集客を上げる！イベントの案内状・案内文の書き方5つのポイント｜例文・テンプレートあり

イベントの案内状を出す目的

まず、案内状を出す目的は何でしょうか。下記の目的に自社の例を合わせて、整理していきましょう。

目的1．集客を上げること

案内状を出す目的は集客を上げること。特に、企画者自身が狙った特定の対象者にアプローチして興味を持ってもらい、確実な集客につなげたいときに活用します。また、不特定多数のメディアや生活者に広く情報を発信するためには、案内状とあわせてプレスリリース、ニュースリリースの配信や広告出稿を検討したほうがよいでしょう。

目的2．期待値調整をすること

あらかじめ案内状でイベントの目的や来場のメリットを伝えておくなど、期待値調整も必要です。参加者が想像していた内容と違うと思うことを防ぐためにも注意すべき点です。

事前に「開催の背景」「開催の目的・実現したいこと」「参加して得てもらうこと」の3点は、参加者とのずれがないように、伝えておきましょう。必要に応じて、書面と対面・口頭の両方で伝えることも検討が必要となります。

目的3．案内先との有益なコミュニケーションをすること

案内状はイベントの自体の目的となる案内先との有益なコミュニケーション。出し方にも演出が可能です。案内状の出し方は、手渡し／手紙／メールなどが主な手段ですが、イベントの専用Webサイトがある場合はメールで直接URLに誘導することで効率的に出すことが可能。一方で、有益なコミュニケーションにつなげるために手渡しにしたりと、目的に応じて出し方を変えましょう。

いつ（タイミング）・誰に・どのような内容で出すのか

イベントの開催が決まった後、いつ（タイミング）、誰（対象者）に対して、どのような内容の案内状を出せばよいのでしょうか。ここでは、いつ、誰に、どのような内容にすべきか、案内状の出し方について解説します。

案内状を出すタイミングは、イベントの1ヵ月前

まず、いつ出すのか。案内状を出すタイミングですが、できる限り早く案内することをおすすめします。対象者の先の予定が埋まってしまい、興味があったとしても参加できないという状況は避けたいものです。一方で、早く案内することにも懸念が。季節や時流にあっていないと、関心が高まる前ということがありえます。開催の1ヵ月前に案内できるように準備し、遅くとも2週間前には出すようにしましょう。また、早めの案内となった際は日程が近づいたタイミングで再度ご連絡するとよいでしょう。

参考：出し方で集客効果が大きく変わる！招待状／案内状の5つの鉄則 | 展示会から確実に売上を上げるための教科書サイト

案内状を出す先はイベントによって毎回検討

次に、誰に出すのか。イベントの案内状を出すべき人・メディアは、イベントの内容によって異なります。イベントの目的・ゴール・対象者と照らし合わせながら、その都度検討する必要があります。特に、メディアへのアプローチに関しては、注意が必要です。タレントを呼んだ記者発表会の場合はテレビ関係者、BtoB向けのイベントの場合は業界紙の記者など、どんな露出を狙うのかを明確にしておくとよいでしょう。

• 案内状を出すべき人・メディアの例

【サービス・プロダクト関連のイベント】業界に詳しい記者・メディア関係者／見込み顧客／既存顧客など

【採用・コーポレート関連のイベント】採用メディア関係者者／他社のコーポレート担当者／採用候補者など

案内状に必ず入れたい内容

では、どのような内容にしたらよいのか。前述のイベントの案内状を出す目的に挙げた「期待値調整をすること」に必要な3点「開催の背景」「開催の目的・実現したいこと」「参加して得てもらうこと」は必ず入れるようにしましょう。そのほかは、以下の基本構成に沿って、できる限りシンプルに要件を伝える工夫をしてください。

イベントの案内文の基本構成

どんな構成にすれば受け取った相手にとってわかりやすく、参加してみたいと思ってもらえる案内状にできるのでしょうか。基本構成を確認してみましょう。

まず、誰に対して（宛名）・誰から（差出人）、いつ時点での案内なのかがわかるように発信日を記載します。発信日を記載する理由は、複数名に展開される場合や役職者に対して展開される場合など、手元に届くまでに時間を要する場合に、いつ時点の情報かを明確にしておくためです。また、案内状であることが一目でわかるタイトル付けが必要です。「〇〇イベント開催のご案内」など簡潔にタイトルを付けましょう。

本文では、このイベントの趣旨は何か、参加すると何が得られるのかといった、参加者にとってのベネフィット（参加の動機）になる情報を組み込みます。続いて、日時／会場／交通アクセスなどの情報と、特別な持ち物などが必要な場合には特記事項を添えてください。参加者が返信や質問をしてくることも想定して、最後には必ず問い合わせ先を記載しましょう。

詳しくは、後述「イベントの案内文の書き方5つのポイント」も参照してください。

イベントの案内文の書き方5つのポイント

ここまで案内文の基本構成をご紹介しましたが、続いては構成の各要素を書く際の5つのポイントを解説します。数あるイベントの中でもしっかりと興味を持ってもらえるよう、必要な情報が正確に得られる内容にする必要があります。開催日時・場所などの基本情報はもちろん、イベントの魅力も伝えられるよう工夫しましょう。

