プレスリリースFAX配信の効果UP!送るときの3つのポイントとおすすめメディアを紹介

プレスリリースを配信する際は、プレスリリース内容はもちろん送付方法も重要です。マスコミやターゲット層にしっかり届けるためにも、相手の目に留まりやすい送付方法を選ぶようにしましょう。

本記事では、プレスリリースを「FAX」で送付するときのポイントを徹底解説。FAXでプレスリリースを送るメリットや注意点、FAXでの送付が向いているメディアをご紹介します。

プレスリリースはFAXでも送れる?FAX配信の3つのメリット

プレスリリースの配信は、さまざまな送付方法があります。

【プレスリリースの送付方法】

  • プレスリリース配信サービスへの掲載
  • メールで個別もしくは一括送信
  • FAX送付
  • 郵送
  • 電話での問い合わせ

では、プレスリリースをFAXで送付する場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。

メリット1.そもそもFAXでないと対応してもらえないケースがある 

東京都にある「司法記者クラブ」や福岡県にある「福岡県政記者室」など、全国にはさまざまな記者クラブが存在します。記者クラブは他のマスメディアと異なり、プレスリリースを配信する際の規定が細かく決められているので要注意。一部の記者クラブでは、FAXでの送付でしか受け付けていないことも多いのです。

誤った送付方法でプレスリリースを送ってしまうと、先方にチェックしてもらえない可能性もあります。せっかくのプレスリリースをターゲットに届けるためにも、規定がある場合には必ずFAXでの送付を選びましょう。

【記者クラブへのプレスリリースの送り方】
STEP1.記者クラブに電話をして、「プレスリリースを送りたい」と伝える
STEP2.先方の指定するプレスリリースの必要部数、送付方法を聞く
STEP3.許可をもらったタイミング、方法でプレスリリースを送付する

メリット2.手元に資料として残る

電話での問い合わせやメール送付の場合、プレスリリースが受け取り手の手元に残らないのが大きなデメリット。送付メールにプレスリリースや資料を添付していたとしても、相手が開いてくれなければ読んではもらえません。

一方、FAXで送付した場合には相手がプレスリリースを捨てない限り、受け取り手の手元に残ります。相手の手元に資料として残せることも、FAXでのプレスリリース配信のメリットのひとつなのです。

メリット3.受け取り手が一度は必ずプレスリリースを「見る」

誰でも、一度は「メールの流し見」をしてしまった経験があるのでしょうか。メールや電話でプレスリリースを配信する場合、相手が忙しい場合には本文を読むことなく、サッと流されてしまう可能性があるのです。

しかし、FAXでプレスリリースを配信する場合には受け取った相手が、必ず一度はプレスリリースに目を通します。チラシを見るような感じでなんとなく「読む」のではなく、しっかりと「見る」のです。

また、受け取り手が魅力を感じてくれた場合は、編集部内で共有してくれる可能性もあります。

プレスリリースの情報を共有している

プレスリリースをFAXで送るときのポイント・注意点

「手元に残る」「受け取り手が一度は必ず目を通す」などのメリットがある、FAXを使ったプレスリリースの送付。手軽にプレスリリースを発信できる便利さがある反面、送付時にはいくつか気を付けるべき注意点があるのです。

最後に、プレスリリースをFAXで送る場合のポイントや注意点をチェックしていきましょう。

注意点1.プレスリリース自体の枚数が多くならないようにする

「たくさん情報を知ってほしい」「これも、あれも見てほしい」と思うあまり、送付枚数が多くなってしまうのはNG。受け取り先のメディアに負担がかかってしまい、失礼な印象を与えてしまう可能性があるので注意しましょう。

プレスリリースの枚数は、1~3枚程度が理想的。4枚を超えてしまう場合には、データを圧縮してメール送付、もしくは郵送を検討してください。

枚数が多くなってしまった場合は、プレスリリースの目的をあらためて整理してみましょう。

注意点2.送付状をつける 

先述した郵送時と同様に、FAXでプレスリリースを送る場合にも送付状」を添えるのがビジネスマナーです。送付状をつけずプレスリリースのみ送付した場合には、「だれ宛のプレスリリースなのか」「どこから送付されたプレスリリースなのか」などが分かりづらく、受け取り手が困惑してしまう可能性もあります。

また、送付状にはプレスリリースが全部で何枚あるのかを明記しておきましょう。

注意点3.モノクロでも問題ないか事前に確認する

FAXでプレスリリースを送付した場合、テキスト、図や画像が潰れ見えづらくなることがあります。文字が小さすぎないか、カラーでのみ認識できる図ではないか確認をしてください。

