【現役広報が教える】プレスリリースの書き方10のコツ・基本の5構成

プレスリリースの作成は、広報担当者の必須のスキルのひとつ。日々、数え切れないほどのプレスリリースが配信される中で、メディアや生活者に自社の情報を届けるのは決して簡単ではありません。情報を分かりやすく、魅力的に伝える技術が必要です。そこで、この記事ではプレスリリースの書き方に関する10のコツと基本の5構成を解説します。

プレスリリースを書く前に確認したい、プレスリリースを書く目的

新聞やテレビなどのメディアに対して新たな情報を発信するための文書である、プレスリリース。その作成には、主に2つの目的があります。1つ目は、自社の情報を広く世に知らしめること2つ目は、ステークホルダーとの関係づくりです

プレスリリースとは何?配信する意味・5つの効果を広報担当者が徹底解説」でも解説しているように、私たちが目にするニュースの多くはプレスリリースがきっかけでメディアに取り上げられています。さらに、最近では企業SNSの運用などによって、メディアだけでなく生活者が直接プレスリリースに触れる機会も増えてきました。こうして、プレスリリースを起点にして自社の情報が広がっていくのですね。

また、プレスリリースは自社の経営理念を顕在化させた活動として蓄積される「ストック情報」です。プレスリリースを発信することは、企業とステークホルダーの関係性の構築や維持にも繋がります。

プレスリリースを書く時に意識するべき3つのこと

プレスリリースを書く目的とあわせて改めて確認しておきたいのが、プレスリリースの役割やその価値です。プレスリリースとは一体どんなもので、どんな姿勢で作成に取り組むべきなのかを3つのポイントでご紹介します。

1.プレスリリースはメディア関係者宛の特別な文書

プレスリリースは、自社の情報を発信する「ただの文書」、ましてや「広告」ではありません。自社からメディア関係者に宛てた「公式な文書」です

広告であれば広告主である企業が好きなように情報を掲載・アピールすれば良いのですが、公式な文書では当然そうはいきません。情報を社会やメディアへ公開する必然性やストーリー、その分かりやすさが求められます。

企業としての公式な文書であり、メディアに向けた特別な文書だという意識をもって作成にあたってください。

2.どこにニュースバリューがあるかを明確にする

そのプレスリリースの中で「最も重要なポイント」や「必ず認識してほしい価値」は何なのか、常に明確にしておく必要があります。なぜなら、プレスリリースの「ニュースバリュー」は、自社と他社のプレスリリースの成否を分ける大きなポイントだからです。

ニュースバリューとは、「報道に値すると認められる、ニュースの重要性・価値」(コトバンク)のこと。各プレスリリースをチェックする際、メディアは「競合他社と比べて特筆すべき点があるか」、「社会的な意義はあるか」といった点を確認しています。プレスリリースを書く際は、その重要性や価値を漏れなく盛り込みましょう。

3.読み手が頭の中でイメージできることが大切

読み手が自身の頭の中で具体的なイメージを構成できるだけの情報を、プレスリリースに掲載できているでしょうか。また、プレスリリースのターゲットは明確でしょうか。

曖昧な表現や冗長な言い回しを多用すると、プレスリリースは分かりにくくなってしまいます。掲載する情報の正確性はもちろんのこと、誰が読んでもイメージしやすい具体的な情報も掲載するよう注意しましょう。

また、「万人に受ける」ことは「誰にも刺さらない」ことと同義でもあります。プレスリリースを届けたい相手=ターゲットを明確にして、そのターゲットに受ける内容を作り上げましょう。

絶対に知っておきたいプレスリリースの基本の5構成

プレスリリースには、基本の構成があります。日々世の中に発信されるプレスリリースを研究すると、その「型」が見えてくるはず。ここでは、その「型」を基本の5構成として解説します。

1.タイトル

タイトルは、プレスリリースの結論とも言える最も重要な要素。タイトルがない、あるいは分かりにくいプレスリリースは「読まれないプレスリリース」と言っても過言ではありません。

