取材対応とは?広報担当者が知っておきたい取材対応前・取材中・後日に行いたい3つのこと

広報の主要業務の1つであるメディアからの取材対応。今回は広報担当者なら知っておきたい取材対応前・取材中・後日に行いたい3つのことを解説します。

取材対応とは?

取材対応とは、メディア(テレビ・新聞・雑誌・ラジオ・Webメディアなど)からの取材に対応することを指します。取材対応の起点には、メディア側から取材依頼を受けるパターンと、広報担当者がアプローチした結果取材に繋がるパターンがあります。その取材の申し入れを受けるかどうかは、様々な要素を鑑みて判断します。取材依頼の内容が自社にとってプラスになるか否か、いまその情報を公にする適切なタイミングなのか否かなどが考慮すべきポイントです。

取材を受けることが決まったらインタビュイー(取材対象者)と日程調整をし、できるだけ多くの候補日をメディア側に提示できるとスムーズです。取材場所は、メディア側から要望があればその場所で撮影・見学などができるように調整します。

取材の際オフィスが散らかっているとだらしない印象を与えてしまうため、事前に取材日程を社員にアナウンスし、各自デスクを片付けておくよう協力をお願いしておくと良いですね。また取引先情報が記載された書類など、映るとまずいものに関してはあらかじめ見えない場所にしまっておきましょう。

当日は会議室など取材場所の準備、インタビュイーの服装チェックをし、取材にも同席します。取材中・後日のフォローまで含めて一連の流れが取材対応です。

取材対応の心構えややり方として知っておきたい基本事項

取材対応の際、心得ておきたい3つの基本事項があります。それは「取材内容の編集権限はメディア側にある」ということ、「オフレコは通用しない」ということ、「業界用語の多用は避けたほうが良い」ということの3つです。それぞれについて詳しく説明していきます。

1.取材内容の編集権限はメディア側にある

取材内容の編集権限はメディア側にあります。つまり取材でこちらが話した内容をどう切り取るかも、そもそも使うか使わないかも、メディア側に権利があるということです。メディアは媒体コンセプト、特徴、読者層などにあわせて内容や表現方法を検討しています。広報担当者は掲載予定の記事や放送予定の番組を事前にチェックしたり、時には修正を依頼したいケースもあるかもしれませんが、編集権限はメディア側にあるということを覚えておきましょう。

2.オフレコは通用しないと心得る

基本的に、取材中にオフレコは通用しないと心得ておきましょう。「これは内緒ですが……」と前置きをしたとしても、故意でなくてもメディアがその発言を記事や番組に使用してしまう可能性もあります。公にするべきではないことは発言しないよう、事前にNGワードを設定しておくと良いですね。

3.業界用語を多用しないよう気を付ける

専門誌の記者でない限り、記者が業界用語に詳しいとは限りません。専門的な言葉を多用するとそもそも話の内容が伝わりにくくなり、結果的に事実と相違ある内容になってしまう懸念もあります。読者や視聴者も基本的には業界の事情を知らないことがほとんどです。誰にでも分かるような易しい説明を心掛けましょう。

取材対応で準備しておくべき3つのこと

良い取材対応のためには念入りな事前準備が重要です。取材がお互いにとって有益な時間となるよう、用意するべきことをしてから当日に臨みましょう。本項では準備しておくべき3つのことを紹介します。

1.想定質問を作成しインタビュー練習を実施する

メディア側から取材依頼書をもらった場合にはその要旨を元に想定質問を作成しましょう。記者によっては大まかな質問事項を予め教えてくれる場合もあります。

想定質問を作成したら、インタビュイーとインタビュー練習をします。広報担当者が記者役になって、想定質問に対する回答を掘り下げながら追加で質問してみましょう。練習の中で良いフレーズや重要なメッセージが引き出せたら、その回答をメモしておきます。一度予行演習をしておくことでインタビュイーの頭の中で話す内容が整理され、当日も落ち着いて取材に対応できるようになりますね。

