【例文あり】異動の挨拶メールの書き方とマナー｜社内・社外・取引先別に解説。広報向けにメディア関係者への対応の注意点も紹介

異動の挨拶をする目的と重要性

異動の挨拶は、単なる報告ではなく、これまでの関係性を振り返って感謝を伝える重要なコミュニケーションです。異動後の良好な関係を継続するための機会であることを押さえておきましょう。異動の挨拶をする目的と重要性について詳しく解説します。

異動の報告と、これまでの関係への感謝を正式に伝える役割

異動の挨拶における大きな目的は、相手とのこれまでの関係を振り返り、メールというかたちで正式に感謝を伝えることです。連絡がないまま異動日を迎えると、社内外を問わず混乱を招き、不信感を募らせるきっかけになりかねません。

広報PR担当者の場合、過去の取材や掲載といった具体的なやり取りを振り返ることで、積み重ねてきた関係性をあらためて共有する機会にもつながります。異動そのものを報告するだけでなく、取り上げたテーマを思い出してもらえる点は、挨拶メールの重要な役割といえるでしょう。

異動後も良好な関係を継続するためのコミュニケーション

異動の挨拶は、これまでの部署から離れるのと同時に、今後の関係性を整理・引き継ぐための区切りでもあります。別の部署でも引き続き関わりを持つケースも少なくないため、「部署が変わっても変わらずお付き合いください」といった会社としての関係性が継続することを意識することが大切です。

特に広報PR担当者の場合、異動後も取材対応やプロジェクトで関わることも考えられるでしょう。個人としてのつながりを強調するのではなく、今後も企業として適切な窓口で対応していく姿勢を示すことが、信頼関係の維持につながります。

取引先へ「窓口変更」を伝え、円滑に引き継ぎをする役割

異動が確定したあとは引き継ぎ業務が発生しますが、社内外の関係者にも後任や引き継ぎに関する情報を共有しなければなりません。異動までのお礼を伝えるだけでなく、スムーズな移行のために連絡先を明示したり、資料について予定を伝えたりといった役割も担っています。

相手が連絡先を迷わないよう配慮することも欠かせません。広報PR担当者であれば、これまでの連絡先に加えて、後任者の名前・連絡先や代表窓口といった問い合わせ先も併記すべきでしょう。

異動の挨拶・メールを送るタイミング

異動の挨拶メールは、異動が決まったタイミングで挨拶やメールの準備を進め、なるべく早く相手に伝えることが大切です。ただし社内向けには異動の当日に送付するケースもあります。ステークホルダーによって適切なタイミングが異なるため、一般的な流れを押さえておきましょう。異動の挨拶・メールを送るタイミングについて解説します。

正式発表後〜異動前が基本的な送付時期

異動することを報告する挨拶メールは、異動の事実が正式に決定してから送るのが原則です。内定の段階や調整が未完了の段階で先に挨拶してしまうと、訂正・変更が生じたときに相手を混乱させてしまう可能性があります。

社内外を問わず、会社として正式に発表できる段階であることを確認したうえで送付しましょう。社外向けの場合は特に、確定した情報、あるいは上司の了承を得た情報のみを簡潔に伝える必要があります。

社内は「異動当日」または「異動決定直後」が望ましい

社内向けであれば、異動前の最終出社日に合わせて挨拶メールを送るのが一般的です。引き継ぎや業務が残っている早い段階で送ると、返信などで相手の時間を割いてしまう可能性があるため、異動日の確定だけでなく負担をかけない配慮もできると安心です。

一方、業務上頻繁にやり取りをする関係者や引き継ぎ業務が多くなる場合、異動が確定した直後にメールを送るケースもあります。適切なタイミングがわからないときは、上司に確認してスケジュールを調整してもよいでしょう。

社外は「ステークホルダー別に適したタイミング」を社内で検討

異動の挨拶メールは、一斉送信ではなく個別に送付します。関係性の深さだけでなく、契約状況や案件の進行度など、適切な優先順位を決めて漏れのないよう送付していく工夫が大切です。特に、進行中の案件がある場合は引き継ぎが重要となるため、なるべく早く挨拶したほうがよいでしょう。

