【例文あり】退職の挨拶メールの書き方｜相手別例文と挨拶品の選び方まで徹底解説

退職の挨拶メールを送る目的・重要性

退職の挨拶メールは、単に退職の事実を伝えるだけでなく、相手に感謝の気持ちを伝えたり、今後の関係構築を図ったりといった点でも重要なコミュニケーションです。後任者へスムーズに引き継ぐ役割もあるため、誰に何を伝えるべきか把握しておきましょう。退職の挨拶メールを送る目的と重要性について解説します。

退職の報告と、これまでの支援・関係への感謝を正式に伝える

退職の挨拶メールの基本的な目的は、退職するという事実を正式に伝えること。あわせて、これまで支援・協力してくれた人に感謝の気持ちを伝えることも、大切な役割のひとつといえるでしょう。口頭では伝えきれなかった想いを、メールというかたちであらためて伝えられる機会でもあります。

メールの中で具体的なエピソードに触れられると、相手と自分のこれまでの功績・実績やさまざまなやり取りを思い出してもらうきっかけにもなるでしょう。正式かつ丁寧な挨拶メールを送ることで、信頼関係を保持したまま、後任への引き継ぎやその後の業務につなげられます。

退職後も必要に応じてつながりを保つためのコミュニケーション

退職後も業界内で仕事を続ける場合や協業の可能性がある場合、挨拶メールは関係性を維持する橋渡し役にもなりえます。個人的な連絡先を記載するのは一般的に適切でないとされますが、「新しい会社に就いたらすぐに連絡させてください」という意思を伝えることでつながりを保持できるでしょう。

広報PR担当者が退職後も同様の業務に就く場合は、転職先でもメディア関係者のお世話になる可能性が高くなります。関係を継続できるとメディアリストが増えるため、退職を報告するとともに「今後もぜひつながっていたい」という将来性のある気持ちを持つことが大切です。

取引先・関係先への「担当変更」通知としても重要

退職の挨拶メールを社外に送る場合、担当が変更になる旨を知らせる実務的な役割を果たします。後任者について前もって共有しておくことで、進行中の取引やプロジェクトもスムーズに引き継ぎやすくなります。

これは個人間のやり取りにとどまらず、部署や企業全体の信頼に関わる重要なポイントです。後任者が決定している段階であれば、その氏名や新しい連絡先といった情報も挨拶メールで共有するとよいでしょう。

退職挨拶メールを送るタイミング

退職の挨拶メールは、退職日が確定してから送付するのが基本です。後任者について共有する必要もあるため、適切な段取りでスムーズに挨拶できるよう備えておきましょう。広報PR担当者の場合、メディア関係者へは早めに連絡することも大切です。退職の挨拶メールを送るタイミングについて詳しく解説します。

退職日が正式に確定してから送るのが基本

退職の挨拶メールは、退職日が確定してからなるべく早い段階で送るのが基本です。調整中の段階で送ってしまうと混乱を招くリスクがあるため、必ず上司や人事部門から了承を得たうえで送付しましょう。

社外への挨拶メールでは後任者の情報も重要ですが、後任者が確定するまで待つ必要はありません。挨拶が遅すぎるとかえって失礼になるため、「後任者は追ってお伝えします」「後任者が決定するまでサポート部門を置きます」といった補足を加えましょう。

社内は最終出社日が一般的

社内に向けて退職の挨拶メールを送る場合は、最終出社日当日に実施するのが一般的です。引き継ぎを完了したタイミングでも相手方は業務に追われている可能性があります。挨拶メールの返信などで時間を割いてしまうため、早すぎず、ギリギリにならない時間帯を想定しておきましょう。

相手の負担軽減を考慮すると、最終出社日の午前中を目安に送るのが適切。挨拶メールに返信したり、直接挨拶に来てくれたりといった時間も確保しやすいため、出社後なるべく早い時間に送れるよう準備しておくと安心です。

社外は取引重要度に応じて優先順位をつけて送付

社外向けに退職の挨拶メールを送るときは、一斉送信でなく適切な優先順位で個別に送るほうが丁寧です。進行中のプロジェクトがある取引先や、契約の更新日が近い相手など、案件の進捗状況に応じて優先度を検討します。

すでに引き継ぎが確定している段階であれば、重要事項も共有できるため優先的に送ったほうがよいでしょう。また、関係性の深い相手であれば、正式な挨拶の前に「△△さまには先んじてご挨拶させていただきます」といったかたちで報告するケースもあります。

