【現役広報が教える】イベントレポートの書き方7つのポイントと注意点

イベントレポートを書く目的とは？

イベントレポートを書く目的は、大きく「イベントに参加できなかった人への内容共有」と「企業やサービスのブランディング活動」などが挙げられます。

イベントの種類や伝えたい対象者によって、レポートの趣旨や伝え方は変わります。例えば、一般ユーザー向けのイベントであれば参加者の体験を重視し、メディア向けのセミナー なら専門的な知見や業界の最新情報を整理することが重要です。

イベントレポートを書き始める前にまず、「誰に」「どのような印象を持ってもらいたいか」を考え、目的を言語化することが大切です。目的が明確になることで、「伝えること」と「必要な要素」を逆算することができ、イベントレポートがぐっと書きやすくなるでしょう。

以下、イベントレポートを書く目的の一例をご紹介します。

• 内容の共有（参加できなかった人への情報提供）
• 次回イベントの集客（興味を持った人に次回の参加を促す）
• サービスや自社の認知向上（事業や取り組みを知ってもらう）
• サービスや自社のブランディングにつなげる（企業の専門性や信頼性をアピール）
• 採用活動への活用（社風や企業文化を伝え、求職者へアプローチ）

イベントレポートに必要な要素・構成

イベントレポートに必要な要素や構成は、書く目的から逆算するとスムーズだとお伝えしました。ここでは、多くのイベントレポートに共通する需要な要素をご紹介します。

【1】導入文

導入文は、読み手が記事を読むかどうかを判断する重要な要素です。「誰に向けられた、何を得られるイベントか」をわかりやすく伝え、興味を引く内容にしましょう。

「いつ（When）」「どこで（Where）」「誰が（Who）」「誰に（Whom）」「何を（What）」「なぜ（Why）」「どのように（How）」の6W1Hを、なるべく盛り込むようにしましょう。

例：「2025年1月15日、東京・渋谷にて、マーケティング担当者向けのセミナー『〇〇カンファレンス』が開催されました。」

いつ・どこで開催された・誰に向けられた・どんなイベントといった概要、何の役に立つのか・何の課題を解決するのかなど、読み手のメリットをもとに文章を考えます。また、「◯名が参加した」といったイベントの結果を書くことで、イベントの盛況ぶりを伝えることができ、読み手に興味を持ってもらえるきっかけとなります。

例：「最新のデジタルマーケティングトレンドを学べるイベントで、150名以上が参加。会場は活気に満ちていました。」

【2】イベント概要（基本情報）

読み手がイベントの全体像を把握し、レポートの内容を理解するために必要な情報を記載します。以下のような内容を基本情報として記載しましょう。

• 開催日時・場所
• 主催者・登壇者情報
• イベントの目的・テーマ
• 参加者層（例：マーケター・開発者・経営者など）

【3】イベントの内容

イベントレポートの中心となる本文は、読者がもっとも求めている情報です。

発表やパネルディスカッションの内容、展示スペースの紹介など、「どのような内容が語られたのか」キーメッセージや印象的な発言など、ハイライトの部分を紹介しましょう。

必要に応じて、

• 参加対象
• 開催される場所
• 日時

など、導入文で説明した内容をこちらにも記載してみてもよいかもしれません。

【4】参加者の声

忘れてしまいがちですが、聞いておきたいのが参加者の声。イベントレポートに参加者の声を加えることで、読み手にイベントの雰囲気をリアルに伝えられます。参加者の声はイベントに対するお墨付きにもなるので、積極的に集めましょう。

【5】まとめ

導入文で書いた「誰に向けられた、何を得られるイベントか」に回答する形で、そのイベントで得られたヒントや解決策をまとめます。参加しなかった「潜在ユーザー」が読み手としてレポートに触れることも考えられるためです。参加したからこそわかる具体的な議題、それに対するソリューションをまとめることで、次回の集客にもつながります。

【6】関連情報

イベント関係者や参加者に、商材の宣伝や次回イベントの告知などを行うため、SNSアカウントのリンク、フォローボタンなどを追加します。イベントレポートを読み「わかりやすい」「次回は参加してみたい」などと思った人が、SNSでリアルタイムの開催情報などを追えるようにもなるでしょう。

【7】写真

写真はイベントレポートにおいて大切な要素のひとつです。会場全体の写真、イベント中の様子、お土産などの写真を掲載することで、読み手に当日の雰囲気や体験をより鮮明に伝えられます。