メディアには毎日数えきれないほどのプレスリリースが届き、生活者は過多な情報に囲まれています。その中で自社のプレスリリースを目に留めてもらうことが、タイトルの役割なのです。

2.リード文

リード文は、タイトルに続いて重要な要素です。プレスリリース全体の要約としてタイトルの次に読まれるのがリード文。素早く読める上に分かりやすいことが要件です。

情報に漏れやダブリがないよう、5W2Hを押さえて1〜3文にまとめられると良いでしょう。5W2Hは、続く「プレスリリースの書き方10のコツ」でご紹介します。

3.本文

簡潔にまとめるタイトルやリード文に対して、たっぷりと執筆できるのが本文です。しかし、ここでもあくまで読み手側の目線に立って情報を整理する必要があります。出したい情報を無秩序にすべて詰め込むのではなく、十分な情報量と読みやすさが共存する本文を目指してください。

4.画像

画像は、より正確で豊富な情報を読み手へ伝えられる手段。活用しない手はありません。可能なら1つのプレスリリースに最低1枚は掲載できるのが理想です。

また、画像はプレスリリースの文書内に掲載するだけでなく、プレスリリース配信サービスやSNSでシェアされる際のアイキャッチとしても使用される可能性があります。その点を考慮して画像を選定しましょう。

5.連絡先

せっかく素晴らしいプレスリリースが書けても、連絡先の記載を忘れてしまっては意味がありません。

興味を持ってくれたメディアがいつでも問い合わせできるよう、企業情報/問い合わせ先(社名/住所/電話番号/メールアドレス/担当者名)は必ず記載してください。

プレスリリースの書き方10のコツ

ここでは、タイトル・本文・画像の各要素を10個に分け、それぞれの書き方のコツをご紹介します。読み手にとって分かりやすく納得度の高いプレスリリースになるよう、ひとつずつ確認してください。

1.【タイトル】30文字以内で結論を伝える

繰り返しですが、タイトルはプレスリリースで最初に読み手の目に触れる最も重要な要素。本文を読んでもらえるかどうかはタイトルで決まると言っても過言ではなく、「タイトル作成にすべてを懸ける」という広報担当者も少なくありません。

プレスリリースで目に留まるタイトルをつける7つのコツと注意点」で解説しているタイトル作成の7つのポイントを抜粋してご紹介します。完成度の高いタイトル作成の参考にしてみてください。

【タイトル作成の7つのポイント】

  • 文字数を30文字以内にする
  • キーワードを最大3つ盛り込む
  • 本文の内容を正確に要約する
  • インパクトのある言葉選びで目を引く
  • 形容詞は使わない
  • 「!」や「!?」は使わない
  • 誇張のない言葉選びを心がける

2.【リード文】5W2Hを押さえる

リード文では、プレスリリースの内容を1~3文かつ250~300文字程度で簡潔にまとめるのが理想です。発信したい内容を5W2Hで整理しましょう。忙しい読み手でも大まかに全体像を掴めるリード文にすることが大切です。

【リード文の5W2H】

  • Who:誰が(自社)
  • What:何を(取り組み内容)
  • Where:どこで(実施場所)
  • When:いつ(開始日や実施期間)
  • Why:どうして(背景や目的)
  • How:どのように(特徴など)
  • How much:どのくらい(金額)

3.【本文】基本の構成・流れを意識する

多くの企業が発表するプレスリリースの中で目を引くために、オリジナリティを加えたプレスリリースを作成することはとても大切です。しかし、オリジナリティを意識するあまり、唐突な文脈やストーリーのプレスリリースになってしまっては元も子もありません。

意図的にそうしている場合は問題ありませんが、慣れるまでは基本の構成や流れに沿ってプレスリリースの全体設計を考えてから書く方が安心です。

プレスリリースの書き方がわかる見本テンプレート20選」で、すぐに使える便利なテンプレートも用意しているので、ぜひ参考にしてみてください。

4.【本文】ニュース性・トレンド性を取り入れる

プレスリリースに限らず広報活動全般で意識したいのが、「なぜ今それを発信する必要があるのか」というストーリーです。

世の中にごまんと会社があり、これだけニュースであふれている中で、その企業・団体のその情報をなぜ「今」知るべきなのか。サービスのローンチはなぜ「今」でなければいけないのか。社会の関心事と自社の取り組みを結び付け、その理由を見出しましょう。