広報PR担当者はメディア関係者へ早めの連絡が必須

広報PR担当者の場合、メディア関係者への退職連絡は早めに対応する必要があります。最終出社日の2〜3週間前を目安に、退職の旨や引き継ぎに関する共有ができるよう備えておきましょう。可能な限り共有したい事項は以下の通りです。

• 後任者の部署・役職・氏名
• 後任者に期待できるような実績やキャリア
• 退職後も自社に注目してもらえるネタやトピック

取材対応や記事制作など、進行中の案件がある場合は特に注意が必要です。あいまいな引き継ぎではトラブルに発展する可能性もあるため、挨拶メールとは別に後任者を交えたミーティングをセッティングできると安心です。なお具体的な書き方については、退職挨拶メール例でご紹介します。

退職挨拶メールの基本構成

退職の挨拶メールでは、件名に退職の報告であることを明記したり、相手との関わりがわかるエピソードを記載したりといった構成が重要です。事務的な印象を与えないよう、なおかつ長すぎず読みやすい内容を意識しながら作成しましょう。挨拶メールの基本構成を5つの段階に分けて解説します。

件名：退職の明示＋氏名

件名には、メールの内容がひと目でわかる文言を記載します。「△△さまへ」のようなあいまいな件名ではなく、「退職のご挨拶」「退職のご連絡」と明記しましょう。社外向けへの挨拶メールであれば、会社名・氏名も記載したほうが丁寧です。

冒頭文：退職の報告

メールの冒頭には、通常のビジネスメールと同様に相手の会社名・氏名や自分の会社名・氏名を記載します。そのあとで「退職することとなりました」のような文面で退職する事実を明記し、本文への自然な流れを作りましょう。

本文：具体的な関わりの言及＋感謝、後任者の紹介

本文では、相手との具体的な関わりを簡単なエピソードとともに振り返ります。印象深い思い出があれば、企画名や掲載記事など共通認識できる言葉も明記して「お世話になりました」と感謝を伝えましょう。振り返りのあとは、後任者や引き継ぎについても共有します。

結び：今後の連絡有無、簡易的な抱負

結びの文では、今後の連絡に関する希望と抱負を述べます。後任者への引き継ぎとは別で、「今後も機会があれば一緒に仕事がしたい」という前向きな表現を用いましょう。広報PR担当者の転職先が同業であれば、「ぜひ連絡させてください」と積極的に関係継続の意思を示してもよいでしょう。

署名：個人連絡先は慎重に扱う

署名欄には、会社名・部署・氏名・連絡先など現在の情報を記載するのが基本です。これに加えて個人のメールアドレス・電話番号やSNSアカウントを記載する場合は、会社のルールに反していないか慎重に判断しましょう。在職中に得た人脈へ、個人的に連絡することを制限しているケースもあるためです。

また、現在の自分の連絡先と後任者情報を並べると誤認しやすくなるため、後任者の連絡先は別途項目を設けます。署名自体は通常のビジネスメールと同様で問題ありませんが、情報の取り扱いには十分注意しましょう。

【相手別】退職挨拶メールの例文

ここからは、退職の挨拶メールの例文をご紹介します。社内向けや社外の取引先・協業パートナーなど、相手に応じた内容と表現を選びましょう。これまでの感謝を伝えることはもちろん、後任者の連絡先や、直接挨拶に行く場合のスケジュール調整といった共有事項も重要です。

社内向けの退職挨拶メール例

上司やチームメンバーなど社内に向けて退職の旨を伝える場合は、最終出社日の午前中を目安に送付を完了させるのが理想です。退職理由は最低限にとどめ、業務を続けられたこと、お世話になったことに対する感謝をメインに伝えましょう。

取引先・顧客向けの退職挨拶メール例

取引先や顧客に向けた挨拶メールでは、過去の具体的なエピソードに触れながら相手との思い出を振り返ります。直接挨拶に行けるのであれば、訪問日の調整についても併せて記載するとよいでしょう。退職日まで日数があり訪問日が未定の場合、「別途ご相談させてください」と希望しても問題ありません。

協業・パートナー企業向けの例文

協業・パートナー企業向けの退職挨拶メールでは、特に切磋琢磨したプロジェクトや関係構築に影響した企画などを振り返るとよいでしょう。企業同士のエピソードだけでなく、個人的な支援や功績に触れられると丁寧な印象になります。