長い付き合いがある相手であれば、「△△様に先んじてご挨拶させていただきます」と一文を添え、全体への挨拶メールに先駆けて送ることもあります。

広報PR担当者はメディアに早めの連絡が必要

広報PR担当者からメディア関係者に向けて挨拶する場合、異動が確定してからなるべく早い段階でメールを送る必要があります。コンテンツの制作スケジュールを調整したり、異動後の取材担当者情報を共有したりといった引き継ぎ業務が発生するためです。

ギリギリの報告では相手が混乱し業務に支障をきたすリスクもあります。後任者が決まっていない場合には、異動の事実を報告し「引き継ぎについてはあらためてご連絡いたします」と補足することで状況を伝えられます。

異動における挨拶メールの基本構成

異動の挨拶メールを送る際には、基本的なビジネスメールの構成に加えて「これまでの振り返り」「今後について」にも触れる必要があります。情報の正確さはもちろん、事務的な印象を与えない適切な構成と内容を押さえておきましょう。異動や担当変更を報告する挨拶メールの基本構成を、件名から署名まで5つのステップに分けて解説します。

件名：異動の明示＋氏名

ビジネスメールの件名は、内容がひと目でわかる言葉を選ぶことが大切です。相手に確実に読んでもらえるよう、「担当変更のご連絡」「異動のご報告」などシンプルかつわかりやすい件名にしましょう。社外向けに送る場合は、企業名や個人名も明記すると認識しやすくなります。

冒頭文：名乗りと異動の報告

メールの冒頭文には、通常のビジネスメールと同様に「お世話になっております。（個人名）です」のような挨拶文と名乗りを記載します。その後、異動の事実を端的に伝えましょう。長い前置きは避け、報告から感謝の言葉、振り返りへと続けるのがポイントです。

本文：担当業務の振り返り、新担当者の紹介

異動の事実を端的に伝えたあと、これまでの業務を振り返りながら感謝の気持ちを述べます。協業したプロジェクトや特にお世話になった活動など、相手との印象的なエピソードを盛り込むとよいでしょう。思い出と感謝を共有してから、後任や引き継ぎに関する情報を明示するのが基本的な流れです。

結び：今後の対応と継続したお付き合いのお願い

メール文の締めくくりには、今後の対応体制や引き継ぎ、そして「異動したあともよろしくお願いします」と関係継続の意思が伝わる文章を記載します。広報PR担当者の場合、個人としての関係継続ではなく、会社・チームとして対応していく姿勢が伝わる表現を心がけましょう。また、引き継ぎを完全に終えるまでの間、情報提供や相談の受付が可能な旨も添えると丁寧です。

• 引き続き変わらぬご支援を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
• 引き継ぎが完了するまでの間は、私宛でも差し支えありません。ご連絡やご相談がございましたら、お気軽にお知らせください。

署名：肩書き・部署名・連絡先

メールの署名欄には、部署名や役職、メールアドレスといった最新情報を記載します。普段利用している署名のテンプレートで問題ありませんが、相手にとって必要な情報を網羅できているか確認しておきましょう。なお、異動までのつなぎで利用する窓口や、異動後の連絡先は、混乱しないよう署名欄とは別で明記するのが適切です。

【相手別】異動の挨拶メールの例文

異動の挨拶メールの基本的な流れは相手を問わず同じですが、細かい表現や盛り込む情報は相手によって調整しなければなりません。丁寧な言葉でありながら、相手との関係性を想起できるようなメール文を意識しましょう。社内や取引先、協業パートナー、メディア関係者向けなど相手別の挨拶メールの例文をご紹介します。

社内向けの異動挨拶メール例

社内向けの挨拶メールは、異動が確定してから最終出社日の期間中、そのときに応じた適切な内容を検討しましょう。以下は、後任者が決まっている段階で上司に送付するケースを想定しています。　

