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プレスリリースの書き方10のコツ・基本の5構成

【現役広報が教える】プレスリリースの書き方10のコツ・基本の5構成

プレスリリースの作成は、広報担当者の必須スキルのひとつ。日々、数え切れないほどのプレスリリースが配信される中で、メディアや生活者に自社の情報を届けるのは決して簡単なことではありません。情報をわかりやすく、魅力的に伝える技術が必要です。そこで、この記事ではプレスリリースの書き方に関する10のコツと基本の5構成を解説します。

プレスリリースを書く前に確認したい、プレスリリースを書く目的

新聞やテレビなどのメディアに対して新たな情報を発信するための文書である、プレスリリース。その作成には、主に2つの目的があります。1つ目は、自社の情報を広く世に知らしめること2つ目は、ステークホルダーとの関係づくりです

プレスリリースとは何?配信する意味・5つの効果を広報担当者が徹底解説でも解説しているように、私たちが目にするニュースの多くはプレスリリースがきっかけでメディアに取り上げられています。さらに、最近では企業SNSの運用などによって、メディアだけでなく生活者が直接プレスリリースに触れる機会も増えてきました。こうして、プレスリリースを起点にして自社の情報が広がっていくのですね。

また、プレスリリースは自社の経営理念を顕在化させた活動として蓄積される「ストック情報」です。プレスリリースを発信することは、企業とステークホルダーの関係性の構築や維持にもつながります。

プレスリリースを書く時に意識するべき3つのこと

プレスリリースを書く目的とあわせて改めて確認しておきたいのが、プレスリリースの役割やその価値です。プレスリリースとは一体どんなもので、どんな姿勢で作成に取り組むべきなのかを3つのポイントでご紹介します。

プレスリリースを書くイメージ

1.プレスリリースはメディア関係者宛ての特別な文書

プレスリリースは、自社の情報を発信する「ただの文書」、ましてや「広告」ではありません。自社からメディア関係者に宛てた「公式な文書」です

広告であれば広告主である企業が好きなように情報を掲載・アピールすれば良いのですが、公式な文書では当然そうはいきません。情報を社会やメディアへ公開する必然性やストーリー、そのわかりやすさが求められます。

企業としての公式な文書であり、メディアに向けた特別な文書だという意識を持って作成にあたってください。

2.どこにニュースバリューがあるかを明確にする

そのプレスリリースの中で「もっとも重要なポイント」や「必ず認識してほしい価値」は何なのか、常に明確にしておく必要があります。なぜなら、プレスリリースの「ニュースバリュー」は、自社と他社のプレスリリースの成否を分ける大きなポイントだからです。

ニュースバリューとは、「報道に値すると認められる、ニュースの重要性・価値」(『大辞泉』)のこと。各プレスリリースをチェックする際、メディアは「競合他社と比べて特筆すべき点があるか」「社会的な意義はあるか」といったことを確認しています。プレスリリースを書く際は、その重要性や価値を漏れなく盛り込みましょう。

3.読み手が頭の中でイメージできることが大切

読み手が自身の頭の中で具体的なイメージを構成できるだけの情報を、プレスリリースに掲載できているでしょうか。また、プレスリリースのターゲットは明確でしょうか。

曖昧な表現や冗長な言い回しを多用すると、プレスリリースはわかりにくくなってしまいます。掲載する情報の正確性はもちろんのこと、誰が読んでもイメージしやすい具体的な情報を掲載するよう注意しましょう。

また、「万人に受ける」ことは「誰にも刺さらない」ことと同義でもあります。プレスリリースを届けたい相手=ターゲットを明確にして、そのターゲットに受ける内容を作り上げましょう。

プレスリリースのターゲットを考える

絶対に知っておきたいプレスリリース基本の5構成とは

プレスリリースには、基本の構成があります。日々世の中に発信されるプレスリリースを研究すると、その「型」が見えてくるはず。ここでは、その「型」を基本の5構成として解説します。

1.タイトル

タイトルは、プレスリリースの結論とも言えるもっとも重要な要素。タイトルがない、あるいはわかりにくいプレスリリースは「読まれないプレスリリース」と言っても過言ではありません。

メディアには毎日数えきれないほどのプレスリリースが届き、生活者は過多な情報に囲まれています。その中で自社のプレスリリースを目に留めてもらうことが、タイトルの役割なのです。

