記事検索

【PR TIMESノウハウ】プレスリリースを限定公開する方法

PR TIMESでは、日々多数のプレスリリースが配信されています。その内容も、イベント告知やキャンペーンのお知らせ、新商品や新サービスの発表、会社設立案内やIRに関するものまで、実に多岐にわたっています。

そんなプレスリリースを配信するにあたって「メディア関係者には情報提供したいけど、一般の生活者には公開できない…。どうしたらいいんだろう」と悩んだことはないでしょうか。

PR TIMESでは、提携している様々なメディアでの転載も含め、広く公開するプレスリリースはもちろんのこと、公開範囲を限定して配信することもできるのです。

本記事では、プレスリリースを限定公開する方法や限定公開するメリット、限定公開に関するよくある質問などについてまとめてご紹介します。

プレスリリースの限定公開とは?

PR TIMESにおけるプレスリリースの限定公開とは、プレスリリースに公開制限をつけることを指します。プレスリリースの配信設定時に「メディアの方限定で公開する」という選択肢があります。

PR TIMESの管理画面

「メディアの方限定で公開する」を選択した場合、プレスリリース受信サービスに登録したメディアユーザーのみにメール配信され、サイト上でもメディアユーザーがログインしている状態でのみ公開されます。また、PR TIMESが提携しているパートナーメディアへのプレスリリースの転載もおこなわれません。

限定公開をするメリット

そもそもプレスリリースは、メディアに広く情報を発信し、ニュースとして取り上げてもらうことで自社の活動を広く周知してもらうことが大目的であるはず。それなのに、わざわざ公開範囲を絞って発信するすることにメリットはあるのでしょうか。

プレスリリースを限定公開することには、大きく2つのメリットがあります。

「配信できない」を解決。メディアに広く案内ができる

第一に、メディア関係者に向けて広く案内ができるという点です。

広報として様々な社内情報に触れていると、プレスリリースとしてメディアに情報提供はしたいけれど一般公開はできないという情報にも触れる機会があるでしょう。例えば、記者発表会や商品お披露目会、メディア向けの勉強会、メディアツアーの実施などが挙げられます。

公開範囲を絞りながら自社で告知するには、すでに連絡先を知っているメディアにしか案内できないことになり、これでは発信範囲として少し物足りないという場合もあるでしょう。

そのようなときこどPR TIMESの限定公開を利用すれば、一般公開はできないけれど、普段接点の無いメディアも含めて広く配信できるということになります。

生活者向け・メディア向けで異なる情報を発信できる

2つ目のメリットは、生活者向けとメディア向けとで異なる情報を発信できるという点です。

そもそも、生活者が知りたい情報とメディアが知りたい情報が必ずしも一致するわけではありません。配信する企業にとっても、生活者に届けたい情報とメディアに届けたい情報とが一緒ではないことも往々にしてあるでしょう。

発信する情報をまとめる広報担当者

例えば、舞台公演を告知するプレスリリースを例に考えてみましょう。公演を見に来てもらえる可能性のある生活者には、出演者情報や公演の日程・アクセスなど基本的な情報を伝えたいですよね。しかしメディア関係者に向けては、ゲネプロ(最終リハーサル、通し稽古)や記者会見に関する情報などを通じて、より多角的な情報でニュースにしてもらいたいと思うでしょう。

そういった場合に、ゲネプロなどメディア向けの情報は限定公開に、その他の基本的な情報は一般公開として別々のプレスリリースで配信すると良いでしょう。情報解禁前だから広く一般公開できないけれどメディア関係者には伝えたい、そのようなときにも有効ですね。

ひとつのプレスリリースにしても、メディア向けと生活者向けに内容を分け、それぞれに適切な画像やキーワードを設定して配信することで、より届く可能性を高められると言えます

限定公開を設定する方法

限定公開の設定は、プレスリリースの投稿時に行うことができます。

プレスリリースの内容を記入し、配信先となるメディアリストを設定し、配信方法の指定まで画面を進めます。

そうすると、下記のような画面が表示されます。

限定公開の設定画面

限定公開に設定したい場合には、公開制限の欄にある「メディアの方限定で公開する」にチェックを入れます。

「メディアの方限定で公開する」にチェックを入れると、プレスリリースはログインしたメディアユーザーのみに公開されるようになり、PR TIMESの提携メディアでもプレスリリースは転載されません。

限定公開に関するよくある質問

では最後に、限定公開に関するよくある質問をご紹介します。

配信するプレスリリースを限定公開にするべきかどうか悩んだときなどに活用してみてください。

Q.1 一般公開のプレスリリースとの違いは?

