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BCPとは?事業継続計画の策定方法やポイント、発動基準、リスクなど基本事項を解説

BCPを策定することで、自然災害や不祥事といったリスクから企業を守り、事業を継続していく可能性を高めることができます。しかし、どうBCPを策定すべきか見当がつかない担当者も多いのではないでしょうか。

本記事ではBCPの策定方法や発動基準、また策定後の運用についての4つのポイントなどを紹介しています。これから策定を検討している担当者はぜひお読みください。

BCPとは

BCPとは、「Business Continuity Plan」の頭文字から取った用語で、日本語では「事業継続計画」といわれています。企業や団体が、自然災害やテロ、事故、企業不祥事といった緊急事態に見舞われた時のリスクを管理し、被害を最小限にするためのものであり、リスク状況下でも中枢となる事業が継続できるよう準備し事業継続を可能にする戦略をまとめた計画書です。

BCPイメージ

BCPにおける主なリスク

BCPにおける主なリスクは、前述のとおり自然災害やテロ、事故、企業不祥事などが挙げられます。たとえば震災をはじめ、大型台風や集中豪雨、また経営判断ミスによる業績の悪化や急な人材の流出なども、事業継続に致命的なダメージを与えます。

BCPの発動基準

BCPの発動基準は、緊急事態の発生状況と、それによる自社の被害規模や被害状況などの情報をトータルして判断します。企業や団体によってBCPの発動基準は異なりますが、基本として「大災害、テロ、不祥事、事故などが発生し、自社へ直接的な影響があり、事業継続が困難に陥る」と判断する状況がBCPの発動基準といえます。また、その発動基準を明確にしておくことが大変重要になります。

BCPとBCM・防災との違い

BCPと混同されがちなものとしてBCMと防災があります。その定義の違いについて説明します。

BCMとの違い

BCM(事業継続マネジメント)」とは、「Business Continuity Management」の頭文字から取った用語で、組織の中枢となる事業を維持し改善していくための活動のことをいいます。

BCPの策定もその活動の中に含まれ、策定前段階の分析から策定後の改善など、BCPを運用するためのマネジメントをトータルで行います。たとえば、BCP策定の際に新しい設備の導入が決定した場合、実際にその設備を取り扱うことになる社員のスキル研修も必要となるのでスケジューリングしていきます。BCMはそういった設備などの導入の決定から、それに伴う教育にいたるまでトータルでの管理を行います。

防災との違い

BCPと防災の定義の違いをシンプルに表現すると、BCPは「事業を守ること」を目的としており、防災は「人命を守ること」を目的としています。とはいえ、「社員」がいなければ事業継続は難しく、そういう意味で定義がぼんやりとしてしまうことはあります。

一方、わかりやすいのはその対象の幅で、防災は台風や集中豪雨、地震などの自然災害対策計画を指しますが、BCPは自然災害だけでなく、不祥事やテロ、事故なども含みます。

企業トップによる不祥事や社有車による交通事故、通信障害、また、2019年からの新型コロナウィルス感染症の流行などもBCPの対象となります。

BCPの策定が重要な理由

BBCP策定が重要とされる主な理由はなんでしょうか。「企業(中枢事業)の存続」と「社会貢献(CSR活動)」の2点から解説します。

企業(中枢事業)の存続

BCP策定により企業(中枢事業)の存続の可能性を高めることができます。企業(中枢事業)が存続しなければ社員やその家族を守ることができません。また、取引先への供給もストップし、取引先も倒産に追い込まれる可能性が高まります。BCP対策を万全に行うことで、さまざまな危機から企業や社員、顧客を守ることが可能になります。

社会貢献(CSR活動)

BCPは自社の中枢事業を守るだけでなく、災害時における社会貢献を担う側面もあります。飲食メーカーであれば飲料や食料などの供給、トイレタリーメーカーであれば生活物資の提供などを被災地に行うことが可能です。有事における社会貢献は社会から評価されやすく、企業価値向上につながります

