メディアリレーションズとメディアプロモートの違いとは?関係性を築くポイントと注意点

広報といえば会社の顔としてメディアとのやりとりを担う役割。最初にイメージする業務はメディアリレーションズではないでしょうか。では、そもそもメディアリレーションズの意味とは何でしょうか。また似たような言葉で混同しがちなメディアプロモートとの違いとは何でしょうか。

本記事では、メディアリレーションズとメディアプロモートの違いや、メディア関係者と関係性を築く際のポイントと注意点を紹介します。

メディアリレーションズの意味とは?

メディアリレーションズとは、メディアと良好な関係性を構築することです。メディアの種類には、新聞・テレビ・通信社・雑誌・Webメディア・ラジオなどがあります。広報担当者はこれら全てのメディアと自社の架け橋となり、記者や編集者、ディレクターなどと適切なコミュニケーションをとります。メディアリレーションズを行う目的は、メディア関係者と築いた良好な関係性の維持です。そうすることで必要なときに最適なメディアに情報提供でき、その結果パブリシティ獲得や自社の認知向上に繋がるのです。

メディアプロモートの意味とは?

メディアプロモートとは、自社を紙面や番組に取り上げてもらうためにメディアにアプローチすることを指します。プロモートという単語には「昇進させる」「促進する」「売り込む」といった意味があります。(引用:Weblio英和辞典)文字通りメディアに対して自社を売り込むような活動がメディアプロモートであり、目的はパブリシティ獲得を通じた自社・商品・サービスの認知向上です。

メディアリレーションズとメディアプロモートの違い

メディアリレーションズとメディアプロモートの違いとは何でしょうか。簡単に説明すると、メディアリレーションズにメディアプロモートが内包されています。つまり、メディアプロモートは数あるメディアリレーションズ活動のうちの1つということです。

メディアリレーションズは、先述の通りメディアとの良好な関係性を構築するための活動であり、その中にパブリシティの獲得を目的としてメディアにアプローチするメディアプロモートが含まれています。

メディアリレーションズとメディアプロモートの具体的な施策とは?

ここまでメディアリレーションズとメディアプロモートそれぞれの意味や、その違いについて説明しました。それでは、メディアリレーションズとメディアプロモートの具体的な施策にはどういったものがあるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。

メディアリレーションズの具体的な施策

メディアとの情報伝達全般をメディアリレーションズと呼びます。メディアリレーションズの具体的な施策は、プレスリリースの配信、メディアキャラバン、記者発表会、記者説明会、プレスツアーなどです。先述の通り、メディアプロモートもメディアリレーションズ活動の1つです。

たとえば、新製品の発表であれば記者発表会、特定の地域での広報活動であればそこでのメディアキャラバン、新施設のオープンであればプレスツアーなど、周知したい情報が最も効果的に伝わる方法でメディアへ情報提供します。

また企業側からの一方的な情報提供だけではなく、メディア側の情報を受け取ってこそのメディアリレーションズです。様々な企業・組織を取材している記者やディレクターは多くの情報を持っています。話を聞くことで新事業のヒントや組織改善のきっかけが得られるかもしれません。

メディアプロモートの具体的な施策

メディアプロモート活動は、記者や編集者、ディレクターなどのメディア関係者に自社の情報を提供しパブリシティを獲得することです。そのための具体的な施策としては、プレスリリースを配信し、その後電話や対面でアプローチするのが一般的です。プレスリリースの配信方法にも、記者にメールする、編集部にFAXを送る、記者クラブに郵送する、直接持ち込んで話を聞いてもらうなどの様々なパターンがあります。

この際、メディアの特性によって提供する情報の切り口を変えると良いでしょう。そのためには日頃の媒体研究も欠かせません。

また、「ちゃんと読んでいるし、忙しいからいちいち電話をかけてこないでほしい」と、リリース配信後の確認の電話を嫌う記者もいます。日頃から細やかなコミュニケーションを心掛け、記者ごとの好みも把握できるようになると良いですね。

メディアリレーションズを築く5つのポイント

メディアリレーションズには地道な日々の積み重ねが必須です。ここではメディアと良好な関係性を築くための5つのポイントを紹介します。

ポイント1.媒体研究で各メディアの特性を理解する

先述の通り、メディアの特性に合わせて、提供する情報の切り口を変えられるのが優秀な広報担当者です。そのためには、それぞれのメディアがどんな情報を扱っているかを事前に調べておきましょう。メディアの特性と見当違いのニュースを持ってこられると記者も困ってしまいますし、失礼だと思われる可能性もあります。プレスリリース配信前やアポイントをとって訪問する前には、バックナンバーに目を通しておきましょう。記者の署名記事が見つかればそれもチェックします。

新聞・テレビ・通信社・雑誌・Webメディア・ラジオなど、研究すべき媒体は多岐にわたります。それぞれにどんな特集やコーナーがあるか把握しておくことで、自社のニュースが発生した際にアプローチすべき対象がパッと思い浮かぶようになります。

ポイント2.社会性のあるニュースを提供する

メディアには社会性のあるニュースを提供しましょう。単なる商品の宣伝や、自社の良さを一方的に売り込むような独りよがりの情報提供は避けるべきです。

基本的にメディアは、読者や視聴者に伝える意義があると感じた情報を取り上げます。商品・サービス・取り組みなどに報じる意義を感じてもらえるよう、社会の動きと絡めた情報提供がポイントとなります。

