【PR TIMESノウハウ】配信後に修正・訂正できる?プレスリリースのミス対応

プレスリリースを無事に配信してほっとしたのも束の間、誤字脱字があった、数字などの事実情報に明らかな誤りがあった、画像が仮版から差し替えられていなかった、非公開情報を記載してしまっていた……このようなヒヤッとする状況に陥ったとき、あなたならどうしますか?

そんなときは「とんでもないことをしてしまった」と慌てずに、冷静かつスピーディーに対応しましょう。企業の公文書とも言えるプレスリリースにおいて、一切の間違いが無いことにこしたことはありません。しかし、誰にでもミスはあるもの。

今回は、配信後にプレスリリースを修正・訂正しなければいけなくなった場合の対処法についてお伝えします。

プレスリリース配信後のミス対応、修正前にまず確認したいこと

ミスを対処する上では、前提として一度世の中に配信された情報は、とても速いスピードで広がっていく可能性があるということを覚えておかなければなりません。修正前の元情報が転載・拡散された場合、すべての修正対応をすることはできないのです。

ただ、修正タイミングと状況に応じた最大限の対応をとることで、影響範囲を最小限に留めることができます。まずは気付いた時点で、PR TIMESのサポート&サクセスデスクまでお電話をください。修正範囲内容に応じて、とるべき対応をお伝えさせていただくことができます。

まずは落ち着いてミスの内容や範囲、そしてミスによる影響度を確認しましょう。配信済みのプレスリリースを紙に出力し、赤ペン該当箇所をひとつずつ確実に押さえていくと、見落としを防ぎやすく、Wチェックもしやすいです。

PR TIMESでプレスリリース配信を行うと、その時点でメディア関係者を含む多くの方々にメール配信されます。管理画面から本文訂正を行うだけでなく、PR TIMESのサポート&サクセスデスクと一緒に対応を進めていきましょう。

PR TIMESのサポート&サクセスデスクに連絡いただく場合、該当プレスリリースのURLをメモしておきましょう。管理画面から開いたプレスリリースのページはあくまでも管理画面のページになるため、第三者からは確認できません。PR TIMESのサイトで公開されているプレスリリースページのURLを把握しておきましょう。

誤字脱字程度であれば本文の修正でOK

  • 軽微な誤字脱字
  • キャプションの入れ忘れ
  • キーワードや位置情報の入力漏れ

このような「ミスではあるが発表内容に大きな影響がない」場合は、プレスリリース本文を直接修正する対応で問題ありません。管理画面の「プレスリリース一覧」より該当リリースの右サイドにある「編集」ボタンを押して、直接本文の該当箇所を修正してください。

PR TIMESのプレスリリース一覧画面
プレスリリース一覧画面

コーポレートサイトなどPR TIMES以外の場所でアップしたプレスリリースにも同様のミスがあれば、合わせて修正するようにしましょう。

加えて、メールで配信されたプレスリリース本文には修正が反映されないこと、添付したPDF版のプレスリリースも元データの修正と再アップロードが必要であることも忘れずに。軽微な修正でも、心配な場合はお問い合わせいただいて問題ありません。

誤記の影響度が大きい場合は訂正・取り下げの検討を

一方、下記のような場合は要注意です。

  • 日時、価格、サービス名、人物名などの重要な事実情報に誤りがある
  • 社長・事業部長・法務確認等で指摘された箇所が直っていない
  • 画像が仮版のままで確定版に差し替えられていない
  • 開示不可の情報を公開してしまっている

このようなケースは、記載ミスによる影響度が大きいことが想定されます。なるべく早い段階で社内関係者に報告したうえで、訂正もしくは取り下げの対応に移りましょう。コーポレートサイトにアップしているプレスリリースの公開を一時停止してから、PR TIMESのサポート&サクセスデスクへご連絡ください。

配信後でもプレスリリースを修正・取り下げられる?

プレスリリースの訂正や取り下げが必要な場合は、ひとりで進めようとせず、PR TIMESのサポート&サクセスデスクと連携しておこないましょう。状況によって対応できる度合いや最適な方法が異なるため、必ずご連絡をお願いします。焦りは禁物です。

PR TIMESでは修正・訂正可能

まず、PR TIMESでは配信済みのプレスリリースを修正・訂正することが可能です。誤字脱字のときと同様に、管理画面の「プレスリリース一覧」より該当リリースの右サイドにある「編集」ボタンを押して、直接本文の該当箇所を修正してください。

修正・訂正ができる管理画面のプレスリリース一覧画面
プレスリリース一覧画面

修正を終えたら「次へ」ボタンを押して各プレスリリース配信に関する設定を行い、最後の「登録」ボタンを押せば、PR TIMES上のプレスリリースは随時最新のものに更新されます。


編集完了の画面
編集完了画面

プレスリリースの取り下げも可能

もし、修正・訂正ではなく配信したプレスリリースそのものを取り下げたいという場合は、管理画面上からの操作はできないので、PR TIMESのサポート&サクセスデスクへご連絡ください。その際は企業ID該当リリースの配信日時プレスリリースタイトル取り下げる経緯などの情報をお伺いします。以下の記事では、プレスリリースの取り下げ・削除をしたい場合の手続き方法や確認事項をご紹介しています。ご参照ください。