業界でこんな課題が叫ばれている、社会でこんなムーブメントが起こっている……。こうした社会目線での情報発信が広報担当者には求められています。新聞などのニュースをチェックしたり、事業担当者に業界のトレンドをヒアリングしたりして、伝えたい自社の取り組みをストーリーとして語れるようにしましょう。

5.【本文】プレスリリースは記事にしてもらう「素材」と意識する

そもそも、なぜプレスリリースを作成・配信するのでしょうか。その目的に立ち返れば、書くべき内容や伝え方の方向性はおのずと定まるはずです。

多くの会社はプレスリリースを通じてメディア関係者に情報を提供し、ニュースとして広く発信してもらうことを狙います。そのため、プレスリリースはメディア関係者が必要な情報を得るための「一次素材集」とも捉えられます

つまり、もし自分がその取り組みを全く知らない人に説明するとしたら何を伝えるか、似たような取り組みがメディアでどう報道されているかなど、なるべく広い視野を持つことが大切です。書くべき内容を整理しやすく、素材として役立ててもらいやすくなります。

6.【本文】専門性・客観性があるデータを入れる

プレスリリースは、自社ならではの情報を伝える手段です。事実を誇張する可能性のある形容詞や、一般常識ともいえるデータの安易な使用は避けましょう。

「簡単に」「すぐに」「多くの」など、物事の性質や状態を表す形容詞はあくまで相対的なもので、人によって捉え方が異なります。ある人とっては「大きい」ものでも、ある人にとっては「小さい」かもしれません。そこで、「ワンクリックで」「30分後に」「10,000人の」など、絶対的な数字で情報を伝えることで読み手の誤解を防ぐことができます。

また、数字を盛り込むことを意識するあまり、「日本の人口は〇〇億人」など本筋とあまり関係のないデータや一般常識ともいえるデータを使用するのは、ほぼ意味がありません。プレスリリースの読み手が求めるのは新規情報です。また、自社が保持するデータや調査結果の中から、意外性が高いものや思わず驚いてしまうものを活用するのも読み手の興味を引く方法のひとつ。一方で、母数が100以下などのデータは客観性に欠ける場合もあるので、使用する際には母数や調査方法なども確認してくださいね。

7.【本文】専門用語を使う場合は説明を入れる

業界では当たり前のように使われている言葉でも、それが読み手にも通じるとは限りません。

基本的にはわかりやすい言葉に言い換えた方が良いですが、適切な類語が見当たらない場合などは注釈をつけたり、括弧書きで補足説明を入れたりしましょう

そのためにも、プレスリリース配信前には複数名による第三者チェックを入れるのが安心です。最後まで意味の伝わる文章になっているか、客観的に確認してもいましょう。

8.【本文】箇条書きを活用して「見やすい」文書にする

プレスリリースでは、忙しいメディア関係者でもすぐに内容を把握でき、どんな人でも理解できるような工夫が必要です。そのために、だらだらと冗長な文章を書かないようにしましょう。

ポイントは、箇条書きや小見出しの活用です。例えばサービスの特徴を記載するときは、以下のように情報をまとめてあると要点が分かりやすいですね。また、商品概要などの重要な情報は「商品名は〇〇で、価格は〇〇円です。〇月〇日より発売します」と文章として続けて記載せず、箇条書きで表記することで見やすくなるだけでなく、誤読の防止にも繋がります。

<サービスの特徴>
1. 小見出し
簡単な説明文

2. 小見出し
簡単な説明文

3. 小見出し
簡単な説明文

<商品概要>
商品名:〇〇
価格:〇〇円(税抜き)
発売日:〇〇〇〇年〇月〇日

9.【画像】アイキャッチ画像でサービスや商品の世界観を発信する

プレスリリースの1枚目に載せる画像は、SNSでのシェアやコーポレートサイト、プレスリリース配信ツールに掲載する際のアイキャッチの役割を果たすことが多いでしょう。商品やサービスがどんな人にどのように使われるのか、利用シーンを想起させる画像を1枚目に載せると、ターゲットが関心を持ちやすくなります

