OJTとは？目的やメリット、やり方、導入時のポイントや注意点を解説

OJTとは？意味をわかりやすく解説

OJTとは「On The Job Training」のことで、職場での実践を通じて業務知識を身につける研修を指します。新入社員や若手社員受講者は、経験豊富な上司や先輩から、知識や技術を直接伝えられることで、座学研修やマニュアルだけでは習得が難しい実践的なスキルを身につけることができます。また、実際に業務を実施している現場で行われるため、職場の空気感や周囲の人との業務上のコミュニケーションなども体感でき、職場に慣れる効果もあるでしょう。

Off-JTとは？

Off-JTとは「Off The Job Training」のことで、座学研修など実務ではない形で業務について学ぶ研修を指します。主に業務の流れや必要な知識などを学ぶことが多いです。入社時に行われる新入社員研修や入社時研修以外にも、管理職研修、セキュリティ研修など、個別のスキルを高めるための研修を実施する企業が多いでしょう。

Off-JTで知識をインプットしたうえで、OJTで繰り返し実践するという流れを踏むことで、早く知識を定着させることにつながります。そのためOff-JTとOJTを組み合わせた研修プログラムを組むのがおすすめです。

OJTとほかの制度との違い

OJT以外にも、さまざまな知識・スキルを習得する制度があります。ここでは代表的なものをご紹介しながら、OJTとの違いについて触れていきます。

Off-JTとの違い

Off-JTは、実際の業務現場ではなく、マニュアルなどの資料や教材を使用しながら、座学で知識を習得します。トレーナー1人に多数のトレーニーが教わる集団形式で実施することがほとんどです。

メンター制度との違い

メンター制度とは、直属の上司や先輩とは別に、年齢や社歴の近い先輩社員が新入社員や若手社員をサポートする制度です。英語の「Mentor」からきており、直訳すると「助言相談者」という意味です。業務に対する指導ではなく、主に仕事や会社の人間関係に関する悩みなど精神面のフォローや、キャリア形成に関する相談などに乗ることが中心となります。相談者が気兼ねなく話せるよう、業務上の利害関係がない他部署のメンバー同士でアサインされることがほとんどです。

エルダー制度との違い

エルダー制度は、同じ部署の先輩社員と新入社員・若手社員をアサインし、業務の指導をする制度のことです。OJTのひとつとして扱われることが多いもので、ほとんどがマンツーマン形式で行われます。業務面での早期育成を目的としており、最近では若手の早期離職対策として取り入れているケースも多く見られます。特に、マニュアル化しづらい業務が多い場合や慢性的な人手不足の業界で導入されています。

OJTを実施する目的・メリット

では、OJTを実施する目的・メリットは何でしょうか。ここでは3点をご紹介します。

1．業務全体を体系立てて習得する

OJTは目の前の業務を片付けることを目的としていません。業務全体の知識・スキルを計画的に習得することを目指すものです。そのためには、体系立てて業務全体を網羅したカリキュラムを組むことが重要です。また、難しい内容を扱う場合はむやみに高いゴールを設定せず、何回かその業務を実施することを想定したカリキュラムを組みましょう。

2．学んだ知識の早期理解につながる

OJTでの実践を通じて、Off-JTで学んだ知識の定着を図ります。事前に知識を持って体験することで早期理解を促します。また、OJTでは実践したことに対するフィードバックをすぐに得られるため、正しい知識・スキルの習得につながります。

3．指導を通じて成長する

OJTで成長するのは新入社員や若手社員だけではありません。教える側もOJTの準備や現場での指導を通じて、業務知識の再確認をすることになります。基本の方法と、自身が業務経験の中で得てきた知識を整理し、よりわかりやすく新入社員や若手社員に伝えようとするでしょう。また、新入社員や若手社員からの質問などから新たな気づきを得るかもしれません。こうした経験は指導者の成長につながり、管理職になり部下を持った時など、先々のキャリアで活かすことができます。

OJTの基本的なやり方

OJTを実施する際には、主幹部署の違いなどによってメリットと懸念点があります。ここでは代表的な2つのケースをご紹介します。

主幹部署が人事部のケース

新入社員研修や定期的なフォローアップ研修など、同時期に同内容の習得を目的としている場合は、人事部がメインとなって進めることが多いです。メリットとしては、体系立てた研修内容を定型で実施できること、かつ毎年ブラッシュアップできることなどが挙げられます。懸念点としては、現場と密に連携して進めないと、現場業務に本当に必要な内容が抜け落ちる可能性があります。

