タスクマネジメントがうまい人がしている5つのタスク管理方法とは？おすすめのツールも紹介

タスク管理を行う重要性とは？

そもそも、なぜタスク管理は重要なのでしょうか。もっとも大きな理由は、業務における必要タスクを漏らさず実施するためです。

タスク管理を実施することで、必要タスクの洗い出しができるほか、納期に対応して優先順位をつけることも可能です。一人で業務を進める場合、チームで業務を進める場合いずれも、タスク管理は非常に重要な役割を担っています。

タスクマネジメントがうまい人がしている5つのタスク管理方法

では、タスクマネジメントがうまい人はどのようにタスクを管理しているのでしょうか。タスクマネジメントは、個人のタスクに対して行う場合と、チームやプロジェクトに対して行う場合があります。

個人とチームやプロジェクトでは、マネジメントする人数は異なるものの、タスクマネジメントに必要な力は共通です。今回は5つのタスク管理方法をご紹介します。

1．タスクとToDoを分けて管理する

タスクとToDoは混在されがちですが、実は異なります。一般的にタスクは期限が決まっている仕事、ToDoは期限が決まっておらず、いつかやらなければならない仕事を指します。

ただしタスクやToDoという言葉は、個人によって認識が異なることもあり、言葉の意味を理解せぬまま使用している人も少なくありません。

タスクをマネジメントする際には、期限を定めてタスクを洗い出す必要があります。また、チームでプロジェクトなどを進行する場合には、タスクとToDoの認識に相違がないか確認しましょう。

2．優先度と緊急度を分けて管理する

タスクは期限があるものと紹介しましたが、多くのタスクが手元にある場合、期限が重なるタスクもあるでしょう。その場合、タスクに対する優先度と緊急度を分けて管理することが重要です。

優先すべきという判断は、タスク消化に要する時間や、タスクに関わる人物などを加味し行います。期限までにタスクを終わらせなければならないという前提に立つと、自身とかかわる人物のスケジュールやタスク消化に要する時間を理解したうえで優先度をつける必要が生じます。

緊急という判断、お客さまにご意見をいただき時間をかけることで不満につながる場合や通常タスクのスケジュールやかかわる人物が変更になり時間をかけることができなくなった場合など、予期せぬことが多いといえるでしょう。タスクを消化するのではなく、最適な対応順序を見極めることもタスクマネジメントに必要となります。

3．対応期間が重なるタスクを可視化する

期限が先となるタスクが多い場合、時間に余裕を感じてなかなか手を付けられないことや、緊急度が低いにもかかわらず、簡単なタスクから消化するなど、対応順序を誤っている場合があります。そのような事態を避けるためには、対応期間が重なるタスクを可視化することが大切です。

4．関係者とタスクを共有する

ビジネスにおいて、自分一人でタスクが完結するということはありません。一人でタスクを消化する場合も、本当にタスクが消化できているのかという点を上司などと確認する工程があります。また、プロジェクトやチームの場合、ほかのメンバーと自分のタスクが密接に関わっている場合もあります。そのため、関係者とタスクを共有することは非常に重要です。

タスクマネジメントがうまい人は、関係者に共有すべき事項を判断し、常に共有をしています。関係者がタスクを把握していると、キャッチアップをスムーズに行ってもらえるだけでなく、担当者にやむを得ない事情が生じた場合に、ほかの人が代わりにタスクを実行できるという側面もあります。

5．タスク管理ツールを活用する

タスクマネジメントはタスク管理ツールを活用することでスムーズに行えます。タスク管理ツールは、パソコンやスマートフォンにいずれも共有して使用できるものが多く、時間や場所を問わず、タスクを管理することができます。

タスク管理をするときの5つのポイント

タスクマネジメントを上達させるためには、単にタスクを消化するだけでなく、適切なポイントを押さえる必要があります。

今回は、タスク管理をする際に重要となる5つのポイントをご紹介します。

ポイント1．タスクを細分化する、粒度を揃える

まず大切なことは、タスクを細分化することです。タスクの洗い出しを行うと、タスクの粒度がバラバラになりがちです。しかし、正しくひとつずつ遂行していくためには、できる限りタスクを細分化し、管理するために粒度を揃える必要があります。

