企業の広報活動の中でも重要な役割を担う、社内報の発行。社内の情報共有を円滑にしたり、コミュニケーションを促進したりと、社内報は企業活動を行うための土台を形作るためのツールです。そんな社内報の意味と効果を最大化するための、7つの作成ステップとコツをご紹介します。
そもそも社内報とは？社内報の役割・必要な理由
多くの企業が発行に取り組む社内報ですが、そもそもなぜ重要視されているのでしょうか。目的を理解せずに社内報を作ると、思ったように効果を生み出ないばかりか、無駄なコストが発生しかねません。狙い通りの効果を出せるよう、まずはこちらの記事でも解説している社内報の役割と3つの発行目的を理解しましょう。
社内報を作成する目的1．社内情報の共有
目的の1つ目は、「社内への正確な情報共有」です。一口に社内の情報といっても内容は様々で、経営戦略や企業理念のほかにも、経営者インタビューや社員紹介、業務紹介など多様な情報が含まれます。
一般的に、企業の規模が大きくなるほど情報伝達の速度や正確性は落ちるという課題が生じます。それを補い、情報伝達の速度と正確性を向上させるのも社内報の役割です。
また、社内報を定期的に発行することで情報がストックされ、会社の歴史を残す役割も果たしてくれるようになります。新しく入社した社員もいつでも会社の歴史に触れられますし、社史の編さんにも役立つかもしれません。
社内報を作成する目的2．社内コミュニケーションの促進
目的の2つ目は、「社内のコミュニケーション促進」です。企業の規模が大きくなり社員が増えると、どうしても社員同士の距離が遠くなったり、同じ人としかコミュニケーションをとれなくなったりします。
そんな時、社内報で「共通の話題」を見つけてもらえばコミュニケーションを促進できるのです。社内報をきっかけに社員同士の理解が深まり、コミュニケーション活性に繋がります。
社内報を作成する目的3．社員の家族に向けた情報提供
目的の3つ目は、「社員の家族向けの情報提供」です。なぜ家族にまで情報提供するのか不思議かもしれませんが、実は企業にとっては社員の家族も大切なステークホルダー。どんな企業なのか、どんな人が働いているのか。それを家族に理解してもらうことで、社員本人も安心して働き続けることが出来るのです。
社員本人だけでなく、家族にまで情報提供することで、結果的に社員本人の離職率が低下する効果も期待できます。
社内報の作り方は？7つの作成ステップ
3つの大切な役割を持つ社内報ですが、作成にはどんなステップが必要なのでしょうか。ここでは、企画から発行までの全ステップを7つに分けてご紹介します。手順をしっかり確認して、完成度の高い社内報作成にチャレンジしましょう。
STEP1．企画を検討する
社内報作成の最初の一歩は、企画の検討です。社内にある情報をただ漫然とまとめて発信するだけでは、社員の目に留まる社内報にはなりません。
社内報のコンセプトや企画の柱となる最も大切な要素が「5W2H」。目的やターゲットをもれなく検討するためのフレームワークとして活用してみてください。社内報におすすめのネタはこちらの記事でも確認できます。
【企画の5W2H】
- 目的（Why）：社内報作成の目的
- 内容（What）：社内報の内容
- 場所（Where）：社内報の発信場所（壁新聞、イントラネット、メール、チャットツールなど）
- 時期（When）：社内報の発信タイミング・頻度
- 対象（Who）：社内報を読んで欲しい対象者
- コスト（How much）：社内報に掛けるコスト
- 方法（How）：社内報に掲載するコンテンツの作成方法
STEP2．スケジュール・担当者を立てる
企画を検討したら、企画実現のために必要なリソースを整理してみましょう。取材に掛かる時間、編集に掛かる時間など、コンテンツに合わせて見積もりを出しておくことが重要です。
担当者を選ぶ際は、社内報全体に対して配置するか、コンテンツごとに配置するかによって必要な人数が異なります。コンテンツの特性と担当者の適性を意識しながら配置を決めると良いかもしれません。
STEP3．おおまかなレイアウトを完成させる
社内報は、多くの場合テキストだけでなく画像も含むコンテンツになります。「どのコンテンツをどのように見せるか」、つまりレイアウトの検討が必要です。