一般公開と限定公開の大きな違いは、情報が届く範囲です。

一般公開のプレスリリースの場合には、メディアはもちろん、PR TIMESで配信されるリリース情報をチェックしている生活者にも届きます。また、SNSでも拡散される可能性がありますし、メディアに転載されることもあるでしょう。

対して、限定公開の場合には、PR TIMESにログインしたメディアユーザーの方のみへの公開です。PR TIMESが提携するメディアでもプレスリリースが転載されることはなく、限定的な範囲での公開となります。

Q.2 限定公開が適したケースは?

限定公開にするのに適しているケースは、大きく分けて2つ考えられます。

まず1つ目は、記者会見など対象がメディアだけになる内容のプレスリリースを配信する場合。もう1つは、生活者とメディアで異なる切り口や情報を提供したい場合です。

Q.3 後から一般公開に切り替えることはできるの?

一度限定公開で配信したプレスリリースは、後から管理画面で設定を変更しても一般公開に切り替えることはできません。一般公開から限定公開へ切り替えが必要になったときは、PR TIMESのサポート&サクセスデスクにご連絡ください。

プレスリリースを確認している

一般公開に切り替えても、プレスリリースの配信日時は当初限定公開で配信した日時のままとなり、切り替えた日時は反映されないので注意が必要です。また、一般公開に切り替えた後に、提携しているメディアにプレスリリースが転載されるよう手配しますが、最初の配信日時より時間が経過しすぎている場合には転載が反映されないこともあります。

プレスリリースを配信する際には、公開を制限するべき情報なのか、一般公開と情報を分けて配信するなどより適切な方法はないかなどをよく検討した上で設定するようにしましょう。

限定公開するときの注意点は?

ここまで、限定公開の特徴や適したシーンなどについてご紹介してきましたが、限定公開をおこなうことに注意点はあるのでしょうか。ここでは注意点をご紹介します。

注意が必要なのは全てのメディアに届くわけではないという点です。

限定公開では、メディアユーザーへのメール配信と、ログイン状態のメディアユーザーのみが閲覧できます。そのため、PR TIMESが提携している全てのメディアにプレスリリースが配信されるわけではありません。

もし、絶対に読んでほしいと考えているメディアがあるなら、まずメディアリストを確認しましょう。PR TIMESから送付ができない場合は、自社で編集部にコンタクトをとるのが確実です。

一部だけ限定公開にできる追加情報も活用しよう

PR TIMESでプレスリリースを配信する際には、記事全体を限定公開にしなくとも、プレスリリース内でメディア関係者にのみ公開する情報を書ける箇所も用意しています。

編集画面の「メディア関係者へ追加情報を案内(最大1000文字)【一般非公開:メディア関係者限定公開】」を利用することで、設定が可能です。

記事全体はクローズドする必要がないと感じる場合には、この機能も合わせて活用できるとより良いでしょう。

メディア関係者のみに案内できる追加情報は何を書けばいいの?

ここでは、一般公開するプレスリリースだけどメディア関係者のみに案内できる項目の活用方法や、使用例をご紹介します。

メディア関係者のみに案内できる追加情報登録画面

プレスリリース本文枠の下にある「メディア関係者へ追加情報を案内(最大1000文字)」はその範囲内のみ、一般には非公開で、メディアユーザーへのメール配信や、ログイン状態のメディアユーザーのWEB画面にのみ表示されます。

パターンごとに5つに分けられており、それぞれにテンプレートが用意されています。

1.報道問合せ先

一番左の「報道問合せ先」では、メディアが記事に取り上げるために詳細が知りたいと思ったときや、記者が個別に取材したいと思ったときの窓口となる、担当者の連絡先を記載しておくと良いでしょう。

一般的には広報担当者、もしくはプレスリリースの内容に順じた担当者の連絡先を記入します。TVなどは特に、今日の夜の生放送のニュースで取り上げたい、などスピーディな対応を必要とするケースが多々あります。できるかぎり瞬時に対応できるよう、携帯電話などの連絡先を記入しておくと好機を逃さずに済みますね。