2.最新の自社データを揃えておく

自社の基本データの最新版を用意しましょう。社員数(従業員数)・男女比・売上高・昨年比・業界シェア・販売数・生産数・ダウンロード数など、よく聞かれる数字を最新のものに更新してまとめておきます。自社データを揃えておけば、取材中に記者から質問があったときもその場で正確に回答できます。

3.もっとも伝えたいメッセージを明確にしてキーワードを決める

メディア掲載の先にいるステークホルダーに自社がどいういう企業・団体だと知ってもらいたいか意識し、伝えたいメッセージを明確にします。そのメッセージにぴったりのキーワードを決め、取材で5回以上発言することをインタビュイーの目標にしてみてもよいでしょう。先述のインタビュー練習でキラリと光るワードが飛び出すこともあります。取材中に繰り返し伝えることでインタビュアーにも強く印象に残り、見出しに使ってもらえることもあります。

たとえば、「営業活動改革で新規販売先拡大に成功、売上高前年比130%」という見出しと「カスタマーサポートに注力し顧客満足度向上、リピーター増で売上高前年比130%」という見出しでは読者に与える印象は大きく異なります。取材中に新規販売先を拡大した話とカスタマーサポートに注力した話を平等にしていたとしても、記者が考える切り口によって雰囲気がまったく異なる記事が完成します。

今回の取材では、営業力の高い会社だというイメージを与えたいのか、顧客対応が丁寧な会社だというイメージを与えたいのか、どちらに重点を置くか事前に打ち合わせておきます。インタビュイーには、よりどちらにウェイトを置いて取材中に発言してもらうのか決めておくと良いでしょう。

しかし先述の通り、取材内容の編集権限はあくまで記者にあります。どんな切り口で記事を書き番組を作るかはメディア側の意図によるため、熱量をもってメッセージを発信し、あとはメディア関係者に委ねましょう。

取材対応当日に行いたい3つのこと

取材対応当日、広報担当者はメディア関係者と自社のインタビュイーとの間に入り、スムーズなコミュニケーションがおこなえるよう架け橋としての役割を果たしましょう。本項では取材対応当日に行いたい3つのことを紹介します。

1.取材に同席しインタビュイーをサポートする

広報担当者は必ず取材に同席しましょう。広報担当者が取材中に発言することはほとんどなく、インタビュイーのサポートに徹します。サポート例としては、インタビュイーが誤った情報を発言をしたときにさりげなく訂正する、数字やデータについて質問されてすぐ出てこなかったときに代わって回答する、インタビュイーが取材中に伝えると決めていた事項を話し忘れていたら「そういえば、〇〇の件もありますよね」と話題を振る、などです。

取材当日がメディア関係者とインタビュイーの初対面というケースがほとんどです。日頃からメディアリレーションズをおこなっている広報担当者は、お互いが質問・回答しやすい和やかな雰囲気作りを心掛けるのも重要なサポートですね。

2.追加情報を迅速にメールで送る

取材中や取材後に素材の提供をお願いされることがあります。素材の例としては、代表の宣材写真、ロゴマークなどのデータ、商材の写真、社員や従業員の業務の様子が分かる写真などが挙げられます。できればその日のうちに用意してメールで送付しましょう。

また、取材中にすべての質問に対して完璧に回答することは難しいものです。その場で回答できなかったものについても、迅速に調べてその日のうちにメールで情報を送りましょう

3.取材の記録を残しておく

録音する、メモをとるなどして、取材中の受け答えを記録しておきましょう。インタビューの場は、メディア関係者だけでなく広報担当者にとってもインタビュイーの想いや考えを聞ける貴重な機会です。取材での回答内容は、次回の取材、会社説明資料、コーポレートサイト、採用活動、社内研修など様々な活かし方ができる素材になるかもしれません。

取材対応後日に行いたい3つのこと

ここまで取材対応で準備しておくべきこと、当日に行いたいことを紹介しました。無事に取材が終わってホッと一息……といきたいところですが、実はメディア取材後日の対応も重要な業務です。本項では取材対応後日に行いたい3つのことを解説します。

