40年にわたり企業の機密文書を保管してきた丸八倉庫が、電子帳簿保存法に対応したデータ保管サービス「ポッポストレージ」を始めた理由

開発秘話

2023年8月23日 07時00分丸八倉庫株式会社

丸八倉庫株式会社(東京証券取引所　スタンダード市場上場　本社:東京都江東区　代表取締役社長　峯島一郎　https://www.maru8.co.jp/)は2024年1月1日より施行される電子帳簿保存法に対応しA4サイズの電子請求書(1枚250KB)だと3000枚まで無料で利用できる電子文書保存サービス「ポッポストレージ」を2023年7月より開始した。

同法は電子帳簿の保存を決められた方法で電子のままの保存が2024年１月より義務化されるもので対応が急がれている。

電子帳簿保存法対応の電子文書保存サービス「ポッポストレージ」はデータ量で8MＢまで無料のサービスで　A4サイズの電子請求書(1枚250KB)だと3000枚まで無料で利用できる。さらにそれを超えた場合でも10GBまで　同サイズで40000枚まで月額500円で利用できるリーズナブルなサービスとなっている。気軽に無料で始められることもありサービス開始より多くの反響を得ている。

さらにポッポストレージは電帳法対応のみならず企業の文書を電子に限らず紙の書類についても整理して管理する仕組で、全社の文書管理の効率化が図れるほか、リモートワークの支援にも役立てるサービス。丸八倉庫は「ポッポストレージ」のサービス開始キャンペーンとして2024年3月31日まで無料提供を行っている。

サービス開始に至った経緯と背景を丸八倉庫株式会社　代表取締役　峯島一郎に聞いた。

なぜデータ保管の無料サービスを始めたか

丸八倉庫では約40年に渡り企業の機密文書を保管するサービスを行ってまいりました。オフィスで保管するには置ききれない、閲覧頻度が低く法定で保管が義務付けられている書類をお預かりするのが始まりでした。その後オフイススペースの有効利用が注目されるようになり次第に閲覧頻度がより高い書類もお預かりするようになりました。そのためその出し入れの利便性を高めることと文書の在庫確認の必要性が高まり、文書管理を行うクラウドシステムを提供し、お客様のご要望を反映し常に機能性の向上に努めてまいりました。

電子帳簿保存法施行も近づいたある日に取引のある会社から同法対応のシステムの提案が丸八倉庫にありました。それは同法への対応の他にも機能豊富でしたが必ずしも必要としない機能が多いもので、当社規模の会社が利用するには驚く程の費用が毎月必要なものでした。

電子帳簿保存法対応のために多額の金額を投資しても多くの投資効果が期待できないと思われることから、このシステム会社の提案はとても残念に感じました。

前述のとおり丸八倉庫では文書を管理できる仕組みを既にお客様に提供していました。これには電子データの保管機能等も既にあることから、基本的な仕組みは構築済みでかつ実績もあり、このシステムに電帳法の求める機能を追加することで開発コストを抑えられ必要なシステムが安価に開発が可能だと思いました。それに加え、既存の丸八倉庫のユーザーではない会社にも利用できるようにシステムに変更を加えることで、この対策でお困りの皆様に喜んでいただけるのではないかと思いサービス提供に至りました。

なぜ3000枚の電子帳票が管理できる800MBまで無料で利用できるようにしたのか。

電子帳簿保存法対応でしっかりと使って頂いて多くの方に使い勝手の良さを体験し納得していただきたということと、そのためにも少ない容量でケチケチしないで使っていただきたい。また丸八倉庫に縁のある数字の8で始まる単位にしたいと思ったからです。

電子帳簿保存法にはどのように安価に対応するのか

電子帳簿保存法では電子帳票を紙ではなく電子的な方法で保存することが必要で

1.タイムスタンプによる方法

　帳票にタイムスタンプという外部の認証機関による証明を取得する方法

2.データ管理による方法

　帳票について　「金額」「取引先」「年月日」で検索ができ修正された場合記録

　が残る仕組み

のいずれかが求められています。

「ポッポストレージ」はコストパフォーマンスにこだわったシステムなので、利便性は高いが都度認証に費用がかかる1.タイムスタンプの方法ではなく、2.データ管理により対応しています。

これにより利用料金を安く設定できています。

ポッポストレージは全社の電子文書と紙の文書を一元化して管理できるシステム

「ポッポストレージ」は電子帳簿保存法のために特化したシステムではなく、お客様の文書を電子文書、紙の文書問わず管理できるシステムです。文書毎にタグを設定でき部署別などの区分を設定できる他、貸出中などの区分も自由に設定可能です。電子帳簿保存法対応は「ポッポストレージ」の機能の一部です。

また外部保管倉庫との連携も同じシステムでできるようになっており、別途契約を結べば1つのシステム上で電子文書、社内の紙の書類、外部倉庫保管の書類を管理できます。

電子文書と紙の社内にある文書、また外部倉庫に保管している文書の管理がそれぞれ別々の仕組みで管理されているととても面倒です。同一のシステムで管理したいというお客様のご要望が多く、それにお応えしてシステムを作りました。

これにより文書の電子化と社内の紙の文書、外部保管倉庫の利用が複雑な管理なしにシンプルに行えオフイススペースの最適化が図れます。また無理なく文書の電子化を進められます。

ポッポストレージで実現するオフィスワークの生産性向上とは

電子帳簿保存法対応をきっかけにこのシステムでお客様が社内の文書を整理していただき生産性向上のための管理に利用していただければ嬉しいです。

オフィスの生産性向上を図る上で社内で必要なデータが整理でき、参照でき、最新版の管理ができて、ノウハウが共有できて必要のない書類は期限通りに適切に廃棄できるムダのない文書管理が保たれていることが重要です。

電子文書については適切な分類で簡単に登録でき、紙の書類についても同様で、かつロケーション、閲覧による出し入れを管理することができます。リモートで働く方からはオフィス内にいる方に紙文書の電子データ化など依頼することで紙の文書にもアクセスが容易になります。

「ポッポストレージ」で文書管理することでリモートワークの不自由なところが一部解消されます。

最近のオフィスレイアウトは集中して作業を行うスペース、ミーティングスペース、共同作業用スペースなどを設けるケースが多く、その実現になるべくムダなスペースを無くし低コストで行いたい企業が多くあります。オフィス内の文書保管スペースを電子化と外部倉庫保管を使い分けて利用することによりコストを抑えながらこの最新の快適なオフィススペース実現を図ることができます。

ポッポストレージ利用によるさらなる発展性とは　データが会社の資産に

「ポッポストレージ」は文書管理のツールです。文書管理を効果的に行うためには文書規定とその運用ルールの策定が必要です。記録を残すべき書類、書類によって電子データにすべきか、紙媒体が適切かのルールも必要です。文書管理が属人化されており、重要な情報が必要な人に見られる情報になっていないケースも散見されます。同じような書類が散在されており紛失の可能性があるものもあります。セキュリティ区分も重要な要素です。丸八倉庫ではこの文書規程作成のお手伝いをしています。会社の文書管理ルールを決めて維持することによって適切な情報管理ができるようになります。

書類を堆積させることではなく、必要な情報が整理され最新版が履歴管理され、電子か紙なのか内容によって適切な形態で管理できていると情報が会社の資産となります。