【PR TIMESノウハウ】インポートリストとは？作成・編集・使い方まで解説

インポートリストとは？

そもそもインポートリストとは、どのような機能なのでしょうか。

インポートリストとは、自社で保有しているメディアの情報をCSV形式でインポートして作成するリストのことを指します。PR TIMESのデータベースにあるメディアから希望条件に応じて作成できる「PR TIMESのメディアリスト」とも併用して配信できるリストです。

メディアリストとの違い

メディアリストとは、メディア関係者の連絡先一覧の総称のことです。

つまり、インポートリストとは、メディアリストを作る手段の一つと認識してもらえればいいでしょう。PR TIMESの配信で併用するためには、文字通り自社の管理画面からインポートする必要があります。

メディアリストの種類

メディアリストを作成すると、指定のメディアへプレスリリースを配信することができます。メディアリストは、インポートリスト以外にも、3つの作成方法を選択できます。

①PR TIMESのメディアリスト

PR TIMESのデータベースにある10,848のメディア（2024年8月末時点）から、プレスリリースごとに異なるカテゴリやメディア種類など希望条件に合わせて手動作成することができるリスト。

最大で300件まで選択可能で、一度作成した後も、追加や削除が可能です。基本のマスターリストを作成し、複製して活用すると管理しやすく、更新歴を残していくことも可能です。また前項でご紹介している通り、「インポートリスト」と併用して配信することも可能です。

② かんたんリスト

PR TIMESへの企業登録時に、指定したビジネスカテゴリに応じて割り振られる既製のメディアリストです。「○○主要メディア」というタイトルで、メディアリスト一覧から確認できます。

注意点としては、あくまでも「ビジネスカテゴリ」を踏まえたメディアリストであることです。個別のプレスリリースの発表内容に沿った抽出にはなりませんので、かんたんリストを使用する場合は内容を必ず確認し、必要に応じて過不足の調整を行ってみてください。

③自動選択リスト

プレスリリースの作成時に選択した、 「リリース種類」や「ビジネスカテゴリ」の情報に応じて適したメディアが自動ピックアップされる自動選択機能。

こちらはプレスリリースを入力した後に自動抽出され、メディアリスト選択画面で指定することができます。どうしても時間のないときなど、自分でメディアリストを作成する手間は省けますが、最大300件指定可能な上限数に対して、自動抽出では数十件となる場合もあります。

自動選択リストに個別メディアを追加することはできませんので、必ず送付したいメディアがある場合は、①の手動作成するメディアリスト、もしくは②のかんたんリストをカスタマイズするかたちで対応するのがおすすめです。

この3つの作成方法や配信する際の設定方法はこちらの記事をご覧ください。

インポートリストを作成するメリット

メディアリストを作成するにあたって、自動でリストを生成してくれる機能が豊富にあるにもかかわらず、わざわざ手動でインポートリストを作成することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

インポートリストを作成することで、既に連絡先を知っているメディアに一斉に送信できるということが最大のメリットとして挙げられます。これにより、プレスリリースの配信をより効率化することができるでしょう。

インポートリストの作成方法

インポートリストの作成は、サイドメニューの「メディアリスト」▷「メディアリストインポート」で遷移した、メディアリストインポートのアップロード画面で行います。

まずは、作成するメディアリスト名を入力しましょう。

次に「プレスリリース配信元」の入力をします。

こちらは必須ではありませんが、メールアドレスを設定すれば、自分のメールアドレスを配信元としてメールを送信できます。また、メール送信者名を設定すれば、メールの送信者名（From）に、会社名などを表示させることができます。（例：株式会社△△）未入力の場合、メールアドレスのみ表示されます。

上記の入力ができたら、事前に作成したメディアリストのCSVファイルを画面下「ここにCSVファイルをドラッグ&ドロップ」の枠にアップロードします。なお、CSVファイルのフォーマットは画面上部の「フォーマットをダウンロード」からダウンロードできます。

「次へ」で進んだ内容確認・編集画面では、リスト内容の確認をします。

エラー件数が表示されていたら、該当行の下に表示されるエラー箇所の修正をしましょう。修正は、右側にある「編集」ボタンから行います。エラーに該当する内容は下記をご参考ください。

