「メディアキャラバン」とは？広報PR担当者が知っておきたい3つの効果、7つのステップとコツ

メディアキャラバンとは？

メディアキャラバンとは、自社の製品・サービスのサンプル、資料、プレスリリースなどを持参してさまざまなメディアを訪問する広報PR活動のこと。直接会うことで、自社の製品・サービスの魅力をしっかりと伝えることができます。

自社の製品やサービスを、新聞や雑誌、テレビ、ラジオ、Webメディアなどそれぞれの媒体に合うように紹介し、情報を掲載してもらうための施策です。

メディアキャラバンは情報提供だけでなく、メディア関係者との良好な関係構築の機会であるため、今後につながるような人脈形成や情報収集の場としての活用方法もあるでしょう。

メディアキャラバンの効果

広報PR担当者がメディアに直接足を運ぶメディアキャラバン。当然、時間や人的なコストは「プレスリリースを配信するだけ」の場合よりも高くなります。メディアキャラバンでは、コストに見合うだけの効果を出せるのでしょうか。ここでは、メディアキャラバンによる3つの効果を解説します。

効果1．メディアリレーションを構築できる

さまざまなメディアに足を運ぶことで、メディアリレーションの構築につながります。メディアキャラバンでは、持参する情報との親和性も鑑みながら訪問するメディアを決定する場合もあれば、まったく接点のなかったメディアへの「飛び込み」を行う場合もあります。

どちらもメディアキャラバンを通じて広報PR担当者の「顔と名前」を覚えてもらい、メディア関係者との関係性を構築するきっかけとなるでしょう。

【メディアリレーションの詳細】

効果2．自社製品・サービスの理解と業界の認知を広める

製品やサービスに対する理解、自社が属する業界の周知などを促進することも、メディアキャラバンの効果のひとつです。

プレスリリースの配信だけでは、どんなメディアに対しても画一的な情報提供になりがちなもの。しかし、面と向かって会話できるメディアキャラバンなら、メディアごとにどの情報を強調するか、重点的に訴求するかを適宜調整できます。提供する情報とメディアの親和性を高めることで、理解促進を実現できるのです。

効果3．メディア側のニーズを把握できる

もうひとつの効果は、メディア側のニーズを把握できること。もちろんメディアキャラバンの最大の目的は自社製品やサービスの情報を提供することですが、それだけではメディア側にはメリットがありません。

せっかくメディア関係者と直接コミュニケーションを取れるのですから、「メディアがどんな情報を求めているのか」をヒアリングしてみましょう。ヒアリングを通してニーズを把握できれば、その場限りではない継続的なリレーションにもつながります。

メディアキャラバンの方法とは？7つのステップ

対面できるメリットを活かしてさまざまな効果が期待できるメディアキャラバンですが、どのように準備を進めればよいのでしょうか。実施前の仕込みから実施、実施後のフォローまでの流れを7つのステップで解説します。

STEP1．企画づくりをする

最初に取りかかるのは、企画づくり。メディアキャラバンを通して何を伝えたいのか、事前に整理します。

新聞社や出版社、テレビ局、ラジオ局、Webサイトの運営会社など、キャラバンを実施するメディアの種類は多岐に渡ります。また、各メディアのターゲット（大衆向け・業界向けなど）、情報発信のタイミング（月刊・日刊・早朝・深夜）……と、特徴もさまざまです。そんな中で大切なのは、画一的な企画を展開するのではなく、メディアの特徴に合わせた企画を準備しておくこと。訪問するメディアの情報を調べ「媒体に合う切り口を用意していること」をアピールできるよう準備しておきましょう。

STEP2．製品・サービスの資料・サンプル、業界ごとのアピールポイントを準備する

メディアキャラバンで紹介したい製品・サービスの情報などを準備します。自社が属する業界のアピールポイントを用意するとよいでしょう。

また、今回紹介したい資料だけでなく、ファクトブックや直接手に取れる製品サンプルなどを用意すると興味・関心を持ってもらいやすくなります。

せっかくメディアキャラバンをするのなら、メールや郵便では送れないもの、対面だからこその資料などを準備し、アピールしたいですね。

また、「新聞社向け」「Webメディア向け」など、メディアの特徴ごとに複数のパターンの資料を用意しておくのも便利です。メディア側が求める資料をすぐに提供できるよう準備を整えましょう。

【ファクトブックの作り方】

STEP3．訪問するメディアの選定をする

どんなメディアに企画を取り上げてもらいたいか、どんな生活者に認知してもらいたいかを想定しながら、メディアキャラバンで訪問したいメディアを選定しリストを作成します。

メディア選定と併せて「メディア側の情報」も整理しておきましょう。メディア側にとっても意味のあるメディアキャラバンにするためには、メディア側のこともよく理解しておく必要があります。

「媒体研究」を通して、視聴者や購読者はどんな層なのか、日頃どんな業界の情報を扱うことが多いか、どんな記事や番組がヒットしたのかなどの情報収集をしましょう。

【媒体研究の方法】

STEP4．アポイントを取る

メディア選定が完了したら、アポイントを取りましょう。メディア関係者には日々たくさんのプレスリリースが届きます。そのほか、関係各所とのコミュニケーションやメディアキャラバンへの対応、取材など、多くのタスクを抱えている人も少なくありません。自分が誰で、いつ、何のために訪問したいのかが簡潔に伝わるようにまとめて、アポイントを取りましょう。