一方、ブランドロゴやアプリ・Webサイトのスクリーンショットはインパクトに欠け、タイムラインから見落とされてしまう可能性があるのであまりおすすめしません。

オーディオブック事業を手掛ける株式会社オトバンクの例を見てみましょう。音で楽しむ絵本を発表した際、「タブレットを持つ子供」と「一緒にタブレット画面を見つめる両親」が映った写真をメインビジュアルに採用しています。親子をターゲットとした商品であること、タブレット端末を利用する商品であることが一目瞭然ですね。 また同一画像の中に商品ロゴやタグライン、アプリ画面も一緒に載せるなど、アプリの概要から世界観までを1枚にまとめていました。

参考:東京ガスとオトバンクが共同で、音で遊べて“本がもっと好きになる”絵本アプリ「みいみ」をリリース(PR TIMES)

10.【画像】メディアが使いやすい写真を使う

画像は、メディアによる報道でも使用されます。そのため、どんなメディアでも活用できるビジュアルやサイズが確保されていることが大切です。

もしどうしてもプレスリリース上にはメディアが使いにくそうな画像しか掲載できない場合は、プレスリリース掲載の画像とは別にいくつか画像を用意し、ダウンロード用として添付できると親切です。

画像形式やファイルサイズなどのポイントは以下の記事でも解説しています。あわせてチェックしておきましょう。

【画像選びの参考記事】
プレスリリースに画像は必要?広報が教えるおすすめの画質・サイズ・枚数 【PR TIMESノウハウ】プレスリリースに適した画像サイズ・解像度は?

プレスリリースの書き方文例

ここまでプレスリリースを書く際のコツをご紹介してきましたが、具体的にはどんな仕上がりなら「良いプレスリリース」と言えるのでしょうか。ここでは、株式会社シューズセレクションのプレスリリース「“ビニール傘並みのお値段”の折りたたみ傘「GO!GO!UMBRELLA」 2020年1月24日(金)より販売開始」を参考に、良い例と悪い例の差を見てみましょう。

【良い例:プレスリリース原文】
“ビニール傘並みのお値段”の折りたたみ傘「GO!GO!UMBRELLA」 2020年1月24日(金)より販売開始

傘の携帯習慣の啓発として、当社では兼ねてから日本古来の「たたむ」文化に着目し、軽量化・小型化された折りたたみ傘の開発などを進めて参りました。このたび新発売する「GO!GO!UMBRELLA」は、ビニール傘と同等、もしくはそれより安価にするために、傘本体へのWaterfrontロゴ刺繍を排除、またストラップを付けず、カラーも紺一色に絞り製造コストを抑えることで550円での販売を実現。さらに、傘が単色のため、パッケージはWaterfrontのコーポレートカラーである虹のようにカラフルにし、持ち運ぶときに少しでも楽しんでもらえるデザインにしました。使用後、ケースに入れていただければ持ち運ぶ際もカバンの中が濡れない仕様となっております。

【悪い例:当記事筆者による改変】
折りたたみ傘「GO!GO!UMBRELLA」 2020年1月24日(金)より販売開始

傘の携帯習慣の啓発として、当社では兼ねてから日本古来の「たたむ」文化に着目し、軽量化・小型化された折りたたみ傘の開発などを進めて参りました。このたび新発売する「GO!GO!UMBRELLA」は、ビニール傘と同等の550円での販売を実現。さらに、傘が単色のため、パッケージはWaterfrontのコーポレートカラーである虹のようにカラフルにし、持ち運ぶときに少しでも楽しんでもらえるデザインにしました。

《変更ポイント》

  • 最大の売り文句である「“ビニール傘並みのお値段”」が入っていない
  • 価格を550円に抑えられた背景が入っていない
  • 「ケースに入れればカバンの中が濡れない」という使用上のメリットが入っていない