エラーに該当する内容

• 電話番号に（代表）などの文字が入っている
• 使用できない文字が入っている
• メールアドレスに大文字英数字が使われている
• メディア名が空欄になっている
• 全角、半角25文字以内の文字制限を超えている

すべての修正が完了し、エラー件数の表示が消えればリスト右上「インポート」をクリック。「メディアリストのインポートが完了しました」と表示されたら作成完了です。

インポートリストの編集方法

インポートリストの編集は、サイドメニューの「メディアリスト」より、「メディアリスト一覧」の一覧画面で「インポートリスト」の表示に切り替えて該当リストの「編集」ボタンをクリックしてください。

作成したインポートリストにメディアを追加したい場合は、編集画面右上の「メディアを追加」ボタンをクリックしてください。CSVファイルで登録したものと同じ項目が出てくるので、直接入力して追加できます。

追加したいメディアが複数ある場合は、追加分を新たなインポートリストとして新規作成してから、追加したい元のリストと「結合」する方法が効率的です。インポートリスト一覧の右上にある「メディアリスト結合」から結合できます。

メディアリスト結合画面に遷移すると、「PR TIMESリスト」の一覧画面が表示されているので「インポートリスト」の一覧画面に切り替えて、結合したいリストにチェックを入れ「メディアリストを結合」をクリックしていきます。結合したメディアリストにもリスト名を設定できるので、後から見てもどんなリストなのかわかるようにできます。また、プレスリリース配信元のメールアドレスやメール送信者名についても、結合前とは別のものを設定することができます。

なお、結合するために選択した既存リストはそのまま保持されます。

メディアリスト結合の詳細はこちら

メディアリストの削除も同様にリスト一覧の「削除」ボタンから可能ですが、一度削除したメディアリストは復元できないのでご注意ください。

インポートリストの活用方法・使い方

インポートリストは、プレスリリースを配信する際に使用します。

配信するプレスリリースを入力後、配信するメディアリストを設定します。

事前に作成したインポートリストに配信する場合、まずは「インポートしたメディアリストを選択」をクリックします。作成済みのインポートリスト一覧が表示されるので、その中から選択しましょう。

「PR TIMESのメディアリスト」と「インポートしたメディアリスト」は併用可能なので、手持ちのリストとうまく活用することで、配信先を広げていくといいでしょう。

インポートリストを利用するときの注意点

最後に、インポートリストを利用する際の注意点について、ご紹介します。

PR TIMESリストと配信先が重複しないようにする

まず1つ目は、インポートリストとPR TIMESリストとで配信先を重複させないという点です。

前述でも紹介しているように、「PR TIMESのメディアリスト」と「インポートしたメディアリスト」は併用可能。そのため、配信先が重複していると、同じ宛先に二重送信されてしまう可能性があります。同じプレスリリースが何通も届いてしまうと、プレスリリースの内容は有益だったとしても悪い印象を与えかねません。細部まで配慮した丁寧な作業を積み重ねましょう。

個別に連絡すべきメディア関係者はリストに入れない

2つ目は、個別に連絡するメディア関係者をリストに入れないという点です。

インポートリストから配信されるリリース内容は、全てテンプレート文章での一斉送信となってしまいます。そのため、日頃からコンタクトを取っていたり、特別にアピールしたいメディアにはそれぞれに適したコミュニケーション手法で連絡しましょう。

退職・異動に伴う最新の連絡先を反映する

3つ目は、退職や異動に伴う最新の連絡先をこまめに反映しておくという点です。

古い情報のままになっていては、プレスリリースを配信した際に連絡が届かなくなってしまいます。メディアリストは便利な機能ではありますが、せっかくの機能を活かしきれないことがないよう、アップロードしたリストも最新の情報に更新しておきましょう。

仕組み化・自動化すべき作業を見極めて業務効率化へ

本記事では、PR TIMESで利用できるインポートリストについて、その機能や作成方法、利用する際の注意点などについてご紹介しました。

インポートリストは、PR TIMESで利用できるメディアリストのいち種類です。インポートリストを利用すれば、既に連絡先を知っているメディアに一斉に送信が可能になるので、プレスリリースの配信をより効率化することができるでしょう。

広報の業務にはさまざまなものがありますが、中でも仕組み化・自動化すべき作業を見極めて、業務を効率化してみてはいかがでしょうか。