細分化する方法として、まずは広いカテゴリーで括られたタスクを確認します。そののち、一段階ずつカテゴリーの階層を狭めていくと、必要なタスクを確実に洗い出しながら、タスクを細分化することが可能です。

次項からのタスク管理のポイントが実行できないため、必ず行いましょう。

ポイント2．タスクを具体化する

タスクを実行しようとする際に、何から手を付けたらいいかわからない場合は、タスクを具体化できていない状態です。タスクを見てすぐに行うことがわかるレベルまで、具体化して管理しましょう。

タスクを細分化した状態からスタートできれば、具体性を伴わせることは比較的容易です。前述した「ポイント1．タスクを細分化する」と、このポイント2を確実に実行することで、適切なタスク管理を実現できます。

ポイント3．タスク完了に必要な時間を見極める

タスク管理を行ううえで、見落としがちなのがタスクを完了させるために必要な工数です。タスク完了の工数を見誤ると、結果的にタスクが期限までに完了できなかったり、ほかのタスクに手を付けることができないといった問題が生じます。

自身の業務キャパシティを踏まえ、必要工数を算出することが重要です。工数に応じて、タスクの優先度や緊急度が変わるため、今本当に取り組むべきタスクを選択しやすくなります。

ポイント4．常にプロジェクトの全体感を把握する

タスク管理というと、常に目の前にあるタスクのみを把握していればいいように感じるかもしれません。しかし、本当の意味で適切なタスク管理を行うためには、タスクがあるプロジェクトの全体感を把握することが必要となります。

タスクはプロジェクトの中では小さな点でしかなく、プロジェクトという大きな点を見失ってしまう可能性があります。一度俯瞰して全体を見る癖を付けておかないと、本来であれば必要となるタスクを見落とす可能性があるため、注意が必要です。

ポイント5．タスク管理に負荷をかけすぎない

タスクマネジメントを行ううえで、タスク管理に時間をかけすぎてしまっては本末転倒です。タスクを整理することに時間がかかりすぎてしまったり、利用しているツールへの入力だけで時間を浪費してしまう場合は、タスク管理方法が誤っている可能性があります。

タスク管理を行ううえで大切なのは、手軽に素早く行うことです。タスク管理がタスク消化以上に手間とならないよう、適宜タスク管理方法を見直すことが重要です。

タスク管理表に入れておくべき4つの項目

では、スムーズなタスク管理を行うために、タスク管理表に必要な項目は何でしょうか。タスク管理表の中に入れておくと、スムーズにタスクを実行できる項目を4つご紹介します。

1．プロジェクト名と関係者名

まず大切なのは、プロジェクト名と関係者名です。

タスクをミスなく確実に実行するという観点だけでなく、万が一ほかの人がタスクを実行する場合、円滑な共有を行うことができます。

2．タスクの締め切り

タスクの締め切りは、わかりやすく記載しておきましょう。締め切りを入れるのは当たり前だと思うかもしれませんが、ただ入れるだけでなく、締め切り順にタスクを管理できるようにするなどの工夫が必要です。

3．タスク処理にかかる時間

タスクを管理するうえで重要となる、タスク処理にかかる時間もタスク管理表に入れておきます。タスクの締め切りが先の場合でも、タスク処理にかかる時間が多いタスクは、実は締め切りまで余裕がないかもしれません。

タスクの締め切りと、タスク処理にかかる時間を合わせて項目にしておくと、タスク管理表をより有効に活用することができます。

4．優先度と緊急度

タスク管理表では、優先度と緊急度が一目でわかるような工夫をすることが大切です。優先度や緊急度が一目で分かるルールを決め、管理表を運用しておくと、必要なタスクから取りかかることが可能となります。

