【PR TIMESノウハウ】プレビューの確認方法・第三者へ共有するリンクの発行方法

プレスリリースは、企業や団体の正式な発表情報として扱われるものです。そのため、初めてプレスリリースを配信するときには「内容に間違いはないか」「開示NGの情報が含まれていないか」など、様々な心配ごともあるでしょう。

そんな不安を解消し、万全の状態で発表をするためにも、PR TIMESのプレビュー機能を使って第三者に配信前の確認をしてもらうことは非常に重要です。

本記事では、PR TIMESで配信するプレスリリースをプレビューで確認する方法や第三者への共有するリンクの発行方法、プレビューでチェックしておきたい項目などについて、まとめてご紹介します。

プレスリリースのプレビューの確認方法

新たにプレスリリースを配信する際には、PR TIMESに企業登録後に発行される企業向け管理画面から、プレスリリースの新規登録が必要となります。

(プレスリリースのタイトルや本文、画像などの情報を一通り入力し終えた時点で一度「下書き保存」をクリックしておくと安心です。)

プレスリリースの下書き保存01

そして、配信先や配信方法の設定を進めていくと、最後に「プレスリリース配信の準備ができました!」の画面でプレビューが表示されます。

プレスリリースの下書き保存02
確認画面でプレビューが表示され、配信設定を選択できます。

特に急ぎでの配信ではない場合や、プレスリリースを初めて登録する場合は、まず「下書き保存」で登録することをおすすめします。下書き登録をおこなっているからこそ出来る、より綿密なプレビュー確認をおこなう方法がいくつかあるからです。

より綿密なプレビュー確認をおこなう3つの機能

プレスリリースを下書き保存で登録をすると、より綿密な配信前の確認が可能です。3つのポイントをご紹介します。

ポイント1.自分に送信して確認!テスト配信機能

まずメディア関係者やフォロワーへ配信されるメールをテスト受信することができる「テスト配信」の機能です。 自分自身のメールアドレスをテストメールの送信先にすることで、メールの表示確認や誤字脱字のチェックができます。

プレスリリースをテスト配信する具体的な手順は、こちらの記事も参考にしてみてください。

ポイント2.忘れずにチェック!スマートフォンプレビュー

二つ目のポイントは、スマートフォンのプレビューです。こちらはタイトルや本文を入力すると、リアルタイムに反映されていくため、下書き保存前にも都度チェックすることが可能。プレスリリース登録画面の右側に表示されます。

スマートフォンプレビュー
「目」のアイコンからチェックできます。

PR TIMESから配信されるプレスリリースは、パソコンよりもスマホ(タブレット含む)からの閲覧が多く、その割合は約8割を占めています。 スマートフォンでの表示が極度にバランス崩れをおこしていないか、確認しておくと良いでしょう。

スマートフォンの表示で意識するべきポイントなどはこちらの記事も参考にしてみてください。

ポイント3.公開イメージに限りなく近い状態でチェック!一覧ページより

三つ目のポイントは、プレスリリースの一覧ページからプレビューを確認する方法です。冒頭ご紹介した「プレビューの確認方法」でも公開イメージは確認できますが、実際のプレスリリースページに限りなく近い状態で見るには、プレスリリース一覧ページのタイトルクリックが良いでしょう。

プレスリリース一覧
タイトルをクリックすると下書き保存でも公開イメージを確認できます。

このとき公開イメージは管理画面内のページなので、管理画面にログインしていない第三者にURLを共有しても確認できません。第三者にも公開イメージを共有したい場合は以下を参考にしてみてください。

なおこちらは、管理画面のトップページであるダッシュボードからも同様の操作が可能です。ダッシュボードの機能はこちらも参考にしてみてください。

プレビューの表示がズレているときにはブラウザの環境・縮尺を確認

プレビューを確認した際に、画像の配置や改行にズレが生じることがあります。これはプレスリリース登録時の設置ミスではなく、ブラウザ環境の縮尺が影響しているケースがほとんどです。表示にズレや違和感があった際は、まずは以下を確認してみましょう。

