【PR TIMESノウハウ】FAXオプションでプレスリリースを効果的に配信しよう

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みなさんはプレスリリースをどうやってメディアに配信していますか。郵送、FAX、電子メールなど、さまざまな方法が挙げられるかと思います。今回は「FAX」にフォーカスを当て、プレスリリース配信のコツをお伝えします。

FAXを使ったプレスリリース配信は、ペーパーレス化が進む昨今でもメディアによっては効果的な手法のひとつ。

PR TIMESでもFAX配信のオプションサービスが用意されています。本記事では、FAXオプションの内容や利用する効果・メリット、使い方についてご紹介します。

PR TIMESのFAXオプションとは？

PR TIMESには、「プレスリリースのFAX配信」というオプションサービスが用意されています。

通常はメディアリストとして選定した各メディアにメールでプレスリリースを配信しています。そこにオプションサービスを付加することで、FAXでもリリース配信が行えるようになるのです。

プレスリリースの配信方法を選ぶ際、「メール&FAX」「メールのみ」「FAXのみ」の3つの方法から希望するものを選択します。ただし、注釈にも記載しているとおりFAX配信はオプションサービスとなっており、別途料金（5,000円／1配信、税抜）が必要です。

FAX配信を利用する場合は、PDFファイルもしくはPowerPointなどで作成したプレスリリース原稿をアップロードする必要があります。

また、FAX原稿は2～3枚を推奨しています。原稿が6枚を超える場合はPR TIMESより確認の連絡を行っていますので、あらかじめご了承ください。

デジタル化やペーパーレス化が進んでいる昨今、FAX配信を利用することにはどのような意味があるのでしょうか。また、FAX用原稿の作成で気を付けるポイントはどこでしょうか。まずは、PR TIMESのFAXオプションを利用する効果やメリットを2つご紹介します。

まず1つ目のメリットとして、新聞やテレビなど、マスメディアではFAXでの情報管理も健在であることが挙げられます。

特に、新聞や雑誌といった紙媒体のメディアを運用している関係者は、昔からずっとFAXでプレスリリースを受け取っているため、そのやり方に慣れ親しんでいるということが考えられます。また、普段から紙に接する機会も多く、FAXでのプレスリリースの方が感覚的にしっくりくる、という文化もあるでしょう。

記者クラブに記者発表会の案内文を送る際にはFAX送信を指定されるケースもあるなど、そもそもプレスリリースをFAXでしか受け付けていないメディアもあります。今でもなおFAXでの情報管理が好まれているメディアにプレスリリースを送付する場合は、FAXが適した方法だといえます。

2つ目のメリットは、FAXで送ったプレスリリースは目にしてもらいやすいという点です。

メール配信の場合には、件名の情報だけで、そのプレスリリースを読むか読まないか判断されてしまうこともあります。その点FAXは、プレスリリースのタイトルやトップに配置した画像など、1枚目の内容がダイレクトに目に入るので、興味を持ってもらえる可能性も上がります。

同じく郵送も注意を引き、目につきやすいというメリットがありますが、開封するまでは内容が把握できず、また届いたその日中に開封してもらえるかどうかもわからないため、情報の鮮度が落ちるケースがあります。

FAX配信は手に取ってもらった瞬間の視認性が高いのが最大のメリットといえます。

最後に、PR TIMESのFAXオプションの使い方について紹介します。

プレスリリース作成画面の「③配信詳細設定」から、「メディアリストへの配信方法」で設定します。

「FAXで配信」のチェックボックスにチェックを入れると、プレスリリース原稿のファイルをアップロードできる欄が表示されます。ファイルのアップロードはドラッグ&ドロップ、もしくはグレーの枠内をクリックして行います。

アップロードできるファイル形式は、PDF、DOC、PPTと3パターンありますが、最終的にはPR TIMES側でPDFに変換して配信されます。配置のズレなどを防ぐためにも、あらかじめPDFデータに変換して最終チェックを行うのがおすすめです。サイズは10MBまでとなっています。

この際に、他のプレスリリース原稿を選択してしまうなど、添付ファイルを間違えないよう、十分に注意してください。以上で設定は完了です。

本記事では、PR TIMESで利用できるFAX配信オプションの内容や使い方、プレスリリースをFAXで送ることのメリットについてご紹介しました。

PR TIMESでは、1配信5,000円（税別）で利用できるFAXオプションが用意されています。

デジタル化・ペーパーレス化が進む現代、新しくできたWebメディアなどでは、プレスリリースの受付窓口にFAXを利用していないこともあるでしょう。しかし、新聞や雑誌など、伝統的なメディアでは今でもFAXが根強く利用されている現状があります。

どのメディアに届けたいのかによっては、FAXによる配信も手段として有効な場合があります。プレスリリースの内容だけでなく、配信先メディアも考慮したうえで、配信方法を検討してみるといいでしょう。

「プレスリリースFAX配信の効果UP！送るときの3つのポイントとおすすめメディアを紹介」では、実際にFAX送付する際のポイントをまとめています。あわせてご覧ください。

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PR TIMES MAGAZINE執筆担当

『PR TIMES MAGAZINE』は、プレスリリース配信サービス「PR TIMES」等を運営する株式会社 PR TIMESのオウンドメディアです。日々多数のプレスリリースを目にし、広報・PR担当者と密に関わっている編集部メンバーが監修、編集、執筆を担当しています。