取引先・顧客向けの異動挨拶メール例

取引先や顧客への異動メールでは、後任者が確定しているのであれば新しい連絡先も明記しておきましょう。異動後の問い合わせ先が明確であれば、引き継ぎ中もスムーズにコンタクトを取りやすくなります。

協業・パートナー企業向けの異動挨拶メール例

協業やパートナー企業向けに異動メールを送る際は、共同プロジェクトや相手と深くかかわった企画名などもピックアップしながらエピソードを盛り込みましょう。以下は、後任者や引き継ぎの詳細が確定していない段階を想定したメール例文です。

メディア向けの異動挨拶メール例

広報PR担当者が異動する場合は、スムーズな引き継ぎになるよう相手のメディア関係者と後任者に配慮した内容を書く必要があります。引き継ぎの進行状況に応じて、必要であれば別途送付する資料についてもあらかじめ明示しておきましょう。

一斉送信で異動を報告する際の挨拶メール例

一斉送信で異動の挨拶メールを送る場合は、個人的なエピソードを省略し、すべての送信先にふさわしい内容を記載します。ただし、社外への一斉送信は可能な限り避けたいところです。やむを得ず一斉送信となる場合も、取り扱う情報や、事務的な印象を与えない表現に気を付けましょう。

異動の挨拶で気をつけたいビジネスマナー

異動や担当変更の際に挨拶メールを送るときは、相手だけでなく後任者への配慮も必要です。引き継ぎの情報も重要ですが、挨拶メールはあくまでお礼・感謝を伝える機会なのでボリュームとバランスにも注意しましょう。異動・担当変更の挨拶メールで気をつけたいビジネスマナーについて解説します。

異動理由を詳しく書きすぎない

異動にはさまざまな理由がありますが、挨拶メールでそれを書くのは不適切です。内情を推測される原因にもなるため、個人的な事情を書いたり他部署への不満を匂わせる表現を使ったりしないよう十分に注意しましょう。

挨拶メールには「人事異動のため〇〇部を離れることとなりました」と記載するのみで問題ありません。個人ではなく、会社が判断したことを尊重する姿勢を示すことが大切です。

後任・新担当者への配慮を忘れない

異動では多くの場合、後任者・新担当者がこれまでの担当業務を引き継ぎます。挨拶メールを送る時点で後任が決まっているのであれば、異動の事実や相手とのエピソードはもちろん、後任者情報も簡潔にまとめて紹介しましょう。

後任者と相手に面識がない場合は、これまでの実績やキャリアを簡単に述べるのも一案です。過剰に期待値を上げる必要はありませんが、「安心して任せられる」という印象を相手に与えるメリットがあります。

引き継ぎ情報を簡潔にまとめる

後任者や引き継ぎが確定しているかどうかにかかわらず、今後の業務について明示することも大切です。確定していない場合は「決定後あらためてご連絡します」のような一文を添え、別途連絡する旨を明らかにしておきましょう。

引き継ぎが確定している状態でも、挨拶メールに書きすぎるのは適切といえません。後任者の連絡先を記載し、「別途資料を送付します」と挨拶メールとは別で引き継ぎに関するメールを送る旨を伝えましょう。

ポジティブな表現で締める

異動そのものがネガティブな理由であっても、挨拶メールはポジティブに締めるのがマナーです。「これまでありがとうございました」と今までの感謝を述べ、「今後ともよろしくお願いいたします」と異動後も関係を継続したい意思を示しましょう。

個人間でのエピソードを振り返るのはもちろん、部署・企業の組織全体としての前向きな印象に結びつけられるよう意識することが大切です。

BCCやCCの一斉送信は社内外で適切に使い分ける

最終出社日のギリギリまで業務を進行していたり、引き継ぎ内容を上司と共有したりするなど、複数人がメールを確認する必要があるときは一斉送信機能を使う場合も考えられます。社内宛であればCC・BCCいずれも問題ありませんが、現在はSlack、Teams、Google Chat、Chatworkなどの社内ツールを使用するケースも多いでしょう。社内ルールを確認してから判断します。