1.ブラウザの表示縮尺を確認

ブラウザには表示の縮尺が設定できるようになっています。この縮尺が100%以外に設定されていると、表示にズレが生じることがあります。PR TIMESを使用するうえで推奨環境としているGoogle ChromeとFirefoxの縮尺設定の確認方法は、以下の画像を参考にしてみてください。

Google ChromeとFirefoxの縮尺設定の確認方法

Google ChromeもしくはFirefoxを起動して右上の設定を展開すると、縮尺を+-で変更できる箇所があります。数値が100%になるよう調整しましょう。もしくは、ブラウザを開いた状態で【Ctrl】キーを押しながら数字の【0】キーを押すと100%の縮尺に設定されます。

2.パソコンの設定を確認

ブラウザ上だけでなく、パソコンでも縮尺が設定されている場合もあるので確認しましょう。以下画像を参考にしてみてください。

Windowsの場合

Windowsの縮尺確認

スタートボタンの設定を展開すると「ディスプレイ」の項目があります。そのなかで「拡大縮小とレイアウト」にて100%になっているか確認しましょう。

パソコン並びにブラウザを使用する上で、好みの文字の大きさなどもあるでしょうし、表示縮尺を必ずしも100%にしなければならないわけではありません。プレスリリース配信にあたってプレビュー確認で表示がズレていた場合は、必要に応じて設定を確認してみてください。

macの場合

macOSはPR TIMESの推奨環境ではありません。macOSを利用している場合で、ブラウザの表示縮尺を変更してもプレビューの表示がズレてしまう場合は、以下の推奨環境からの確認をおすすめいたします。

<PR TIMESの推奨環境>

【OS】 Windows 8.1、10
【ブラウザ】 Google Chrome、FirefoxならびにEdgeの最新バージョン
(OSによって有効なブラウザのバージョンが変わる可能性があります)
【CPU / メモリ】 1.3 GHz / 512MB以上
【アプリケーション】 Adobe Reader、Microsoft Office

第三者へプレビューを共有する方法

PR TIMESでは、企業向け管理画面へログインすることなく、第三者が配信前のプレスリリースの内容を確認できる方法があります。

ダッシュボードかプレスリリース一覧に表示されているリンクマークをクリックすると、第三者(企業向け管理画面にユーザー登録されていない方)でも配信前のプレスリリースをチェックできるプレビューページURLと、ページを閲覧するためのパスワードが発行されるポップアップが表示されます。内容を確認し、それぞれコピーします。

プレビューの共有
リンクマークからプレビュー共有情報を取得できます。

このポップアップは一時閉じると、次に表示されるときに確認できるのはURLのみで、パスワードは確認できなくなります。これは開示前情報のセキュリティを高めることが目的です。もしパスワードを忘れてしまった場合は再発行を行なってください。パスワードを再発行した時点で以前のパスワードは無効となります。

あとは発行されたURLへアクセスし、パスワードを入力すれば、プレビュー画面の閲覧が可能です。繰り返しですが、発表前の情報になるので、情報の取り扱いには十二分に注意が必要。プレビュー閲覧に必要なURLやパスワードを第三者へ共有する際は、外部に漏れることがないように気をつけましょう。

プレビュー画面はブラウザにAdobe Flash Player®をインストールしていないと表示されないのでご注意ください。

プレビューで必ずチェックしておくべき5つの項目

自分でプレビュー画面を確認する際や第三者にプレビュー画面を確認してもらう際には、どのような点に気をつければ良いのでしょうか。

最後に、プレビュー画面で必ずチェックしておきたい5つの項目についてご紹介します。

1.パッと見で目をひくタイトルか

まずは、タイトルが簡潔で魅力的な目を引くものになっているかどうかという点です。

PR TIMESには、日々多数のプレスリリースが寄せられます。その中でメディアや記者が情報収集を行う際に、まずはタイトルをみて内容を読むか読まないかを判断するでしょう。また、ネットの検索結果やTwitter、FacebookといったSNSでプレスリリースが共有される場合にも、タイトルが、読んでみようと思うかどうかの重要な判断基準となるでしょう。