2.リード文

リード文は、タイトルに続く重要な要素です。プレスリリース全体の要約としてタイトルの次に読まれるのがリード文。素早く読める上にわかりやすいことが要件です。

情報に漏れやダブリがないよう、5W2Hを押さえて1〜3文にまとめられると良いでしょう。5W2Hは、続くプレスリリースの書き方10のコツでご紹介します。

3.本文

簡潔にまとめるタイトルやリード文に対して、たっぷりと執筆できるのが本文です。しかし、ここでもあくまで読み手側の目線に立って情報を整理する必要があります。出したい情報を無秩序にすべて詰め込むのではなく、十分な情報量と読みやすさが共存する本文を目指してください。

4.画像

画像は、より正確で豊富な情報を読み手へ伝えられる手段。活用しない手はありません。可能ならひとつのプレスリリースに最低1枚は掲載するのが理想です。

また、プレスリリースに掲載した画像は、プレスリリース配信サービスやSNSでシェアされる際のアイキャッチとしても使用される可能性があります。その点を考慮して画像を選定しましょう。

5.連絡先

せっかく素晴らしいプレスリリースが書けても、連絡先の記載を忘れてしまっては意味がありません。

興味を持ってくれたメディアがいつでも問い合わせできるよう、企業情報/問い合わせ先(社名/住所/電話番号/メールアドレス/担当者名)は必ず記載してください。

プレスリリースの書き方10のコツ

ここでは、タイトル・本文・画像の要素に分け、プレスリリースの書き方のコツを10個ご紹介します。読み手にとってわかりやすく納得度の高いプレスリリースになるよう、ひとつずつ確認してください。

プレスリリースの書き方のコツ_マルバツ

1.【タイトル】30文字未満で結論を伝える

繰り返しますが、タイトルはプレスリリースで最初に読み手の目に触れるもっとも重要な要素。本文を読んでもらえるかどうかはタイトルで決まると言っても過言ではなく、「タイトル作成に一番力を入れる」という広報担当者も少なくありません。

プレスリリースで目に留まるタイトルをつける7つのコツと注意点メディアフックとは?大きな2つの要素や、プレスリリースに取り入れるコツを解説 から、タイトル作成のコツや注意点などのポイントを7つご紹介します。完成度の高いタイトル作成の参考にしてみてください。

【タイトル作成の7つのポイント】

  • 文字数を1行あたり25~30文字未満に収める
  • メディアフックを意識する
  • 本文の内容を正確に要約する
  • インパクトのある言葉選びで目を引く
  • 形容詞は使わない
  • 「!」や「!?」は使わない
  • 誇張のない言葉選びを心がける

2.【リード文】5W2Hを押さえる

リード文は、プレスリリースの内容を1~3文かつ250~300文字程度で簡潔にまとめるのが理想です。発信したい内容を5W2Hで整理しましょう。忙しい読み手でも大まかに全体像をつかめるリード文にすることが大切です。

【リード文の5W2H】

  • Who:誰が(自社)
  • What:何を(取り組み内容)
  • Where:どこで(実施場所)
  • When:いつ(開始日や実施期間)
  • Why:どうして(背景や目的)
  • How:どのように(特徴など)
  • How much:どのくらい(金額)

3.【本文】基本の構成・流れを意識する

多くの企業が発表するプレスリリースの中で目を引くために、オリジナリティを加えたプレスリリースを作成することはとても大切です。しかし、オリジナリティを意識するあまり、突飛な文脈や奇抜すぎるストーリーにして読まれなくなってしまっては元も子もありません。

意図的にそうしている場合は問題ありませんが、慣れるまでは基本の構成や流れに沿ってプレスリリースの全体設計を考えてから書くほうが安心です。

PR TIMES社員監修の「業界別」×「配信機会別」のテンプレートも順次リリース中。おすすめテンプレート/ダウンロードしてそのまま使えるWordデータ付き、テンプレート解説付きもあわせてご覧ください。また、プレスリリースの書き方がわかる見本テンプレート20選で、すぐに使える便利なテンプレートも用意しています。

4.【本文】ニュース性・トレンド性を取り入れる

プレスリリースに限らず広報活動全般で意識したいのが、「なぜ今それを発信する必要があるのか」というストーリーです。

世の中にごまんと会社があり、これだけニュースがあふれている中で、その企業・団体のその情報をなぜ「今」知るべきなのか。そのサービスのローンチはなぜ「今」でなければいけないのか。社会の関心事と自社の取り組みを結び付け、その理由を見出しましょう。

