【PR TIMESノウハウ】代理店(PR会社)がアカウント登録を代行するときの方法と3つの注意点

PR TIMESで配信されているプレスリリースの中には、自社で配信を行なっている企業もあれば、PR会社やフリーランスなどの代理店・第三者に依頼して配信を行なっている企業もあるでしょう。

では、自社でPR TIMESのアカウントを登録するのではなく、代理店・代理人がアカウント登録を代行するときには、どうすればいいのでしょうか。代理店の方はもちろん、発注する企業としても把握しておきたいポイントがあります。

本記事では、代理店がアカウント登録を代行する方法と、登録する際に気をつけておきたい3つの注意点についてご紹介します。

基本的な登録申請方法や注意点はこちらの記事にまとまっているので、あわせて参考にしてみてください。

代理店やPR会社がPR TIMESのアカウントを登録する方法

まず、PR TIMESでプレスリリースを配信するためには、企業アカウントの登録申請を行う必要があります。

企業登録申請ページ

入力フォームに従って、企業情報を入力していくのですが、ここでの「企業情報」には依頼している発注元企業の情報なのか、依頼を受けている代理店(PR会社)の情報なのか、どちらを入力すればいいのか迷う方もいるかと思います。

企業登録申請ページ01

ここでの「企業情報」には、入力フォーム上部にも「代理店の方は貴社のクライアント様の情報」と記載がある通り、依頼しているクライアント(発注元)企業の情報を入力してください

企業情報に入力された情報は、アカウントが発行された際、プレスリリースの配信元企業名としてPR TIMES上に公開されます。プレスリリースの主語となる主体企業と配信元企業名の表示が違っては、読み手が混乱してしまいます。

そのような事態を防ぐためにも、企業情報には必ず依頼している発注元企業の情報を入力しましょう。名称表記などで不安な場合は発注元企業の担当者に確認しておくと安心です。

担当者情報にはすぐ連絡のつく代理店の連絡先を

続いて、担当者情報の入力についてです。

企業登録申請フォームの「企業情報」の次には、「担当者情報」を入力するフォームがあります。では、この場合は依頼している発注元企業の情報と依頼を受けている代理店(PR会社)どちらの情報を入力すればいいのでしょうか。

担当者情報には、依頼を受けている代理店(PR会社)の担当者の情報を入力してください

企業登録申請ページ02

ここで入力する情報は、PR TIMESから連絡する際の窓口としての役割を果たすものです。そのため、プレスリリースの内容を1番把握している担当者の情報を入力しておくことが、1番スムーズにやりとりができる方法でしょう。

また、アカウント登録後は配信予定のプレスリリースにも合わせて「報道関係者問い合わせ先」としてPR事務局の連絡先や担当者名を書いておくことが望ましいです。

代行プレスリリースをクライアントに事前確認してもらう方法

では次に、アカウント登録後のポイントとなる、配信代行予定のプレスリリースを配信前にクライアントに共有する方法についてご紹介します。重要な発表を行うためのプレスリリースですから、配信後に誤字脱字や事実情報の誤り、画像の設定ミスなどの不備があってはいけませんよね。第三者として業務を託されているからこそ、情報確認に誤りがないか、念入りなチェックが求められます。

クライアントにプレスリリースを確認してもらう様子

この場合、やり方としては3通り考えられます。

まず1つ目の方法は、クライアントに管理画面にログインしてもらい、直接確認してもらう方法です。この場合は、クライアントにもログイン情報を共有しておく必要があるでしょう。

2つ目の方法は、プレスリリースをテスト配信することで、クライアントにメールで確認してもらう方法です。PR TIMESでは、誤字・脱字・表記ゆれリスク回避の一環として、公開前のプレスリリースを事前に確認する「テスト配信機能」が用意されています。

詳しい活用方法については、こちらの記事を参考にしてください。

3つ目の方法は、プレビュー画面の共有を行う方法です。PR TIMESでは、企業向け管理画面へログインすることなく、第三者が配信前のプレスリリースの内容を確認できる方法として、URLとパスワードによるプレビュー画面の閲覧が可能です。

詳しい活用方法については、こちらの記事を参考にしてください。

代理店やPR会社がPR TIMESのアカウント登録するときの注意点

最後に、代理店やPR会社がPR TIMESのアカウントを登録する際の注意点を3つご紹介します。

注意点1.登録企業はクライアント企業の情報を入力する

1つ目の注意点は、登録企業にはクライアント企業の情報を入力するという点です。この点については、上記の「代理店やPR会社がPR TIMESのアカウントを登録する方法」で紹介した通りです。

企業情報に入力した情報は、プレスリリースの配信元として、PR TIMES上にも公開される情報です。そのため、プレスリリースの内容の企業と配信元の企業が異なると読み手が混乱し、問い合わせする際にどこへ連絡すべきか悩ませてしまったり、企業の信頼性が下がってしまうかもしれません

そのような事態を防ぐためにも、企業情報にはクライアント企業の情報を入力する必要があります。

注意点2.担当者名・請求書送付先はクライアントと相談して決める

2つ目の注意点は、担当者名や請求書送付先については、クライアントと相談して決めておくという点です。

PR TIMESでプレスリリースを配信するには、プランごとの配信料金が発生することになります。そのため、企業登録申請フォームの「請求書送り先」で入力した情報先には、配信料金を支払っていただく必要があります

この配信料金について、クライアント側で支払いをするのか、依頼を受けている代理店(PR会社)側で一度支払ってからクライアント側へまとめて請求するのかについては、相談して決めておく必要があるでしょう。

クライアントに相談する

注意点3.ログイン情報をクライアントと共有しておく

3つ目の注意点は、ログイン情報はクライアントとも共有しておくという点です。

万が一、プレスリリースの内容に変更があったり、即座に対応しなければならないことがあった場合には、代理店(PR会社)に連絡する間も無く、クライアント側で対応した方が良いこともあるでしょう

そのような事態に備えて、ログイン情報はクライアントとも共有しておくことが望ましいと言えます。

クライアント企業と相談しながら代理店の担当範囲を決定しよう

本記事では、代理店がアカウント登録を代行する方法と、登録する際に気をつけておきたい3つの注意点についてご紹介しました。

企業登録申請をする際には、クライアント企業の情報を入力する箇所と代理店企業の情報を入力する箇所の2つが混在しています。「企業情報」にはクライアント企業の情報、「担当者情報」には、代理店企業の情報を入力するという基本情報については、まず把握しておきましょう。

そのほかにも、請求書の送付先などの情報やプレスリリース配信後の対応などについては、クライアント企業と相談しながら担当範囲を決定しておく必要があります。

プレスリリースを配信していく上で、運用がスムーズになるようにどちらがどの範囲を担当しているのか、あらかじめ決め、わかりやすくまとめておきましょう。そうすることで、万が一のトラブルにもスムーズに対応できる体制が整えられるはずです。

この記事のライター

PR TIMES MAGAZINE編集部

日本最大級のプレスリリース配信サービス「PR TIMES」を運営すること12年。営業、カスタマーサクセス、パートナー事業に携わるメンバーが在籍しています。広報PR担当者さまからのお問い合わせやご相談の経験を活かし、広報PR担当者さまの気づきや行動につなげられる記事を執筆しています。

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