タイトルを付ける際には、短い文字数で内容を理解できるようになっているかをよくよく推敲してください。また、重要な情報やキーワードをタイトルの前半に持ってくることも効果的です。以下の記事も参考にしてみてください。

2.誤字脱字はないか

2つ目は、リリース全体に誤字脱字はないかという点です。プレスリリースは企業の公式文書であるため、誤字、脱字、変換ミスは企業の信用に関わります

プレスリリースの誤字脱字チェック

また、読みやすく理解されやすい文章を作る大前提として、誤字脱字はゼロにする必要があります。というのも、文中に誤字脱字があることで、読み手に疑問を与え読むのをストップさせてしまうことがあるからです。プレスリリースの場合は、誤字脱字が原因で事実と異なる解釈を生んでしまうことも考えられるでしょう。

正確な情報を適切に届けるためにも、第三者の目を借りて、社内で誤字脱字を指摘してもらうのが良いでしょう。

3.最新の情報を反映できているか

3つ目は、最新の情報を反映できているかどうかという点です。

前項でも触れましたが、プレスリリースは企業の公式文書として扱われるものです。そのため、古い情報が混ざっていては、それは正確な情報であるとは言えません。

また、配信後のリリース修正は基本的にはできないことが多いです。そのため、金額・日付などの数字情報は細心の注意を払いましょう。

特に、以下の項目を重点的にチェックしておく必要があります。

  • 社名、ブランド名、サービス名、人名などの固有名詞
  • 価格や品番
  • 日付と曜日
  • 電話番号やメールアドレス、担当者などの問い合わせ先情報

4.意味が正確に伝わるか

4つ目は、誰がみても意味が正確に伝わる内容になっているかどうかという点です。読み手によって意味の伝わり方が違う文章は、良い文章とは言えません

誰が受け取っても正確に伝わるプレスリリースにするために、いかに簡潔でわかりやすい内容にするかを常に心がける必要があるでしょう。

5.業界用語など分かりにくい言葉を使用していないか

5つ目は、業界用語のようなわかりにくい言葉を使用していないかどうかという点です。

PR TIMESの管理画面

プレスリリースの読み手は、同じ業界の人ばかりではありません。全てのメディア関係者がその業界に詳しいわけではありませんし、生活者であれば尚更です。

そのため、プレスリリース内では、できるだけ専門用語や業界用語は除きし、わかりやすい言葉に言い換えましょう

とはいえ、IT関連の企業となれば、専門用語を完全に除くことが難しいようなケースもあります。その場合は、注釈をつけて用語の説明を入れると良いでしょう。

第三視点を活かしてケアレスミスを防ごう

本記事では、PR TIMESで配信するプレスリリースをプレビューで確認する方法や第三者への共有するリンクの発行方法、プレビューでチェックしておきたい項目などについて、まとめてご紹介しました。

PR TIMESでは、プレスリリースを配信する前に、企業向け管理画面へログインすることなく、第三者が配信前のプレスリリースの内容を確認できる機能が備わっています。

ミスや間違いを減らすためには、自分だけでチェックするよりも第三者視点で見てもらうことも有効です。チェックリストを共有して、複数の人に確認してもらうことで、見過ごしていたミスが見つかることもあるでしょう。第三者視点を生かし、ケアレスミスを防いで、より正確な情報発信を行なってくださいね。

この記事のライター

PR TIMES MAGAZINE編集部

日本最大級のプレスリリース配信サービス「PR TIMES」を運営すること12年。営業、カスタマーサクセス、パートナー事業に携わるメンバーが在籍しています。広報PR担当者さまからのお問い合わせやご相談の経験を活かし、広報PR担当者さまの気づきや行動につなげられる記事を執筆しています。

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