メディア向けの退職挨拶メール例

広報PR担当者からメディア関係者に向けて挨拶メールを送る場合は、取材や記事掲載といった点での感謝を述べます。退職後も広報PR業務に就くことが決定しているのであれば、その旨をメールに明記して関係継続の意思を伝えてもよいでしょう。

短文・一言で使える退職挨拶メールテンプレート

退職の挨拶メールを複数人に送る際は、相手によって適切な表現を用いられるよう一般的な文例を押さえておきましょう。最低限の報告を簡潔に伝えたり、社内チャットでカジュアルな表現を使ったり、メールのシーンに応じた内容を考えることも大切です。ここでは4つのパターンに分けて、活用しやすいテンプレートをご紹介します。

最低限の報告と感謝だけを伝える短文

接点が少ない相手の場合は、無理にエピソードを盛り込まず最低限の情報を伝えるのみでも問題ありません。感謝の言葉は省略せず、お礼を述べたあとで後任者や引き継ぎについても明記しましょう。

丁寧で簡潔な一言パターン

丁寧かつ簡潔な挨拶メールには、簡単なエピソードを盛り込むとよいでしょう。引き継ぎや後任者の情報が多くなる場合、個人的な振り返りは簡単に済ませたほうが適切です。結びには、企業や送付相手の活躍を祈る一文があるとより丁寧な印象になります。

社内チャット・社内SNSで使える短文例

SlackやTeamsのような社内チャットや社内SNSで挨拶する場合は、メールよりも砕けた表現を用いるのが一般的です。普段のコミュニケーションスタイルに合わせて、親しみやすい言葉選びを意識しましょう。

直接挨拶できないことを詫びる一文

本来はメールとは別に直接退職の挨拶に伺いますが、何らかの理由で訪問できないケースもあります。この場合は、訪問できないことをお詫びする一文も添えたほうがよいでしょう。

退職時の挨拶品（お菓子）は必要？選び方と注意点

退職が決定してから最終出社日までに、可能であれば取引先やメディア関係者へ直接挨拶に伺いたいものです。引き継ぎに関する情報を共有する大切な機会でもありますが、挨拶品の要否や選び方に悩むこともあるでしょう。ここからは、退職時の挨拶品について、用意する判断基準や選ぶ際の注意点などを解説します。

挨拶品を用意するケース・用意しなくていいケース

挨拶品は、日常的な交流がある場合には用意したほうが丁寧です。ただし、在籍期間が極端に短い場合や、リモートワークが中心の企業などであれば不要とする考え方もあります。会社の方針で挨拶品をNGとしていることもあるため、これまで手土産を渡したことがない場合は特に注意しましょう。

例えば大企業の場合、大人数に向けて用意すると負担になるため、お世話になった人に絞るのが適切。広報PR担当者で特に関係の深いメディアがある場合は、相手に気を使わせない範囲で挨拶品を用意し、直接お礼を伝えることで今後の関係構築にもつながるでしょう。

退職時のお菓子の一般的な相場と選び方（個包装・配りやすさ・量）

挨拶品は多ければよい・高級であればよいというものではなく、相手に気を使わせない価格帯に収めることが大切です。3,000円〜5,000円を目安に、会社の規模や関係者の人数に合わせて予算を調整しましょう。

複数人の手に渡りやすいのは、手軽に食べられる個包装のお菓子です。賞味期限が長く、常温保存が可能なものから選ぶとよいでしょう。クッキーやバウムクーヘンのような焼菓子が定番ですが、カスタマイズが可能なスイーツや、変わり種を選んでみるのも一案です。

退職の挨拶で渡したいおすすめの挨拶品3選

定番品ながら特別感も感じられる名前入りスイーツ

スタンダードでもこだわりを感じてもらいたいというときには、株式会社太陽社が販売する「笑みの菓・想いの菓」がおすすめ。グルテンフリーのバウムクーヘンや銘菓に、オリジナルデザインとメッセージが印刷できるため特別感を演出できます。

