プレスリリースをFAXで送る3つの方法｜FAX配信のメリット・デメリットや注意点、連絡先の探し方

プレスリリースをFAXで送る3つのメリット

プレスリリースを作成した後は、少しでも多くのメディア関係者に確実に届けたいもの。プレスリリースの配信は、以下のようなさまざまな送付方法があります。

では、プレスリリースをFAXで送付する場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。

メリット1．受け取り手が一度は必ずプレスリリースを「見る」

誰でも、一度は「メールの流し見」をしてしまった経験があるのでしょうか。メールや電話でプレスリリースを配信する場合、相手が忙しい場合には本文を読むことなく、サッと流されてしまう可能性もあります。

しかし、FAXでプレスリリースを配信する場合には受け取った相手が、必ず一度はプレスリリースに目を通します。チラシを見るような感じでなんとなく「読む」のではなく、しっかりと「見る」のです。

また、受け取り手が魅力を感じてくれた場合は、編集部内で共有してくれる可能性もあります。

メリット2．手元に資料として残る

電話での問い合わせやメール送付の場合、プレスリリースは物理的に相手の手元には残りません。送付メールにプレスリリースや資料を添付していたとしても、相手が開いてくれなければ読んではもらえません。

一方、FAXで送付した場合には相手がプレスリリースを捨てない限り、受け取り手の手元に残ります。相手の手元に資料として残せることも、FAXでのプレスリリース配信のメリットのひとつです。

プレスリリースをFAXで送るときのポイント・注意点

「手元に残る」「受け取り手が一度は必ず目を通す」などのメリットがある、FAXを使ったプレスリリースの送付。手軽にプレスリリースを発信できる便利さがある反面、送付時にはいくつか気を付けるべき注意点があります。

次に、プレスリリースをFAXで送る場合のポイントや注意点をチェックしていきましょう。

ポイント1．なるべく1〜3枚にまとめる

「たくさん情報を知ってほしい」「これも、あれも見てほしい」と思うあまり、送付枚数が多くなってしまうのはNG。FAXは受け取り側に受信料とインク代を負担してもらうことになります。受け取り先のメディアに負担がかかってしまい、失礼な印象を与えてしまう可能性があるので注意しましょう。

プレスリリースの枚数は、1～3枚程度が理想的。4枚を超えてしまう場合には、データを圧縮してメール送付、もしくは郵送を検討してください。

枚数が多くなってしまった場合は、プレスリリースの目的をあらためて整理してみましょう。

ポイント2．送付状をつける

先述した郵送時と同様に、FAXでプレスリリースを送る場合にも「送付状」を添えるのがビジネスマナーです。送付状をつけずプレスリリースのみ送付した場合には、「誰宛のプレスリリースなのか」「どこから送付されたプレスリリースなのか」などが分かりづらく、受け取り手が困惑してしまう可能性もあります。

また、送付状にはプレスリリースが全部で何枚あるのかを明記しておきましょう。

※注意 PR TIMESから送付の場合は、配信元が表示されますので送付状は不要です。

ポイント3．モノクロでも問題ないか事前に確認する

FAXは、モノクロで送付されます。プレスリリースを送付した場合、テキスト、図や画像が潰れ見えづらくなることがあります。文字が小さすぎないか、カラーでのみ認識できる図ではないか確認をしてください。

図や画像は黒背景やビビットカラーなど濃い色味を使うと全て黒く印刷されます。色味で表現するのではなく、ドットや影を用いるなど工夫してみてください。

そして、事前に社内のFAXでテスト送付を行い、モノクロでも問題がないかをチェックしておきましょう。

ポイント4．文字が潰れないようフォントを選ぶ

FAXでプレスリリースを送付する際、文字のサイズは10.5ポイント～12ポイントが最適です。フォントにもよりますが10ポイント以下は避けましょう。
また、文字数1ポイントにつき300～700文字程度、最大900文字程度に抑えることで、図や画像を挿入した場合でも見づらくなりません。

ポイント5．余白を多めに取り視認性を高める

1枚にできるだけ多くの情報を詰め込もうとしすぎて、文字や画像などの要素がぎゅうぎゅうになりすぎると、視認性が落ちてしまいます。前述したように、FAXはモノクロで送付されるため、モノクロで見たときにもスッキリとして見えるよう、余白を多めに取って構成することがおすすめです。

パッと見たときに、読む気が失せてしまうような窮屈な印象になっていないのか確認するようにしましょう。

ポイント6．素材をDLできる場所を案内する

オンラインで配信したプレスリリースは、記事化する際に利用する素材やデータも一緒に送付できますが、FAXの場合、素材データを送付することはできないことに注意が必要です。

「コンテンツ化しようと思ったのに、素材がない」といった機会損失を防ぐため、素材をダウンロードできる場所や連絡先などを必ず案内するようにしましょう。

＜Pick Up!＞FAX用のプレスリリース原稿を作成しよう

メール送付用の原稿をPDFデータでダウンロードし、そのままFAX原稿に用いているプレスリリースが散見されます。しかし、FAX送付の際には前述の通り、FAXではテキスト、図や画像に注意が必要です。

また、PDFデータをそのままダウンロードした原稿は、画像の位置が入稿画面とはずれて反映されます。改ページや上下左右の余白などの配慮も必要なため、ぜひFAX用の原稿をご準備ください。

