記者発表会で広報PR担当者が準備したい10個の項目と注意点

記者発表会で広報PR担当者が準備したい10個の項目

記者発表会を実施する場合、多くは広報PR担当者が仕切り役となります。ここでは、広報PR担当者が準備したい項目を10個ご紹介。どれも欠かせない業務のため、一つひとつクリアしていきましょう。

なお以下の記事では、記者発表会ではなく記者会見の開き方について紹介しています。ぜひこちらも合わせてチェックしてみてください。

1．進捗管理シートの作成

まず、記者発表会を開催することが決まったら、当日までに必要になる準備業務をまとめた「進捗管理シート」を作成します。こちらは、プロジェクト管理ツールを活用するとよいでしょう。プロジェクト管理・工程管理に用いられるガントチャートも参考になります。

TODOタスクの内容や、タスクのステータス（未着手、完了済みなど）、準備物の締め切り、それぞれの業務の担当者など、シートを見れば全体が把握できるようにしておくと便利です。

PR TIMESが提供するタスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」は、一覧性の高いガントチャートを使うことができるのでおすすめです。

2．核となるコンテンツの企画

次に、記者発表会の骨子となる部分を決めるために、伝える内容を考えていきます。

• 記者発表会を通じて伝える内容
• 上記の内容を伝えるために必要なもの
• メディア露出の目標

などの情報を整理しつつ、記者発表会の目標を達成するために、どのようなコンテンツを提供するのがベストかを考え練り上げます。ここでは、チームメンバーで多様なアイデアを出し合うプロセスを設けることができるとよいですね。

3．日時・会場の決定

記者発表会には、1社でも多くのメディアに参加してもらい、より多くのパブリシティにつなげたいものです。そのため、記者発表会の日時としては、メディア関係者が比較的動きやすいとされる「平日の午後」がおすすめです。

会場も、記者の立場で選定します。特に、「メディア関係者が足を運びやすい立地」「スクリーンや音響など必要な設備が整っている」「発表する内容のイメージと合った室内レイアウト」あたりが重要になるでしょう。

記者発表会の会場としては、一般的にホテルの宴会場や貸し会議室、イベントスペースなどが利用されますが、明確な決まりはありません。会場の雰囲気も演出のひとつとして捉えるのであれば、商品やサービスのイメージと一致する場所を選んだほうがインパクトがあり、記事になった際の写真からも、ブランドイメージを伝えやすくなるでしょう。

4．当日のタイムスケジュール

記者発表会では、定められた時間内に新商品やサービスの内容を的確に伝え、発信しなければなりません。しっかりと進行の段取りを決め、当日のタイムスケジュールを組みましょう。また、メディア関係者は忙しいスケジュールのなかに参加していることも多いので、当日の進行では遅れが出ないように心がけます。

タイムスケジュールは、記者発表会のコンテンツ部分だけでなく、運営にかかわる従業員の入り時間から会場撤収時間まで、すべての動きを決める必要がありです。

5．会場の装飾、備品や土産物の手配

会場の装飾やマイク、プロジェクター、Wi-Fiなどの設備や備品の確認・手配も欠かせません。当日になって必要なものがないとなると大変。必要な備品の個数、品名などを担当者間でダブルチェックしながら用意し、トラブルが起こった時のバックアップも準備しておきましょう。報道用資料やノベルティ、土産物などは、当日足りなくなることがないように、予想される来場者数よりも多めに手配することを心がけましょう。

なお、記者会見のバックボードを準備する場合には、こちらの記事も参考にしてみてください。

6．メディア向け記者発表案内状とプレスリリースの作成

メディア関係者に送付する案内状には、参加の有無を確認するため、申込用紙を同封します。この申込用紙をFAXで提出してもらったり、メール添付で送ってもらったりします。当日会場に来る人数を把握するため、記者とカメラマンの人数、カメラの台数などを記入する欄も設けるとよいでしょう。また、申し込みの締め切りを過ぎた場合の連絡先を添えておくと、当日都合がついたメディアが飛び入りで参加しやすくなります。

当日配布するプレスリリースは、発表のテーマとなる商品・サービスなどに関する事実関係や、詳細を盛り込んだものにしましょう。基本的には、自社の公式サイトやプレスリリース配信サービスで発信するものと同じ内容で構いません。

7．参加予定のメディアリストの作成

案内状を送付し、「参加予定」と返信が来たメディアをリストアップしておきます。このとき、テレビカメラの台数・スチールカメラの有無や参加予定の人数、緊急連絡先などを控えておくと、会場のキャパシティーや動線、必要な備品などを再考できるため便利です。また、名前の読み方や過去のパブリシティの有無なども確認できるようにしておきましょう。