主幹部署が現場部署のケース

配属後の部署で必要とするスキルの習得や、担当業務が決まっている中途入社の人向けのOJTは、現場となる部署が中心となってで実施することがあります。このケースのメリットは、現場に即した内容でカリキュラムを作成できることです。その半面、部署によって人材の育成スピードに差が出ることが懸念点として挙げられます。

両ケースのメリット・懸念点を見ると、人事部と現場部署のどちらが主幹であっても関係各所の連携が重要であることがわかります。今後の人事異動や評価・査定などにも関わることですので、新入社員や若手社員のキャリアのことも鑑みたうえでOJTを行うことが大切です。

OJTの研修・教育を実施する期間の目安

OJT期間はどのくらいで設定するのがよいのでしょうか。実は、OJT期間というのは企業によってさまざまです。新入社員研修の例でいえば、2週間のところもあれば、3ヵ月、5ヵ月、長いところでは半年で仮配属をして合計1年をOJT期間とするところもあります。

期間は自社の配属ポリシーや、新入社員・中途入社者などステイタスによって決めてもよいでしょう。例えば、一度配属された部署に長く所属することが多い企業であれば、ある程度適性を見極め、かつ配属時には業務にもある程度慣れた状態が望ましいため、OJT期間を長めに取り複数業務を経験させるのがよいかもしれません。中途入社者の場合は、前職の経験から担当業務が決まっていることも多いため、OJTは短くてもよいでしょう。

短い期間設定の場合は、半年後や1年後にフォローアップ研修などを行うようにし、知識とスキルの確認を行います。その際に、新入社員や若手社員の成長度合いや業務の適性なども見るようにすると、部署で必要なフォロー体制や新入社員や若手社員のキャリア形成に活かすことができます。

OJTを進める時の3つのステップ

それでは、実際にOJTの進め方を見ていきましょう。ここでは3つのステップで構成しています。

1．ゴールを決める

まずは、今回のOJTのゴールを決めます。どのレベルまでの知識・スキルを習得するのかを明確にし、人事部や部門長、OJT担当者など関係するすべての人の間で共通認識を持ちましょう。ゴールを設定することで行うべき内容が明らかになります。

2．計画書を作成する

設定したゴールに到達するための必要な研修項目を洗い出します。OJT期間内に無理なく進められるようカリキュラムスケジュールを組み、無理が生じた場合はカリキュラム内容や実施期間、必要であればゴール設定をあらためて見直します。

計画書が作成できたら関係各所と共有し、事前調整のうえ実施準備を依頼しましょう。スムーズな実施に向けて、この時点で関係部門間での不明点は解消しておく必要があります。作成した計画書に対する質問や懸念点の有無、なければ計画書にもとづいて実施することへの同意と最終確認を取りましょう。

3．OJTを実施する

計画書にもとづいてOJTを実施します。OJTでは毎日振り返りの時間を設け、新入社員や若手社員一人ひとりの理解度を確認するとともに、その日に行った業務に対する質問や懸念事項を解消します。また、期間中は研修の進捗管理を日々行い、関係各所の間で状況の共有をしておきましょう。

すべての日程を終了した後は、人事部や部門長、OJT担当者など関係者全員で振り返りを実施します。新入社員や若手社員の理解度など成果の報告や、修正が必要な内容などを共有し、次回に活かすようにします。

OJTを導入し成功させる時の2つのポイント

成功するOJTとはどのような要素を踏まえているのでしょうか。ここでは2つのポイントをご紹介します。

1．関係者の情報共有を徹底する

人事部、部門長、OJT担当者など関係各所間における、研修のゴールや実施内容などの情報共有を徹底することが大切です。関係者すべてが共通認識を持つことでスムーズなOJTを実現し、新入社員や若手社員が安定した環境で研修に臨むことができます。実施した研修内容が適切ではなかった、問題が発生したなどのイレギュラーの事態が発生した場合は、OJT担当者だけが対応するのではなく、関係各所で速やかに連携してリカバリーに努めましょう。

2．新入社員や若手社員目線を持って考える・接する

業務に慣れてしまうと新入社員や若手社員目線を忘れがちです。指導側・先輩目線で考えずにOJTを受ける側の立場になって接するようにしましょう。そうすることにより、新入社員や若手社員が気兼ねなく質問するなど前向きに取り組めるようになり、結果的に意図していた成果につながります。