1.社内外への告知

取材終了後、メディア関係者に掲載・放送がいつになるか尋ねてみましょう。日付が分かったら社内外に告知します。「〇月〇日の〇時から〇〇という番組で弊社が紹介されます」「〇月〇日付の〇〇新聞にて弊社の〇〇について掲載予定です」などと、分かりやすく紹介すると良いです。記事や番組が多くの人の目に触れるのはメディア側にとっても良いことなので、積極的にステークホルダーに知らせていきましょう。

メディア掲載を社内外に告知することにはメリットがあります。社内に対しては、従業員に改めて「うちの会社いいな」と感じてもらい愛社精神向上の効果が期待できます。特に社員の家族にも見てもらうと良いですね。社外に対しては、「この会社はこういう人が働いているんだ」「こういう背景があったんだ」と自社を知ってもらう機会になります。取引先からの信頼度や期待度アップに貢献できるでしょう。

2.モニタリングして誤情報がないかチェック

自社に関するメディア掲載やSNSの投稿などを確認することをモニタリングと言います。取材終了後は、掲載内容や放送内容をチェックしましょう。誤情報が掲載・放送された場合、2つのパターンが想定できます。1つ目は、自社の伝えた情報が間違っていた場合。2つ目は、メディア側が間違えて発信した場合です。

前者であれば、まずは誤情報を伝えてしまったことをメディアに謝罪し、その後正しい情報を伝えましょう。それによって訂正情報を出すかどうかはメディア側の判断によります。後者の場合も、まずは掲載された内容が間違っているという事実を伝えます。その後内容によっては訂正をお願いします。訂正記事を出してもらうことは難しくても、Web版だけでも内容を修正してもらえるように依頼するなど、広報担当者として自社の正しい情報を発信するという職務を認識して行動できると良いでしょう

3.自社サイトやSNSでシェア

無事にパブリシティを得られたときは、自社サイトやSNSでシェアしたり、営業資料や採用活動の資料に盛り込んだりと積極的に活用しましょう。

その際、広報担当者が必ず知っておきたいのは二次利用申請についてです。パブリシティの著作権はメディアが持っています著作物を無断で使用することは違法なので、活用する場合は正規の手続きを踏む必要があります。各メディアの公式ホームページなどから申請フォーマットや申請フォームにアクセスし、二次使用料を支払ってはじめてパブリシティ活用が可能となります。

昨今よく見られるような、掲載記事やテレビ画面を写真や動画に収め、それをSNSでシェアするといった行為は著作権侵害にあたります。メディアとの信頼関係も崩れかねません。まずは各メディアの公式サイトやSNSのシェアを積極的に行い、二次利用についても正しい手順を踏まえておこないましょう。

お互いが良い取材になったと思えるように準備・対応しよう

本記事では取材対応とは何か、そして広報担当者が知っておきたい取材対応前・取材中・後日に行いたい3つのことを紹介しました。

「取材対応」と聞くとインタビューの様子を連想しがちですが、実際は事前準備、当日のフォロー、記事掲載後のモニタリングなど裏方仕事が多い業務です。広報担当者は、インタビュアー(メディア側)とインタビュイー(自社の社員)がお互いに満足のいく取材にするため、本記事で紹介したポイントを参考にしてみてください。特に、最後に解説したパブリシティの二次利用申請については、著作権侵害となる行動は避け慎重に対応しましょう。

この記事のライター

ならきち

ならきち

在宅ライター主婦。会社員時代は中古IT機器の専門商社で広報をしていました。取材対応をはじめとするメディアリレーション全般、プレスリリース執筆、危機管理対応、記者会見の企画・運営、自社ブログ記事の企画・執筆などを担当した経験を活かし、広報担当者の役に立つ記事を書きたいです。現在はわんぱくな息子に翻弄されながら在宅でライターの仕事をしています。

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