【テンプレートあり】取材依頼書とは?取材内容を正しく伝えるための書き方・3つのポイントを紹介

社内報や自社メディアなどでインタビューなどの取材を実施する際に必要な「取材依頼書」。 取材対象者に取材内容や目的を正しく伝えるためにも大切な文書です。この記事では、取材依頼書の書き方や3つのポイントを解説します。しっかりとポイントを押さえた取材依頼書を作成して、企画に沿った取材を実現させましょう。

取材依頼書とは?

取材依頼書とは、取材の実施者が取材の対象者に向けて送付する文書のこと。取材の目的や日時などの情報を網羅的に記載して、取材の概要がすべて確認できるようにまとめたものです。

取材の対象者は、基本的にこの取材依頼書を見て取材を受けるかどうかを判断します。取材というプロジェクトの始まりを担う重要な文書であることを理解しておきましょう。

また、いざ取材をはじめてみたら話が脱線してしまった、聞きたいポイントを質問し忘れてしまった、といった結果にならないためにも取材依頼書に目的や想定質問などをしっかりとまとめておきましょう。そうすることで取材対象もあらかじめ話す内容を整理しておけます。

取材対象と双方ともに共通認識を持っておくためにも取材依頼書は有効です。

取材依頼書の基本の書き方

まず最初に決して忘れてはならないのは、取材依頼書は「一方的な依頼の通知書ではない」ということです。取材したい気持ちが先行するあまり、押しつけのような内容にならないよう細心の注意を払う必要があります

続いて大切なのが、記載された情報に漏れがないことです。取材の目的や日時、質問内容など、取材承諾の意思決定に必要な情報をすべて記載する必要があります。詳細は、次に紹介するテンプレートでも確認してみてください。

さらに、文書に記載される一言一句の正確性も大切。日時などの情報が網羅されていることは最低限の当たり前として、その上で「誤字脱字」がゼロの状態で提出することが必要です。誤字脱字は、文書の作成者に対する信頼を毀損する要素です。

相手の立場や文書に対する感じ方を意識しながら、必要な情報が網羅された取材依頼書を作成しましょう。

取材依頼書を書く広報担当者

取材依頼書のテンプレート

次にご紹介するのは、取材依頼書のテンプレートです。漏れなく情報を伝達し、取材企画に対して相違が生まれないようにするためにも参考にしてみてください。

ただし、このテンプレートはあくまで参考です。後述する「インタビュイーへの選出理由」や「取材への熱意」などは、ぜひオリジナルで付け加えてください。

◯◯株式会社 ◯◯様
インタビュー取材のお願い
◯◯年◯月◯日
◯◯株式会社 広報部 担当 ◯◯
連絡先 ◯◯

拝啓

時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度、弊社運営のWebメディア「◯◯(媒体名)」におけるインタビュー取材にご協力いただきたく、お願い申し上げます。
◯◯業界にて長らく活躍されている◯◯様ならではのご経験や知識を交えたお話を伺えればと考えております。

ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具



・希望取材日時 ◯◯年◯月◯日 ◯◯:◯◯〜(約◯分間)
・場所 ◯◯
・訪問者数 ◯◯名(インタビュアー、アシスタント、カメラマン)
・取材目的 ◯◯
・取材テーマ ◯◯
・取材内容
  質問1. ◯◯
  質問2. ◯◯
  質問3. ◯◯
・写真撮影 有り / 無し
・掲載媒体 ◯◯
・掲載予定日時 ◯◯
・備考 (謝礼の有無、持込み機材のお知らせ、会場設営のお願いなど)

以上

取材依頼書を書く3つのポイント

取材依頼書の作成において、テンプレートはとても役に立つものです。しかし、テンプレートそのままの取材依頼書では、なぜ取材したいのかという想いや目的がなかなか伝わらない場合もあります。では、取材対象者に快く取材を引き受けてもらうためにも、どんなポイントを押さえれば良いのでしょうか。ここでは、取材依頼書のポイントを3つご紹介します。

1.とにかく簡潔に!「A4用紙1枚」にまとめる

取材依頼書は、特別な事情がある場合を除き、いわゆる「ペライチ(A4用紙1枚)」で作成します。取材対象者には他の企業や団体、媒体からも多くの依頼が届いているかもしれません。日々さまざまな業務にあたる忙しい中で取材を承諾するかどうか判断します。

