PR TIMESでメディアリスト作成する際のポイントとは？

まず、FAX配信をつけるかどうかを決めましょう。次にメディアの種類やカテゴリで絞り込みます。メディアリストの上限数である300件に収まるように調整しましょう。

【PR TIMESノウハウ】メディアリストの作成・設定方法

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プレスリリースを配信する前に、本文情報のWチェックと併せて必ず確認しておきたいのが、プレスリリースの配信先となる「メディアリスト」です。そもそもメディアリスト機能とはどのようなものなのでしょうか。PR TIMESでメディアリストを設定する際に押さえておきたいポイントをまとめました。

PR TIMESでプレスリリースを配信する前に必ず確認しておきたいのが「メディアリスト」です。メディアリストとはそもそもプレスリリースを送付するメディアの連絡先をまとめたものを意味しますが、PR TIMESにおけるメディアリスト機能とはどのようなものなのでしょうか。

PR TIMESでメディアリストを設定する際に押さえておきたいポイントをまとめました。

メディアリスト機能とは

PR TIMESでプレスリリースを配信すると、「PR TIMESのWebサイト上で公開」「パートナーメディアに原文転載」「メディアにメールで一斉配信」という3つの経路でプレスリリースが発信・拡散されます。

メディアリスト機能とは、そのうち「メディアにメールで一斉配信」を行うために必要な機能です。

PR TIMESが保有する約1万2,000件のデータベースの中から、ユーザーがプレスリリースをメールで送付したいメディアを選定・指定できます。

データベースにはテレビ・新聞・雑誌・Web・フリーペーパー・ラジオ・通信社などさまざまなメディアが含まれ、最大300件まで選択可能。

ひとつのメディアリストに登録できる配信先は300件までですが、メディアリストは何個でも作成できます。

業界ごとやBtoC、BtoBなどに分けてメディアリストを複数作成し、プレスリリースの内容に合わせて使い分けるのがおすすめです。

なお、PR TIMESのデータベースには、メディアだけでなくさまざまな分野で活躍する「専門家」の方々も含まれており、メールの送付先として選択することができます。SNSなどを通じて個人の発信が容易になっている現在、専門家の方々の発信力・影響力も高まっていることから、自社の情報をぜひ届けたい存在だといえるでしょう。

PR TIMESでのメディアリスト作成ステップ

ここからは、実際にメディアリストを新規作成する際のステップを紹介します。

1．メディアへの配信方法を決める

はじめに決めるのは「配信方法」です。配信方法とは、メディアへのプレスリリースの送付方法を指します。

基本料金内で選択できる配信方法は「メール配信」のみです。オプションとして、5,000円（税抜）で「FAX配信」「メール&FAX配信」が選択できます。

FAXは、テレビ局や新聞社など多くのメディアで現在も使用されています。伝統的にFAXによる情報提供しか受け付けていないというメディアもあるため、マスメディアに重点的にアプローチしたい場合はFAXオプションの利用を検討してみてください。

FAXオプションの内容や利用する効果・メリットについては、こちらの記事で解説しています。

【PR TIMESノウハウ】FAXオプションでプレスリリースを効果的に配信しよう

FAXオプションを使用するかどうか判断しかねるという場合は、「メール&FAX配信」を選択しておくとよいでしょう。

FAXオプションを使用しない場合も「メール＆FAX配信」を選択することができますが、その場合、配信方法が「FAXのみ」となっているメディアを選択してもプレスリリースは配信されませんのでご注意ください。

2．メディア種類やカテゴリを絞り込む

次に決めるのは「メディア種類」です。メディア種類とは、配信可能なメディアの種類を大別したもの。「TV番組」「雑誌」「新聞」「インターネットサイト」「フリーペーパー」「ラジオ番組」「通信社」「専門家」の8種類に分かれています。

メディア種類を指定すると、そこからさらにカテゴリを指定できます。例えば、「TV番組」を選択した場合、地上波なのか、BS放送・CS放送なのか、放映地域は全国なのか、ローカルなのかなど、詳細なカテゴリで絞り込むことができます。

希望のカテゴリにすべてチェックを入れたら、「媒体の抽出方法」を選択しましょう。

メディアリストに含められるメディアの上限は最大300件ですが、カテゴリの絞り込み条件に当てはまるメディアが300件以上あった場合、「300媒体を自動で抽出する」「350媒体を自動で抽出し、次の画面で50件削除する」「件数を制限しない」の3つの選択肢から配信先メディアリストを抽出することができます。

例えば「300媒体を自動で抽出する」を選択すると、条件に当てはまるメディアの中から、発行部数やPV数などをもとに自動で300件を抽出します。配信したい日時が迫っている場合におすすめの方法です。

「350媒体を自動で抽出し、次の画面で50件削除する」を選択すると、350件が自動で抽出され、次の画面で不要なメディア（自社の発表内容とマッチしないメディア）を除外してメディアリストを作成できます。全件を自動抽出するより精度の高い300件を選定することができます。

「件数を制限しない」を選択し、条件に当てはまるメディアをすべて一覧で確認後、配信したいメディアを一つひとつメディアリストに指定することも可能です。

3．メディアを最大300件まで選択する

「媒体の抽出方法」で「300媒体を自動で抽出する」以外を選んだ場合、次のページでメディアリストに登録するメディアを精査する必要があります。

表示されたメディア一覧の中から、プレスリリースを送付したいメディアの左に表示されるチェックボックスにチェックを入れ、「登録」ボタンを押すとメディアリストに登録されます。

