ウェビナーのやり方を徹底解説！使用ツールや成功させる5つのポイント

企業が開催するウェビナーの配信内容

まずは、企業がウェビナーで開催する配信内容についてご紹介します。ウェビナーの特性上、用途を絞らずにさまざまな活用ができる点が魅力です。詳しく見ていきましょう。

1．セミナー

もっとも一般的な利用内容はセミナー開催です。これまでオフラインで開催していたセミナーをオンライン化し、ウェビナーとして開催する配信用途がもっとも一般的といえます。

会場がオンライン化されるため、人数制限なく開催することが可能です。最少人数はもちろん、利用するツール次第ですが、最大人数を気にせずにセミナーを開催できます。また、物理的な場所の準備を最小限にできるため、回数制限も気にすることなく開催できます。

BtoB向け、BtoC向けを問わずさまざまなテーマで開催できるため、これほどまでに一般化したといえるでしょう。

2．採用説明会

ウェビナーの活用方法として、定着した内容のひとつが採用説明会です。これまではオフラインで開催することが一般的でしたが、ウェビナーの普及とともにオンライン化が急速に普及しました。個々の会社で開催する採用説明会はもちろん、集合型の採用説明会もウェビナーに切り替える企業が増えています。また、新卒・中途を問わずに活用されている点も特徴といえます。

人事・応募者とともに物理的な移動が必要なくなったため、これまで以上に気軽に採用説明会を開催・参加できるようになりました。また、ウェビナー化することで開催回数や参加上限人数を以前より気にせず開催することが可能となっています。

3．株主総会

ウェビナーの普及とともに、株主総会もウェビナー化されることが増えています。株主や役員の新型コロナウイルス感染防止といった点はもちろん、日頃忙しく過ごしている株主の出席・参加機会の創出という点においても、ウェビナーはメリットが多い開催形式といえます。

株主総会がウェビナー化されることに伴い、株主総会専用のウェビナーサービスが多数登場しています。株主の認証システムや質疑応答のツールなど、参加権限が制限される株主総会ならではの機能を有しており、気軽にウェビナーに切り替えることが可能となっています。

ただし、株主総会の場合は映像などで配信される株主の肖像権などに注意する必要があります。配信映像の取り扱いには十分注意しましょう。

4．記者発表会

記者向けの発表をウェビナーで行う機会も増えました。記者向けの新製品説明会をはじめ、サービス説明会や事業領域の業界動向を伝える会など、一言に記者発表会といっても用途は多岐にわたります。

記者としては移動時間に縛られずに、同日であっても複数のイベントに参加できます。複数の発表者が同じ場所に集まる必要がないため、遠隔地の関係者同士をつなぐことも容易です。

また、事前に収録した映像などを多用することができるため、これまでよりクオリティが高い映像準備を行うことも可能です。製品やサービスの魅力をさまざまな角度で記者に伝えるという点で、ウェビナーが有効活用されている例です。

5．社員総会

社員総会も、ウェビナーを活用しやすい内容といえます。社員全員が同じ空間に集まることがないため、より手軽に社員総会を行うことが可能です。

新型コロナウイルス感染症の感染対策はもちろん、演出を映像などに振り切ることができるため、コンテンツに力を注ぐことができます。また、全体的な開催コストも抑えることができるでしょう。表彰などのコンテンツがある場合、オンラインならではの演出をこだわることが可能です。

さらにリアルタイムでコメントできるツールや、背景のアレンジ、BGMなどを活用して一体感を出すことが可能なため、社員全員が楽しめる社員総会を開催することができます。

企業が開催するウェビナーの配信形式

では、ウェビナーの配信形式についても詳しく見ていきましょう。ウェビナーの利点はオフラインでの開催とは異なり、主催者の都合に合わせて開催方法を選択できる点です。代表的な2つの配信形式をご紹介します。

1．リアルタイム配信

もっとも代表的な配信形式はリアルタイム配信です。形式の名称通り、ウェビナーを生放送で配信する方法です。

リアルタイムのため、オフラインでの開催と相違なくウェビナーを実施できます。また、チャット欄や質問欄を駆使することで、参加者と双方向のコミュニケーションを取ることが可能です。臨場感を持った形で開催できるため、参加者もウェビナーに参加している意識を強く持つことができるでしょう。

