送付状の書き方完全ガイド｜テンプレートと作成時の3つのポイントを解説

送付状とは

送付状は、「送り状」や「添え状」、「カバーレター」と呼ばれることもあり、資料や商品を郵送や宅配する際に同封されるあいさつ文です。ビジネスの場では、プレスリリース、契約書や見積書などの重要な書類や製品やサンプルなどを送る際に使われます。

送付物の内容や送付目的を明確に伝え、受け取る側が何を受け取ったのかを容易に理解できるようにすることが必要です。さらに、簡潔ながらも丁寧なメッセージを通じて、同封書類の受理や内容確認を促し、スムーズなやり取りを促進する目的もあります。

送付状の役割と目的

送付状は、送り状や添え状として単にあいさつ文を送るだけでなく、同封する資料や商品を送るその背景や目的を説明することで、受け取る側に安心感を与える目的もあります。

特に重要な書類を送付する際は送付状を添えることで、誤解や紛失を防ぎ、やり取りを円滑に進める助けとなるでしょう。相手に対して丁寧さと誠意を示し、信頼関係を築くための書類としても機能します。

送付状を同封・添付するのが適しているケース

送付状を同封・添付するのが望ましいケースは、以下の通りです。

送付状を同封・添付するのが適しているケースには、まず、ビジネス文書の送付が挙げられます。契約書や請求書などを送る際、送付状があることで内容や目的を明確に伝え、受け取る側のスムーズな理解につながります。

新商品やサンプルを送る場合も、送付状によって商品説明や感謝の意を伝えることで、相手の関心を引き、丁寧な印象を与えやすくなるでしょう。さらに、プレスリリースやイベントなどの招待状を送付する際にも、関連するニュースやイベントの重要性を盛り込むことで相手の理解につながりやすくなります。不特定多数にカタログやパンフレットなどを送る場合は、送付状で送付目的を説明することで、受け取る側の誤解や混乱を防ぎスムーズな対応を促すことができるでしょう。

送付状の書き方

送付状を作成する際は、送付物の内容や送付目的を相手に正確に伝えることが重要です。文章は丁寧さを保ちながら、簡潔であることが求められます。相手の名前や会社名を正確に記載し、送付する物の概要や目的を明確に伝えましょう。また、送付相手との関係性や距離感に応じて文面を調整することも大切です。長年の取引先には親しみを込めた文面や共通の話題に触れ、面識のない相手にはよりフォーマルで礼儀正しいトーンを心がけるとよいでしょう。

送付状は、相手に合わせたカスタマイズを行いつつも、基本的な構成や文面はテンプレートを参考にし、ビジネス上失礼のない内容に仕上げることも重要です。以下の記事では、ビジネスシーン別に活用できる送付状のテンプレートや、送付状の基本的な役割についても詳しく解説しています。送付状の作成に不慣れな方や記載する内容に迷っている方は、ぜひ参考にしてください。

送付状に必須の項目と例文

送付状を作成する際は、以下の例文に挙げたいくつかの基本的な項目を含めるとよいでしょう。これらをバランス良く盛り込むことで、送付物の内容が明確になり、受け取る側に対応を求める場合にもスムーズなやり取りにつながります。基本的な書式に沿いつつも、相手に応じた文面を加え、適宜カスタマイズすることもポイントです。

基本的な項目の注意点やポイントについては、以下で詳しく解説していきます。

①〜③日付・宛先・タイトル

日付は、実際に送付状を送る日付を記載することが一般的です。宛先には受取人の会社名、部署名、担当者名を正式に書き、会社名、部署名のみの場合には「御中」、担当者名まで記載する際には個人名に「様」を用いるのが適切です。タイトルは、送付する用件を端的に表し、受取人がすぐに内容を把握できるようシンプルでわかりやすいものを心がけましょう。

④あいさつ文

あいさつ文は送付状の冒頭に記載し、相手に対する敬意や感謝の気持ちを示す重要な要素です。一般的には「拝啓」や「前略」などのビジネスあいさつを使用し、続いて季節のあいさつや日ごろの感謝を述べましょう。ここで、相手への配慮を示すことで好印象を与え、送付物の意図を明確に伝える準備が整います。