参考：【10/16新発売】企業様限定ギフトが、ついに一般解禁！「名前入りスイーツ」がギフトの常識を変える！

人気商品を集めたコンテンツから最適な品物を選ぶのもおすすめ

合同会社ショコラナビが公開する「2025年 冬ギフト大賞」は、挨拶品選びに活用できます。マカロンの詰め合わせや焼菓子の詰め合わせ、クッキー缶など、配る人数や予算に合わせて選びやすいのがうれしいポイント。関係性の深い相手であれば、オランジュエルのような変わり種から好みに応じて選んでみてもよいでしょう。

参考：チョコレート通販ショコラナビが贈る「2025年 冬ギフト大賞」を公開

eギフトなら幅広い商品ジャンルと価格帯から希望の挨拶品が選べる

お菓子そのものを用意するだけでなく、ギフトカードというかたちで感謝を伝える方法もあります。株式会社ギフティのeギフトサービス「giftee®」は、11件以上の宛先に対応する「まとめてオーダー」を提供。価格帯も商品ジャンルも幅広いため、店舗で購入するのが困難なときにも有効活用できるでしょう。

参考：「giftee®」、大量のギフトを一括で購入できる「まとめてオーダー」をアップデート！！専用フォームを公開しより利便性の高いサービスに

退職挨拶メールで気をつけたいビジネスマナー

退職の挨拶メールにネガティブな退職理由を書いたり、個人的な事情を書きすぎたりするのは適切といえません。後任者への引き継ぎについても重要な情報となるため、挨拶以外の要素も漏れがないようしっかりチェックしておきましょう。退職の挨拶メールで気をつけたい6つのビジネスマナーについて解説します。

退職理由を詳しく書きすぎない

重要な取引先やお世話になった上司などへ退職の挨拶メールを送る場合でも、退職理由を詳しく書く必要はありません。相手が実際に知っている状態であっても、「私事ですが」「一身上の都合により」といった表現にとどめておきましょう。

スキルアップや独立といった理由で退職する場合は、「新しいキャリアにチャレンジするため」と伝えるケースもあります。ポジティブな理由でも詳しすぎると会社への不満、問題があるのではないかなど不信感を与える可能性があるため、差し障りのない表現を選ぶことが大切です。

後任者の説明不足や連絡先の抜け漏れに注意

退職後も通常通りの業務・取引を進めるためには、退職までに情報共有を徹底する必要があります。後任者が確定しているにもかかわらず明記されていなかったり、引き継ぎがあいまいなまま退職してしまったりすると、トラブルになりかねません。

後任者が決まっている場合は、以下の3点を参考に共有事項を記載しましょう。

• 後任を交えた挨拶の場を設ける（アポ取り）
• CCに後任者のアドレスを入れて挨拶の場とする
• メールアドレス、電話番号など後任者の連絡先

三者で挨拶する機会を設けられるのであれば、挨拶メールとともに予定を訪ねておくと丁寧です。後任者から別途メールすることが決まっている場合は、「あらためて〇〇（後任者）からご連絡いたします」と直接連絡する旨を伝えておきましょう。後任者が決まっていない段階で挨拶メールを送る場合は、代わりに対応する窓口の連絡先を記載します。

引き継ぎ情報の整理と簡潔化

引き継ぎに関する情報をメールに記載することは大切ですが、詳細まですべてを盛り込む必要はありません。あくまでも退職の事実と感謝を伝える挨拶メールであるため、後任者や引き継ぎについては必要最低限の内容に簡潔化するほうが適切です。

ただし、退職後の流れや後任者の情報などは相手にとって重要であるため、「〇月〇日以降は後任者が対応しますが、それまでは私含めご連絡いただけますと幸いです」「詳細な引き継ぎ事項については別途資料を送付いたします」といったかたちで今後の予定を明記しましょう。

個人アカウントへの誘導は慎重に扱う

会社用のメールアドレス以外に、取引先などのステークホルダーとFacebookをはじめとするSNSでコミュニケーションを図るケースも多く見られます。退職後の関係を継続するためにメールへ記載する場合もありますが、個人アカウントの共有は慎重に判断しなければなりません。

むやみに記載すると、想定していない関係を継続するのではないかと会社に不信感を与える可能性があります。個人アカウントを紹介したいときは、自分と会社にとって適切な相手を見極めたうえで「今後もご縁がございましたら」など相手に負担をかけない表現にも配慮しましょう。

社外へのメールは個別に送る

社外向けに退職の挨拶メールを送る場合、個別に送付するのが基本です。CC・BCCのような一斉送信はマナー上好ましくないため、一人ひとりとのエピソードも交えながら丁寧なメールを作成しましょう。

