【現役広報が教える】広報はどんな仕事をしているの?広報活動をする目的・ミッションとは何か

大企業では当たり前のように取り組まれていますが、中小企業ではまだ確立されていないことも多い「広報」という仕事。そんな広報とはいったいどんな仕事なのでしょうか。そしてどのような目的で存在している役割なのでしょうか。

「広報って結局どんな意味?」
「なんで広報は重要なの?」
「広報の仕事って何?」

この記事ではそんな広報の意味仕事、広報をする目的について解説していきます。

「広報」の意味とは?

そもそも広報とはどのような意味で、どのような仕事なのでしょうか。

経営情報など会社の重要な情報や、新商品・サービスの発表を行うなど、社外に向けた情報発信を行うイメージのある広報。しかし実は、広報の仕事は社外への発信だけではありません。広報と一緒に使われることの多い「PR」の概念とも比較して、それぞれ説明していきます。

社外広報と社内広報の違いを知ろう

広報業務を社内外どちらに向けた活動かで区分すると、大きく「社外広報」と「社内広報」に分けられます。

社外広報は社外に向けて自社やブランドの認知度を高め、自社の商品・サービスを広める役割があります。特に顧客や取引先、メディア関係者に向けた情報発信をおこなうことが主な仕事になります。代表的なプレスリリースの作成・配信だけでなく、自社ブログやSNSの更新、取材対応、原稿チェック、メルマガの配信、イベントの企画など、社外広報の仕事に規定の枠組みはなく、目的に応じてとるべき手段は多岐に渡ります

一方で社内広報は、会社で働くすべてのメンバーや、社員の家族などに向けた発信が主となります。自社のニュースや活動を知らせることで、社内文化の醸成や社員の仕事を通じた充実度をアップさせていくことが目的となります。こちらも社外広報と同様、社内向けイベントの企画・運営や社内報の配信、新たな制度の策定・運用など様々な業務があります

具体的な業務や主となる相手は違いますが、社外広報も社内広報も「コミュニケーションを通じた関係構築」であることに変わりはありません。相手との良好な関係を築くための情報発信と、そのための行動を行うことが広報の大切な仕事です。

PRとの違いは?

よく広報と一緒に語られることの多い「PR(=パブリック・リレーションズ)」。広報とPRの違いは何なのでしょうか。

結論から言うと「広報はPRに内包されている概念」というのが正しい認識です。広報は情報発信に伴う様々な戦略立案やその実行を指し、その結果として相手との関係構築につながっていきます。広報と対比で使われることの多い広聴も、同様にPRに含まれる活動です。社会や時代の声に耳を傾け、自社の目指すべき姿や顧客のニーズを正しく捉え、そこに向けてメッセージを発することは一連のプロセスとしてつながっていきます。

PRを考えるとき、「ステークホルダーを含む自社にとっての大切な人たちと、どんな関係にありたいか」がすべての軸となります。情報の受発信を始めとするコミュニケーション手段ばかりがイメージされることも多いですが、その根底にあるのは発信すべきニュースを生み出すために何をしたか、つまり想いを持って積み重ねられた行動です。誰かのための行動を、それを必要とする人々に伝えるための戦略・戦術に変え、あらゆる手段で誠実なコミュニケーションをおこなうことがパブリック・リレーションズの本質といえるでしょう。

PRは広報や広聴などの活動を含めた概念であり、特定の手法ありきのものではありません。ですので、プレスリリースやイベント、オウンドメディアやSNSなど、様々な選択肢を組み合わせられることも広報の醍醐味のひとつといえます。

広報活動の目的とは?広報の対象別で3つ

では企業が広報活動をする目的には、何があげられるでしょうか。

広報は「企業の顔」としての役割を担うため、社内外との情報の受発信だけを担当するのではあまり意味がありません。広報が介在するからこそ生まれる良好な関係を堅持し、一層強固なものにしていく必要があるのです。ここでは広報するものの対象別に「コーポレート広報」「サービス広報」「インターナル広報」の3つに分けて、それぞれの目的を見ていきます。