イベント後に「この写真が欲しい」と思っても再撮影はできません。当日は写真は多めに撮影しておくと安心です。イベント時に手が離せない場合は、別の人に写真撮影をお願いしましょう。

写真撮影で注意したいのが「肖像権」。人の顔を無断で撮影・公表することは、肖像権の侵害にあたる場合があります。後でトラブルにならないように、

• Webサイトやプレスリリースの素材用に撮影する旨を事前に許諾を得る
• 個人が判別されないように配慮のうえ撮影した後ろ姿の写真を使う

など、気配りを忘れないようにしましょう。

自分がイベント主催者の場合は、お申込み時や受付で撮影可否の確認、撮影NGの方の席を用意、ネームタグの色の変更など、運用を検討しておくとスムーズです。

イベントレポートの書き方7つのポイントと注意点

イベントレポートに必要な要素がわかったけれど、具体的な書き方のヒントが欲しい。そんな方に向けて、イベントレポートの書き方7つのポイント・注意点をご紹介します。

1．書き手は誰？主催者・参加者・取材者

イベントレポートの書き手は、大きく「主催者」「参加者」「取材者」の3つに分けられます。イベントの種類やイベントレポートを書く目的に応じて、書き手を決めましょう。

【主催者】

「主催者」視点では、イベントの狙いや企業・団体の思いなど、当日伝えきれなかった内容を発信できるため、ファンイベントや採用イベントに向いています。もちろんそのほかのイベントでも、主催者が伝えたいメッセージを丁寧に掘り下げることで、読み応えのあるレポートとなっている例があります。主観的になりすぎると伝わりにくくなりますので注意してください。

参考：経済的困難を抱える女子中高生にITとデザインの力を。「IFUTO」プロジェクトレポート

【参加者】

「参加者」視点は、自分の感想や体験などを盛り込めるため、外部イベントを社内に共有する際におすすめです。例えば過去にイベントに参加した学生がどのような気持ちで臨んでいたか、後日談も交えて語ってもらう形式のレポートもあります。

参考：初挑戦のチーム開発で経験した試行錯誤。学生メンターを担当する22卒エンジニアに聞くハッカソンの醍醐味 | 株式会社PR TIMES

【取材者】

「取材者」視点は、書き手としての意見はあまり入れず、客観的な視点で記事を書きます。イベント内容をそのままノウハウ記事として発信する場合に適しています。PR TIMES MAGAZINEのイベントレポートの多くは、取材者の視点で書かれています。

2．書き方をルポ形式、Q&A形式などから選択する

【ルポ形式】

イベントの様子や臨場感を伝えたい場合は、参加者、取材者目線の「ルポ形式」で書くのもよいでしょう。冒頭でイベント開催日時や場所、参加人数などの概要に触れてから、当日の様子を撮影した写真とともに、どのような雰囲気で、どういったトピックにまつわる議論が交わされたのかを紹介しましょう。

【Q&A形式】

イベント登壇者の考え方や、イベントで語った思いの裏側まで解説できるのが、Q&A形式（インタビュー形式）です。登壇者を主役として、主催者が質問する形式で考え方やフレームワークを掘り下げて紹介したとき、Q&A形式で読者の疑問に答えるレポートを発信したいときに向いています。

3．「数字」と「反応」でイベントの雰囲気を伝える

イベントの良いところは、その場にいたからこそ得られる空気や熱量を体感できること。しかし、雰囲気を文章で伝えるのはなかなか難しいもの。そこで、「数字」と「反応」を活用し、イベントの雰囲気を伝えましょう。

数字は誰もが具体的にイメージでき、説得力もあります。「イベントに◯人が参加した」、「質疑応答が盛り上がり◯分も尺をオーバーした」など、イベントの様子を数字を用いて伝えます。

参加者の「反応」も会場の雰囲気をリアルに伝える要素です。「参加者が積極的に質問をした」や「スライドが変わるたびにスマホで熱心に撮影していた」など、参加者の当日中のリアクションを加えることで、イベントの熱量を読み手に伝えます。

4．導入文で読むメリットを感じてもらう

導入文の目的は、「この記事は私の役に立ちそうだな」と、興味を感じてもらうことです。メリットを感じてもらうために必要なことは、共感です。

文章の始めに問題提起、時事ネタ、誰に向けたイベントなのか、などを書くことで、共感を呼びやすくなります。そのうえで、イベントレポートがどんな悩みを解決してくれるのか、何のヒントが得られるのか、などのメリットを具体的に記載しましょう。

