招待状もオンラインの時代。機能とおもてなしを兼ねた『WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）』が提供する新しい体験とは？

プロジェクトの裏側

2024年3月27日 10時10分株式会社ココチエ

　大切なお客様を招待するクローズドのイベントやパーティ、セミナー開催や展示会、卒業パーティや同窓会など、ビジネス・プライベートに限らず、私たちの生活には日々あらゆるイベントが溢れています。これまでは紙の招待状が一般的でしたが、DX化が進むにつれ、手間やコストを削減できるWEB招待状のニーズが現在急速に高まってきています。招待状がデジタル化することによって、主催者側、ゲスト側にとって「招待」に関わる一連の作業・体験はどのように変化するのでしょうか？『 WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）』を提供する株式会社ココチエの代表、糸島求一に話を聞きました。

■利用シーンに適したデザインを選んで入力するだけ。最短3分、誰でも簡単に作成できるWEB招待状

ーまず、WEB招待状「ヨブナラ」とはどんなサービスですか？紙の招待状とWEB招待状の違いについて教えてください

糸島：

　イベント開催時における招待状は、これまで紙の封書タイプが一般的でしたが、招待状自体の作成、印刷、切手貼り、投函などに加えて、ゲストの住所集めや出欠リスト作成など手間とコストがかなりかかるものでした。しかし、DX化の推進とともにコロナ禍もあり、ここ数年でデジタルへの移行を希望する企業や一般のユーザーが非常に増えてきています。

　ただ、デジタル化といっても、メールでの招待やGoogleフォーム、イベントフォームなどの簡易的なシステムでは一定の効率化はできるものの、簡素すぎて味気ないといった課題があります。これまで紙の招待状で演出できていた大切なお客様や身近な方々を「ご招待する」というおもてなしの心を表現できないため、格式やおもてなしを必要とするイベントでは使いづらいというのが現状です。そこで、紙の招待状が本来持つ心遣いを感じさせるデザインと手間やコストを大幅に削減できる機能を両立させたのが、WEB招待状「ヨブナラ」です。

ー具体的に「ヨブナラ」ではどんなことができるのでしょうか？

糸島：

　「ヨブナラ」では、様々な利用シーンに合わせてデザインテンプレートをご用意していますので、フェアやブランドの新作発表会、セミナー、還暦パーティなど、内容に合わせて最適なデザインを選んでいただくことができます。お好きな画像を挿入することも可能ですし、ご案内の文章などの雛形もご用意しているので、どなたでも簡単に招待状を作ることができます。

　また、ゲストはWEB招待状の入力フォームから返信するため、主催者側はオンライン上で管理でき、ゲストリストも自動作成されます。当日の受付もデータでゲスト管理できるなど、コストはもちろん作業量を大幅にカットできるのも特長です。招待状作成からゲストリストの完成までの期間が圧倒的に短縮されるので、準備期間の短い急なイベントにもご活用いただいています。

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＼YobunaraのWEB招待状でできること／

01：利用シーンに合わせてデザインを選んでカスタマイズ可能

02：入力フォームに入れるだけ。最短3分で簡単にWEB招待状が完成

03：メールやSNSで一括送信可。国内外問わずスムーズに招待できる

04：イベント当日もQRコードによる「スマート受付」で楽々ゲスト管理

05：リアルタイムで確認できるゲストデータの管理機能

06：パスワード設定で公開範囲を管理できる

07：ロゴや署名を変更できるオリジナル化の支援機能を搭載

etc.

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■結婚式のWEB招待状をきっかけに汎用版としてサービスを開始

「ヨブナラ」誕生のきっかけとなった結婚式専用のWEB招待状「Dear」

ーWEB招待状というアイデア、「ヨブナラ」誕生のきっかけは？

糸島：

　元々WEB招待状自体は、結婚式専用のWEB招待状として『Dear（ディア）』というサービスを2014年9月からスタートさせていました。その頃まだ日本にはWEB招待状というサービスが一切なかったのですが、たまたま別のプロジェクトで海外の調査を行っていた際に見つけたアメリカの結婚式がヒントになりました。

　その頃の日本と違ってアメリカでは新郎新婦が自分たちでオリジナルの結婚式を作り上げる傾向が強かったんです。その中に結婚式専用のホームページを作っている新郎新婦が結構いて、ウィッシュリストをつけたり、招待状もオンラインで送れたりととにかくデジタル化されていて驚きました。

　ただ、当時の日本の結婚式では伝統を重んじる文化も根強く残っていたので、これをこのまま日本に持ってくるのはギャップがあってうまくいかないだろうな、と。でもポテンシャルはあると感じたので、もう少し日本人に受け入れやすいアプローチとして、ゲストの出欠管理がオンライン上で簡単にできるという機能を切り出して開発することにしたんです。

