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【PR TIMESノウハウ】メール配信機能とは?メールの件名の設定方法・開封率を上げるテクニックを紹介

PR TIMESで配信するプレスリリースは、PR TIMESサイト上に掲載されるだけでなく、パートナーメディアへ転載されたり、メディアや生活者へメールで配信されたり、選択したメディアへFAXで配信したり、PR TIMESの公式SNSアカウントで投稿されたりするなど、様々な方法で広がっていきます。

その中でも本記事では、PR TIMESの「メール配信機能」について詳しくご紹介します。設定方法や効果的な活用事例を解説しますので、ぜひチェックしてみてください。

PR TIMESのメール配信機能とは?

PR TIMESのメール配信機能は、配信するプレスリリースをメディアや生活者へ直接メールで送信する機能です。

メールで届けることにより、受信者のメールボックスでプレスリリースを確認できるようになります。言い換えると、メディア関係者が日々のメールチェックを行う業務フローの中で、自社の新情報を届けることができるのです。

メール配信で効果的に情報を届けられると、メールから関心をもったメディアが掲載を決め、そのために必要な画像素材をPR TIMES上からダウンロードするといった行動に繋がります。また、メディア掲載に限らず、記者個人や生活者のSNS・ブログ等で投稿されるケースもあります。

PR TIMESでは、プレスリリースの入稿・配信を行う際の基本機能として、指定したメディアリストに対してメールを送付します。同時に、プレスリリース情報の受信を希望する記者や編集者などのメディア関係者個人(メディアユーザー)や、生活者の方(個人ユーザー)にも配信できます。

メディアユーザーや個人ユーザーへのメール配信は、メディアリスト設定画面の次にある「プレスリリースの配信・掲載方法を指定」の設定画面で選択できます。どちらもデフォルトでは「配信する」設定であり、特別な理由がない限りこの機能を活用しているプレスリリースが多いようです。

設定画面01

PR TIMESのメール配信機能での件名の設定方法

メール配信を効果的にする方法のひとつに、件名の設定があります。

メディア関係者には毎日相当量の新情報メールが届くため、その全てをチェックすることは現実的に難しいでしょう。自社の情報を届ける入り口として、メールの件名で興味をもってもらうことができれば、開封してプレスリリースを読んでもらえる可能性が高まります。

そこで、次に、メール配信機能における件名の設定方法を解説します。

なお、メール配信の件名も、メディアリスト設定画面の次にある「プレスリリースの配信・掲載方法を指定」の画面で設定します。件名の設定方法は次の3つの形式があります。

メールの件名の設定方法1.【企業名】+ プレスリリースのタイトル + by PR TIMES

プレスリリースのタイトルの前に【企業名(自社名)】が表示される形式です。デフォルトではこの設定が選択されており、変更しない場合はこの形式でメールが送信されます。

設定画面02

メールの件名の設定方法2.企業名を入れず、プレスリリースのタイトル + by PR TIMES

2つ目の項目を選択すると、冒頭に企業名を入れずに「プレスリリースのタイトル+by PR TIMES」をメール件名として送信することができます。プレスリリースタイトルだけで勝負したいときには、こちらを選択すると良いでしょう。

設定画面03

メールの件名の設定方法3.任意のテキスト + プレスリリースのタイトル + by PR TIMES

ひとつめの方法の応用編として、枠内を書き換えることで、任意のテキストをプレスリリースタイトルの前に記載できます。例えば、特に強調したいキーワードがある場合や、書き出しで強調したいことがある場合はこちらが便利です。

設定画面04

どの形式が有効かは、配信元やプレスリリースの内容に応じて選びましょう。形式を選ぶにあたって、判断軸となる視点を次の項目でご紹介します。

ポイントを紹介

メールの開封率を上げるために、工夫できる3つのポイントをご紹介

ご紹介した通り、メディア記者によっては1日に何千件と受信しているプレスリリース。すべてに目を通すことは不可能です。

しかしながら、情報収集の段階から発表に至るまで苦労を重ねて形にしたプレスリリース。「このメディアにどうにか見てほしい」「記事にならなくてもこの情報を知ってほしい」というのは全広報さん共通の想いですよね。

ここからは、メールが開封され情報を目にしてもらうための工夫として、どのような視点で考えるのが良いかをご紹介します。いずれも件名冒頭のカスタマイズか、プレスリリースのタイトルの冒頭にカスタマイズできるとよいでしょう。

