

最終チェック項目8.公開制限の有無を確認する

情報を公開する範囲についての設定も大切です。PR TIMESでは、「プレスリリースの配信・掲載方法を指定」のページで、公開範囲の設定が可能です。

プレスリリースは報道関係者に向けたものだけでなく、生活者にも直接届くものになっています。しかし、メディア関係者のみに届けたい内容のこともあるでしょう。

記者発表会など、生活者を含め公にしてよい内容か、メディア関係者のみに届けたい内容か、改めて確認しましょう。必要に応じて、事業戦略部など他社員にも確認できると安心です。

最終チェック項目9.配信時間を確認する

プレスリリースの文章や配信における設定が完了したら、いよいよ配信です。PR TIMESでは即時配信と予約配信が可能ですが、余裕をもって対応できるよう予約配信を推奨しています。

配信時間は情報解禁時間を意味する重要なポイントです。店舗経営している企業では各店舗と足並みをそろえたり、コーポレートサイトでの発表とタイミングを合わせたり、また他社と協業などの場合はより調整が大切になってきます。

一度配信されたプレスリリースは削除対応してもWeb上で拡散されたものやメール配信されたものなど、完全に削除することはできません。配信時間が誤っていないか事前に確認するよう徹底しましょう。

最終チェック項目10.プレスリリースURLを事前に確認する

プレスリリースは配信されたら終わり、ではありません。プレスリリース配信後はコーポレートサイトのニュース欄やSNSなどでの拡散も重要です。

配信したプレスリリースを二次利用するためにも、配信前にURLを把握しておけるとよいでしょう。管理画面からみるプレビュー画面などのURLとは異なるので注意が必要です。

自社でオリジナルのチェック項目表を作成しよう

プレスリリース配信前にチェックしておきたい項目は以上の10項目ですが、企業・団体によって確認先や重要ポイントも異なってくるでしょう。

こちらの記事を参考に、オリジナルのチェック項目表を作成し、配信前に一つひとつチェックをつけて見直していくとよいでしょう。そうすることで、確認済みの項目もこれからチェックが必要な項目も一目瞭然となり、自身のダブルチェックに活用できます。また他社員が配信を担当する際も活用でき、フローの組み立てにもなります。

事前のチェックを徹底して、万全の態勢でプレスリリースを配信しましょう。

この記事のライター

大森 美野

2015年にPR TIMES入社。主にPR活動レポート作成をしていましたが、もっとお客様の声が聞きたくて2019年よりカスタマーリレーションズ本部に異動。情報を欲していた広報担当時代を思い出しながら、PR TIMES MAGAZINEではたくさんのアレコレを届けていきたいと思います。石橋は叩きすぎて壊すタイプ。でもたまにスキップで渡っちゃいます。

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