業界でこんな課題が叫ばれている、社会でこんなムーブメントが起こっている……。こうした社会目線での情報発信が広報担当者には求められています。新聞などのニュースをチェックしたり、事業担当者に業界のトレンドをヒアリングしたりして、伝えたい自社の取り組みをストーリーとして語れるようにしましょう。

5.【本文】プレスリリースは記事にしてもらう「素材」と意識する

そもそも、なぜプレスリリースを作成・配信するのでしょうか。その目的に立ち返れば、書くべき内容や伝え方の方向性はおのずと定まるはずです。

多くの会社はプレスリリースを通じてメディア関係者に情報を提供し、ニュースとして広く発信してもらうことを狙います。そのため、プレスリリースはメディア関係者が必要な情報を得るための「一次素材集」とも捉えられます

つまり、もし自分がその取り組みをまったく知らない人に説明するとしたら何を伝えるかを考え、似たような取り組みがメディアでどう報道されているかなどをチェックし、なるべく広い視野を持って書くべき内容を整理することが大切です。

6.【本文】専門性・客観性があるデータを入れる

プレスリリースは、自社ならではの情報を伝える手段です。事実を誇張する可能性のある形容詞や、一般常識ともいえるデータの安易な使用は避けましょう。

「簡単に」「すぐに」「多くの」など、物事の性質や状態を表す形容詞はあくまで相対的なもので、人によって捉え方が異なります。ある人にとっては「大きい」ものでも、ある人にとっては「小さい」かもしれません。そこで、「ワンクリックで」「30分後に」「10,000人の」など、絶対的な数字で情報を伝えることで読み手の誤解を防ぐことができます。

また、数字を盛り込むことを意識するあまり、「日本の人口は〇〇億人」など本筋とあまり関係のないデータや一般常識ともいえるデータを使用するのは、ほぼ意味がありません。プレスリリースの読み手が求めるのは新規情報です。自社が保持するデータや調査結果の中から、意外性が高いものや思わず驚いてしまうようなものを活用するのも読み手の興味を引く方法のひとつ。ただし、母数が100以下などのデータは客観性に欠ける場合もあるので、使用するデータは母数や調査方法などを確認して客観性のあるものを選んでください。

7.【本文】専門用語を使う場合は説明を入れる

業界では当たり前のように使われている言葉でも、それが読み手にも通じるとは限りません。

基本的にはわかりやすい言葉に言い換えたほうが良いですが、適切な類語が見当たらない場合などは注釈をつけたり、括弧書きで補足説明を入れたりしましょう

そのためにも、プレスリリースは配信前に複数名による第三者チェックを入れると安心です。すべて意味の伝わる文章になっているか、客観的に確認してもらいましょう。

8.【本文】箇条書きを活用して「見やすい」文書にする

プレスリリースでは、忙しいメディア関係者でもすぐに内容を把握でき、どんな人でも理解できるような工夫が必要です。そのために、だらだらと冗長な文章を書かないようにしましょう。

ポイントは、箇条書きや小見出しの活用です。例えばサービスの特徴を記載するときは、以下のように情報をまとめてあると要点がわかりやすいです。また、商品概要などの重要な情報は「商品名は〇〇で、価格は〇〇円です。〇月〇日より発売します」と文章で記載せず、箇条書きにすることで見やすくなるだけでなく、誤読の防止にもつながります。

<サービスの特徴>
1. 小見出し
簡単な説明文

2. 小見出し
簡単な説明文

3. 小見出し
簡単な説明文

<商品概要>
商品名:〇〇
価格:〇〇円(税込み)
発売日:〇〇〇〇年〇月〇日

9.【画像】アイキャッチ画像でサービスや商品の世界観を発信する

プレスリリースの1枚目に載せる画像は、SNSでのシェアやコーポレートサイト、プレスリリース配信ツールに掲載する際のアイキャッチの役割を果たすことが多いでしょう。商品やサービスがどんな人にどのように使われるのか、利用シーンを想起させる画像を1枚目に載せると、ターゲットが関心を持ちやすくなります

一方、ブランドロゴやアプリ・Webサイトのスクリーンショットはインパクトに欠け、タイムラインから見落とされてしまう可能性があるのであまりおすすめしません。

オーディオブック事業を手掛ける株式会社オトバンクの例を見てみましょう。音で楽しむ絵本を発表した際、「タブレットを持つ子供」と「一緒にタブレット画面を見つめる両親」が写った写真をメインビジュアルに採用しています。親子をターゲットとした商品であること、タブレット端末を利用する商品であることが一目瞭然です。また、同一画像の中に商品ロゴやタグライン、アプリ画面も一緒に載せるなど、アプリの概要から世界観までを1枚にまとめていました。

