PR TIMESでプレスリリースを配信するためには、まず利用登録の申請が必要となります。
企業登録申請を行うと、プレスリリースの配信準備を行なうための企業向け管理画面が発行され、ご自身で設定したIDとパスワードでログインできるようになります。そして、プレスリリースの設定を行うメンバーが他にも複数いる場合は、同管理画面から別ユーザーを新規で追加できるようになるのです。
ここでポイントなのは、ユーザーごとに権限を設定できることです。 プレスリリースの新規登録や、配信設定、メディアリストの編集など、権限に応じて作業できる範囲が異なります。
本記事では、プレスリリース配信権限とは何か、ユーザー権限によって制限される機能にはどのようなものがあるのかについて、詳しくご紹介します。
プレスリリース配信権限とは？
プレスリリース配信権限とは、PR TIMESに企業登録したユーザーが企業向け管理画面内で行える操作の権限のことです。権限のあり・なしによって行える操作が異なります。
プレスリリース権限を設定する際は、まず、企業向け管理画面にログインします。ログイン後、サイドメニューより「設定」→「ユーザー情報」→「＋ユーザーを新規登録する」から行います。
設定画面内にある「リリース配信権限」のステータスのあり・なしを切り替えることで、権限の付与が可能です。
ユーザー追加後、そのユーザーのメールアドレスに配信されるメール内のURLをクリックすると追加が完了します。
その際、ほかのアカウントですでに登録されているメールアドレスは使用できないので、注意してくださいね。
メインユーザーとは
メインユーザーとは、企業登録の際に担当者として情報が記入されているユーザーのことを指します。
プレスリリースの登録から配信まで全機能を活用できるのはもちろん、配信内容に関するPR TIMESからの案内についてもメインユーザーに連絡が来るなど、アカウントの代表としての役割を果たします。
追加したユーザーは必要に応じて削除できますが、メインユーザーは削除できません。もし、変更が必要となった場合には、現在のメインユーザーの情報を上書きするという方法で対処してください。上書きした際も確認用のメールが届きますので、確認することをお忘れなく。
プレスリリース配信権限の有無による利用できる機能の違い
では、プレスリリース配信権限の有無によって、どのような機能の利用に差が出てくるのでしょうか。こちらについては、下の表を参考にしてください。
プレスリリース配信権限が「あり」の場合、基本的にすべての機能が使えることになります。対して、プレスリリース配信権限が「なし」場合には、プレスリリースの新規入力とメディアリストの編集は行えますが、それ以外の機能は一切利用できませんので、ご注意ください。
プレスリリース配信権限は設定しておいたほうがいいの？
では、プレスリリース配信権限はなぜ設定しておく必要があるのでしょうか。全員に権限を付与した方がいいのではと考える人もいるでしょう。
しかし、実際には全員がプレスリリース配信権限を持っておくことはあまり望ましいとは言えないのです。
最後に、プレスリリース配信権限を設定しておくことの重要性についてご紹介します。
プレスリリースの誤配信を防げる
1番のポイントは、プレスリリースを誤配信するリスクを避けられるという点です。リリース配信権限を持っている人は、いつでもプレスリリースを配信できる状態にいます。
そのため、配信設定できるのは部門の責任者だけなどというようにあらかじめ絞っておくことで、誰かが入力作業中に誤って配信してしまうミスが生じる可能性を下げることができるのです。
プレスリリースは、一度配信してしまうと企業向け管理画面からでは削除することができません。もし、誤って配信してしまったプレスリリースを削除したい場合には、一度PR TIMESサポート&サクセスデスクまで連絡する必要があります。
そのような事態を防ぐためにも、プレスリリースの配信を行える人は、責任を負うことのできる決裁者などに限定しておくことを推奨しています。
プレスリリース配信までの作業を分業化できる
2つ目のポイントは、プレスリリース配信までに必要になる作業を分業して効率よく行えるようになるという点です。
デザイナーにプレスリリースで使用する画像の入れ込みの作業だけをお願いしたり、事業担当者に加筆修正を依頼したりと、プレスリリースを配信するまでの作業を関係者で分担できるのです。
企業の体制によっては、広報担当者に人材が割けず、一人で担当しているというところも少なくないでしょう。そのような体制の企業であっても、分業化させることで、広報担当者の負担を減らしていくことができます。
また、業務委託でプレスリリース作成を依頼した場合に、作成者に登録作業やメディアリスト作成作業まで任せることもでき、委託業務の幅が広がるといったメリットも得られます。
配信制限などの権限管理で効率的な広報活動を
本記事では、PR TIMESでユーザーごとに設定できるプレスリリース配信権限、権限によって制限される機能などについてご紹介しました。
リリース配信権限を持っているユーザーは、基本的にプレスリリースの配信にまつわる全ての機能が使えることになります。対して、権限を持っていないユーザーは、限られた機能しか利用することができません。
リリース配信権限を持っているユーザーを絞ることによって、プレスリリースの誤配信を防いだり、配信までの作業を分業化することで効率よく業務を進めることも可能になります。
そのため、プレスリリース配信権限は誰にでも付与するのではなく、誰がどんな作業をするのかを踏まえた上で、決定すると良いでしょう。
合わせて誰がどの権限を持っているのか、しっかりと管理しておくことが重要です。うまく機能を活用することで、効率よく、広報業務を進めてみてくださいね。
PR TIMESのユーザー権限によって制限される機能に関するQ&A
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