採用や資金調達など会社全般に関わる課題を解決するコーポレート広報

まず1つ目は、経営に寄与するコーポレート広報です。様々なステークホルダーとのコミュニケーションをおこなうことで採用や資金調達、取引先との関係構築など、様々な側面から会社の経営に貢献する役割があります。サービス広報のようにメディアリレーションに限定されるものではないため、向き合う相手によって伝えるべき内容やとるべき方法も異なる、非常に重要度の高い仕事です

コーポレート広報の目的は、顧客や株主などのあらゆるステークホルダーと適切なコミュニケーションを取りながら、相手にとって、そして自社にとって、望ましい目的の実現に貢献することです。当然経営陣との意思疎通も重要であり、スピード感をもって関係者を巻き込んでいくリーダーシップも求められます。

購入や問い合わせなど売り上げに貢献するサービス広報

2つ目は、会社の売り上げなど事業成長に寄与するサービス広報です。自社サービスや商品の特徴、そしてブランドの世界観を広めることで、広報としてマーケティングに貢献する発想が求められます。短期的な購入増や問い合わせ増にまで至らなくても、継続して情報発信を続けることで長期的なブランディングにつながっていきます

サービス広報の仕事はサービスの認知度を上げることはもちろんですが、サービスとユーザーとを結びつけ「強いファン」を作ることも重要な目的のひとつ。売り上げを上げるためだけなら広告施策も効果を発揮しますが、サービスや商品に込めた想い、理想とする世界観などストーリーを伝えることができるのは広報ならではの強みです。そこには、事業部だけではできないメディアアプローチなど、広報の専門的知識が求められるでしょう。

経営理念の浸透や離職率低下など社内活性化に寄与するインターナル広報

3つ目は社内に向けてアプローチをするインターナル広報です。社内への経営理念の浸透や会社と社員との直接的・間接的コミュニケーションを活性化させることで、仕事を通じた社員の充実や成長機会の拡大を目的としています

インターナル広報の仕事はその名称の通り、内向きな活動だと考えられやすいですが、実は社外に向けた情報発信こそ重要な業務。経営情報や商品・サービスの特徴など社内の情報を適切に吸い上げ、自社の「らしさ」を軸にオープンに発信していきます。例えば社員中心のイベントに外部のお客様を招待したり、社内報を公開したりすることで、組織に適度なプレッシャーを作り、成長機会をつくることも大切な業務のひとつとなります。

広報の仕事は必ずしも社外・社内で切れるものばかりではなく、どちらもつながっているものと考えるのが適切だといえますね。

広報の具体的な6つの仕事内容は?

ここまで広報の役割について、社内外への発信や関係構築に必要なことを中心に解説してきました。では実際に広報担当者はどのような仕事をするのでしょうか。

皆さんが想像される通り、広報の仕事は多岐に渡り、また会社や広報方針によって大きく異なります。今回は広報の主要な仕事内容について6つご紹介します。

1.社会・業界動向のキャッチアップ

まず、社会や業界の動向を知ることです。リサーチこそ広報担当の引き出しを増やす大切な仕事のひとつです

広報は常に経営に近い存在であり、社会の動きに合わせて会社のメッセージをかたちにし、それを伝えるための広報戦略や方針をアップデートしていく必要があります。そのため社会や業界の動向から「自社がどんな状況に置かれているか」「これからどう動くべきか」を知ることがとても重要なのです。

ニュースチェックだけでなく、メディア関係者や同業界の横のつながりを活用し適切な情報収集を行うなどして、常に外の情報にアンテナを張ることを心がけましょう。

2.公文書としてのプレスリリース作成

広報担当は情報発信の基本的なツールとして、プレスリリースの作成・配信を行います。広報といえば第一に想起されるほど、代表的な仕事ですね。

そもそもプレスリリースとは、企業がメディアに向けて発信する経営や新サービス・新商品に関する公式発表です。情報がメディアに取り上げられることで、企業やサービスの認知向上やブランディングに寄与していきます。また広報担当者はプレスリリースがメディアに掲載されるよう、日頃からメディアリレーションを築き、適時適切な情報提供をおこなうことが欠かせません