一方で、社外宛のお礼メールは一斉送信の取り扱いに注意が必要。CCは複数人にアドレスを開示することになるためNGです。BCCで一度に送付するケースもありますが、事務的な印象を与えるだけでなく、個人を想定したエピソード・案内などを書けないため、関係性の深い相手には個別での挨拶メールを前提とするのが適切といえます。

挨拶メールに返信があった場合の対応

異動の挨拶メールに対して返信があった場合は、なるべく早くお礼のメールを送りましょう。相手の負担になる早朝・深夜の時間帯を除き、届いた当日～翌営業日中を目安に返信するのが基本マナーです。

硬い表現に徹する必要はなく、返信の内容に合わせてあらためてエピソード・お礼を伝えたり、今後の継続的な関係構築を望む一文を添えたりするのが適切です。

また、メールの締めで「ご返信には及びません」と加えると、相手が返信に悩まず綺麗にやり取りを完了させられます。広報PR担当者であれば、取材窓口や連絡先の再確認にも軽く触れておくと、相手に安心感を与えられるでしょう。

異動時に渡すお菓子・挨拶品の選び方

異動が確定してから最終出社日までの期間に、これまでの感謝を伝えるために挨拶品を渡すことがあります。必須ではありませんが、渡すべきシーン・渡さなくてよいシーンを押さえておきましょう。挨拶品の予算目安や定番品と、おすすめ商品をご紹介します。

お菓子や挨拶品を渡すのがよいケース・渡さないほうがよいケース

退職とは異なり会社を離れるわけではないため、「異動の挨拶品」というかたちで社外に渡すのは必須ではありません。ただし、関係性の深い部署や特にお世話になった人がいる場合は、相手に気を使わせない範囲で挨拶品を渡してもよいでしょう。

社内も同様に必須ではありませんが、「これまでのお礼に」という気持ちを込めて適度な挨拶品を渡すケースはあります。渡すべきか迷うときは、直接挨拶する際に丁寧にお礼の気持ちを伝えられれば問題ないでしょう。

異動時に渡す挨拶品の予算目安・定番品

挨拶品の予算目安

異動時、お取引先など社外の方に挨拶品を渡したいときは、1,000円～2,000円を目安に選ぶのが適切です。高額な品物は相手に気を使わせるため、人数に応じて無理のない予算で選びましょう。大人数であれば、全員に渡らなくとも部署で共有できるものを選ぶのも一案です。

挨拶品の定番品は、クッキーやバームクーヘンといった焼菓子。誰でも口にしやすいものを選ぶことも大切ですが、賞味期限が長く、常温保存が可能な個包装の品物を基準に探すとよいでしょう。

挨拶品におすすめの商品

【シーズン限定のスイーツなら特別感もアップ】

ここでは、春らしい商品を紹介します。

長崎県佐世保市に本社を置く、株式会社九十九島グループからは春仕様の九十九島せんぺいが登場しています。桜模様の「りんがけ」は職人が一つひとつ手作業で刷り上げているもの。ご挨拶時の話題にもなるかもしれません。

参考：“桜のりんがけ”心華やぐ春の贈り物。長崎銘菓【九十九島せんぺい】より、『春の九十九島せんぺい』を期間限定で発売。

鎌倉座が展開する鎌倉五郎本店は、｢さくら茶｣の香りを吹き込んだ『鎌倉半月』を発売開始。2種の定番菓子を包んだ春限定パッケージのギフトも同日展開しています。

参考：銘菓『鎌倉半月』から桜フレーバー登場！華やかに桜香る春限定ゴーフレット。全国通販も【鎌倉五郎本店】

また、お茶専門店ルピシアからは、春限定の「桜のお茶」シリーズが数量限定で発売。休憩スペースが用意されている企業や甘いものが苦手な方にもおすすめです。

参考：ルピシアの春 2026「桜のお茶」シリーズ　満開の桜が香る紅茶「サクラ」が新登場

【記憶に残るユニークな商品で話題づくり】

ここでは、限定商品も多いですが、続々と新しいコンセプトの商品展開を行う企業も多いので参考にしてみてください。

「ArtなFoodであそぶ」をテーマとするメルティングポットハラペコラボからは、琥珀糖「こうぶつヲカシ」を透明なカプセルに閉じ込めた商品を展開。見て楽しめるお菓子です。