売り文句や背景、メリットを削除して「事実」のみを淡々と伝えるプレスリリースは、決して間違いではありません。しかし、こうして比較してみると、情報の「伝わり方」には大きな差があることが分かるのではないでしょうか。メディアや生活者などの受け手の興味を引き、共感してもらえるプレスリリースが「良いプレスリリース」です。

プレスリリースの書き方がわかる見本テンプレート20選

どんなにプレスリリースのコツやポイントを知識としてインプットしても、実践で実力を発揮することは一朝一夕には実現できないもの。そこで、困った時に頼れる「見本テンプレート20選」をご用意しました。プレスリリースの作成スキルを自分のものにするためにも、ぜひ活用してみてください。テンプレートはこちらからダウンロードできます。

1.新商品発売・新サービス提供のテンプレート

2.イベント告知のテンプレート

3.調査結果報告のテンプレート

4.記者会見開催のテンプレート

5.業務提携・子会社化発表のテンプレート

6.マーケティング・プロダクトのテンプレート

7.コーポレート関連のテンプレート

8.その他のテンプレート

プレスリリースを書き終わった後に確認する2つのこと

コツやテンプレートを参考にプレスリリースを書き上げても、最後まで気を緩めてはいけません。ここでは、プレスリリースを書き終わった後に確認したいポイントとして、「誤字脱字」と「情報の正誤」の2点を取り上げます。一言一句まで正確なプレスリリースを発表できるように注意してくださいね。

1.誤字脱字がないか

みなさんは、誤字脱字に細心の注意を払ってプレスリリースの作成にあたっているでしょうか。数千字の中のたった1文字でも、誤りがあればそのプレスリリースは世に出すべきではありません。プレスリリースにおける誤字脱字の有無は、ステークホルダーとの信頼関係にも影響を及ぼしますし、読み手に誤った情報を与えてしまう可能性もあります。

2.情報に漏れ・誤りがないか

改めて取材の予定がない限りは、プレスリリースに掲載した情報はそのままメディアの報道に使用されます。報道の後には、視聴者がSNSでその内容をさらにシェアするかもしれません。つまり、プレスリリースに掲載した情報に誤りがあれば、それがそのまま世の中に広まってしまう可能性があるのです。

一度報道された内容を後から修正することは非常に難しいので、情報に誤りがないか確認してから発表しましょう。

プレスリリースは配信するタイミングも重要

ここまでプレスリリースの内容について解説してきましたが、それを配信するタイミングも重要です。タイミングを押さえて、プレスリリースとしての効果を最大化しましょう。

Web系のメディアなら比較的柔軟に対応してもらえる一方で、新聞やテレビでは情報の到着から露出までに一定の時間が掛かる場合が多くあります。最適なタイミングは媒体によって異なるので、詳しくは「プレスリリースはタイミングが命!配信時間は?何曜日がおすすめ?」で確認してみてくださいね。

プレスリリースならではのコツをつかんで自社のニュースを届けよう

今回は、基本となるプレスリリースの書き方のコツと基本の構成をご紹介しました。

コツや構成の一つひとつを紐解いてみると、決して難しいことはありません。些細な心配りで取り入れられるものばかりです。しかし、細部へのこだわりが、プレスリリースがメディアや生活者の目に留まるかどうかを左右します。プレスリリースの内容や発信時期によって書き方を変えられるのがベストですが、どんな読み手にとっても理解しやすいプレスリリースを目指すことが大前提です。

まずは基本をしっかり押さえて、簡潔で過不足のない情報発信を心掛けましょう。

この記事のライター

三寳 里菜

三寳 里菜

ライター・編集者。2013年、大学在学中に旅行系ITベンチャーに入社し、現在まで約6年にわたりコンテンツ責任者・広報・PR・組織開発を担当。それぞれのフィールドでの経験を活かして、「読みやすく、分かりやすく、伝わりやすいコンテンツ」づくりに取り組んでいます。ハウツーからイベントレポート・インタビューまで、様々なコンテンツ制作が得意です。

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