どんな媒体を使って発信するかにもよりますが、最も注目してほしいコンテンツを目立たせたり、どんな社員にとっても読みやすくしたり、レイアウトを工夫できると良いですね。レイアウトの経験がない場合は、雑誌やWebサイトのレイアウトを参考にしてみましょう。
STEP4．コンテンツごとの取材・執筆をおこなう
続いて、先に決めたスケジュールに則って取材・執筆を実施しましょう。
取材では音声レコーダーや撮影機材が必要な場合もあります。コンテンツの内容を鑑みながら、必要な備品を事前に揃えておきましょう。
また、コンテンツによって写真撮影や編集が必要なことがあります。写真撮影ではこちらの記事を、編集ツール選びではこちらの記事も参考にしてみてください。
STEP5．デザインを完成させる
取材・編集が完了してコンテンツ作成に必要な要素が集まったら、先に決めたレイアウトに基づいてデザインを完成させます。
デザインの経験がないと戸惑ってしまうかもしれませんが、まずはチャレンジしてみることが大切。レイアウトと同様に雑誌などを参考にしつつ、社員に「読んでもらえる」工夫を散りばめられると良いでしょう。コーポレートカラーやサービスカラーを取り入れて、統一感を出すのもおすすめです。
STEP6．入稿する
すべてのデザインが完成したら、続いては入稿です。印刷所に依頼する場合もあれば、社内で印刷する場合もあります。また、紙媒体ではなくWebで公開する場合には、ブログプラットフォームやイントラネットで入稿（投稿予約）する場合もあるかもしれません。
いずれの場合でも、配布・公開の日時から逆算して遅れが出ないよう、スケジュール通りの作業を心がけましょう。
STEP7．配布・公開する
最後は、いよいよ社内報の配布・公開です。企画時に定めたターゲットがきちんと手にとってくれるよう、配布・公開がスタートしたことや掲載されているコンテンツのサマリーを社内のチャットツールなどで周知するのがおすすめです。会社の規模が大きく広報担当者だけで周知するのが難しい場合は、各部の部長やリーダーに周知を依頼するのも良いですね。
社内報に含まれる内容・コンテンツの例
社内報のコンテンツをゼロから考えるのは難しいもの。そこで、よく取り上げられるコンテンツをご紹介します。
- 社長、経営陣インタビュー：会社の経営戦略や経営理念などを紹介する
- 社員インタビュー：新入社員の紹介やベテラン社員のインタビュー、部活動などを紹介する
- インフォメーション：全社員に把握してもらいたい会議やイベント、研修、制度などの情報を周知する
- 事業部ごとの活動報告、実績紹介：活動と実績紹介を通して、全社員にナレッジや成功事例を共有する
- 新製品、サービスの紹介：カスタマーサポートやマーケティングにも活用できるよう新製品、サービスを紹介する
- 箸休めコンテンツ：社員の小ネタや日常のひとコマ、人気の食堂メニューなどをゆるく紹介する
- 編集後記：社内報編集部の感想や裏話を紹介する
参考：https://hc.kyodoprinting.co.jp/20200114/
読まれない社内報との違いとは？読まれる社内報にする5つのコツ
せっかく社内報を発行しても、社員に読んでもらえなければ無用の長物になってしまいます。社内報をしっかりと社員に読んでもらうには、工夫が必要です。これからご紹介する5つのコツを押さえて、「読まれる社内報」を作成しましょう。
1．発行の目的・ターゲット・コンセプトを明確にする
社内報の作り方の7つのステップでもご紹介したように、読まれる社内報を作るためには目的やターゲット、コンセプトの明確化が重要です。誰に、何を、どのように伝えるための社内報なのかを常に意識しながら作成しましょう。
「5W2H」の各要素が明確になっていないと、読み手に刺さらないコンテンツばかりになってしまう可能性があります。また、社内報の紙面には限りがあるので、当然掲載できる情報量にも限りがあります。社内報で紹介する情報の取捨選択が必要な時、目的やコンセプトはその判断基準にもなります。
2．デザイン・写真にもこだわる
社内報では、デザインや写真を活用した視覚的な訴求も重要です。ジャンルを問わず多量の情報があふれる中で、情報が整理されていない媒体は避けられがち。テキストばかりの紙面やレイアウト・デザインに工夫のない雑多な紙面では、社員に「読みたい」と思ってもらえません。
