【PR TIMESノウハウ】メディアリストの作成・設定方法

プレスリリースを配信する前に、本文情報のWチェックと併せて必ず確認しておきたいのが、プレスリリースの配信先となる「メディアリスト」です。そもそもメディアリスト機能とはどのようなものなのでしょうか。PR TIMESでメディアリストを設定する際に押さえておきたいポイントをまとめました。

メディアリスト機能とは

PR TIMESでプレスリリースを配信すると、PR TIMESのサイト上では誰でも閲覧できる公開状態となります。また、メディアユーザーとして登録しているメディア関係者などの受信設定に合わせて、その情報を必要としている人の元にプレスリリースが届けられます。

その上で、企業側が特にプレスリリースを届けたいメディアを選定・指定できる仕組みが「メディアリスト」機能です。企業向け管理画面の左側サイドメニューの「メディアリスト」アイコンから、「メディアリスト新規作成」をクリックして作成画面に入ることができます。

メディアリストでは、PR TIMESのデータベースにある1万2千以上の媒体の中から、配信先に追加したいメディアの検索や絞り込みが可能。リストはいくつでも作成可能で、プレスリリースの内容に応じてどのメディアリストを使用し配信するかが設定できます

さらにPR TIMESのデータベースには、マスメディア・Webメディアだけでなく、様々な分野で活躍する「専門家」の方々が含まれています。情報の信ぴょう性が重視される昨今、有識者である専門家の発信力は大きくなりつつあり、企業の一次情報であるプレスリリースは重要な情報源でもあります。

あのメディアでの掲載を目指したい」「分野が違うから見落とされやすいけど、今回は関連性が高いから是非見てもらいたい」など、様々な観点からメディアリストを作成・編集しておくことで、発信者である企業側、受信者であるメディア側の双方にとって、有益な情報発信につながるでしょう。

PR TIMESでのメディアリスト作成ポイント

それではさっそく、メディアリスト新規作成時のポイントをご紹介していきます。

まず決めるのはメディアへの配信方法

まず始めに決めるのは「配信方法」です。配信方法とは、メディアへの送り方を指し、メール配信、FAX配信、もしくはその両方という、3つの選択肢から決定します。

決め方のポイントのひとつは、「FAX配信をつけるかどうか」です。FAX配信はPR TIMESのオプション機能で、別途5,000円(税別)の費用がかかります。主要なテレビ局や新聞社などメディアによってはFAXでしかプレスリリースを受け付けない場合もあるため、各メディアが指定する配信方法も確認しながら、FAX配信の有無を決定しましょう。

「まずは全データベースを確認しながら検討したい」という場合は、「メール&FAX配信」を選択し、サンプルとなるメディアリストを作ってみましょう。「広報予算の都合上、FAX配信の利用は難しい」という場合は、この時点で「メール配信」を選択していただくと、この後の媒体精査が行いやすくなります。

なお、PR TIMES企業登録後に初めて利用する1本目のプレスリリースの場合は、FAX配信のオプションが無料になる特典があります。初めてプレスリリースを配信する場合は、ぜひ利用してみてください。

メディア種類やカテゴリで絞り込み

次に、決めるのは「メディア種類」です。メディア種類とは、その名の通り、メディアの種類を大別したもの。TV番組、雑誌、新聞、インターネットサイト、フリーペーパー、ラジオ番組、通信社、専門家の8種類に分かれています。

また、メディア種類を指定すると、そこから更にカテゴリを指定できます。たとえば、TV番組であれば、地上波なのか、BS放送やCS放送なのか、また放映地域は全国なのか、各地方なのかなど、希望カテゴリにチェックをつけることができます。

希望カテゴリにすべてチェックをいれたら、「媒体の抽出方法」を選択しましょう。メディアリストの上限は最大300件になるため、この抽出方法の指定で、検索結果の表示方法を選ぶことができます。

たとえば「300媒体を自動で抽出する」を選択すると、媒体の発行部数やPV数などを元に、自動で300媒体を抽出します。急いで配信準備をする必要がある場合は、こちらがおすすめです。

また、「350媒体を自動で抽出し、次の画面で50件削除する」を選択すると、大方出来上がったメディアリストをもとに、最終調整だけ媒体概要の情報も踏まえながら目視で行うことが可能です。それらをすべて丁寧に確認したい場合は、「件数を制限しない」でチェックしたカテゴリの対象メディアを全件確認することも可能です。

メディアリストの上限数は300件まで

メディアリスト作成時に注意したいのが、登録できる上限数です。メディアリスト自体はいくつでも作成することができますが、ひとつのメディアリストにつき登録できるメディアおよび専門家の数は最大300件までとなります。なお、専門家は一人につき1件というカウントになります。

上限数を超えてしまった場合は300件に収めていただく必要があるため、メディア確認の一覧画面で配信しないメディアのチェックを外してください

この最大300媒体という設定は、実はPR TIMESのサービス開始当初からずっと変わりません。情熱を込めたプレスリリースほど、多くの人に届けたいのが企業側の想い。

一方で、大切な読み手にとっての有益性を追求するために、親和性が担保された情報を受け取りたいのがメディア側の想いです。そして私たちPR TIMESの想いは、企業とメディア、そして生活者を繋ぎ、三方よしを実現したいと思っています。

目まぐるしく変化する情報環境の元では、この300媒体の設定も永続的なものではありませんが、現在はひとつの発表内容に対して、親和性が担保されながら、パブリシティの可能性を毀損しないラインとして、300媒体という設定をしています。

