集客率UP！イベント案内状・案内メールの書き方5つのポイント｜例文・テンプレートあり

イベントの案内状・案内メールを出す目的

イベントの案内状や、案内メールを作成する前に、まずは案内状を出す目的を明確にしておきましょう。下記で紹介する主な3つの目的を参考にし、自社の具体例に照らし合わせながら、整理してみてください。

目的1．集客率を高める

案内状を出す最大の目的は集客率を高めることです。特に、イベント企画時に想定していた特定の対象者にアプローチし、イベントにて興味を持ってもらい、確実な集客につなげたいときは案内状や案内メールを送ります。

あわせて、不特定多数のメディア関係者や、生活者に広く情報を発信するためには、案内状とあわせてプレスリリース、ニュースリリースの配信や、広告出稿を検討したほうがよいでしょう。

目的2．期待値を調整する

案内状では、イベントの目的や来場者のメリットを的確に伝えて、参加者の期待値を調節することも重要です。参加者が想像していた内容と、実際のイベントのコンテンツが異なることで、満足度が低下するのを防ぎます。以下の3点を事前に伝えておきましょう。

これらを参加者に分かりやすく伝え、誤解やズレが生じないよう配慮してください。必要に応じて、書面だけでなく、対面や口頭で補足することも検討しましょう。

目的3．案内先との有益なコミュニケーションを図る

案内状は、イベント自体の成功に直結する重要なコミュニケーションツールです。その出し方や内容次第で、案内先との信頼関係を深めるきっかけにもなります。

案内状の送付方法としては、手渡し、手紙、メールなどが一般的ですが、状況に応じて工夫しましょう。たとえば、イベント専用のWebサイトがある場合、メールでURLを案内すれば効率的に誘導できます。一方で、特別な関係性を築きたい相手には、手渡しで渡すことで、より温かみのあるコミュニケーションを図ることも可能です。

案内状を送る目的や、送る相手に応じて最適な手段を選び、案内状を有効に活用しましょう。

イベントの案内状・案内メールを送るタイミング・相手・内容とは

イベントの開催が決まった後は、いつ（タイミング）、誰（対象者）に対して、どのような内容の案内状を出せばよいのでしょうか。次に、イベントの案内状・案内メールを送るタイミングと相手、内容について解説します。

案内状を出すタイミング：イベントの1ヵ月前が目安

案内状は、できるだけ早く送ることが重要です。参加を希望している相手のスケジュールが埋まってしまう前に案内を届けることで、機会を逃さずに済みます。ただし、案内が早すぎると、季節感や時流にそぐわず、関心が薄れる可能性もあります。

理想的には開催の1ヵ月前に送付を開始し、遅くとも2週間前までには案内を終えるよう計画しましょう。もし早めに案内を出す場合は、開催が近づいたタイミングでリマインドを送ることで、参加意欲を高めるフォローができます。

参考：出し方で集客効果が大きく変わる！招待状／案内状の5つの鉄則 | 展示会から確実に売上を上げるための教科書サイト

案内状を出す先はイベントによって毎回検討

案内状を送る対象者は、イベントの目的やゴールに応じて慎重に選定する必要があります。イベントの案内状を出すべき人・メディアは、イベントの内容によって異なります。イベントの目的・ゴール・対象者と照らし合わせながら、その都度検討しましょう。

特に、メディアへのアプローチに関しては、注意が必要です。タレントを呼んだ記者発表会の場合はテレビ関係者、BtoB向けのイベントの場合は業界紙やビジネス誌の記者など、イベントの内容に適した関係者をリストアップしましょう。

• 案内状を出すべき人・メディアの例

【サービス・プロダクト関連のイベントの場合】
・業界に詳しい記者・メディア関係者
・見込み顧客、既存顧客 など

【採用・コーポレート関連のイベントの場合】
・採用メディア関係者者
・他社のコーポレート担当者
・採用候補者 など

案内状に必ず入れたい内容

案内状の内容は、イベントの目的に沿った期待値調整を行うことがポイントです。前述したように、「開催の背景」「開催の目的・実現したいこと」「参加するメリット」は必ず入れるようにしましょう。そのほかは、以下の基本構成に沿って、できる限りシンプルに要件を伝える工夫をしてください。

イベントの案内文の基本構成

どんな構成の案内文にすれば、受け取った相手にとってわかりやすく、参加してみたいと思ってもらえる案内状にできるのでしょうか。まずは、イベントの案内状の基本構成を確認してみましょう。

詳しくは、後述「イベントの案内文の書き方5つのポイント」も参照してください。

イベントの案内文の書き方5つのポイント

ここまで案内文の基本構成をご紹介しましたが、さらに効果的な案内文を作成するために、各要素を書く際の5つのポイントを解説します。多くのイベントが開催される中で、参加者の興味を引き、必要な情報を的確に伝える工夫が重要です。