円滑なウェビナー進行のためには、台本を用意するだけでなく、司会のほかにチャットや、質問を確認する担当などの役割分担が必要になりますが、慣れるとオフラインでの開催よりも参加者の疑問点や不安点をつかみやすくなる可能性があります。

2．オンデマンド配信

ウェビナーを有効活用する方法として、オンデマンド配信があります。オンデマンド配信は、収録した映像を閲覧者が好きなときに見ることができる配信形式です。オンデマンド配信用にウェビナー映像を撮影する方法と、リアルタイムに開催されたウェビナーを録画し、オンデマンド配信する2つの方法があります。

これまでの開催で、すでに内容が固定化しているセミナーなどは、丁寧な撮影・録音を一度行い、その後オンデマンド配信で定期的に配信することも可能です。リアルタイム配信と異なり、双方向でのコミュニケーションは難しいですが、開催時の負担を最小限にすることが可能です。このようなことから、初めてウェビナーを活用する人には、録り直しがきくオンデマンド配信がおすすめです。

企業がウェビナーを開催する4つのメリット

では、企業はなぜウェビナーを開催するのでしょうか。コロナ禍とはいえ、急速にセミナーがオフラインからオンライン開催にシフトしたことにはメリットが大きかった点が挙げられます。代表的なメリットを4つご紹介しましょう。

メリット1．コロナ禍でも感染の心配なく実施できる

もっとも大きなメリットは、コロナ禍でも感染の心配なくセミナーを開催できる点です。参加者同士の感染を防ぐという点はもちろん、各地で設定されているイベント開催時の制限を気にする必要がありません。

万が一、オフラインで開催する場合、イベント開催前後の参加者の体調確認は必須です。感染者が出た場合には、近くの場所で視聴していた人への連絡や保健所への報告など、さまざまな対応に追われる可能性があります。

しかしウェビナーの場合、参加同士が近くで接する心配がないほか、登壇者の距離を離して開催することも可能です。リスクを最小限に抑えながら、開催時の手間もオフラインほど掛からないため、コロナ禍にふさわしい開催方法といえるでしょう。

メリット2．オフラインより多くの参加者向けに開催できる

ウェビナーの場合、会場の広さを気にする必要はありません。したがってオフラインよりも、気軽に多くの参加者を集めることが可能です。また、オンラインでの開催は、地理的制限を受けずに、地方企業にも気軽に参加してもらえるというメリットがあります。

また、コロナ禍のイベントガイドラインの影響で、会場の広さに応じた人数を入れることができない可能性があります。参加人数に左右されることなく円滑にセミナーを開催できる点は、ウェビナーの大きなメリットです。

メリット3．コストを抑えて開催できる

オフラインで開催するよりも、コストを抑えてセミナー開催できる点は大きなメリットです。

オフラインで開催する場合、さまざまな点でコストが発生します。イベント会場費や参加するスタッフの費用、大規模イベントの場合にはイベント会社への支払いが発生する場合もあります。しかしウェビナー開催の場合、最小限の人数で開催できるため、コストを抑えることが可能です。

全体的なコストを抑えて開催することはもちろん、浮いた分のコストを映像演出などに利用し、豪華さを出すこともできます。多くの参加者を迎え入れながらコストを抑えることができる点は、コストパフォーマンスが高いウェビナーならではのメリットです。

メリット4．アーカイブが残るため二次利用できる

オフライン開催よりも気軽に映像をアーカイブできるため、さまざまな形で二次利用することができます。

ウェビナーの場合、オフラインでの開催と異なり配信機材が必要です。さらにウェビナー用のツールが必要になりますが、基本的にはこの2つがそろっていれば手軽に録画を行うことができます。 オフライン開催の場合は録画用の機材をあえて用意する必要が生じますが、ウェビナーはそのような手間やコストが掛かりません。

残った映像はオンデマンド配信として二次利用することはもちろん、有効なトーク部分を切り取り、メルマガに資料として添付したり、営業用の資料として活用することができます。アーカイブが残る点はウェビナー独自のメリットのため、自社のマーケティングや営業活動に有効活用するのがおすすめです。