ポイント1．対象者が一目でわかる

どんな人を対象としたイベントなのか、一目でわかるよう記載しましょう。例えば、研修・セミナーのようなイベントなら「営業スキルをさらに向上させたいビジネスパーソンの皆さまを対象としたセミナーです」、採用候補者向けのイベントなら「〇〇業界に興味がある方向けの説明会です」などの形です。

案内状を受け取った相手に、まさに自分向けのイベントだと思ってもらうことができ、集客率がアップします。イベントを「自分ごと」として捉えてもらえるよう、対象者の説明を工夫してみてくださいね。

ポイント2．開催日時・場所・参加費など概要がわかりやすい

開催日時・場所・参加費など概要は絶対に欠かせない要素です。まず開催日時・場所の情報がなければ、せっかく案内状を受け取ってもイベントに参加できません。さらに情報を肉付けするなら、場所とともにアクセス方法や地図を添えておくと、当日スムーズに会場に到着できるでしょう。

また、参加費はイベントに参加するかどうか検討するうえで大切なポイントです。参加費がかからない場合は、それだけで参加の機運が高まります。もし参加費がかかる場合は、必ず正確な金額を明記してください。参加費を会社の経費に計上する場合には上司からの承認が必要なので、事前に確認してもらったうえで参加してもらう必要があります。細かいことですが、必要に応じて消費税込みかどうかも忘れずに記載しましょう。

ポイント3．当日のタイムスケジュールが明確になっている

ポイント2にあるとおり開催日時はもちろん必要な情報ですが、開始から終了までに複数のコンテンツがあるイベントの場合などは、当日の詳細なタイムスケジュールも案内状に明記するとよいでしょう。

参加者の中にはイベントの前後に別の予定がある方もいるでしょう。その場合には、詳細なタイムスケジュールをあらかじめ伝えておくことで、前後の移動プランなどが立てやすくなります。また、途中入場・退出が可能なイベントであれば、タイムスケジュールを記載することで興味のあるコンテンツの時間にピンポイントで参加してもらうことができますね。

ポイント4．参加することでどんな情報が得られるかが伝わる

単に「参加してください」でなく、「このイベントに参加することであなたにはこんなメリットがあります」と魅力を伝えることは案内状の大切な機能のひとつです。

スキルを身につけられる、最新情報を得られる、人脈を作れるなど、イベントによって参加のメリットはさまざまでしょう。齟齬が生まれる表現や過剰な訴求は避けなければいけませんが、参加者にとっていかに魅力的かを伝えます。期待値調整と対象者にとって何がメリットになるのか、イベントの目的とも照らし合わせ、集客につなげましょう。

ポイント5．申し込み導線がスムーズである

参加のために申し込みが必要なイベントの場合には、案内状の中に申し込み方法の情報を必ず組み込みましょう。申し込み方法がわからない案内状は参加者を戸惑わせてしまうだけでなく、主催者側に問い合わせが発生する可能性もあり、結果的に双方の手をわずらわせてしまう可能性があります。

Webフォーム、メール、電話、FAXなど申し込み方法はいくつかありますが、URLやメールアドレス、電話・FAX番号などの情報を漏れなく記載しましょう。スムーズに申し込みができることも、集客率アップに寄与します。

イベントの案内文の書き方｜例文・テンプレート

◯◯◯◯年◯月◯日
◯◯様

◯◯株式会社
◯◯事業部　□□ □□

平素より大変お世話になっております。

このたび、◯◯のスキルアップを目指すビジネスパーソンの皆さまを対象として、△△イベントを開催する運びとなりました。

これまでのご参加者さまよりリクエストのあった◯◯大学 □□教授をお招きし、クライアントとの信頼関係の強化を主軸にお話しいただきます。

皆さまお誘い合わせのうえ、ぜひご来場いただきますようよろしくお願いいたします。

－記－

開催日時：◯◯◯◯年◯月◯日から◯月◯日　△時△分〜△時△分

会場：住所、会場名、地図など

アクセス：最寄り駅、道順など

参加費：◯,◯◯◯円（税込み　当日現地にてお支払いください）

持ち物：名刺を２枚ご持参ください

申し込み方法：下記のWebフォームよりお申し込みください。（お申込み期限：◯◯◯◯年◯月◯日）

https://◯◯◯◯

お問い合わせ先：◯◯株式会社 ◯◯事業部 △△　0120-□□□-□□□□

案内状でイベントの魅力を伝えて、最大の集客を実現しよう

イベントの案内状は、正確さとわかりやすさが重要ですが、ほかにも押さえるべきポイントがいくつかあります。

本記事では、イベントの案内状の書き方を「ポイント1．対象者が一目でわかる」「ポイント2．開催日時・場所・参加費など概要がわかりやすい」「ポイント3．当日のタイムスケジュールが明確になっている」「ポイント4．参加することでどんな情報が得られるかが伝わる」「ポイント5．申し込み導線がスムーズである」の5つのポイントに分けて解説しました。

特に、「ポイント4．参加することでどんな情報が得られるかが伝わる」については、参加者の満足度に大きく関わります。開催の背景や目的と合わせて伝えるようにしましょう。

＜編集：PR TIMES MAGAZINE編集部＞