参考：バレンタインギフトにぴったり！ポップなカプセル入り宝石スイーツを1月27日より期間限定発売

カップケーキとビスケットの店『Fairycake Fair〈フェアリーケーキフェア〉』からは、贈る場面や気持ちの伝え方を思い浮かべながら選んでもらえるように、とシチュエーション別にさまざまなスイーツを展開しています。

参考：贈る相手やシーンに合わせて選べる。フェアリーケーキフェアのバレンタインスイーツ、バラエティー豊かに続々登場！1月9日(金)より発売開始

異動の挨拶メールでよくある質問（FAQ）

最後に、異動の挨拶メールについてよくある質問と解答をご紹介します。

Q1. 突然の異動で準備ができていない場合、どう挨拶すべき？

異動が急に決まって挨拶メールの準備時間がない場合は、簡潔な連絡だけでも早めに済ませるのが適切です。詳細の決定まで待つと、案件に支障をきたしたり、相手に伝えられないまま異動日を迎えたりといった可能性があります。進行中の案件がある場合は特に、早急な報告を優先しましょう。

Q2. 社外全員に送る必要はある？優先順位の決め方は？

社外の関係者全員に挨拶メールを送る必要はありませんが、取引のある相手や、異動により影響がある相手には優先的に送るべきです。広報PR担当者の場合は、メディア関係者やパートナーなど、接点があるステークホルダーを基準に優先順位を決めるとよいでしょう。

Q3. 後任者を紹介できない場合の書き方は？

後任者が決まっていない段階で挨拶メールを送る場合は、「後任については追ってご案内いたします」と添えれば問題ありません。問い合わせの窓口がないと混乱を招くため、引き継ぎまでに対応する窓口や、臨時の電話番号・メールアドレスを明記しておきましょう。

Q4. 異動先をまだ公開できない場合の言い回しは？

異動先の部署を公開できない場合、部署名を明らかにする必要はありません。「社内異動となりました」のように、異動そのものがわかる表現で伝えるとよいでしょう。詳しい情報はなくとも問題ありませんが、内部事情を想像させるような書き方を避けることも大切です。

Q5. メディア担当が変わる場合、同時にどんな情報を送るべき？

メディア担当が変わる場合は、挨拶メールで新担当者の情報を共有したほうが親切です。後任者が確定しているのであれば、新担当者の氏名とメールアドレスなどの連絡先を記載しましょう。取材対応や掲載などがスムーズに進むよう、なるべく早い段階で共有する配慮が重要です。

Q6. 一斉送信で異動の挨拶メールを送ってもよい？

社外の関係者へ挨拶メールを送るときは、CC・BCCではなく個別に対応するのが原則です。ただし引き継ぎに関する情報を取り扱う場合は、CCに後任者・上司を入れるケースもあります。社内向けの挨拶はチャットツールでオープンに送ることもありますが、会社や部署での規定に反しない方法を前提に選びましょう。

まとめ｜基本を押さえた異動・担当変更メールで感謝を伝えよう

異動の挨拶は、人事連絡だけでなく、これまでのお礼を伝えて今後の良好な関係構築につなげるための重要なコミュニケーションです。返信があった際の対応やCC・BCCの一斉送信など、ビジネスマナーにも注意しながら感謝の気持ちを丁寧に伝えましょう。

基本構成に沿ってメールを作成するのはもちろん、相手や新しい担当者の立場に配慮した表現を考えることも大切。ご紹介した構成やメール例文、マナー・注意点などを参考に、感謝の気持ちと重要事項が的確に伝わる挨拶メールを作成してください。