ポイント3.即レスを心掛ける

広報担当者は即レスを心掛けましょう。問い合わせに迅速に対応してくれる広報担当者は、忙しいメディア関係者から頼りにされます。

具体的には、社長コメントをすぐ提供できるようにしておく、急な取材に対応できるよう日頃から現場の社員とのコミュニケーションを欠かさない、各部署の情報を常にキャッチアップできる体制を整えるなどの準備しておくと良いでしょう。

また取材時には事前に想定質問を作っておきます。聞かれそうな数字データ(年数・人数・販売数・昨年比など)を揃えておくと、質問された際にすぐ回答でき取材がスムーズに進みます。その場で回答できないことがあった場合は、取材後すぐに調べて回答をメールで送信します。作成した想定質問や記者からもらった事前質問を使ってインタビュイーと一度練習をしておけばさらに取材の質が向上します。

ポイント4.記者の立場を理解して行動する

記者の立場を理解して行動しましょう。自社の言い分ばかり主張したり、自社が思う通りの記事を書いてもらいたがったりするのはNGです。

特に報道記者の場合は、社会に意義のある情報を届けるために取材活動や記事の執筆をしています。

自社が広報に求めるパブリシティ獲得やその内容も重要ですが、記者の立場も理解した上で自社とメディアの架け橋になるべきです。

ポイント5.常に公明正大である

広報担当者は常に公明正大でありましょう。公明正大は、下記のような意味があります。

私心をさしはさまず、公正に事を行うこと。(中略)「公明」は公平で私心のないこと。不正や隠し立てがないこと。「正大」は態度や行動などが正しくて堂々としていること

三省堂 新明解四字熟語辞典

まさにこの言葉通り、全てのメディアに公平に接しましょう。また、嘘をつかない、曖昧な受け答えでごまかさない、常にオープンであることを心掛けましょう。

メディアリレーションズを築くときの3つの注意点

メディアと良好な関係性を築くための注意点を3つまとめました。自社のメディアリレーションズ活動の参考にしてください。

注意点1.宣伝のような情報提供をしない

宣伝のような情報提供は避けましょう。営利目的のまるでチラシのようなプレスリリースの配信などはNGです。それならば広告費を出して広告を出稿するべきであり、メディアの記者やディレクターに対して失礼な行為と言えます。

先述の通り、特に報道記者であれば社会に伝える意義がある情報を取り上げており、その他の各メディアも媒体ターゲットに則した情報を扱っています。商売根性丸出しの広告のような内容を掲載するわけにはいかないのです。

注意点2.情報の切り取られ方は掲載時まで分からない

情報の切り取られ方は掲載時(放映時)まで分からないということを理解しておきましょう。

取材した情報の編集権限はメディア側にあります。キャッチ―な部分だけ切り取られてテレビで流れることもあります。記者は公平な立場なので、必ずしも取材先に肯定的な記事を書くとは限らず、内容が良くないと判断されれば批判的な記事が掲載される場合もあります。

社長の想いや企業のビジョンなどを日頃から伝え続けておくことや、記者と広報担当者との信頼関係作りが重要です。

注意点3.ルールを守る

様々なルールを守りましょう。たとえば、パブリシティを活用したい場合は必ず二次利用申請をします。Webで掲載された記事のスクリーンショット、新聞や雑誌のコピー、テレビ画面の写真を撮ったものなどを勝手に使用することは著作権違反となります。各メディアの申請方法に則り、然るべき手続きを踏みましょう。場合によっては使用料を支払ってはじめて二次利用が可能となるのです。

他にも、事実修正以外の原稿の内容修正を依頼するのはNGです。先述の通り、取材した情報の編集権限はメディア側にあります。数字の間違いなど明らかに事実と異なる内容でない限りは、広報担当者による原稿の修正依頼はご法度です。

リーク時にも注意が必要です。リークとは、プレスリリースを発表する前に特定の記者だけに情報提供することを言います。このとき、「あなただけにお伝えします」と嘘をついて複数人にリークするのはNGです。記者が自社だけの特ダネだと思って記事にした内容を、他社も同じタイミングで報じていたらどう思うでしょうか。一気にメディアからの信用を失ってしまいます。正直に、「○○社の記者にも同じ内容を伝えています」と話すようにしましょう。

メディアリレーションズは地道な信頼関係の構築

メディアリレーションズは地道な信頼関係の構築です。「媒体研究で各メディアの特性を理解する」「社会性のあるニュースを提供する」「即レスを心掛ける」「記者の立場を理解して行動する」「常に公明正大である」という5つのポイントを意識しながら、情報提供や取材対応に臨んでみてください。広報担当者がメディアと自社の架け橋となり、良好な関係を築きましょう。

この記事のライター

ならきち

ならきち

在宅ライター主婦。会社員時代は中古IT機器の専門商社で広報をしていました。取材対応をはじめとするメディアリレーション全般、プレスリリース執筆、危機管理対応、記者会見の企画・運営、自社ブログ記事の企画・執筆などを担当した経験を活かし、広報担当者の役に立つ記事を書きたいです。現在はわんぱくな息子に翻弄されながら在宅でライターの仕事をしています。

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