プレスリリースをFAXで送る3つの方法

プレスリリースをFAXで送るには、「プレスリリース配信サービスのオプションを活用する」「クラウドFAXサービスを活用する」「自社のFAXから送付する」といった主に3つの方法があります。自社にあった方法で配信しましょう。

プレスリリース配信サービスのオプションを活用する

一番手間なくFAXを送れるのは、プレスリリース配信サービスのFAX配信のオプションを活用することです。

PR TIMESのようなプレスリリース配信サービスでは、FAXで送付するオプションを選択できます。サービスを活用することで、プレスリリースのオンライン配信からFAXの送付まで一気通貫で実施できます。

自社のFAXから送付する

自社にFAXがある場合は、プレスリリースを印刷し相手先にFAXすることが一番原始的なやり方でしょう。数が多い場合は手間がかかりますし、人的リソースがかかりますが、別途配信のためのコストがかからない方法です。

クラウドFAXサービスを活用する

FAXの送受信を管理できるクラウドサービスを活用して、FAXを送付することもできます。自社にFAXの機器がない場合でも活用できる方法です。

プレスリリースを送るFAX番号の探し方

次に、プレスリリースを送るFAX番号の探し方を紹介します。

まずは、相手先のサイト等にFAX番号が記載されていないか確認しましょう。「企業名　FAX」などと検索すると記載されているページが見つかりやすくなります。

プレスリリースの送付を受付している番号なのか、確認しておくと安心です。

オンラインで番号が見つからない場合は、「広報・マスコミハンドブックPR手帳」や、「iタウンページ」などにFAX番号が記載されていないか探してみましょう。

それでも番号がわからない場合は、Webメディアや電話などの問い合わせ先に、FAXでプレスリリースを送付したいことを伝え、番号を直接伺います。

メディアごとに適したプレスリリースの送付方法

すでにご紹介したように、プレスリリースのFAX送付には「手元に資料として残る」「受け取り手が必ず目を通す」などのメリットがあります。では、プレスリリースをFAXで送ることが望ましいのは、どのようなメディアなのでしょうか。

最後に、プレスリリースの送付方法を選ぶときにチェックしたい、各メディアとプレスリリース送付方法の相性を解説します。

FAXが適しているメディア・ケース

歴史ある紙メディア・出版社・地方新聞・テレビ局などは、FAXでのプレスリリース送付が一般的。速報性の高いリリースも伝えやすく、話題性や新規性が重視されるマスメディアでも重宝されています。

テレビ関係者や新聞社では、文字と写真もしくは映像をセットで利用することもしばしば。プレスリリースの配信後には、映像や写真をスムーズに渡せるよう準備しておくと良いでしょう。

電話が適しているメディア・ケース

事前に特定のプレスリリース送付を依頼されている場合や、プレスリリースの訂正版・修正版を送る場合には電話で連絡を入れた方が賢明です。

プレスリリースの内容をイチから説明する必要はないので、「◎時に～～～のプレスリリースをメールで送付致しました。不明点があればお問い合わせください」「本日お送りした～～～に関するプレスリリースの修正版をお送りしました。お手数ですが、修正版のリリースをご確認いただけますと幸いです」など、簡潔に伝えましょう。

郵送が適しているメディア・ケース

メールアドレスや電話番号が分からないメディアにプレスリリースを送付したい場合は、担当部署に郵送するのも一案です。

郵送を利用する場合には、プレスリリースとあわせて、挨拶と送付した理由を書いた「送付状」を添えるがビジネスマナー。「～～～のため、どうしても貴メディアに本リリースをお送りしたく送付致しました」と一言添えると、熱意が伝わり好印象を与えられます。

また、送付状には先方からの問い合わせを受けられるよう、自身や担当者の電話番号とメールアドレスも記載しておきましょう。

主流はメールでの送信

FAX・郵送・電話と比較して、利用頻度が多いプレスリリースの配信方法が「メール」での送付です。速報性の高いプレスリリースも案内しやすく、先方からの問い合わせにもスムーズに対応できます。WebメディアをはじめとするIT企業だけでなく、幅広い業界や業種でもっとも一般的な送付方法なのです。

メールでプレスリリースを送付する場合には、件名の書き方を要チェック。日々数十通のプレスリリースを受け取るメディア関係者にメールを開いてもらうためには、件名だけで本文の魅力を端的に表現しなければなりません。「発表会開催のご案内」「新サービスに関するリリース」と記載するのではなく、「日本初、〇〇サービスに関する発表会のご案内」や「××向けの新サービス『△△』の体験会実施」など、内容をイメージしやすいような工夫を施しましょう。

加えて、解禁日や返答期限など重要な記載情報がある場合には、「【◎/◎ 12時解禁】タイトル／社名」「【○○発表会 出欠◎/◎ 10時〆切】タイトル／社名」と記載するのも一案です。

メディアや状況に合ったプレスリリースの配信方法を

プレスリリースの配信時には、内容はもちろん送付方法も重要なポイントです。送付先のメディアにもっとも適した送付方法で、プレスリリースを発信しましょう。

本記事でご紹介したように、FAXで送付する場合には「送付状」が必須です。相手に好印象を与えられるよう、丁寧な送付状を作成してくださいね。