企業のウェビナーのやり方【開催前・当日・開催後まで】

では、具体的にウェビナーを開催する手順を見ていきましょう。開催前、当日、そして開催後と、実際のウェビナー開催を想定した流れに沿ってご紹介します。

STEP1．ウェビナーの配信形式を決定する

まずはウェビナーの配信形式を決定しましょう。リアルタイム配信なのか、オンデマンド配信なのかを最初に決める必要があります。

リアルタイム配信の場合、配信日や配信時間に必要な場所とメンバーを確保することを想定します。オンデマンド配信の場合、配信開始日時までに配信映像を準備することを想定します。配信形式を変更する場合、必要となる準備が変わってくるため慎重に決定する必要があります。

STEP2．当日使用する機材や場所を確保する

配信形式を決定したら、当日使用する機材や場所を準備します。機材は、パソコンをはじめPC取り付けがたカメラ、マイクなど必要な機材を事前に用意しましょう。

機材は当日利用する分として、必要な数を確保しておきます。また、ウェビナーを開催する場所についても、開催を想定して適切な場所を確保することが大切です。実際に開催するときとの差異を想定し、問題のない準備を整えましょう。

STEP3．運営メンバーへの役割分担を行う

配信場所の確保などが完了したら、運営メンバーの役割分担を行います。ウェビナー開催を円滑に進めるためには、役割分担が肝と言っても過言ではありません。

オフラインで開催するセミナーと異なり、ウェビナーならではの役割が必要となります。まず重要なのは、司会です。ウェビナーの司会にはただの司会進行を求められる場合と、形式によってはファシリテーターのような役割が求められる場合があります。求める役割に応じて、適切な人選を行いましょう。

また、このほかにチャット欄を確認し、参加者からの質問などを確認する担当なども必要です。ひとつの役割に対して一人の担当者を付けるイメージで万全な状態にしておくと、安心してウェビナーを進めることができます。

STEP4．イベントページを公開する

必要事項がそろい、ウェビナー開催を実現できそうなタイミングが来たら、イベントページを公開しましょう。ウェビナー用のツールで作成できるイベントページを利用する場合と、自社のコーポレートサイトなどにページ作成する場合があります。

どちらもイベントページとしては機能するため、見た目に重点を置くのか、できる限り手間を掛けたくないのかなどを洗い出しておきます。その内容に応じて、適した方法のイベントページを作成し、公開しましょう。

STEP5．集客を開始する

イベントページが完成したら、集客を開始します。集客はオフラインで開催していたセミナー同様、多様な手段を活用して行うことが重要です。

自社のコーポレートサイトや顧客向けのメルマガ、SNSなど、可能な範囲で積極的に告知を行い、集客を進めます。

最近ではウェビナー開催が多く、コンテンツによっては集客難易度が上がってしまう場合があります。集客がしにくいと感じた際は、タイトルの変更やサムネイルの変更、さらには参加者へのオファーを設定するなど、各社が頻繁に開催しているウェビナーに埋もれない工夫が大切です。

STEP6．リハーサルを実施する

集客と同時並行で、本番に備えてリハーサルを行います。当日ウェビナー配信をする機材や場所をそろえることはもちろん、必ずスタッフ全員が参加できるタイミングで行いましょう。

リハーサルで浮き彫りになった問題点は、開催までに必ず修正します。何名かは参加者の担当となり、参加者目線で問題はないかを確認することも重要です。リハーサルは主催者目線で円滑に進行できるかを重視しがちですが、参加者の目線で問題がないことが重要です。十分なリハーサルを実施し、安心して本番を迎えられるようにしましょう。

STEP7．配信用URLを参加者へ送付する

リハーサルが完了し、配信方法や環境に問題がないことを確認したら、参加者に当日参加用のURLを送付します。イメージとしては開催日の数日前や前日に、参加者へのリマインドを兼ねて送信するのがおすすめです。

参加者が申し込んだあとに、自動返信設定で当日のURLを送付するという手段もありますが、リハーサル以前にURLを送付するのは危険です。指定のURLでは配信がうまくいかない場合や、リハーサル中に配信開始の案内が参加者に届く可能性があります。さまざまなリスクを考慮し、ウェビナー開催直前のURL共有が安心です。