　やはり最初は厳粛な結婚式の招待状をデジタルで送る、ということを市場に受け入れていただくのは非常に難しかったですね。それでも改修を重ねながら地道にサービスを提供し続けていったところ、2018年頃にようやく結婚式市場でWEB招待状が受け入れられ始め、Dearの利用が急激に伸びていきました。

　そんな中、ユーザーから「結婚式以外の用途で使いたい」という要望が次第に多くなってきました。中にはDearを自ら画像やテキストを工夫して別のイベントやパーティで使ってくださるユーザーの方もいらっしゃって、結婚式だけでなく、汎用的に使えるWEB招待状の需要があることに気がつき、2019年に『ヨブナラ』のβ版をリリースしました。

■宣伝せずに売れ始めたβ版。寄せられた多くのニーズに対応を迫られる

ーβ版のリリース後、反響はいかがでしたか？

糸島：

　β版のリリース当初は、実は結婚式用のWEB招待状に少し調整を加えた程度で、ほぼ同じ内容のテンプレートやシステムを使用していました。特に広告も打たず宣伝も全く行っていなかったのですが、じわじわと利用者が増えてきて、改めてWEB招待状の需要の高さを感じました。

　ただ、利用者が増えるにつれ、結婚式とは違った機能やシステムを求める声が多くなっていきました。例えば、結婚式はある程度型が決まっているのですが、汎用型となると、イベント規模や用途、準備期間の違いなどもあり、「カスタマイズ性」が強く求められます。加えて、出欠回答フォームの機能、出欠数の上限設定、多言語対応のほか、企業だとセキュリティを重視するところも多くあります。

　このようなニーズが多く寄せられたため、改修を重ねていったところ、2021年の5月頃には東京2020オリンピック・パラリンピック関連の数万人規模のイベントで採用されるほどまでになりました。そしてその一年後、2022年の6月にさらにリニューアルし、正式にWEB招待状「ヨブナラ」の提供を開始しました。

■イベント当日の受付もオンラインで管理できる「スマート受付」が人気

ー2024年に入ってから、「ヨブナラ」の利用者数が50万人を突破したそうですね。その要因は何だと思いますか？

糸島：

　まず2023年5月以降、コロナが5類に移行してから徐々にイベントが復活してきたのもあると思います。加えてコロナ禍で世の中が一気にオンライン化されたのもあり、招待状もオンライン上で行えるものを求める方が非常に増えました。自分たちの作業量やコストの削減はもちろんですが、SDGsの観点から見ても、紙を使わない、郵送の必要がないという点で資源の節約になりますから、様々な側面で時代が求めるポイントとマッチしているのも利用者が急激に増加した要因だと思います。

ー「スマート受付」という機能も人気だと伺いました。どんなサービスなのでしょうか？

糸島：

　WEB招待状の機能の一つとして、出席と回答したゲストに受付用のQRコードをお送りすることができるのですが、ゲストの方はイベント当日にQRコードでチェックインすることができます。受付が混雑しないのでスムーズに入場できますし、主催者側もデータ上でどのゲストが当日参加されているかをリアルタイムで確認することができます。大きなイベントなどでは招待ゲストも非常に多いので、「一度に大勢の方がいらしても、渋滞することなく受付が非常にスムーズになった」「受付に必要なリソースが減り、余裕を持ってゲストへのおもてなしができるようになった」など、企業でのイベントでご利用されるユーザー様からもご好評いただいています。

■招待状の枠を超え、イベント全体をスマートに

ー今後さらに新しい機能などが追加される予定はありますか？

糸島：

　「ヨブナラ」が目指しているのは、サービス全体を考えた時に単に招待状というより、イベント前、イベント当日、イベント後という「招待」に関わる一連の流れをスマートにしていくことです。

　現状は、招待状作成・送付やゲストリストの自動作成、当日の「スマート受付」などがメイン機能となりますが、今後は事前に会費を支払える「事前決済」機能、イベント後に写真や動画などと一緒に送ることができる「WEBお礼状」も追加する予定です。「WEBお礼状」は、おもてなしという意味でもお礼のメッセージとともにイベントを振り返ることができるので、ゲストとのその後のコミュニケーションにつながるツールになると思います。

　それから、メインの「WEB招待状」のテンプレートもデザインをさらに追加していく予定です。イベントのテーマに沿って選べるようにもっとデザインバリエーションを増やしていくのはもちろんですが、WEBならではの動的なデザインで招待状を受け取った時にゲストがワクワクするような招待状を作っていきたいですね。