このとき、生活者からの問い合わせ対応は別途本文内にも記載するなど、問い合わせを記入する際の注意点などはこちらの記事も参考にしてみてください。

2.取材案内

2つめの「取材案内」は、メディアからの取材を受け付けるケースにその案内を載せておくと良いでしょう。

イベント全体は生活者向けのものでプレスリリースは広く一般に公開するけれど、メディア関係者のみを対象とした記者会見やプレオープンを設ける、というようなケースですね。開催日時、場所、簡単なタイムスケジュールなどを案内しておくと丁寧です。

取材内容をまとめている

3.素材提供

3つめは「素材提供」です。

Webメディアではプレスリリースとともにアップロードした画像を使用してもらえれば問題ありませんが、紙媒体などではより高解像度な画像が必要になることもあるでしょう。しかしアップロードには画像1枚につき5MB以下、さらに20点まで、と制限が設けられています。

より高解像度な画像や、シリーズ別商品の素材もあって20点以上になってしまう、そんなときは大容量ファイルがアップされた自社のサイトや、ファイル転送サービスにアップロードしたページなど、素材を提供できるURLを貼っておくのがオススメです。

メディア掲載にも対応できる画像作りのポイントやテクニックはこちらの記事を参考にしてください。

4.サンプル提供

4つめの「サンプル提供」は、レビュー取材用や、読者プレゼントなどプレゼントパブリシティ用に商品提供が可能なときに活用できます。

読者のニーズに対してプレゼントパブリシティを設けているメディアは多く、商品提供可能なものを探しているメディア関係者は意外と多いのです。

新商品の案内だけでなく、サンプリングができたり、提供できる商品が用意できる場合はぜひこの枠を活用してアピールしましょう。新たなメディアと思わぬつながりが生まれるかもしれません。

応募が殺到することも想定して、申込期日はいつまでなのか、個数制限はあるのかなども予め明記しておくとメディアにとっても親切な案内となるでしょう。

5.その他

5つめの「その他」は上記4パターンに当てはまらないケースや、テンプレートなどが不要な際など、自由に記述できます。

問合せ先窓口など、自社で予めテンプレートが用意されてるときなどはその他を選んで貼り付ければスムーズですね。

活用するときの注意点

メディア関係者のみに案内できる追加情報の5つのパターンについてご紹介しましたが、この枠を使用する際に注意点があります。それは表示されるのは1枠であることです。

サンプル提供もできるし問合せ先も用意してるからとそれぞれの枠に必要事項を記入しても、実際にプレスリリースが配信されたときに限定公開されるのは、次のステップへ進んだときに最後に選択していた枠だけが選択されます

これは下書き保存したときも同様で、複数の枠に記入していても最後に選択していた枠のみ保存されます。あとで編集しようと編集画面に進んだときには、最後に選択した枠以外は表示されないようになっているので注意が必要です。他の枠のテンプレートを見直そうと思っても表示されないので、そのときは別でプレスリリース新規登録を行い、テンプレート部分を参考にしましょう。

尚、この範囲内は「http://~」とURLを記載してもクリッカブルにはなりません。リンクを案内したい場合は「http://~」と記載したうえで、「こちらのURLをWEBブラウザのアドレスバーに入力してページをご確認ください」などとご案内しましょう。

限定公開と一般公開をうまく使い分けよう

本記事では、PR TIMESにおけるプレスリリースの限定公開について、そのメリットやデメリット、設定方法などについてまとめてご紹介しました。

プレスリリースは、広く情報を配信することも大切ですが、自社が配信しようと思っている情報の内容に合わせて、配信対象を絞りこんでみることも効果的な方法のひとつ。

プレスリリース全体や一部を限定公開にして、生活者にもメディア関係者にも適した情報を発信しましょう。

このシリーズの記事

前の記事 【PR TIMESノウハウ】プレスリリース配信のための入稿方法は?基本の7ステップを紹介
次の記事 【PR TIMESノウハウ】代理店(PR会社)がアカウント登録を代行するときの方法と3つの注意点
最初から読む 【PR TIMESノウハウ】配信後に修正・訂正できる?プレスリリースのミス対応
このシリーズの記事一覧へ

この記事のライター

PR TIMES MAGAZINE編集部

日本最大級のプレスリリース配信サービス「PR TIMES」を運営すること12年。営業、カスタマーサクセス、パートナー事業に携わるメンバーが在籍しています。広報PR担当者さまからのお問い合わせやご相談の経験を活かし、広報PR担当者さまの気づきや行動につなげられる記事を執筆しています。

この記事に関連する記事

今注目の記事