業務改善する10の具体的なアイデア集｜広報業務効率化の進め方や成功のポイント

業務改善や効率化が必要なチームとは？

業務改善は、業務の「ムリ」「ムダ」「ムラ」をなくし、効率化を図ることが目的です。特に次の特徴に、ひとつでも当てはまるチームは、早急に業務改善を行い、効率化を進める必要があります。

一見、うまくいっているようで改善する必要はなさそうでも、解きほぐすと非効率な業務が見えてくることがあります。「私たちのチームは大丈夫」と感じていても、一度状況を確認してみるとよいかもしれません。

業務改善や効率化の進め方4ステップ

業務改善や効率化を進めるためには、次の4つのステップを踏む必要があります。これまで、正しい実行方法がわからなかった人はぜひ参考にしてみてください。

STEP1．業務の現状を把握する

まずは現状を把握するところから始めます。どのような業務を、誰が、どのくらいの時間をかけて、どの程度の頻度で行っているかなど、できるだけ細かく情報を集め、整理することが大切です。全容をきちんと把握しなければ、問題や課題が見えず、改善すべき点を見誤る可能性があります。

STEP2．効率化すべき課題点を洗い出す

現状把握ができたら、業務の問題点や課題点を洗い出します。特に、次のような業務は「ムリ」「ムダ」「ムラ」がある可能性が高いため、優先的に見直しを進めます。

STEP3．手段を検討し実行する

業務効率化のために、どのような手段を用いるか検討します。順番を入れ替えるだけで効率化できる業務もあるかもしれません。重複している業務は統合するだけで工数を減らすことができます。いつから、どのように業務を変更するのかスケジュールを立て、チーム内に共有しましょう。メンバー全員で足並みを揃えて実行することが、早期効率化につながります。

STEP4．効果検証を行い、さらなる改善へつなげる

業務改善や効率化を実施した後は必ず効果を検証します。効果検証では、実際にどの程度、改善されたかをチェックします。一度ですべて改善できるほど簡単ではありません。効果が見えにくい場合は、別の手段を検討するなどし、改善のPDCAを回すことを心掛けましょう。

業務改善のアイデア出しや提案をするときの3つの手順

業務改善の検討にあたっては、チーム全体で、さまざまなアイデアを出し合うことが大切です。一つひとつの業務に対し、次のポイントを意識したアイデア出しや提案を行い、具体的な案に落とし込みましょう。

手順1．人が行わないといけない業務かを考える

繰り返し行う定型業務などは、自動化できるかもしれません。そのような業務には、ツールやシステムの導入を提案できます。業務を自動化することで、これまで作業にかけていた時間や人件費などをほかの業務に振り向けることができます。

手順2．工数と成果が見合っているかを考える

中には工数が多いわりに、大した成果が出ていない業務もあるかもしれません。そのような業務は、「いっそのことなくす」というのも一案です。コストパフォーマンスを見直すことも、業務効率化につながります。

手順3．簡素化できる方法はないかを考える

煩雑化している業務を見直すと、複数の人が同じ作業を行っていたり、似たような業務がいくつもあったりと、工程のムダを発見できることがあります。そのような業務には、縮小・統合などの簡素化を考えます。バラバラのフォーマットを使用している場合などは一元化やテンプレート作成が提案できます。

広報業務改善のための具体的な10のアイデア例

業務を改善するためのアイデアはさまざまですが、一度にすべてを実行するのはおすすめできません。広報業務はイレギュラーな業務が発生しやすく、簡単には改善策が実践できない傾向にあります。やみくもにアイデアを取り入れてしまうと、かえって業務が複雑になってしまう可能性があります。自分たちのチームが抱える問題や課題をきちんと把握し、以下のアイデア例を参考にしながら、適切と思われる改善策を少しずつ実践しましょう。

1．画像・動画素材などをまとめる

画像や動画素材などを、チームメンバー共通の場所に格納することで、ファイルを探す手間や紛失を防ぐことができます。メディア関係者向けに、資料や画像・動画素材などをまとめたプレスキットも作成するとよいでしょう。ロゴ画像や人物画像、ガイドラインなど、取材や執筆にあたり必要な情報を事前に用意しておくことで、記事やコンテンツ制作の際の手間を省くことができます。

2．業務のマニュアルを作成する

単純作業のような、誰にでもできる業務（作業）は、マニュアルを作成することで効率化できます。マニュアルがあれば、レクチャーする時間を省略でき、業務委託もしやすくなります。全員がマニュアルに沿って業務を行うため、質のクオリティを担保できるというメリットも得られます。