5．イベント内容は「時系列」でまとめる

イベント内容は、時系列でまとめましょう。時系列に沿って説明することで、話がわかりやすく伝わるだけでなく、読み手もイベントに参加しているような気持ちでイベントレポートを読むことが出来ます。

ただし、展示会のように参加者が自由に見学できるイベントについては、時系列ではなくカテゴリやテーマでまとめるほうが向いています。

6.  見出しには「結論」または「トピック」を書く

簡単に内容を理解できるよう、見出しには結論かトピックを書きましょう。多くのイベントは数時間にわたり開催され、そのすべてを書こうとすると大変な文字量になってしまいます。見出しには「〇〇について」といった抽象的なまとめ方ではなく、「〇〇は〇〇がポイント」といった具合に、要点をコンパクトに書くことがコツです。

7. 参加者には「プロフィール」「得られたこと」「ならでは」を聞く

参加者の声を集める際に、意識して聞きたい点が3つあります。1つ目は「プロフィール」。2つ目は「得られたこと」です。どんなプロフィールの人が、どのような解決策・ヒントを得られたかを具体的に伝えることで、読み手が共感し、イベントへ興味を抱くことにつながります。また、参加者のリアルな声を届けることで、イベントレポートの説得力が増します。

3つ目は参加者が感じた「ならでは」のこと。このイベントならではの良さを聞くことで、読み手が「このイベントに参加したい」と思うきっかけになるはずです。次回イベントの集客も目的にしている方は、ぜひ「ならでは」を聞いてみてください。

イベントレポート作成時によくある失敗例と対策

イベントレポートをうまく作成できない……というケースでは、文章力というより設計不足にあることが多いです。読み手が欲しい情報が分散していたり、目的に対して情報の優先順位が逆転していたりすると、内容が良くても伝わりません。

さらに、写真や引用などの権利面は、トラブルが起きた瞬間に「内容の良さ」を帳消しにするリスク要因です。次に、現場で起きがちな失敗を先に押さえ、公開までの手戻りを減らす対策を整理します。

失敗1：要素を詰め込みすぎて読みにくい：主役を1つ決めて削る

レポートにありがちなのが、登壇内容も会場の様子も参加者の声も、全部盛りにして結果的に何も残らない状態です。対策は、主役を1つ決めることに尽きます。

主役は「問い」でも「学び」でも「新発表」でもよく、主役が決まれば、その他の要素は主役を補強する範囲に絞れます。具体的には、見出しを眺めただけで主役が伝わる状態に整え、枝葉のエピソードは削るか、別記事に分ける判断をしましょう。

読者は丁寧さよりも理解の早さを評価しやすいため、要素を足すより、削って焦点を合わせたほうが成果に直結します。

失敗2：当日の実況で終わる：学びの要約と再現手順を足す

時系列で出来事を追うだけのレポートは、参加者には懐かしくても、不参加者には価値が伝わりにくい傾向があります。

対策として、各セクションに「結局、何が学びで、どう使えるか」を必ず添えるようにしましょう。たとえば、要点を3つに要約し、実務で試すなら何から着手すべきか、注意点は何かまで書くと、読者が自分ごと化しやすくなります。

さらに、再現手順として、手元で試せるチェック項目、検討観点、次に読むべきコンテンツへの導線を置くと、イベントレポートが「読み物」から「業務に活用できる資料」に変わります。結果として保存・共有されやすくなり、検索流入にも強くなります。

失敗3：写真が雰囲気だけ：スライド要点・図版・キャプションで理解を補う

写真を多く載せても、会場の雰囲気だけでは情報価値が上がりにくいのが実情です。対策は、写真を「理解を進める情報」として扱うことです。

具体的には、スライドの要点が分かるカットや、展示物のポイントが伝わる寄り、登壇者の発言と紐づくシーンを優先し、各写真にキャプションで結論を添えます。

図版化も有効で、イベントで語られたフレームやプロセスを簡単な図に起こすだけで、文章量を増やさずに理解が進みます。写真は装飾ではなく説明の一部として設計すると、読み手の満足度が上がり、離脱されにくくなるでしょう。