何かが起こる前に、また起きるかどうかわからないことに、時間と労力をかけて備えることは大きな決断が必要となりますが、会社ならびに社員、そして顧客を守るためにも重要事項と捉え、準備していきましょう。

BCPを策定する方法5ステップ

BCPの定義やその重要性について説明してきましたが、本項では実際に企業においてBCPを策定する際の5ステップを説明します。

STEP1.BCP策定・運用メンバーを選出する

BCPを策定するにあたり、まず運用メンバーを選出することをおすすめします。メンバー選定の際には、本社の管理部門や防災部門の社員だけでなく、拠点も含めた全部門を網羅する形で選抜するとよいでしょう。管理部門以外や全国拠点のメンバーを加えることで、これまで知りえなかった盲点に気づく可能性が高まります。また、実際に有事が起き、BCPを発動する際にも各部門で中心となり指揮をとってくれることが期待できます。

STEP2.復旧を優先する中核事業を決定する

BCP策定にあたり、復旧を最も優先するべき中核事業を決定します。中核事業とは、会社の中で最も売上げや利益に貢献し、多くの社員が携わっている事業、これまで多く投資を行い今後の期待値、貢献度が高いと考えられる事業など、企業によって異なります。

中核事業がストップしてしまっては、企業存続にも関わるので、どの事業をまず復旧・継続させるか、策定の際に決定しておくことが重要です。

STEP3.想定されるリスクを整理する

BCP策定にあたり、想定されるリスクを整理しておくことが重要です。そのためにはまず「リスクの種類」を把握しておきましょう。下記にBCPで想定するべき主なリスクを紹介します。

  • 企業経営に関わるリスク:資金繰りの悪化、経営判断ミスによる業績の悪化、取引先の倒産、資材調達不可、人材の大量流出、個人情報の流出、トップの犯罪など
  • 労務に関わるリスク:各ハラスメントの発生、社員による情報流出など
  • 法務に関わるリスク:知的財産権の侵害、薬機法や景品表示法違反、虚偽申告など
  • 自然災害や事故:大型台風や地震などの自然災害、社有車による交通事故、感染症など

これら以外に、自社が経営する事業ゆえに起こりうるリスクも想定してBCPを策定する必要があります。

STEP4.損失を事前に分析し、生産体制の代替策や損失補填を検討する

BCPを策定する前に、STEP3で紹介したリスクが万が一起こった際の損失を分析しておく必要があります。災害や事故が発生した時に自社にどのような損失や不利益が生じるのか、多角的に分析し、損失を試算したうえで備えておくことが重要です。

たとえば、工場が被災して生産体制がストップしてしまった場合の代替拠点確保をはじめ、基幹業務をクラウド型のシステムにすることなども考えられます。資金面においても民間の損害保険加入の検討や国や自治体の助成金・補助金情報を収集しておくとよいでしょう。

STEP5.BCPマニュアルとしてまとめる

BCPを策定したら、マニュアルにまとめることが重要です。BCPマニュアルとは、有事の際に復旧に向けてどう動いていくのか手順をまとめたものになります。マニュアルの作成が義務化されているというわけではありませんが、マニュアルがないために対応方法がわからず、トラブルにつながる可能性があります。

たとえば、震災などが起きた際に、対応が遅れ人命が危険にさらされることになったり、生産体制がストップし、クライアントに損害を与えてしまったりなどが考えられます。その場合、企業が果たすべき義務を怠ったとして訴訟問題に発展することもあります。

自然災害が増え、パンデミックなどの思いもよらない事象が起こる昨今において、BCPマニュアルをまとめ、万が一に備えることは企業の義務であり、社会からの信頼にもつながります

BCPの策定・運用のための4つのポイント

BCPは策定して終わり、ではありません。日々変わっていく社会に適した内容に都度更新が必要となりますし、従業員にもBCPを浸透させていくことが必要になります。本項では、適切に運用してくための4つのポイントを説明します。