3．適材適所を考える

広報業務は多岐にわたります。チームメンバーそれぞれの得意・不得意を把握し、個々が一番能力を発揮できる業務に配置することで、効率化につながります。

4．業務を外注する

データ入力などの単純作業や、クリッピングやライティングなどの手間のかかる業務は外部の会社に業務委託することで、メンバーのリソースを割かずに済みます。その業務を専門で行う会社もあるため、成果物のクオリティも期待できます。

5．問い合わせ対応を管理する

プレスリリースごとに問い合わせフォームを作成できるツールの導入や、カスタマーサポート・カスタマーサクセスなどの専門スタッフを採用するのも業務効率化になります。問い合わせ対応にリソースをとられ、本来の業務が滞ってしまうような事態を解消できます。同じような問い合わせが多い場合は、あらかじめFAQを用意しておくことで、対応件数を減らせます。

6．チーム全体でスケジュールを把握する

どの業務を、誰が、どのタイミングで行っているかを、チーム全体で把握することも大切です。ガントチャートやタイムラインなどを使用し、誰が・いつまでに・何をするかを可視化することで、業務の重視や失念を妨げます。業務が遅れているメンバーに、フォローやリマインドもしやすくなります。

7．ビジネスツールを導入する

各業務を円滑に進めるためには、ツール導入の検討も必要です。最近では、さまざまなビジネスツールがあります。コミュニケーションや連絡を円滑にするためのチャットツール、業務を可視化・共有するタスク管理ツールなど、改善目的に合ったツールを使うことで業務を効率的に進めることが可能です。

8．情報提供メールは一括配信にする

メディア関係者への情報提供メールなどは、一括配信のシステムを活用して効率化することができます。メール開封確認機能などをつけておくと、わざわざ連絡せずとも、相手が情報を確認したかどうかがわかるため便利です。

9．データをまとめるのに時間を使わない

月末などに、アクセス解析などのデータをまとめている場合、その作業に時間を費やしてしまいがちです。重要なのは、データをまとめることではなく、データをもとに次のアクションを考え、実行することです。リアルタイムにデータを確認できるツールやシステム、データ分析サービスを利用し、時間を短縮しましょう。

10．会議を減らす

「定例だから」という理由だけで開催している会議、ディスカッションが行われず単なる報告の場になっている会議は時間の無駄遣いです。ツールなどで情報の共有やプロジェクトの進行管理がリアルタイムに行えるようになった今、会議の目的を見直す必要があります。わざわざメンバーを集めて実施する理由があるかどうかをよく考えて、会議は必要最低限にしましょう。

業務改善を成功させるための3つのポイント

アイデアを出すだけでは業務改善や効率化は実現できません。成功させるために、次の3つのポイントは抑えておきましょう。

ポイント1．全員に業務改善を周知する

なぜ業務改善や効率化が必要なのかを明確にし、全員の協力を得られるように共有しましょう。チーム一丸となって取り組むことが、早期改善につながります。効率化することに集中しすぎてしまい、業務の質が低下することのないように、メンバーに注意喚起することも大切です。

ポイント2．現場にヒアリングする

業務改善のために、いろいろなアイデアを実践する中で、ときには逆効果となってしまうこともあるでしょう。すべてが良い結果をもたらすとは限りません。実際に業務を行っているメンバーにヒアリングし、望まない結果となっている場合は再検討します。その際、アイデアを出したメンバーのモチベーションが下がらないよう、フォローも忘れずに行うようにしましょう。

ポイント3．すべてのアイデアを実行しようとしない

すべてのアイデアを一度に実行しようとすると、逆に非効率となってしまう場合があります。10のアイデアを10％ずつ実行するより、ひとつのアイデアを100％実行したほうが、業務改善の達成率は高くなるはずです。業務改善は一朝一夕で実現できるものではありません。メンバーの負担にならないような現実的なプランを立て、実行するようにしましょう。

業務改善はひとつずつアイデアを実践しよう

業務改善や効率化を行うための手順や、具体的なアイデアや提案のポイント、成功させるために意識することをご紹介しました。広報業務はマニュアル化しにくく、属人化しやすいものも少なくありません。メンバーの負担になっている業務もあることでしょう。多岐にわたる広報業務を整理し、一つひとつ見直してみることで、効率化できそうな業務が見つかるはずです。

業務改善に向け、メンバー全員で同じ意識を持ち、アイデアをひとつずつ実践していきましょう。時間はかかりますが、業務改善を成功させることで、生産性やチーム全体のモチベーション向上につながっていくはずです。