広報担当者が、「この媒体になんとか載せてほしい」という思いを持つことはとても自然なことです。その上で、メディアの先にいる読み手、生活者にも思いを馳せ、メディア選定の判断軸にすることは、真のメディアリレーションズを築く上で欠かすことのできない要素です。「この企業のプレスリリースは不要なものが多い」という印象を持たれたら、お互いにとって残念ですよね。

メディア確認の一覧画面では、簡単な「媒体概要」も確認できます。PR TIMESでも、これらの情報を都度アップデートし、広報担当者の皆さまにとっても、メディア関係者の皆さまにとっても、有益なプレスリリース受発信が増えていくよう、より改良を重ねていきたいと思います。

自前のメディアリストもインポート可能

日頃からお世話になっているメディア関係者の方にもプレスリリースを配信したい場合は、企業側で保有しているメディアリストをCSVデータでインポートすることができます

PR TIMESのメディアリスト」と「インポートしたメディアリスト」は併用が可能。併用で設定する際も「PR TIMESのメディアリスト」は変わらず最大300件まで可能なので、配信範囲を広げる調整ができます。ただし、各メディアリストで配信先が重複していないかどうか、必ずチェックが必要です。

インポートリストでは、配信元のメールアドレスや送信者名のカスタマイズもできます自社のメールアドレスから一斉送信できるのも広報にとっては大切なポイントですよね。メールの文面は全く同じ内容になりますので、一斉送信して差し支えない場合は、この機能もぜひ活用してみてください。

メディアリスト同士の結合も可能

PR TIMESには、異なる条件指定で作成したメディアリスト同士を、1つのメディアリストに結合する機能があります。

2つのメディアリストを選択すると、重複するメディアを自動的に除き、新たな1つのメディアリストが作成されます。このとき、選択した2つの既存リストはそのまま保持されます。メディアリストを結合した際も300件までとなります。

ただし、PR TIMESリストとインポートリストを結合することができません。あくまで、PR TIMESリスト同士、もしくはインポートリスト同士の結合となります。

メディアリストを選択するときに気を付けること

メディアリストが用意できたら、プレスリリース編集画面の次に表示される「配信先」設定画面で、使用したいメディアリストを選択します。

メディアリストを作成している場合は、「手動選択」を選び、プルダウンの中から該当のメディアリスト名をクリックします。「PR TIMESのメディアリスト」では、PR TIMESのデータベースから最大300件で選定したメディアリストを、「インポートしたメディアリスト」では、CSVでインポートしておいたメディアリストを、それぞれ指定してください。

リストの複数選択はできない

原則として1つのプレスリリースに対し、1つのメディアリストを選択します。インポートリストがある場合を除き、複数のメディアリストを選ぶことはできません。

つまり、メディアリスト作成時に、カテゴリ単位のメディアリストを用意しても、最終的な配信設定時には「メディアリスト結合」の機能を使って、1つのメディアリストにしていただく必要があります

そして、この場合もプレスリリース配信の上限は最大300件まで。メディアリスト作成時に300件を超えてしまう場合は、ターゲットが広すぎたり、プレスリリースの内容とマッチしていない媒体が多数含まれている場合が多いので、ときには思い切った取捨選択も必要です。

どうしても時間がない。困ったときの「自動選択リスト」

PR TIMESでは、企業登録時の企業情報を元に自動作成したメディアリストを、予め「メディアリスト一覧」の中にご用意しており、これを「デフォルトリスト」と呼んでいます。

作成の手間が省ける分、どうしても時間がないときは便利な機能ですが、もちろん注意点もあります。デフォルトリストは、あくまでも企業登録時の情報を元に作成されているため、新たにスタートした事業や、商品・サービスごとに異なるターゲット情報にまでは対応しておらず、業種や地域などの情報に沿って自動抽出しています

PR TIMESとしても、デフォルトリストをそのまま使用することは推奨しておらず、適宜媒体の追加や更新を行っていただくことを前提としています。

また、メディアリスト選択時の「自動選択」リストも、どうしても時間がないときにのみ、使用を検討していただきたい機能です。こちらは厳密にはメディアリストではなく、プレスリリースの新規登録時に選択した「リリース種類」や「ビジネスカテゴリ」などの情報に応じて適したメディアが自動ピックアップされるというもの。

新商品なのか、イベントなのかによっても「配信予定メディア数」は変動し、何件想定か表示されますので、必ず事前に件数をご確認ください。こちらは媒体追加は不可となります。

まとめ

潤沢なメディアリレーションが無い場合や、従来のメディアリストでのアプローチが難しい場合に、リリース配信のチャンスを拡大できるのがメディアリスト機能の最大の利点です。日頃から新興メディアを調査したり、メディア関係者とコミュニケーションを取ったりという広報の基本的活動がベースとしながらも、プレスリリースの可能性は積極的に広げていきましょう。


プレスリリースは「大切な人に、自らの行動を贈り届ける手紙」です。むやみに配信先を増やすことはせず、そこには日々何百という情報に触れる「人」がいることを想像して、適切なメディアリストを作成してみてくださいね。

この記事のライター

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PR TIMES MAGAZINE編集部

株式会社PR TIMESのカスタマーサクセス、社内広報、社外広報、イベント運営など8年以上広報PRと向き合うメンバーが在籍しています。日本最大のプレスリリース配信サービス「PR TIMES」を運営すること12年。さまざまな広報担当者からのお問い合わせやPRのご相談への対応経験を活かし、すべての広報PRパーソンに捧げるノウハウ記事を執筆中

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