社内向けであれば一斉送信でも問題ありませんが、上司や社長など、特にお世話になった人へは個別で送ったほうが丁寧です。一度に作成すると時間を要するため、優先順位を決めながら計画的に準備しましょう。

返信が来た場合の対応マナー

送付した挨拶メールに対して返信があった場合は、可能な限りお礼の返信をするのがマナーです。長文にする必要はありませんが、「ご多忙の中、ご丁寧にありがとうございます」「温かいお言葉をいただきありがとうございます」のように、いただいたメールに対する感謝の気持ちを伝えましょう。

メールへの返信は、届いた当日か、遅くとも翌日中に済ませるのが適切です。あまりに多い場合は優先順位を決め、簡潔かつ事務的な印象を与えない内容を考慮して対応しましょう。

退職挨拶メールでよくある質問（FAQ）

最後に、退職の挨拶メールについてよくある質問と解答をご紹介します。

Q1. 退職理由を書かないと失礼になる？

退職メールに書くべきなのは「退職すること」「これまでの感謝」です。退職理由を詳しく書きすぎるのはマナー上よくないとされているため、「一身上の都合により」という表現で問題ありません。スキルアップや結婚・出産などおめでたい理由を書くケースもありますが、過剰な文量にならないよう注意しましょう。

Q2. 社外全員に送るべき？対象の決め方

退職の挨拶メールは通常、過去に直接やり取りがあった相手や、進行中の案件がある取引先などを優先して送ります。名刺交換のみの場合や、最後のやり取りから何年も経っている場合は、かえって不自然になるため送らなくてもよいでしょう。判断が難しいときは、上司に相談できると安心です。

Q3. 後任が決まっていない場合の書き方は？

後任が決まっていない場合は、「後任につきましては、決まり次第あらためてご連絡いたします」と補足します。引き継ぎまで別の窓口を置くのであれば、その旨も挨拶メールに記載することが大切です。挨拶メール自体は後任が決まる前に送付しても問題ありませんが、情報が不明なまま放置すると相手に不信感を与えるため連絡先は明記しましょう。

Q4. 個人メール・SNSアカウントを載せてもいい？

退職の挨拶メールで、個人のメールアドレスやSNSアカウントをむやみに記載するのは適切といえません。会社の方針や相手との関係性によって判断が分かれるため、記載したい場合は慎重に検討します。特に競合他社への転職や、機密情報を扱う企業の場合、連絡先の共有が問題になる可能性もあるため注意しましょう。

Q5. メディア担当の退職時、引き継ぎで伝えるべき情報とは？

広報PR担当者が退職する際には、メディア関係者への的確な情報共有が重要です。進行中の取材案件や公開予定の記事など、相手の業務に支障をきたさないよう十分に配慮しましょう。後任者への引き継ぎでは、メディアリストや対応マニュアルを共有するほか、メディア関係者・後任者と3者でのミーティングを設定するケースもあります。

Q6. BCCで一斉送信してもいい？

社外向けの挨拶メールは、CC・BCCともに一斉送信は不適切とされています。具体的なエピソードを盛り込めず形式的になり、事務的な印象を与えるためです。相手に対して誠意に欠けるため、お世話になった人へ個別に送付しましょう。社内に向けては、部署・チームごとにメールやチャットツールで一斉送信することもあります。

Q7. 円満退職でない場合の書き方は？

円満退職でない場合でも、「一身上の都合により」という書き方で問題ありません。退職の理由にかかわらず、「在職中はご指導をいただきありがとうございました」のようなお礼も伝えましょう。在籍期間が極端に短ければ「短い間でしたが」と補足することで、簡潔で丁寧な挨拶文になります。

まとめ｜感謝を伝え、退職後も関係が続く挨拶メールを送ろう

退職の挨拶メールは、これまでお世話になった人へ感謝を伝え、関係を円満に締めくくるための大切なコミュニケーションです。適切な送付のタイミングやメール内容は相手によって異なるため、関係性に合ったビジネスマナーを押さえておきましょう。

広報PR担当者の場合、メディア関係者と継続的な関係を構築するためにも重要です。ご紹介したメール文例やテンプレートも参考にしながら、誠意と感謝、そしてこれからの抱負が伝わる挨拶メールを作成しましょう。