開催日時・場所などの基本情報はもちろん、イベントの魅力も最大限伝えられるよう工夫しましょう。

ポイント1．対象者がひと目でわかる表現にする

どんな人を対象としたイベントなのか、ひと目でわかるよう記載しましょう。例えば、研修・セミナーのようなイベントなら「営業スキルをさらに向上させたいビジネスパーソンの皆さまを対象としたセミナーです」。採用候補者向けのイベントなら「〇〇業界に興味がある方向けの説明会です」などの形で記載します。

案内状を受け取った相手に、「まさに自分向けのイベントだ」と思ってもらうことで、集客率を高められます。イベントを「自分ごと」として捉えてもらえるよう、対象者の表現を工夫してみましょう。

ポイント2．開催日時・場所・参加費など概要をわかりやすく伝える

開催日時・場所・参加費など概要は絶対に欠かせない要素です。さらに、アクセス方法や地図を添えておくと参加者が迷わずに到着できるようになり親切です。

また、参加費はイベントに参加するかどうか検討するうえで大切なポイントです。参加費が無料の場合はその旨を記載しておくことで、参加のハードルを下げられます。

有料の場合は、税込みの正確な金額を明記してください。また、請求書の発行についても記載しておきましょう。

ポイント3．当日のタイムスケジュールを明記する

開始から終了までに複数のプログラムがある場合、タイムスケジュールを案内状に記載しましょう。

参加者の中にはイベントの前後に別の予定がある方もいるでしょう。詳細なタイムスケジュールをあらかじめ伝えておくことで、前後の移動プランなどが立てやすくなります。また、途中入場・退出が可能なイベントであれば、タイムスケジュールを記載することで興味のあるコンテンツの時間にピンポイントで参加してもらうこともできます。

ポイント4．参加するメリットを具体的に伝える

案内状には、単に「参加してください」でなく、「このイベントに参加することであなたにはこんなメリットがあります」と魅力を伝えることは案内状の大切な機能のひとつです。

スキルを身につけられる、最新情報を得られる、人脈を作れるなど、イベントによって参加のメリットはさまざまでしょう。齟齬が生まれる表現や過剰な訴求は避けなければいけませんが、参加者にとっていかに魅力的かをわかりやすく伝えることが重要です。期待値調整と対象者にとって何がメリットになるのか、イベントの目的とも照らし合わせ、集客につなげましょう。

ポイント5．申し込み導線をスムーズに整える

参加のために申し込みが必要なイベントの場合には、案内状の中に申し込み方法の情報を必ず組み込みましょう。申し込み方法がわからない案内状は参加者を戸惑わせてしまうだけでなく、主催者側に問い合わせが発生する可能性もあり、結果的に双方の手をわずらわせてしまう可能性があります。

Webフォーム、メール、電話、FAXなど申し込み方法はいくつかありますが、申し込み手順を簡潔かつスムーズに設計することで、参加希望者の離脱を防ぎ、集客率アップに寄与します。

イベントの案内文の例文・テンプレート

◯◯◯◯年◯月◯日

◯◯株式会社
◯◯事業部　□□ □□
◯◯様

平素より大変お世話になっております。株式会社●● イベント運営事務局の●●です。

このたび、◯◯のスキルアップを目指すビジネスパーソンの皆さまを対象として、△△イベントを開催する運びとなりました。

これまでのご参加者さまよりリクエストのあった◯◯大学 □□教授をお招きし、クライアントとの信頼関係の強化を主軸にお話しいただきます。

皆さまお誘い合わせのうえ、ぜひご来場いただきますようよろしくお願いいたします。

－記－

開催日時：◯◯◯◯年◯月◯日　△時△分〜△時△分

会場：住所、会場名、地図など

アクセス：最寄り駅、道順など

参加費：◯,◯◯◯円（税込み　当日現地にてお支払いください）

持ち物：名刺を２枚ご持参ください

申し込み方法：下記のWebフォームよりお申し込みください。（お申込み期限：◯◯◯◯年◯月◯日）

https://◯◯◯◯

お問い合わせ先：株式会社 ●● イベント運営事務局●●　0120-□□□-□□□□

案内状でイベントの魅力を伝えて、最大の集客を実現しよう

イベント案内状は、参加者に必要な情報を正確かつわかりやすく伝えるだけでなく、参加者の関心を引き、参加意欲を高めるための重要なツールです。

本文で紹介した「対象者の明確化」「基本情報の整理」「タイムスケジュールの提供」「参加メリットの強調」「スムーズな申し込み導線」の5つのポイントを押さえることで、案内状の効果を最大限に引き出すことができます。

本記事で紹介した内容を反映しイベントの魅力をしっかりと伝える案内状を作成することで、集客力をアップさせ、より多くの参加者を引きつけましょう。

＜編集：PR TIMES MAGAZINE編集部＞