PMBOK®とは？読み方から活用する3つのポイントなど基礎知識を解説

PMBOK®とは？

PMBOK®とはProject Management Body of Knowledgeの略で、プロジェクトマネージメント協会（PMI：Project Management Institute）の登録商標です。多くの場合「ピンボック」と呼ばれ、業種を超えた業務の進め方における知識体系を指します。PMBOK®はプロジェクトにおいて必要な手順・考え方を、10の知識エリアと5つのプロセスに整理し、体系化しています。

PMBOK®を活用するメリット

PMBOK®を活用することでトラブルを未然に防げる可能性が上がり、プロジェクトを包括的に管理できます。具体的なメリット3点を紹介します。

メリット1．国際基準の業務管理が可能

PMBOK®は、数多くのデータをもとに構築されたプロジェクトマネジメントのグローバル基準です。プロジェクト管理における最善策が業種を超えてノウハウとして反映されているので、海外企業とのプロジェクト推進時も必要な要素を包括的に把握、管理することができます。

メリット2．リスクやトラブルを回避できる確率が上がる

PMBOKを用いることでリスクやトラブル回避につながります。場当たり的にプロジェクトを進め、追加で費用や期間が必要になる、ユーザーのトラブルにつながるといった最悪の事態を避けるためにも包括的な枠組みが有効です。プロジェクトの目的や範囲、リソース、スケジュールなどの重要な要素を理解することで人的トラブル、資金不足、滞納、事故などを予防できます。

メリット3．QCD（品質・費用・納期）管理を体系的に見直し、効率的な体制ができる

PMBOK®に含まれるQCD（Quality Cost Delivery：品質・費用・納期）の管理ができると、実務において効率的にプロジェクトを進められるようになります。この3つはしばしばトレードオフの関係になるため、優先順位の取り決めやメンバーとの共通認識が重要になります。予測不可能な事態が起きるプロジェクト推進だからこそ、定期的に重要指標を見直せる経験やスキルを得て、円滑にプロジェクト推進ができる体制を構築します。

PMBOK®で学ぶ10の知識エリア

10の知識エリアとは、プロジェクトマネジメント実施時に必要となる要素を10のエリアに分けて定義した領域を指します。基本的には、後述する5つのプロセスが各知識エリアごとに存在し、知識エリアを構成するプロセスは49項目あります。まずは10の知識エリアをそれぞれ解説します。

プロジェクト統合管理

プロジェクト目標を達成するために実行、監視、制御、完了など、プロジェクトのサイクル全体を総合的に管理します。社内でプロジェクト推進の許可を得るためのプロジェクト憲章の作成、過去プロジェクトの実績を参考にしながら計画書を作成するといった業務が発生します。それぞれの知識エリアを横断的に確認し、プロジェクトの全体像を把握しながら監視やコントロールを行うことが主な役割です。

スコープ管理

プロジェクトの目的や範囲を明確にしたうえで必要な作業を洗い出し、優先順位をつけていきます。スコープ管理は、ステークホルダーからの要求の収集や歴史、法律、市場、行政政策、セキュリティ、技術といった情報を幅広くインプットして成果物を定義します。プロジェクトゴールをイメージし、ゴールをビジュアルで共有することでアウトプットの解像度を上げます。

スケジュール管理

作業の順序や所要時間を見積もり、WBS（Work Breakdown Structure：作業分解構成図）によってタスクを洗い出してスケジュールを作成、管理するのが主な役割となっています。生産性を高めながら進捗状況を適切に把握し、問題が起きる前に常に見直しする体制を構築します。長期プロジェクトの場合は時間を区切る、土・日・祝日に稼働日を入れないといった小さい意識を大切にしながらスケジュールを管理、監督していきます。

コスト管理

プロジェクトの予算を策定し、予算内でプロジェクトを実行します。予算と実績の比較を行い、必要なコスト削減や予算の調整を行います。ベンダーへの見積もり、社内合意、決裁、資金調達、財源確保、リスクに対する予備予算確保などを考慮して予算管理をする、費用のコントロールが主な役割です。

品質管理

品質の基準を明確化し、成果物がステークホルダーの要求と一致しているかなどをチェックします。QCD（品質・費用・納期）を意識しながらクライアントとの期待値調整をする重要な役割です。欠陥の回避はもちろん、プロジェクト進行中に起きた欠陥の解消も品質管理の領域です。

リソース管理

プロジェクトに必要な人材、物資、設備、情報などの人的・物的リソースを管理してプロセスを統合的に実行します。RACI（Responsible Accountable Consulted Informe：責任分担表）チャートという、チームメンバーの役割をまとめて責任を明確にするフレームワークを活用するケースが多いです。

コミュニケーション管理

多くのステークホルダーが関わるプロジェクトを分解し、適切なコミュニケーションを管理します。具体的にはプロジェクトの進捗や実績の報告文書の作成、会議の開催などが挙げられます。ステークホルダーエンゲージメント計画書という、5段階でステークホルダーの関与度を評価するドキュメントを作成し、相手に合わせてアプローチ方法を考えるといった手法もとられます。

リスク管理

リスク管理の「リスク」とは、危険性だけでなく不確実な事柄も含めてプロジェクトに影響を与えうるものを指します。政治、経済、社会、技術といった「全体リスク」と、遅延などプロジェクトに関する「個別リスク」を考慮してリスクマネジメント計画書にリスク特定方法や分析、対応策の立て方をまとめていきます。