視点1.一貫して社名・ブランド名を打ち出す

1つ目の視点は、一貫して社名・ブランド名をメール件名の「書き出し」に設定することです。どのようなサービス、プロダクト、プロジェクトの情報であっても、情報の主語である企業名(もしくはブランド名)を強く関連付けた形式で発信する方法です。

たとえば、”女性向けコスメで人気のブランドが、初めてメンズ向けコスメを開発し、新商品として発表する際” に、トピックスを全面に出すか、一貫して社名・ブランド名を明示するか視点が異なるでしょう。

▼メールタイトル例

(a)社名・ブランド名押しの例
【株式会社isuta】当社初のメンズコスメ◯◯◯が誕生。コンセプトは「・・・」

(b)トピックス押しの例
【初のメンズコスメ誕生】株式会社isutaが「・・・」をコンセプトとする◯◯◯を発売開始

ポイントは、コーポレートPRの側面をどの程度意識するか。メディア関係者によっては、取材対象として特定の企業やブランドのプレスリリースを継続的にウォッチする場合があるので、ユニークな情報発信を継続することで、「面白い企業(ブランド)だな」と認識してもらえる可能性が高くなります。

視点2.業界・業種を端的に表すキーワードを意識する

2つ目の視点は、自社の業界・業種を端的に表すキーワードをメールタイトルの冒頭に追加する、というものです。

メディアによって、重点的にカバーする業界や情報カテゴリはある程度決まっていますが、必ずしも社名と紐づいて認知されているわけではありません。特にスタートアップなど新興企業であれば、どのような目的で、どのような事業なのかを知ってもらうところから始まります。

そのような場合には社名やサービス名などの固有名詞よりも、「ピンと来てもらうためのキーワード」が効果的です。

たとえば、おでかけやアクティビティ情報を多く扱うメディアに目にしてもらいたいプレスリリースであれば、旅行・観光・休日・地域・自然・グルメなどのキーワードも考えられますし、お花見やゴールデンウィークなどの季節イベントでも良いでしょう。また、「女子旅」や「おこもりステイ」などのピックアップされやすそうな言葉を選択してみるのもひとつです。

▼メールタイトル例

【△△県で初開催!】・・・の魅力を味わう●●イベントを開催
【オンライン×お花見の新提案】最大●人で開催できるお花見イベントを●/●より実施
【おこもりステイの限定新プラン】△△県・◎◎市の●●●で限定プランを開始

視点3.トピックスのニュースバリューを具体的に伝える

3つ目の視点は、プレスリリースごとに異なるトピックスのニュースバリューに絞って打ち出す、というものです。これは1点目にご紹介した、社名やブランド名を全面に出すことの対になる考え方です。

社名など固有名詞の認知がまだ低い時期には、何がユニークなのかを端的に伝えるこの方法がおすすめです。また、特に大きな発表のときに絞るなど、メリハリをつけることも重要です。

一番核となるポイントを10文字以内でまとめ、メールの件名を設定するようにしましょう。注意点としては、タイトルの書き出しと重複してしまうと、同じ言葉が続いてしまうので、テストメール配信機能も活用して、事前にチェックしてみるのがおすすめです。

▼メールタイトル例

【日本初!◯◯技術を採用】◎◎向けサービス「・・・」に1/1より~~が開始
【サービス開始◯年でユーザー◯◯万人突破!】◎◎に人気の「・・・」突破記念に~~開催
【◯◯の独自調査を発表】高まる・・・のニーズを調査!◯◯を重視する人◎割超え

プレスリリースをテスト配信するには以下の記事を参考にしてみてください。

メール受信ボックスで、キラリと光るメール件名に

本記事では、プレスリリースのタイトルの中でも、メディアに届くメールの件名設定について解説しました。設定方法はいたってシンプルですが、キラリと光るタイトルにするには工夫が必要です。

今回は何がニュースバリューになるのか、誰にとって有益な情報なのかをしっかり見極めて、メール件名にも反映できるようにしましょう。文字数の限られる貴重なスペースを【新情報】や【プレスリリース】の書き出しで使用せず、なるべく具体的なキーワードを選んでみてください。

また、読まれるプレスリリースタイトルのポイントをまとめた以下の記事も、ぜひ参考にしてみてくださいね。

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この記事のライター

根本 智帆

2016年にPR TIMES入社。化粧品・グルメ・美術館など様々な業界のPRパートナーとして、企画を立てたり、実行したり、イベントを開催したりしています。手探りで挑戦する広報さんや自分自身と向き合ってきたからこそ伝えたい、広報・PRやPR TIMESに関する情報をPR TIMES MAGAZINEで発信していきます。お茶とワインが好きです。

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