STEP8．ウェビナーを開催する

ここまで準備が整ったら、いよいよウェビナー本番です。本番ではスタッフ同士が連絡を取れる手段を確保しておきましょう。パソコン上での連絡だけでなく、当日配信に利用しない携帯などを活用し、配信に影響がでないように工夫が必要です。

参加者が明らかに不足している場合や、何かトラブルがあった場合など、必要に応じて随時参加できる工夫を行いましょう。

STEP9．アンケートを実施する

ウェビナーが終了したら、参加者に向けてアンケートを実施します。すぐ、アンケートに答えてもらえるように準備をしておくことが大切です。

ウェビナーの最後の投影画面をQRコードにし、読み取ってもらう方法や、チャット欄へURLを貼る方法などがあります。ウェビナー終了後に参加者にメールでアンケート送信する方法もありますが、時間が経つほどにアンケートの回収率が悪くなる可能性があるため、ウェビナー開催中に回答依頼するのがよいでしょう。

ウェビナーは会場に参加者がいないため、実際のところどのような反応なのかがわかりにくいという難点があります。アンケートは必ず回収し、次回へ生かすことが必要です。

ウェビナーを配信するときのおすすめツール

では、実際にどのようなツールを活用してウェビナーを配信するのでしょうか。企業向けとして、おすすめのツールを6つご紹介します。

1．Zoomウェビナー

もっとも代表的なツールは、Zoomウェビナーです。Zoomミーティングは日々の打ち合わせなどに利用される方は多いでしょうが、ウェビナーはミーティングとは異なる機能を有しています。

まず、参加者の権限が選択できます。ホスト、パネリスト、視聴者といった3つの権限で、ホストやパネリストは顔出し・発言ができるものの、参加者は顔出しや発言ができません。そのため、視聴者権限の方々とはチャットや質疑応答でコミュニケーションを取ることになります。

また、Zoomミーティングと異なり最大10,000名の参加者に対しての配信が可能です。Zoomの有料ライセンスを取得している必要がありますが、手軽にウェビナーを開催したい場合や、頻繁にウェビナーを開催する場合には非常に便利なツールです。

2．YouTubeライブ

YouTubeを活用し、YouTubeライブでウェビナーを開催することが可能です。日頃動画視聴用に利用している人が多いYouTubeですが、YouTubeライブを活用することでウェビナーを開催できます。ライブ配信中に巻き戻しができるため、最初からライブ配信を確認できなくても、すべての映像を確認できるメリットがあります。

またYouTubeライブは、Zoomウェビナーと接続して配信することも可能です。Zoomウェビナーの形式で配信しながら、アナリティクスはYouTubeの機能を活用することができます。

それぞれのメリットを享受できる配信形式のため、Zoomウェビナーに慣れてきた方におすすめです。

3．Stream yard

ワンランク上の配信ツールを望む場合、おすすめなのはStream yardです。ハイクオリティなライブ配信をテーマに、ウェビナーで積極的に利用されているツールです。

最大の魅力は複数の同時ライブ配信が可能という点です。有料アカウントの場合には最大10カ所から同時中継ができるため、物理的に距離が離れた相手と円滑なコミュニケーションを実現することができます。また、同時性を保ちながら安定した配信ができる点も大きな魅力です。

アプリやソフトのインストールが不要ながら、テレビ番組のような演出の配信が可能なため、対外向けのウェビナーを頻繁に開催している企業におすすめのツールです。

4．Cisco Webex Events

さまざまな国の参加者へ向けてウェビナー配信をしたい場合、おすすめなのがCisco Webex Eventsです。Cisco社が提供するウェビナーツールで、100カ国以上のリアルタイム翻訳に対応しています。配信スタッフに翻訳の手間がないため、全世界同時配信といった手法も可能です。

また、最大10,000人の参加者に向けてウェビナーを実施できるほか、ブレイクアウトセッションなどに参加者を振り分けることができます。費用に応じてさまざまな機能を追加できるため、大規模なウェビナーを定期的に開催する企業におすすめのツールです。

5．コクリポ

とにかく簡単にウェビナーを実施したいという企業におすすめなのがコクリポです。ほかのウェビナーツールは海外製が多く、時折英語が混ざる中、日本のウェビナーツールということもあり、日本人にやさしいUI（ユーザーインターフェース）となっています。