アポイントの取り方は、

1. 電話をかける前に、メディアキャラバンで訪問したいことをメールで連絡する
2. つながりやすい時間帯を確認し、電話で連絡をする

認識のない人からの急な電話は、担当者につながりにくく見送られがちです。まずはメディア側に情報提供を受け付けるフォームやメールアドレスがあるかを確認しましょう。文字にして事前にキャラバンの意向を伝えてから電話をするとスムーズです。

選定したメディアのアポイントが取れなかった場合には、キャラバン当日に現地で飛び込みをしてみるのもひとつの手です。メディアの拠点が同エリアに集まっていることも少なくないので、意外と効率よく訪問できるかもしれません。

首都圏外を拠点とする企業の広報PR担当者は、出張などの機会に東京に拠点を置いているメディアにまとめてアポイントを取り訪問するとよいでしょう。

また、ただアポイントを取るだけでなく、1日何社を訪問するか目標を掲げることもおすすめです。

【メディアキャラバンのアポイントの取り方】

STEP5．メディアキャラバンに行く

いよいよメディアキャラバン本番。遅刻や忘れ物といった失礼がないことは大前提として、そのほかに注意したいのが「必要な情報だけを提供する」ことと「メディア側のニーズに応える」ことです。訪れたメディア側の色に合う情報を用意しておくことが必要です。売り込みたい情報だけでなく、簡単な企画書や過去のプレスリリースをセットでお渡しできるようにしておくとよいでしょう。

メディアの使命はあくまで購読者や視聴者などに意義ある情報を届けることで、企業側が出したいと思っている情報をそのまま流すことではありません。自社のネタを売り込むことに注力しすぎるのではなく、メディア側のニーズを引き出したり、課題をヒアリングしたり、「聞き手」に回るくらいの気持ちで臨みましょう。

STEP6．アフターフォローをする

メディアキャラバンの後には、訪問した各メディアにフォロー連絡をします。キャラバンの実施後、すぐに掲載や取材につながる確率は決して高くありません。しかし、訪問したメディアとのリレーションはぜひ継続してください。

どんな情報を収集しているか定期的にヒアリングしてもよいですし、折に触れて自社の新しいプレスリリースや企画書を送ってもよいでしょう。いずれにしても、一度のメディアキャラバンで露出につながらなかったからといって諦めるのではなく、中長期的な目線を持って、単なるフォローを越えたリレーションの発展を目指しましょう。

STEP7．結果をまとめる

メディアキャラバンを終えたら、社内で検証できるように情報をまとめましょう。訪問先のメディアとの親和性、担当者との関係性、掲載へとつながったかどうかなどを記します。今回、掲載に至らなかったとしても、どんな話をしたのかなどを社内で共有できると次に活かすことができます。

また、次回アポイントを取る際に、設定した目標は現実的だったのかなどを振り返るためにもおすすめです。今後、よりスムーズにメディアキャラバンを行うためにも、「エリアごとの訪問先」「アポイントを取りやすい時間帯」などはまとめておきましょう。

メディアキャラバンのコツとは？

ここまでメディアキャラバンの実施方法を解説してきました。続いて、方法をさらにブラッシュアップしてくれるコツもご紹介します。

「アポイント」「同席者のキャスティング」「アフターフォロー」の3点にポイントを置くことで、メディアキャラバンをスムーズに実施し、次につなげることができます。

メディアは付き合いのあるPR会社など信頼のあるところから優先的に情報収集をしがちです。内容にもよりますが、できるだけ会える機会を増やせるよう訪問回数を見直してみましょう。ただアポイントを増やすだけではなく、メディア側に「会って話を聞いてみたい」と思わせるように訪問の必要性を促します。

メディアキャラバンの目的の概要がいかに魅力的かどうかはもちろんですが、例えば、アポイントがスムーズに取れるように訪問先のメディアと関係がある人、役職がある人などの同席者のキャスティングも考えておくのもおすすめです。社内で事前にメディアとの関わりのある人をピックアップしておくとよいでしょう。

最後に、メディアキャラバンを終えたらすぐにお礼のメールを送ります。このアフターフォローは次につなげる要です。できるだけ、時間を置かずすぐに時間をもらった感謝の意を伝えるようにしましょう。このとき、会話した内容も織り交ぜると印象に残りやすいです。

自社にもメディアにもメリットのあるメディアキャラバンを実現しよう

メディアキャラバンは自社の情報をメディアに売り込むための機会です。しかし、「製品・サービスを売り込むぞ」「掲載につなげるぞ」という自社側の都合だけで押しかけても成功しません。

「メディアが必要とする情報を提供する」「メディアの先にいる購読者・視聴者に価値ある情報を届ける」など、メディア側に寄り添った視点を大切にしてみてください。きっと自社にもメディアにもメリットのあるメディアキャラバンが実現できるはずです。

＜編集：PR TIMES MAGAZINE編集部＞