⑤〜⑦送付目的・（必要があれば）商品の簡単な紹介・提案

送付物の内容や目的を具体的に記載することで、受取人が混乱することなく送付物の重要性を理解できます。例えば、新商品のリリースを知らせる際には、どのような価値を持ち、どのような背景で開発されたのかを簡単に紹介することで相手の関心を引きやすくなるでしょう。さらに、送付した商品やサービスが相手にとって有益であると感じさせる文言も添えるとより効果的です。商談や取材などの提案も加えることで、次のアクションにつながる機会を作り出すこともできるでしょう。

⑧〜⑩結びのあいさつ・送付物リスト・差出人情報

送付状の最後に丁寧な結びのあいさつを記載することは、ビジネスマナーとして欠かせない要素のひとつです。加えて、送付物のリストを明確に記載し、受取人が内容をあらためて確認できるようにすることで受け取りミスや混乱を防ぎます。最後に差出人情報として、会社名、担当者名、連絡先をしっかりと記載し、問い合わせや返答がスムーズに行えるように整えることも重要です。

送付状を作成するときの3つのポイント

送付状を作成する際には、内容の簡潔さや配置、相手に寄り添ったメッセージが重要です。ビジネス文書として適切な配慮が行き届いた送付状は、相手に好印象を与えやすく、スムーズなコミュニケーションのきっかけにもなり得るでしょう。以下では、送付状作成における具体的なポイントを解説します。

ポイント1．内容は簡潔にまとめ、1枚に収める

送付状は、相手に負担をかけないよう、要点を簡潔にまとめて1枚に収めることが基本です。長文や不必要な説明を避け、要点を的確に伝えることを意識しましょう。ビジネスの場では、忙しい相手に対して読みやすい文書を提供することが求められます。

送付物の目的や内容を正確に伝えつつ、必要最低限の情報に絞ることで、相手が内容を理解し対応しやすくなるよう配慮することは、相手の負担軽減につながります。

ポイント2．資料の1枚目になるように同封する

送付状は、送付物の1枚目になるように同封することで、相手がひと目で内容を把握できるようにします。特に複数の資料や商品を同時に送る場合、送付状が最初に目に入ることで、何が送られてきたのかを理解しやすくなり、受け取った側も混乱することなく対応できるでしょう。また、送付状が最初に配置されることで、重要な書類や資料、期日があるものが後回しにされることを防ぎ、整理もしやすくなります。

この工夫により、スムーズなコミュニケーションを相手に印象付けることができるでしょう。

ポイント3．相手に価値を感じてもらえるメッセージを添える

送付状は単なる説明にとどまらず、相手に価値を感じてもらえるメッセージを添えることが重要です。同封する商品の特徴や紹介するサービスの利点を簡潔に盛り込み、相手にとって具体的なメリットを伝えることで、印象を左右します。例えば、新商品を紹介する際に「貴社の〇〇プロジェクトにも最適で、業務効率向上に貢献できる商品ではないかと考えております」といった内容の一文を添えることで、相手が価値を感じやすくなるでしょう。

このように、相手のニーズに応じた提案やサポートを端的に示すことで関係性の強化や、ビジネスチャンスの機会にもつながりやすくなります。送付状では、相手にとっての価値を意識し、相手目線のメッセージも加えることが大切です。

適切なテンプレートの活用と価値を感じる一文を加えることが大切

送付状は、ビジネスにおけるコミュニケーションツールの一環です。礼儀を示しつつ、相手への配慮を感じる内容を添えることで、信頼関係構築のきっかけにもなり得るでしょう。作成の際には、送付物の内容や送付する目的を簡潔に記載し、相手がスムーズに内容を理解できるように意識することが大切です。

ビジネスシーンに合ったテンプレートを活用しつつ、相手との関係性に応じたメッセージを加えることも重要です。相手に価値を感じてもらえる一文も加え、今後のビジネスチャンスにつなげましょう。