失敗4：権利・引用でトラブル：撮影・掲載・引用の条件を事前に明文化する

権利トラブルは、悪意ではなく「取り決めがない」ことから発生します。対策は、撮影可否、顔出し可否、SNS掲載の可否、発言の引用範囲、資料画像の転載条件、クレジット表記の要否を、イベント前に明文化して共有することです。

受付で周知する、申込フォームで同意を取る、名札やシールで撮影NGを識別するなど、運用に落ちる形まで設計すると安全性が上がります。

公開前の最終チェックでは、個人が特定できる写真、未公開情報、誤解を招く切り取りがないかを確認し、迷う場合は掲載しない判断も必要です。炎上の火種を消すのは公開後では遅いため、事前設計でリスクを潰すのが広報PRの基本動作になります。

広報PR視点で差がつく：公開前後のコミュニケーション設計

イベントレポートは「当日の記録」ではなく、イベントで生まれた価値を社内外へ再配布するコミュニケーション施策です。広報PRが設計すべきなのは、公開そのものではなく、公開前後の合意形成と二次活用の導線づくりだといえます。

イベントレポートでは、読者にとっての学びを整理したうえで、登壇者・参加者・メディア・社内メンバーが同じ説明で語れる状態を作れれば、レポートは単発の記事ではなく、認知・理解・信頼を積み上げる資産になります。逆に言えば、ここを設計しないと、良いイベントほど「やりっぱなし」になり、発表で終わってしまう点に注意が必要です。

公開前：社内合意（事実確認・引用条件・炎上リスク）を通す

公開前に最優先で行うべきは、事実確認のプロセスを短時間で回せる状態に整えることです。数値や固有名詞、登壇者の発言要旨、他社比較、将来見通しに触れている箇所は、誤りがあると信頼を一気に毀損します。加えて、引用条件（発言の扱い、資料の転載可否、写真の使用範囲）を、登壇者・協力会社・会場側の観点で整理し、必要なら書面やメールで残します。

炎上リスクは「意図していない誤解」が出発点になりやすいため、読者が誤読しそうな表現、過度な断定、政治・社会課題への言及、特定属性への一般化などをチェックし、表現を中立に補正しておくと安全です。

公開直前に慌てないよう、確認者と締切、差し戻し時の判断基準まで含めて、最初から運用として組み込むのが実務的です。

公開後：登壇者・協力者への共有文面と二次拡散素材を用意する

公開後の伸びを決めるのは、拡散のお願いではなく「共有しやすさ」です。登壇者や協力者に送る連絡は、URLだけを投げるのではなく、何が読みどころか、どの箇所を引用・共有して良いか、SNS投稿例は何かまで添えると、二次拡散が自然に起きやすくなります。

具体的には、短文版（SNS向け）、長文版（LinkedInやnote向け）、画像付き版（サムネ・要点スライド風）の3点セットを用意し、相手の負担を減らすのが理想です。

さらに、記事内で触れた事実の根拠として、公開可能な範囲の一次情報や資料を整理しておくと、相手が社内稟議や承認フローを通す際にも止まりにくく、結果として露出機会が増えます。配布物は「お願い」より先に「使える素材」を渡すことが広報PRの段取りです。

SNS運用：切り出し方（学び、数字、写真など）を複数パターンで展開する

SNSでの展開は、同じURLを何度も投稿するのではなく、切り口を変えて「別の価値」として提示することが重要です。

たとえば「学び」は箇条書き3点で再提示し、「数字」は参加者数や満足度、Q&Aの件数など具体的な事実で臨場感を補強し、「写真」は会場の熱量が伝わるカットに短いキャプションを添えて文脈を作ります。読者はイベントレポートそのものではなく、自分の仕事に役立つ要点を探しているため、投稿文には「誰のどんな課題に効く内容か」を明示し、読む理由を作ります。

投稿は単発で終わらせず、公開当日、翌日、1週間後などタイミングをずらし、同一記事を「学びの再配布」として複数回運用すると、届く層が広がりやすくなります。煽りすぎるコピーは反発を招くため、事実と学びに寄せたトーンで統一するのが無難です。

資産化：ホワイトペーパー・営業資料・採用コンテンツへ転用する

イベントレポートのROIを最大化するには、記事を「素材の原本」と捉えて再編集する発想が有効です。たとえば、イベントの要点を整理してチェックリスト化すればホワイトペーパーになりますし、導入背景と提案の流れを抽出すれば営業資料のストーリーに転用できます。