メディア一覧では、「メディア名」「媒体概要」「発行部数／PV」「会社名」「部署」「配信手段」を確認することができます。自社との親和性を確認する際の参考にしてください。

また、「配信手段」に「FAX」としか書かれていないメディアは、プレスリリースをメールで送付することができません。プレスリリースを届けたいメディアがFAXしか受け付けていない場合、FAXオプションの利用を検討してみてください。

PR TIMESとして「メディアリストに登録できるのは最大300件まで」という上限を設けている理由は、メディア・企業の双方にとって最適な情報の受発信を実現するためです。
企業の担当者としては当然、情熱を込めたプレスリリースをより多くのメディアに届けたいと思うもの。一方で、読み手となるメディアとしては、あまりに膨大な情報を受け取ってしまうと、本当に必要な情報を見分けるのが困難になるという課題があります。
読み手の利益を追求しつつ、企業にとって親和性の高いメディアに十分な情報提供ができるラインとして、300件という配信先メディア数の上限を設定しています。

作成したメディアリストを選択するときのポイント

メディアリストに登録したあとは、プレスリリースの配信先として設定を行います。

プレスリリースの新規作成画面に移り、「次へ」をクリック。配信先を設定する画面が表示されるため、「手動選択」から先ほど登録したメディアリストを選択します。

以上で設定は完了です。ここからは、メディアリストの選択時に注意したいポイントやTIPSを解説します。

1．リストの複数選択はできない

原則としてひとつのプレスリリースに対し、ひとつのメディアリストを選択します。後述する「インポートリスト」がある場合を除き、複数のメディアリストを選ぶことはできません。

例えば、「〇〇業界×BtoC」「〇〇業界×BtoB」という2つのメディアリストを作成しており、ひとつのプレスリリースの配信先に両方のリストを設定したい場合は、あらかじめ2つのリストを「結合」してひとつのリストにしておく必要があります。メディアリストを結合する方法については後述します。

そして、メディアリストを結合する場合も、結合後の配信先メディアが合計300件までとなっている必要があります。

2．「自動選択」は最終手段

プレスリリースの配信先を設定する際、ユーザーが作成したメディアリストを選択する「手動選択」以外にも「自動選択」という方法があります。

「自動選択」は、プレスリリース入力時に設定した「リリース種類」や「ビジネスカテゴリ」などの情報に基づき、配信先メディアを自動的にピックアップするというもの。メディアリストを事前に作成していなくても配信先メディアを選択できますが、機械的に抽出されるため、本来ならば自社にマッチしているメディアが選択されていなかったり、逆にマッチしていないメディアが含まれてしまったりということが多いです。

また、配信先メディア数も100件未満と、上限（300件）を大幅に下回ることがほとんどで、メディアの追加もできません。

「自動選択」は、配信予定日時が迫っているときなど緊急のタイミングに絞って活用することをおすすめします。

また、PR TIMESでは、企業登録時の情報をもとに自動作成したメディアリストを、あらかじめ「メディアリスト一覧」の中に用意しています。例えば、企業のビジネスカテゴリを「パソコンソフトウェア」と登録していた場合、「パソコンソフトウェア主要メディア」というメディアリストが登録完了と同時に作成されています。これは「かんたんリスト」と呼ばれます。

かんたんリストに関しても、プレスリリースの内容に適したメディアが網羅されているとは限らないため、PR TIMESとして積極的な使用は推奨していません。

3．自前のメディアリストもインポート可能

すでに自社でメディアリレーションズがあり、連絡先を把握しているメディア関係者が複数いる場合などに便利なのがメディアリストの「インポート」機能です。

自社でやり取りしているメディア関係者の連絡先などをまとめてCSVデータ化し、管理画面の「メディアリストインポート」からPR TIMESにアップロードすれば、「インポートリスト」として登録され、プレスリリースを配信できます。

PR TIMESのデータベースから作成したメディアリストとインポートリストを併用すれば、合計300件以上のメディアに配信可能です。

注意したいのは、各メディアリストで配信先が重複していた場合、該当メディアにはメールが2通送られてしまう点。ただ、インポートリストから送信されるメールは差出人のメールアドレスを自由に変更できるため（PR TIMESのメディアリストから送信されるメールの差出人はすべて「info@prtimes.co.jp」）、「同じ送信元から2通同じメールが送られてきた」という事態は防げます。

4．メディアリスト同士の結合も可能

PR TIMESには、メディアリスト同士を新たなひとつのメディアリストとできる機能があります。

2つのメディアリストを選択し結合すると、重複するメディアを自動的に除き、新たなひとつのメディアリストが作成されます。このとき、選択した2つの既存リストはそのまま保持されます。

ただし、PR TIMESリストとインポートリストを結合することはできません。あくまで、PR TIMESリスト同士、もしくはインポートリスト同士の結合となります。

例えば、「〇〇業界×BtoC」「〇〇業界×BtoB」「△△業界×BtoC」「△△業界×BtoB」といった分け方であらかじめメディアリストを作成しておくと、「今回の発表内容は〇〇業界だけでなく△△業界のメディア関係者にも知ってもらいたい」「BtoBの内容だけど、一部のBtoCメディアは取り上げてくれるかもしれない」といった場合にも、精度の高いメディアリストを容易につくれます。