なお、優先度と緊急度はタスクを実行していくなかで変動する可能性があるため、柔軟に記載を変更できる工夫が必要です。

チームでタスク管理をするときの3つのポイント

では、チームでタスクを管理する場合、どのような点にポイントを置くのがよいでしょうか。3つのポイントをご紹介します。

ポイント1．定期的に進捗確認を行う

チームでタスク管理を行う場合には、それぞれのメンバーに定期的にタスクの進捗を確認することが大切です。

チームの場合、一人のタスクが遅れてしまうと、ほかのメンバーへ影響を及ぼすため、定期的な進捗確認がチーム全体のリスクヘッジとなります。

万が一タスクに遅れが見られる場合は、設定しているタスクの内容や期限に無理がないかなど、さまざまな角度で確認を行う必要があります。チーム全体としてスムーズなタスク進捗となるよう、十分な配慮が必要です。

ポイント2．迅速な情報共有を行う

新たなタスクが生じる場合や、タスクに遅延が生じている場合などは、チーム内で迅速な情報共有を行うことが大切です。

チームでタスクを管理している場合、メンバーそれぞれがタスク消化に必要な時間を確保し、来るタスクに備えて準備をしています。そのため、想定外の事象は迅速に共有し、チーム全体への影響を最小限に抑えることが大切です。

ポイント3．計画遅れをリカバリーできる体制をつくる

チームでタスクを行う場合には、個人でタスクを行うよりも計画通りにいかない可能性が高いといえます。どれだけ優秀な人材が揃っていても、人数が増えるほどハプニングが増える可能性も高くなるため、計画通りにいくことが少ないかもしれません。

そもそもチーム内のタスクが、キャパシティを超えそうな形で設定されている場合、計画が遅れてしまった場合にはリカバリーすることができません。全員のタスク期限をギリギリに設定するのではなく、ある程度のバッファを持つことや、そもそもタスクに余裕があるメンバーをつくっておくなど、無理のない体制づくりを行いましょう。

タスク管理におすすめのツール・アプリ

最近ではテレワークが増えたこともあり、オンライン上でタスクを管理できるツールやアプリが増えています。今回は、代表的なタスク管理ツールをご紹介します。

Jooto

40万人以上の利用実績を誇るJootoは、有料プランだけではなく、無料プランがある点が特徴です。あらゆる組織やチームに対応できるよう設計されているため、タスク管理はもちろん、案件進捗管理やメンバーの業務を一覧化して管理するといった、管理者向けの使い方をすることも可能です。

タスクの進捗が一目でわかるほか、タスクに対するコメント機能があるため、チーム内での細かなタスク確認をJooto上で完結させることができます。

Jooto

Backlog

プロジェクト管理を行うBacklogは、プロジェクトに紐づいたタスクを管理することに向いています。一人ではなく、チームやプロジェクトで利用することに適したタスク管理ツールです。

タスクはガントチャートで一覧化されるため、無駄な操作なくわかりやすくタスクを可視化することができます。タスクに要する時間を管理することが苦手な方におすすめです。

Trello

ただタスクを管理するだけなく、タスク管理ツール上でコミュニケーションを取るように管理したい方におすすめなのがTrelloです。タスクの中でも、開発などのタスク管理に適したツールとなっています。

タスクを感覚的に整理できるため、直感的な操作でタスク進捗を管理したいと考える方に向いています。タスクそれぞれに対して、気軽なコミュニケーションを行うことが可能です。

自分に合ったタスク管理方法を見つけることが大切

タスクマネジメントを上達させるためには、自分に合ったタスク管理方法を見つけることが大切です。個人やチームなど、タスクの関係者に応じて適切なタスク管理方法は異なります。さまざまな人との関わりの中で、それぞれが編み出したタスク管理方法を確認しながら、自分のタスク管理に生かしていくのもよいでしょう。

現時点でタスク管理が苦手だという方は、本日ご紹介したポイントをもとに、明日からのタスク管理を実行してみてはいかがでしょうか。タスク管理がうまくいかない場合には、何か見落としているポイントがあるのかもしれません。ぜひさまざまなタスク管理方法やタスク管理ツールに目を通し、もっとも管理しやすい方法を見つけてみてください。