マニュアル作成イメージ

ポイント1.事業や部門ごとにマニュアルを作成する

BCPを策定したらマニュアルを事業や部門ごとに作成・整備し、各部門や社員にも理解を促すことをおすすめします。有事が起こった際にマニュアルがなければ、何から着手すべきかわからず混乱をきたします。それではせっかくBCPを策定したにもかかわらずまったく意味のないものになってしまいます。

突然の有事発生でパニックに陥ってしまうことは十分にありえますが、社員一人ひとりが部門に則したマニュアルを日頃から理解するよう努めることで、混乱を最小限に防ぎ、適切に判断して行動できます。そのことにより、会社の損害を軽微にし、取引先などからの信頼を得ることにもつながります。

ポイント2.監査を実施する

BCPを策定したら、監査を定期的に実施することをおすすめします。監査を行うことで、客観的に有効性を評価することができ、その時の状況にあった最新のBCPに更新することができます

民間のBCP監査を活用して診断してもらうのもよいですし、自社の監査部門で定期的にチェックを行うのもよいでしょう。

中小企業庁のサイトで公開している「BCP取組状況チェック」を活用して、策定したBCPの有効性を定期的に判断することも可能です。

ポイント3.従業員への共有を徹底し、共通認識を持つ

BCPは策定して終わりではなく、会社が存続する限り続いていく継続的な活動です。よって、定期的な更新とともに、従業員への教育や研修も継続して行うことが大切です。BCP教育を続けることで、従業員も共有認識を持つようになり、BCPが会社に定着することにもつながります。そしていざ有事の際には、共通認識のもと行動を取ることができるでしょう。

従業員に対して行うべきBCP教育や研修は、下記のようなものが考えられます。 

  • 従業員によるBCPに関するワークショップ

従業員同士で、BCPに関してディスカッションしたり、ケーススタディをしたりすることで、BCPへの共通認識や危機管理意識を植え付けることができます。

  • 地域と密接したBCP勉強会

自然災害が起きる前にその地域のハザードマップや避難所などを把握しておくことは非常に大切なことです。自治体の担当者の話を聞き地域の特性を理解し、自社が有事の際に地域に貢献できることなどを知っておくことも大切です。

ポイント4.定期的にマニュアルを更新する

BCPのマニュアルを作成したらそれで満足せず、定期的に、たとえば年に1度、3年に1度などのペースでマニュアルを見直し更新することをおすすめします。昨今、国内外問わず社会情勢は目まぐるしく変わり、そのため企業を取り巻く環境の変化は早く、起こりうるリスクも多様になってきています。

そういった中で、何年も前に策定したBCPが有効ではなくなる可能性がでてきます。社会状況と照らし合わせて、適切なBCPを策定し直していきましょう。その際に社員だけでなく、社外コンサルタントや監査法人などの意見を取り入れると、より時勢にあったBCPを策定できます。

BCPを策定したら、日常的なPDCAの確認と更新が大切

ここまでBCP策定について説明してきました。経営に関わるリスクのみならず、自然災害やまったく想像していなかったパンデミックが企業活動に大ダメージを与えるなど、企業が置かれている状況は、常にリスクと背中合わせです。

こういった状況を理解し、「BCPを策定したこと」のみに満足せず、いざ有事の際に冷静かつ適切な対応を取ることができるようPDCAの確認と更新を適宜行いましょう。いかなる有事においても、事業活動が継続できるよう準備をすすめることが大切です。

BCPを策定し、マニュアルの日常的なPDCAの確認をすることよって、従業員は安心して仕事に従事することができますし、社会や地域から信頼を得ることにもなるので、結果として強い企業を作ることにつながるのです。

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この記事のライター

PR TIMES MAGAZINE編集部

日本最大級のプレスリリース配信サービス「PR TIMES」を運営すること12年。営業、カスタマーサクセス、パートナー事業に携わるメンバーが在籍しています。広報PR担当者さまからのお問い合わせやご相談の経験を活かし、広報PR担当者さまの気づきや行動につなげられる記事を執筆しています。

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