OJTのトレーナーに向いている人の特徴

OJTを実施するにあたって、トレーナーを選出しなければなりません。では、どのような人に適性があるのでしょうか。ここでは、3つの適性要素を取り上げていきます。

1．コミュニケーション能力の高い人

コミュニケーション能力の高い人、というと幅広い意味でとらえることができますが、トレーナーには、「相手の話をきちんと聞くことができる」または「相手の言いたいことをくみ取れる」、そして「相手がわかるように伝えられる」ことが必要です。聞き上手であれば新入社員や若手社員の懸念点や不安を引き出すことができますし、伝える力で正確な知識やスキルを身につけさせることもできます。

2．当事者意識を持てる人

トレーナーとなる人には「当事者意識」を持てる人が向いているでしょう。当事者意識を持てる人とは、「自分の教える方法で理解してもらう」という考え方ではなく、この教え方で理解できるか、実際の業務に落とし込めるかなど、受講者の立場で物事を見ることができる人です。また、ただ年次が上だから、先輩だから指導者になったのではなく、「選ばれた自分が責任を持って教える」という当事者意識を持てることも大切です。

3．柔軟性を持って取り組める人

実際の業務にもOJTにも不測の事態が発生する可能性はあります。そうした事態にも冷静に対応できる、柔軟性を持ち合わせた人もトレーナーに向いているでしょう。決められた通りに遂行することも大事ですが、状況によってはフレキシブルな対応を求められることもあります。凝り固まった考えに拠らず、上司や関係者と連携しながら時には変更も取り入れつつ取り組める姿勢は、OJTをよりよいものにするでしょう。

OJTのトレーナーに必要なスキル

OJTのトレーナーには、適性に加えて求められるスキルがあります。どのようなスキルが必要とされるか見ていきましょう。

1．体系立ててわかりやすく話すことができる

トレーナーには、相手が理解できるように体系立てて話をすることが求められます。自分はわかっているつもりでも、相手に伝わらなければその役目を果たせません。さらに、新入社員や若手社員の理解が追いついていない時にも、相手が理解できていない点をキャッチアップしてきちんと説明できることが必要です。

2．対象業務に精通している

相手にわかるように教えるためには、自身がきちんとその業務を理解している必要があります。また、イレギュラーケースが発生した際には、場合によっては新入社員や若手社員にレクチャーしながら対応する可能性もあります。そのため、トレーナーとなる人材は、OJTの対象となっている業務に対して精通していることも求められます。

OJTの実施で問題点になりえることとは？注意点と対策

最後に、OJTの実施において問題点となることを見ていきます。ここでは注意点を3点紹介するとともに、対策についてもお話しします。

1．トレーナーのスキルによって成果が変わる

トレーナーのスキルが一定ではなかった場合、OJTの成果も一定にならない可能性があります。OJTは教える側のスキルの違いが大きく影響するものです。そのため、トレーナー人材には事前研修を実施し、研修内容に関する知識とスキルを一定にしておきましょう。

2．進捗が遅れる新入社員や若手社員が出ることがある

同じOJTを受けても、進捗が同じとは限りません。気づかず放置してしまう、または急かして無理に進捗を合わせるようなことをすると、知識もスキルも身につかない結果となる可能性があります。

日次の確認で進捗や理解度をチェックし、進捗が遅れている新入社員や若手社員については個別にフォローするなどして差を埋めるようにしましょう。一人ひとりの特性が見えてきた場合は、遅れてしまいそうな人を気にかけるなどして進行を管理します。

3．トレーナー人材にかかる負荷が大きい

OJTでは事前準備から研修期間において、トレーナー人材が大きな工数を割くことになります。また、多くの場合は通常業務を行いながらその工数を捻出することになり、負担が大きくなることがほとんどです。そのためOJTの準備期間から実施期間においては、トレーナー人材の業務をフォローする体制を作るなどするとよいでしょう。

また、シニアトレーナーや人事部など、トレーナー人材の状況をウォッチし、必要なフォローを検討するポジションを作ることも大切です。

効果的なOJTの実施で優秀な人材を育成しよう

OJTの効果やその実施にまつわる各種事項を見てきました。

OJT研修は、新入社員や若手社員者だけでなくトレーナーとなる人材が成長する機会にもなります。そのため、企業によっては毎年新入社員研修にあたるトレーナーを1年任期で任命し、任命期間中にフォローアップ研修まで実施するなどのケースも見られます。また、過去のトレーナー経験者をシニアトレーナーのポジションに配置するなど、トレーナー人材自体の育成にも注力するところもあります。

優秀な人材の育成は、企業の活性化にもつながります。効果的なOJTの実施で、自社の未来を担う優秀な人材の輩出を目指しましょう。