調達管理

調達計画の作成、入札の実施、契約の交渉、調達品質の管理など、調達管理はプロジェクトに必要なものを調達するためのプロセスです。主に調達のために交わした契約を管理するとともに、対象物の選定や納品の進捗管理、検収なども行います。業者選定には、他社との比較や商品、契約内容を考慮する必要があり、契約の数だけ管理が必要です。

ステークホルダー管理

ステークホルダーマネジメントは、PMBOK®が改良されていく過程で、コミュニケーションマネジメントから独立した知識エリアです。幅広いステークホルダーと良好な関係を築いたり、関心の薄い層に働きかけたりしながら協力者を広げていくことが主な役割となっています。突出モデルという、権力・正当性・発言に対する即時対応の必要性（緊急性）の3条件でステークホルダーを分類し、すべてを有するステークホルダーを優先するといった手法も取り入れられます。

QCD管理を成功させる5つのプロセス

PMBOK®にはプロジェクト推進に必要なQCD（品質・費用・納期）の管理を成功させるために定義された5つのプロセスがあります。先に挙げた10の知識エリアと組み合わせてPMBOK®のチェック項目を構成します。

立ち上げ

プロジェクトにおいて最初に必要になるのが、目的、成果といった設計です。立ち上げプロセスにおいては、プロジェクトを開始するための必要な情報を準備します。ステークホルダーの確認を通してプロジェクト推進の認可、同意を得ます。

計画

計画プロセスでは、メンバーの構成人員や工数、スケジュール、資源などを考案します。同プロセスの中にさらに24もの詳細なプロセスが定義されています。具体的に計画を立て、WBSなどでタスク・人材を細分化して計画を立てます。

実行

立案した計画に従ってリソース（人員や資源）を調整してプロジェクトを実行するプロセスです。計画と差異なく進行しているか、無駄に資源を消費していないかどうか確認します。

監視・管理（コントロール）

継続的に計画と差異が発生していないかを確認し、差異がある場合はその是正を行います。万が一うまくいっていない場合は、今後のスケジュールや計画プロセスを見直す必要があり、プロジェクトの進行を監視、コントロールするプロセスです。

終結

プロセスの完了を確認してプロジェクトを正式に集結させるプロセスです。プロジェクト実行において学んだ情報・教訓を今後のプロジェクトに生かすために棚卸しすることが求められます。

PMBOK®を活用する3つのポイント

プロジェクトには不確定要素が多く、異なる専門性を持つ人が携わるため、プロジェクトの全体像を全員が共有することや、ステークホルダーの関係性といった多くのポイントが存在します。そのなかでも重要な3つのポイントを解説します。

ポイント1．プロジェクトに適したツールやテクニックを選択

PMBOK®は10の知識エリアと5つのプロセスの組み合わせが49項目ありますが、すべてを完璧に準備する必要はありません。テーラリングともいわれますが、洋服を仕立てるようにプロジェクトに合わせてカスタマイズしていくことが重要です。

自社で過去に実施したデータ、ベンダーリスト、計画書のテンプレート、方針、財務データ、教訓などを徹底的に見直して計画立案時に活用しましょう。プロジェクト実行時は細かくフェーズごとに見直す体制を構築しながら、自社、プロジェクトに合わせたツールやテクニック、パターンを見いだしていきます。

ポイント2．こまめな情報共有がプロジェクト成功の秘訣

少人数のプロジェクトにも情報共有は必要です。正確な情報を共有するために、事前資料の用意、アジェンダ設定、議事録を残しておくことをおすすめします。特に議事録は「言った、言わない」を防ぎ、稼働時間を逼迫させたり精神的負担を避ける防衛手段になり、要件を見返す際も有用です。

一部の情報を共有する必要がないと判断したために、情報共有ができていないことが理由でステークホルダーに不信感を抱かれてしまうといった事態も起こりえます。基本的にはステークホルダーに情報共有、情報にリーチできる環境を構築することが、円滑なプロジェクト運営には必要です。

ポイント3．PMBOK®になじみのない場合は経験者のレビューを入れる

初めてプロジェクト管理を経験する方、もしくは初めてのプロジェクトに携わる場合は経験豊富なアドバイザーやサポートにかかる予算配分を検討しましょう。他に類を見ない新規サービス開発などの場合でも、作業単位まで区切ると必ず知識や経験を持った方はいるはずです。余裕がなくなると場当たり的に動き、自分だけではなくメンバーに負担がかかり、挙げ句の果てにはセキュリティへの影響やトラブルにもつながりかねません。

追加人員の確保が難しい場合はレビュー機能を強化することが必要です。常に心配事がある状態やプロジェクトマネジャーが作業に集中しすぎてしまうと思考の幅が狭まるので、計画を丁寧に行い、レビューする仕組みをつくります。

PMBOK®を有効活用してプロジェクトを円滑に進める

どんなプロジェクトにも有効活用できる国際基準のプロジェクト管理、PMBOK®はQCD（品質・費用・納期）を維持しながらプロジェクトを成功に導く強い味方になります。臨機応変な対応が求められますが、多くの実践データから気を付けるポイントがまとまっているため、なじみのない方は一度参考にしてみてはいかがでしょうか。

10の知識エリアや5つのプロセスすべてを完璧に遂行するのではなく、プロジェクトに合わせてカスタマイズをしながら情報共有、リスク回避ができる体制構築の実現を目指しましょう。広報PR活動においてイベントや記者会見、PR戦略立案をする際に必要になるプロジェクトマネジメント。自分以外の部署とのやりとりや調整が必要だからこそ知っておきたい考え方です。