参考:東京ガスとオトバンクが共同で、音で遊べて“本がもっと好きになる”絵本アプリ「みいみ」をリリース(PR TIMES)

10.【画像】メディアが使いやすい写真を使う

画像は、メディアによる報道でも使用されます。そのため、どんなメディアでも活用できるビジュアルやサイズであることが大切です。

もし、どうしてもプレスリリース上にはメディアが使いにくそうな画像しか掲載できない場合は、プレスリリース掲載の画像とは別にいくつかメディア用の画像を用意し、ダウンロード先を案内すると親切です。

画像形式やファイルサイズなどのポイントは以下の記事でも解説しています。あわせてチェックしておきましょう。

【画像選びの参考記事】
プレスリリースに画像は必須?広報が教える画像サイズ・画質・枚数など画像に関するTIPS 

【PR TIMESノウハウ】プレスリリースに適した画像サイズ・解像度は?メディアに親切な“ひと手間”も解説

【プレスリリース用の画像編集】メディアに使ってもらえる画像を作る5つのテクニック

カメラを構える画像

プレスリリースの書き方文例

ここまでプレスリリースを書く際のコツを紹介してきましたが、具体的にはどんな仕上がりなら「良いプレスリリース」と言えるのでしょうか。ここでは、2021~2022年に配信されたプレスリリースを事例にプレスリリースの書き方として良いポイントを見ていきます。

アロマスター株式会社

  • 懸念を解消するポイントをタイトルから商品開発の背景まで一貫して記載
  • 商品の単品写真や使用シーン別など画像のパターンが豊富
  • 商品特長や開発背景などを箇条書きで簡潔に記載しており、分かりやすい

参考:どこでも“コロン”と置けるアロマディフューザー「AROMIC Corron(アロミック・コロン)」新発売

やればできるこJAPAN株式会社

  • 店のコンセプトと立地が一目でわかるタイトル
  • 画像の種類が豊富
  • オーナーシェフの想いによりお店の雰囲気をより深くイメージ

参考:ラム肉に対する固定概念を打ち破る「恵比寿LambU(ラムユー)」が JR恵比寿駅から徒歩30秒の好立地にオープン

株式会社Splink

  • 資金調達の対象と調達金額が一目でわかるタイトル
  • 資金調達の背景と目的を明確に記載
  • 出資者からのコメントを掲載
  • 企業の雰囲気がわかる写真掲載

参考:ブレインヘルスケアのSplink、認知症領域の課題解決を目指し、11.2億円の資金調達を実施

株式会社ユーグレナ

  • ブランドが誕生した背景がわかりやすい
  • ラインナップが明確に紹介されている
  • 成分表記をしっかりしていることから、興味関心を得やすい

参考:原料から日々の生活までサステナビリティにこだわったライフスタイルを提案する新ブランド『lavita ORGANICS(ラビタ オーガニクス)』が誕生

永井酒造株式会社

  • 受賞した賞や製品をわかりやすく伝えるタイトル・キービジュアル
  • 賞の詳細、受賞の経緯などを簡潔に記載
  • 自社・賞を与える側からのコメントを記載することで、製品のポイントや想いを訴求

参考:フランスの人間国宝級トップソムリエたちにも認められたスパークリング清酒「MIZUBASHO PURE」日本酒コンテスト”Kura Master”にて審査員賞受賞!

プレスリリースの書き方がわかる見本テンプレート20選

どんなにプレスリリースのコツやポイントを知識としてインプットしても、いざ実践となると難しいもの。そこで、困った時に頼れる「見本テンプレート20選」をご用意しました。プレスリリースの作成スキルを自分のものにするためにも、ぜひ活用してみてください。テンプレートはこちらからダウンロードできます。

1.新商品発売・新サービス提供のテンプレート

2.イベント・セミナー開催に関するテンプレート

3.サービスに関するテンプレート

4.企業に関するテンプレート

5.その他のテンプレート

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プレスリリースを書き終わった後に必ず確認する2つのこと

コツやテンプレートを参考にプレスリリースを書き上げても、最後まで気を緩めてはいけません。ここでは、プレスリリースを書き終わった後に確認したいポイントとして、「誤字脱字」と「情報の正誤」の2点を取り上げます。一言一句まで正確なプレスリリースを発表できるように注意してくださいね。