3.臨機応変な報道対応

メディア関係者との良好な関係を築く、メディアリレーションも広報の重要な仕事です。広報担当はふとしたときに入る経営者インタビューや、サービス・商品に関する取材に臨機応変な対応をすることが求められます。

取材依頼は配信したプレスリリースやメディアに掲載された情報を見て入ることが多いでしょう。特に話題性のあるスタートアップや誰もが知っているような大手企業では、メディアのほうから企画が持ち込まれ「取り上げたい」と問い合わせが来ることもあります。

取材対応は情報鮮度の観点からスピードがなによりも大切。メディアと関係性を構築するためにも取材対応は丁寧かつ迅速に行いましょう

4.サービスサイトや求人票の広報チェック

社内外へのブランドイメージを壊さないために、広報担当は自社のサービスサイトや求人情報など様々なコンテンツチェックも行います。

ポイントは、会社としてのトンマナの統一、公開してはいけない情報が含まれていないか、法律やモラルに触れていないか、などをチェックすること。もちろん各担当社員が十分に配慮すべきことでもありますが、会社の名前で公表する情報に関しては経営やサービス・商品への影響が多分に考えられるため、検問として広報が活躍するでしょう

広報担当は社内の動向に常に目を向け、各部署が社外に発信しようとする情報に目を光らせておく必要があります。

5.社内のネタ発掘

広報は情報発信のネタを収集する必要があります。そのため誰よりも社内の動向や社員ひとりひとりの活躍に目を向ける必要があります。

発信する情報が経営の報告や新サービス・新商品だけだと、広報のネタはすぐに尽きてしまいますよね。メディア関係者も関係性が深まってくるとプレスリリースで公表されるような情報ばかりではなく、まだ成熟していない話題のタネを求めるようになります。この類の情報は、待っていて自然に届けられるものではないので、自ら情報を探しに行く姿勢が大切です

探せば社内に面白いネタが転がっていた!ということもしばしば。広報担当は社員とランチに出たり、社員の日報やチャットツールを活用するなど、日頃から積極的に社内コミュニケーションを取りましょう。

6.経営状況の把握

広報は経営に関する情報を発信することが多く、経営陣と近い距離で、その状況を知っておく必要があります。

また広報はしばしばメディアリレーションの中で「会社の顔」になることが多いです。自社のビジネスや市場の動向について説明し、ときにアピールすることも必要となるため、広報担当が経営についての知識がないと会社への信用に影響することもあります。

自社の経営情報を把握するために、経営会議や事業のミーティングに出席したり、社長や事業部長などの重要なポジションの人と定期的に話をする場を設けることも有効ですね。

手段を先行させることなく、経営課題によりそった広報活動を

広報は社内外に対するコミュニケーションと関係構築を行う重要な役割です。

自社を広めるための広報の手段はたくさんありますが、広報活動は会社によって目的が大きく異なり、必要な手段も変わります。もちろん他の会社と同じことをしても必ずうまくいくとは限りません。

広報担当に一番重要なことは、会社・経営者の課題や目指す姿を誰よりも理解し会社に寄り添った広報活動を行うことです。手段にとらわれず、まずは会社の課題について考えることから始めてみましょう。

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PR TIMES MAGAZINE編集部

株式会社PR TIMESのカスタマーサクセス、社内広報、社外広報、イベント運営など8年以上広報PRと向き合うメンバーが在籍しています。日本最大のプレスリリース配信サービス「PR TIMES」を運営すること12年。さまざまな広報担当者からのお問い合わせやPRのご相談への対応経験を活かし、すべての広報PRパーソンに捧げるノウハウ記事を執筆中

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