パートナーメディアへの対応はPR TIMESで行う

プレスリリースの修正・訂正、もしくは取り下げた際に合わせて対応が必要なのが、PR TIMESが提携しているパートナーメディアに向けた更新情報の配信です。

PR TIMESでは、プレスリリースが配信された時点で、事前に設定しているメディアリストや、キーワード・エリア情報に基づくメディアユーザー、個人ユーザーに一斉にメール配信されますが、各パートナーメディアへの転載はプレスリリース内容に応じて順次行っています


送信されるプレスリリース配信メールの画像
送信されているプレスリリース配信メール例

転載先となるパートナーメディアへの対応は、すべてPR TIMES側で行います。対応にあたり変更点の確認を実施する場合もありますので、取り下げが必要なときだけでなく、何らかの修正・訂正が必要な際には、PR TIMESのサポート&サクセスデスクへの連絡が必要です。

また、プレスリリース配信によって掲載された情報の編集権は各メディアにありますが、事実と相違する場合は、こちらの案内に応じて転載内容の修正に対応してもらえるケースが多いです。

SNSで拡散された場合は逆効果の可能性も

注意すべきは、修正前の情報がSNSなどで拡散されてしまっていた場合です。本文そのものを修正したり、プレスリリースを取り下げたりしたとしても、拡散時に該当部分が引用されていた場合、リンク先は最新の情報にアップデートされますが、引用コメント自体はコントロールできません

こうした場合はプレスリリース自体を更新するだけだと、かえって読み手の混乱を招くおそれがあるため、プレスリリースを修正・訂正する旨やそれに伴うお詫びを発信することも併せて検討しましょう。

お詫びや訂正内容をまとめたプレスリリースを配信

記載ミスによる影響度が大きい場合は、お詫び文や訂正内容をまとめたプレスリリースを重ねて配信し、コーポレートサイト公式SNSアカウントでお知らせすることをおすすめします。

該当するプレスリリースと記載ミスの内容を、PR TIMESサポート&サクセスデスクへご連絡頂いた後はプレスリリース配信の一時停止など、即座に対応できる内容を決定し、実行します。

その後、訂正内容をまとめたプレスリリースの配信タイミングや内容について社内で方針を決定していただき、原稿の用意ができ次第、通常のプレスリリースと同様に配信準備をすすめていただきます。

お詫びや訂正内容をまとめたプレスリリースを作る際は、下記4点をしっかりと記載し、丁寧で誠意ある文章を心がけましょう。

  • 該当プレスリリースの配信日時とタイトル
  • 訂正内容
  • 誤った情報により混乱を招いたことへの謝罪
  • 再発防止の意思表明

このようなプレスリリースを配信した後は、お詫びや訂正内容に関していくつかの問い合わせが発生することが考えられます。PR TIMESのサポート&サクセスデスクに問い合わせがくる場合もあるため、その際はなるべくタイムリーにご連絡いたします。

いずれにしてもスピードが重視される対応になるため、ミーティングアポイントなどは極力翌日以降へ変更しておくのが安心です

個別連絡したメディアへの対応も忘れずに

一斉配信についてはPR TIMESと連携し、ひとつずつ対応していけば大丈夫です。しかし、日頃お世話になっているメディア関係者へ、個別にプレスリリースをお送りしているケースも多いですよね。このような場合ももちろん、ひとりひとりへの連絡を怠ってはいけません

お送りした内容に誤りがあったことを丁寧に説明したうえで、掲載済みの場合にはどのような対応が最適であるか相談しましょう。大切なのは、自社にとって最適な対応ではなく、媒体の読み手にとって最適な対応方法を考え、広報サイドから提案をすることです。

連絡手段は普段やりとりしている方法がベスト。ただ、電話の場合は聞き間違いが起こる可能性もあるので、このようなタイミングはメールなど文章で残る方法がおすすめです。

まとめ

ミスが起こったときこそ、適切かつ丁寧な対応が求められます。慌ててしまいやすいタイミングではありますが、まずは落ち着いて状況を把握しましょう。

PR TIMESではミスを事前回避するための機能として、プレビュー画面の確認や、メールのテスト配信機能がありますので、これらも是非ご活用ください。

プレスリリース配信前にダブルチェックするフローを社内で確立するのも有効です。ミスは誰にでも起こってしまうものですが、同じことを繰り返さないことが大切です。ミス発生時の対応フローをドキュメント化しておくなどして、「守り」も万全な広報活動を心がけましょう!

この記事のライター

PR TIMES MAGAZINE編集部

日本最大級のプレスリリース配信サービス「PR TIMES」を運営すること12年。営業、カスタマーサクセス、パートナー事業に携わるメンバーが在籍しています。広報PR担当者さまからのお問い合わせやご相談の経験を活かし、広報PR担当者さまの気づきや行動につなげられる記事を執筆しています。

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