1.誤字脱字がないか

みなさんは、誤字脱字に細心の注意を払ってプレスリリースの作成にあたっているでしょうか。数千字の中のたった1文字でも、誤りがあればそのプレスリリースは信用度が落ちてしまいます。プレスリリースにおける誤字脱字は、ステークホルダーとの信頼関係にも影響を及ぼしますし、読み手に誤った情報を与えてしまう可能性もあります。

プレスリリースにおける誤字脱字のチェック方法・おすすめのツール・ソフト6選も参考にしながら、誤字脱字のないプレスリリースを配信しましょう。

2.情報に漏れ・誤りがないか

改めて取材の予定がない限りは、プレスリリースに掲載した情報はそのままメディアの報道に使用されます。報道の後には、視聴者がSNSでその内容をさらにシェアするかもしれません。つまり、プレスリリースに掲載した情報に誤りがあれば、それがそのまま世の中に広まってしまう可能性があるのです。

一度報道された内容を後から修正することは非常に難しいので、情報に誤りがないか慎重に確認してから発表しましょう。

そのほか、配信前後に確認したい項目をまとめています。あわせてご覧ください。

プレスリリースは配信するタイミングも重要

ここまでプレスリリースの内容について解説してきましたが、それを配信するタイミングも重要です。タイミングを押さえて、プレスリリースとしての効果を最大化しましょう。

Web系のメディアなら比較的柔軟に対応してもらえる一方で、新聞やテレビでは情報の到着から露出までに一定の時間が掛かる場合が多くあります。最適なタイミングは媒体によって異なるので、詳しくはプレスリリースの配信タイミングは?曜日・時間を戦略的に決定して効果を最大化させようで確認してみてくださいね。

プレスリリースならではのコツをつかんで自社のニュースを届けよう

今回は、基本となるプレスリリースの書き方のコツと基本の構成をご紹介しました。

コツや構成の一つひとつを紐解いてみると、決して難しいことはありません。些細な心配りで取り入れられるものばかりです。しかし、細部へのこだわりが、プレスリリースがメディアや生活者の目に留まるかどうかを左右します。プレスリリースの内容や発信時期によって書き方を変えられるのがベストですが、どんな読み手にとっても理解しやすいプレスリリースを目指すことが大前提です。

まずは基本をしっかり押さえて、簡潔で過不足のない情報発信を心掛けましょう。

(2022年5月27日 再編集)

プレスリリースの書き方のコツに関するQ&A

プレスリリースの書き方の前に意識すべきこととは?
プレスリリースはメディア関係者に向けた公式な文章であるという意識が大切です。受け取った読み手が、具体的にイメージできる情報が盛り込まれた、ニュースバリューのあるプレスリリースでなければなりません。
プレスリリースの書き方の参考になる基本の構成とは?
プレスリリースの基本型は5構成です。①タイトル ②リード文 ③本文 ④画像 ⑤連絡先 以上の項目は、必ず入れるようにしましょう。
プレスリリースの書き方のコツとは?
書き方のコツを10個あります。①タイトルは30文字以内で結論を②5W1Hでリード文を作る③特別な意図がない限り、本文は基本の構成にする④本文にニュース性やトレンド性を入れ今発信する理由付けをする⑤プレスリリースは記事の素材になつと意識する⑥本文に数字で表現できるデータを入れる⑦専門用語を使う場合は注釈などで補足説明をする⑧箇条書きや小見出しを活用して見やすい文書にする⑨サービスや商品の世界観が伝わるアイキャッチ画像にして、ターゲットの関心を集める⑩メディアが使用しやすい画像を用意する、などを意識して読み手にわかりやすいプレスリリースになるよう、確認してください。
プレスリリースを書き終わった後の注意点とは?
ステークホルダーとの信頼関係にも影響しかねないため、十分な注意が必要です。誤字脱字はないか情報に漏れや誤りはないか、しっかりと確認しましょう。間違った情報でも、一度報道されてしまうと修正は難しいことを肝に銘じましょう。

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この記事のライター

三寳 里菜

ライター・編集者。2013年、大学在学中に旅行系ITベンチャーに入社し、現在まで約6年にわたりコンテンツ責任者・広報・PR・組織開発を担当。それぞれのフィールドでの経験を活かして、「読みやすく、分かりやすく、伝わりやすいコンテンツ」づくりに取り組んでいます。ハウツーからイベントレポート・インタビューまで、様々なコンテンツ制作が得意です。

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