また、写真や図は情報を正確に伝えるためにも大切な要素です。誰でも誤解なく情報を得られるように、テキストだけでは伝わりにくい情報に写真や図を添えることも有効です。
3．実務に役立つ情報を入れる
社長インタビューや社員紹介などのコンテンツも大切ですが、実務に役立つハウツーを組み込むのも「読まれる」ための工夫のひとつ。社内報を自分にとって役に立つものだと認識してもらえれば、社員自ら社内報に手を伸ばしてくれるはずです。
4．お昼休みなど目にしやすい時間に公開・配布する
社内報を公開・配布するタイミングも、工夫したいポイントです。例えば通勤時間帯や休憩時間を狙って配信されるメールマガジンが多いように、社内報も社員が目を通しやすい時間に公開・配布すると良いでしょう。始業前後や昼休み、その他の休憩時間等を狙ってみてください。
5．社内報作成メンバーを公募してみる
社内報を「自分ごと」として捉えてもらうために、思い切って社内報作成メンバーを公募してみるのもひとつのアイデアです。
編集部員として企画、取材、編集などを実践してもらえば、社内報への愛着が湧きます。広報担当者にとっては、社内報チームのメンバーが増えることで、コンテンツ案の質と量を確保できるメリットもあります。
社内報を発行するのに向いている会社・向いていない会社の違いとは？
社内報の作成には多くのリソースを割かなければなりません。費用対効果を考慮した時に、自社は社内報を実施すべきか否か迷うこともあるかもしれません。
冒頭でもご紹介した通り、社内報は情報伝達やコミュニケーション促進に課題のある企業が取り組む手段です。社員数がそこまで多くなく、情報伝達やコミュニケーションに課題がないフェーズであれば社内報の必要性は低いでしょう。
以下の整理も参考にして、社内報の必要性を検討してみてください。
【向いている会社】
- 社員数が多く、情報伝達の速度や正確性に課題がある
- 社内報作成にあてるリソースを確保できる
- 自社の事業と社内報作成業務にシナジーがある
【向いていない会社】
- 社員数が少なく、情報伝達の速度や正確性に課題がない
- 情報共有の場として社内SNSやイントラネットが機能している
- 社内報作成にあてるリソースを確保できない
参考：https://media.unipos.me/internal-newsletter
せっかく社内報を作るからこそ、読まれるものを
情報伝達やコミュニケーション活性の手段として取り入れる企業の多い、社内報。その作成には、時間的にも人的にも、場合によっては金銭的にも多くのコストが生じる一方で、企業の課題解決を担うという大きな意義もあります。
せっかく社内報を作成するなら、社員に読んでもらえるものを仕上げたいですよね。この記事を参考にしながら、ぜひ「読まれる」社内報の作成に取り組んでみてください。
社内報に関するQ&A
- 社内報の目的とは
- 社内報には、社内で情報を共有したり、コミュニケーションを促進させたりといった目的があります。また。社員の家族に向けて情報を提供することも、重要な役割のひとつです。
- 社内報はどのように完成させる？
- まずは企画を考え、担当者を立てたうえでコンテンツの制作に取り掛かります。雑誌やWebなど媒体に合ったレイアウトを決定し、取材・執筆へと進むのが一般的な流れです。社内報に必要な情報が集まったら、レイアウトにのっとって入稿作業に入り、配布・公開へと進みます。
- 社内報の内容は？
- 社内報のコンテンツは、経営陣や社員へのインタビュー、会議やイベントに関するインフォメーションなどさまざまです。情報量が多い場合は、箸休めとして小ネタを挟んだり、編集部の裏話を掲載したりといったケースもあります。
- 「読まれる」社内報とは？
- 社内報をしっかり読んでもらうためには、明確なターゲットとコンセプトの設定が重要です。文章を並べるだけでなく、写真を挿入して読みやすさを高めることも大切。昼休みや通勤時間帯を狙って配信すると、手が空いたときに読みやすくなります。
- 社内報が向いていない会社はある？
- 社員数が少なく情報を伝達しやすい会社であれば、社内報は不要といえるでしょう。社員数が多くても、社内SNSが十分に機能している環境であれば、別途社内報を発行する必要性も低いといえます。
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