8．プレゼンテーション資料の作成およびディレクション

本番で使用するプレゼンテーション資料の作成は、伝えたいメッセージやイメージにずれが生じないよう、プレゼンを行う担当者や商品・サービスの責任者、事業部長、デザイナーなどと一緒になって進めていくことが多いでしょう。意見をとりまとめながらディレクションを行い、資料を作成する際には、

• プレゼンテーションに費やす時間とスライド枚数のバランスは適切か
• 長い文章の羅列になっていないか
• 色やレイアウト、フォントが統一されているか

などの点に注意しましょう。

9．進行台本の作成

シビアな時間管理やトラブル対応が任される進行役は、考えることが多くプレッシャーがかかるものです。このような状況でスムーズに進行するためには、進行台本が重要です。記者発表会の流れに沿って、オープニング挨拶からプログラム進行、クロージング挨拶までの台本を作成しておきましょう。

スライドと台本の内容が一致し、会全体の流れがつかめるものになっていると、当日何らかのトラブルが発生した際も、プログラムを前倒しするなどの対応がしやすくなります。

可能であれば前営業日までに、進行役を含む関係者全員でタイムスケジュールの確認、台本の読み合わせをしましょう。打ち合わせができない場合は、用意するデータや言い回しについて矛盾や修正点がないか、複数の担当者と何度もダブルチェックするのがよいです。

10．FAQ（想定問答集）の作成

記者発表会では質疑応答の時間を設けることが多いため、想定される質問はあらかじめ洗い出しておきましょう。事前にFAQ（想定問答集）を作成しておけば、突然の質問でもスムーズな受け答えができるようになります。

なお、想定外の質問などで回答がわからない場合は「のちほど調べて回答します」などと伝え、誠実に対応しましょう。調べることなく「わかりません」と即答したり、担当者に確認せずに誤った情報を伝えたりすると、企業・団体としての信用にかかわるため、注意が必要です。

記者発表会で広報PR担当者が注意しておきたいポイント

最後に、記者発表会で広報PR担当者として注意しておきたいポイントを3つご紹介します。

1．事前連絡のなかったメディアが当日参加することもある

参加申込制の記者発表会であっても、当日事前連絡のなかったメディアが飛び入りで参加することも考えられます。そのため、どのメディアが実際に参加していたのかを把握できるように、当日は受付で名刺を回収しましょう。名刺を持っていない来場者には、芳名帳に所属先と氏名、連絡先などを記載してもらいます。

2．タイムスケジュールは余裕を持って

活発な質疑応答や機材トラブルの発生などで、進行がスケジュール通りにいかない場合も考えられます。ギリギリなタイムスケジュールを組んでいて後半が慌ただしいと、メディア関係者にとって満足度が低い記者発表会になりかねません。そのため、タイムスケジュールは、余裕を持って作成するようにしましょう。

会場をレンタルする場合には、撤収までの時間も踏まえて、見込みより少し多めの時間を押さえておくといいでしょう。

3．会見終了後には個別に質疑応答の対応を

記者発表会自体に質疑応答の時間を設けていても、終了後には個別の質問に対応できるよう、段取りと対応者を明確にしておきましょう。記者発表会が終わったからといって、すぐに会場の撤収準備に入らないようにします。

よくあるケースとしては、会見終了後に各メディアがステージ横など登壇者の元へ歩み寄り、順番に個別で質問や挨拶を行うということがあります。メディアの記者にとっては、記者発表会で得た情報は、参加している他社と同じものです。そのため、会見終了後に「個別の質問がしたい」「担当者と名刺を交換したい」などの目的でコンタクトをとろうとするのです。

すべてのメディアが質問を終えて帰るまではいつでもフォローに入れる態勢をとり、場合によっては代わりに質問に答えられるようにしておきましょう。

記者発表会は念入りな事前準備を

本記事では、記者発表会を開催するにあたって、広報PR担当者が準備すべきことや注意点について紹介しました。記者発表会の準備は、簡単なものではありません。しかし、その分メディアの報道を通じて、問い合わせが増えたり、PV数が伸びたりと大きな反響を得られる可能性があります。

記者発表会を行う際には、念入りに事前準備を行い、メディアが伝えたくなるような情報を提供できるようにしましょう。

＜編集：PR TIMES MAGAZINE編集部＞