採用では、イベントのテーマよりも、運営に関わった社員の判断や工夫、参加者との対話姿勢を抜き出し、社風や価値観が伝わる形に再構成すると効果が出やすいです。

重要なのは、公開時点で転用先を想定し、撮影カットやインタビュー質問、収集する数字を先に揃えておくことです。後から資産化しようとすると素材不足に陥りやすいため、レポートを「最終成果物」ではなく「資産化の起点」として設計すると、イベントの成果が継続的に積み上がります。

イベントレポートの書き方に関するQ&A

最後にイベントレポートの実務で頻出する疑問を、広報PR担当者の運用目線で整理します。最適解はイベントの目的や媒体、読者の温度感で変わりますが、迷いどころは共通しやすいです。判断軸を先に持っておけば、締切前の手戻りや社内確認の往復が減り、公開スピードも上がります。あわせて、権利や引用などの論点は、記事の品質以前に信頼に関わるため、基準を持って運用することが重要です。

Q．イベントレポートはいつまでに公開すべき？

原則は「熱量が残っているうちに」です。目安としては、可能なら当日中に速報（要点と写真数枚）、遅くとも開催後2〜3営業日以内に本記事を公開できると理想的です。

イベントは時間が経つほど、参加者の記憶もSNS上の話題も薄れ、記事の価値が「速報性」から「アーカイブ性」へ移ります。アーカイブとして成立させるには、実況ではなく学びや再現性が必要になるため、公開が遅れるほど追加編集の負荷が上がる点にも注意が必要です。

社内確認に時間がかかる場合は、事前にテンプレと確認範囲を合意し、公開日をコミットして逆算運用に切り替えると安定します。

Q．適切な文字数・写真枚数の目安は？

文字数は「目的に対して読者が意思決定できるか」で決めるのが合理的です。一般的には、要点整理型のレポートなら2,000〜4,000字程度でも成立しますが、登壇内容をしっかり残すなら5,000字以上になることも珍しくありません。

写真は、雰囲気写真を増やすより、理解が進む写真を厳選するほうが効果的で、最低でも5〜10枚、内容が多いイベントなら15枚前後を目安にすると構成が作りやすくなります。

重要なのは枚数そのものではなく、写真が本文の要点と対応しているか、キャプションで何が起きているかが説明できているかです。読者が「その場にいなくても分かる」状態を基準に調整すると、無駄な増量を避けられます。

Q．登壇者の発言はどこまで引用してよい？

基本は、事前に合意した引用条件に従うことが前提です。イベントが公開前提の場であっても、発言をそのまま一語一句忠実にした逐語で載せるのか、要旨としてまとめるのか、資料の画像を掲載するのかは別問題で、登壇者や主催の意図とズレるとトラブルになり得ます。

実務上は、逐語引用を最小限にし、要点は要旨として整理したうえで、数字や固有名詞など誤解が生まれやすい部分だけは確認を取る運用が安全です。特に、将来の見通し、他社比較、未公開の施策、契約に関わる話題は慎重に扱い、必要なら「当日の発言をもとに編集部で要旨を整理」といった注記で、編集の介在を明確にしておくと誤解を減らせます。

Q．参加者の顔が写る写真はどう扱う？

最優先は、撮影・掲載の許諾を取れているかどうかです。許諾が曖昧な場合は、顔が判別できないカットに切り替える、後ろ姿や手元、会場全景にする、ぼかし処理を行うなどの配慮が必要になります。

イベント運用としては、申込時点で撮影・掲載の同意を取る、受付で掲示して周知する、撮影NGの方が識別できる仕組みを作るなど、当日現場で完結するルール設計が有効です。特に採用・コミュニティ系のイベントでは、参加者が安心して参加できること自体がブランド体験になります。レポートの完成度と同じくらい、参加者にとっての安全性を重視して設計すると、長期的な信頼につながります。

大切なのは「誰に」「どう感じてもらいたいか」

本記事では、イベントレポートを書く目的から、書き方のポイントや注意点などについてご紹介しました。

イベントレポートを書く前に、まず「誰に」「どう感じてもらいたいか」を考えましょう。目的を言語化することで、必要な要素や伝えたいことが明確になり、イベントレポートがぐっと書きやすくなります。どのような学びを得られるイベントなのかを導入文でわかりやすく紹介し、読むメリットを提供することが大切。参加者の反応や感想などを交え、伝わるイベントレポートを作成できるとよいですね。

＜編集：PR TIMES MAGAZINE編集部＞