だからこそ、簡潔な書類で必要事項を確認できることが重要です。常に相手の目線に立って、適切な情報量の取材依頼書を作成しましょう。

もしも、どうしてもペライチにまとめるのが難しい場合は、2枚に分けたり「別紙」の形をとったりすることも可能です。

簡潔にまとめている

2.「6W3H」を漏れなく記載する

「取材依頼書には情報を漏れなく記載すること」と前述しましたが、必要な情報にはどんなものがあり、どうすれば漏れを防げるのでしょうか。

ここで確認したいのは、情報の漏れを防ぐフレームワーク「6W3H」です。よく耳にする「5W1H」にいくつか要素を付け足したもので、主にビジネスの現場で使用されます。このフレームワークを使えば、情報の漏れを防げるでしょう。

このフレームワークはそのまま前述のテンプレートにも対応しているので、照らし合わせてみてください。

【6W3H】

  • なぜ(Why): 取材の目的、人選の理由
  • 何を(What):取材のテーマ、質問内容
  • 誰が(Who) :取材の実施者
  • 誰と/誰に(with Whom):取材の対象者と協力者
  • いつ(When): 取材の実施日時、掲載予定日時
  • どこで(Where) :取材会場
  • どのように(How) :取材方法(寄稿形式、対談形式、オンライン形式など)
  • いくら(How much):謝礼、交通費など
  • どれだけ(How many):取材の所要時間

3.テンプレートに縛られすぎず「熱意」も伝える

取材依頼書には、基本のテンプレートが存在します。しかし、テンプレートに縛られすぎて機械的な内容になってしまわないよう注意が必要です。

テンプレートに沿って必要事項を押さえつつ、「なぜ取材したいのか」「なぜ取材対象があなたでなければならないのか」など、取材に対する熱意も織り込みましょう。取材目的=熱意の説明は、具体的であればあるほど相手の心に響くはずです。取材依頼書に加えることが難しい場合は、依頼のメールや電話で伝える方法もあります。

必要な情報を「ただ伝達する」だけではなく、取材対象の心に響くストーリーや取材に応じたくなる理由もあると、よりスムーズな取材機会となるのではないでしょうか。

取材依頼書をメール送信している

取材依頼書の届け方

取材依頼書を作成したら、取材対象に届けて依頼しましょう。

取材依頼書の送付先や送付方法は、取材対象によって異なります。すでに取材対象との関係性が築けている場合にはメールの添付ファイルで本人に直接送っても良いでしょう。FAXや郵送など、送付方法に指定がある場合は規定に従って送付してください。

所属企業やマネージャーなどを通して送付するよう、窓口が指定されていることもあるかもしれません。特に、まだそこまで親しい関係ではない場合には、送付前によく確認してください。

取材依頼をきっかけに新たに関係性を築き始めるケースも多いので、最初の接点はとても重要。一方的に送りつける形にならないよう配慮が必要です。

熱意が伝わる取材依頼書でインタビューを成功させよう

取材対象に「取材を承諾するかどうか」という重要な意思決定に加えて、「なにについて話す機会なのか」というコンテンツの完成度にも関わる取材依頼書。改めて確認したい承諾率を上げるためのポイントは、次のとおりです。

  • 一方的な押し付けにせず相手の目線に立つこと
  • テンプレートも活用して漏れなく情報を記載すること
  • 「なぜ」や「熱意」を具体的に織り込むこと

取材依頼書は、ペライチとはいえ「取材」という一大プロジェクトの始まりを担う重要な書類です。丁寧に作成に取り組み、インタビューを成功させましょう。

この記事のライター

三寳 里菜

ライター・編集者。2013年、大学在学中に旅行系ITベンチャーに入社し、現在まで約6年にわたりコンテンツ責任者・広報・PR・組織開発を担当。それぞれのフィールドでの経験を活かして、「読みやすく、分かりやすく、伝わりやすいコンテンツ」づくりに取り組んでいます。ハウツーからイベントレポート・インタビューまで、様々なコンテンツ制作が得意です。

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