配信画面も非常にシンプルで、とにかく無駄がありません。ウェビナーに特化している仕様のため、主催者はもちろん参加者も年齢を問わず気軽に参加できます。

費用も安価のため、事前に毎月のウェビナー回数が決まっている場合、コクリポのコストパフォーマンスが非常に高いでしょう。

6．V-CUBEセミナ―

演出に凝った大規模配信をしたい場合、おすすめなのがV-CUBEセミナ―です。最大26,000人の参加に対応しており、参加人数はウェビナーツールの中では随一といえます。また、自社で配信用のスタジオを完備しているため、演出に凝った配信が可能です。

社外のお客様を多数集めて実施するウェビナーや、年に一度の表彰を伴う社員総会など、ここぞというタイミングで利用するのがおすすめのツールとなっています。

常に配信スタッフが付いているため、配信の手間を掛けたくない場合や、自社での配信設備に不安がある企業は安心です。デモ体験が気軽にできるため、検討段階で一度利用してみるのがよいでしょう。

ウェビナーを成功させる5つのポイント

では、最後にウェビナーの成功には、どのようなポイントが必要なのでしょうか。重要なポイントを5つご紹介します。

ポイント1．ウェビナー用のコンテンツを仕立てる

ウェビナー開催の際には、ウェビナー用にコンテンツを仕立てることが大切です。多くの方は、オフラインで開催していたセミナーと同様の資料を活用しているか、その資料を基にウェビナー用の資料を作成しているのではないでしょうか。ウェビナーとセミナーは似て非なるものと理解し、ウェビナーにはウェビナー用のコンテンツにすることが必要です。

ウェビナーは話者の姿が見えないため、資料の枚数が少ないと退屈になります。できる限り資料を細かくし、枚数を増やすことで視聴者を飽きさせない工夫が大切です。

もしくはパネルディスカッションのような形式を採用するなど、リアルと切り分けてコンテンツを吟味しましょう。

ポイント2．参加者との相互コミュニケーションを取る工夫をする

オフラインで開催されるセミナーと異なり、相互コミュニケーションが取りにくくなるため、意識的にコミュニケーションの機会を創出する必要があります。

チャット欄の活用や、質疑応答機能の活用、アンケート機能の活用など、ウェビナーツールをうまく活用し、参加者にも参加意識を持ってもらうことが大切です。機能の利用が難しい場合には、スタンプなどを活用し、話が届いていることが伝わる工夫が必要です。

ポイント3．リハーサルを徹底する

ウェビナー成功の鍵は、リハーサルに掛かっていると言っても過言ではありません。問題点がなくなるまでリハーサルを重ね、当日までに不安がなくなるようにしておきましょう。

オフライン開催と異なり、接続に不備があった場合にはそもそも配信ができません。万が一配信できない場合、参加者にも準備不足が伝わってしまうため、リハーサルは徹底的に行うことが大切です。

ポイント4．運営メンバーの役割は細かく分担する

円滑な進行のためには、運営メンバーの役割は細かく分担しておきましょう。一人が複数の役割を掛け持ちするのではなく、それぞれの役割に対して必ず一人配置することが大切です。

参加者が多いほど、当日トラブルが増える可能性があります。万が一に備え、役割ごとの人員配置を心掛けましょう。

ポイント5．配信環境を整える

配信トラブルがある場合、ウェビナー開催そのものができません。リハーサルで配信環境を整えることはもちろん、万が一に備えて異なる配信環境も準備しておくと安心です。

可能であれば、Wi-Fiを複数用意する、配信端末も複数用意するなどといった工夫があるとよいでしょう。結果的に利用しなかったとしても、備えておくことが大切です。

丁寧な事前準備で、企業にメリットがあるウェビナーへ

ウェビナーはコロナ禍で一般化しましたが、まだまだそのメリットを享受しきれていない企業が多いのではないでしょうか。この機会にウェビナーの運営方法や実施の際のポイントを見直し、自社のウェビナーに反映してみると、新たな発見があるかもしれません。

また、ウェビナーは今後新型コロナウイルス感染症が収束しても、企業に定着することは間違いありません。丁寧に事前準備を行いながら、ウェビナーを有効活用できるように工夫していきましょう。