文字のサイズは10.5ポイント~12ポイントが最適です。フォントにもよりますが10ポイント以下は避けましょう。
また、文字数1ポイントにつき300~700文字程度、最大900文字程度に抑えることで、図や画像を挿入した場合でも見づらくなりません。

図や画像は黒背景やビビットカラーなど濃い色味を使うと全て黒く印刷されます。色味で表現するのではなく、ドットや影を用いるなど工夫してみてください。

そして、事前に社内のFAXでテスト送付を行い、モノクロでも問題がないかをチェックしておきましょう。

●FAX原稿のおすすめフォント
明朝体・・・印刷機による差異がほぼなく、正常に反映されるためおすすめです。
HGP明朝E・・・濃く印刷されるため、よりおすすめです。

●FAX原稿におすすめしないフォント
ゴシック体・・・文字崩れを起こしやすいためおすすめできません。
BIZ UDPゴシック/游ゴシック Light ・・・文字崩れを起こしやすく、薄く印刷されるためおすすめできません。

<Pick Up!>FAX用のプレスリリース原稿を作成しよう

メール送付用の原稿をPDFデータでダウンロードし、そのままFAX原稿に用いているプレスリリースが散見されます。しかし、FAX送付の際には前述の通り、FAXではテキスト、図や画像に注意が必要です。

また、PDFデータをそのままダウンロードした原稿は、画像の位置が入稿画面とはずれて反映されます。改ページや上下左右の余白などの配慮も必要なため、ぜひFAX用の原稿をご準備ください

プレスリリースをFAXで送ることが適しているメディアは?

すでにご紹介したように、プレスリリースのFAX送付には「手元に資料として残る」「受け取り手が必ず目を通す」などのメリットがあります。では、プレスリリースをFAXで送ることが望ましいのは、どのようなメディアなのでしょうか。

次は、プレスリリースの送付方法を選ぶときにチェックしたい、各メディアとプレスリリース送付方法の相性を解説します。

FAXが適しているメディア・ケース 

歴史ある紙メディア出版社地方新聞テレビ局などは、FAXでのプレスリリース送付が一般的。速報性の高いリリースも伝えやすく、話題性や新規性が重視されるマスメディアでも重宝されています。

テレビ関係者や新聞社では、文字と写真もしくは映像をセットで利用することもしばしば。プレスリリースの配信後には、映像や写真をスムーズに渡せるよう準備しておくと良いでしょう。

電話が適しているメディア・ケース 

電話で連絡を入れる広報担当者

事前に特定のプレスリリース送付を依頼されている場合や、プレスリリースの訂正版・修正版を送る場合には電話で連絡を入れた方が賢明です。

プレスリリースの内容をイチから説明する必要はないので、「◎時に~~~のプレスリリースをメールで送付致しました。不明点があればお問い合わせください」「本日お送りした~~~に関するプレスリリースの修正版をお送りしました。お手数ですが、修正版のリリースをご確認いただけますと幸いです」など、簡潔に伝えましょう。

郵送が適しているメディア・ケース 

メールアドレスや電話番号が分からないメディアにプレスリリースを送付したい場合は、担当部署に郵送するのも一案です。

郵送を利用する場合には、プレスリリースとあわせて、挨拶と送付した理由を書いた「送付状」を添えるがビジネスマナー。「~~~のため、どうしても貴メディアに本リリースをお送りしたく送付致しました」と一言添えると、熱意が伝わり好印象を与えられます。

また、送付状には先方からの問い合わせを受けられるよう、自身や担当者の電話番号とメールアドレスも記載しておきましょう。

【郵送でプレスリリースを送付する場合の注意点】
注意点1.送付状もしくは手紙を添える
注意点2.「1枚目送付状→2枚目プレスリリース」の順に入れられているか
注意点3.雨に濡れないような対策(クリアファイルに入れる)がされているか

主流はメールでの送信

FAX・郵送・電話と比較して、利用頻度が多いプレスリリースの配信方法が「メール」での送付です。速報性の高いプレスリリースも案内しやすく、先方からの問い合わせにもスムーズに対応できます。WebメディアをはじめとするIT企業だけでなく、幅広い業界や業種でもっとも一般的な送付方法なのです。

メールでプレスリリースを送付する場合には、件名の書き方を要チェック。日々数十通のプレスリリースを受け取るメディア関係者にメールを開いてもらうためには、件名だけで本文の魅力を端的に表現しなければなりません。「発表会開催のご案内」「新サービスに関するリリース」と記載するのではなく、「日本初、〇〇サービスに関する発表会のご案内」や「××向けの新サービス『△△』の体験会実施」など、内容をイメージしやすいような工夫を施しましょう。

加えて、解禁日や返答期限など重要な記載情報がある場合には、「【◎/◎ 12時解禁】タイトル/社名」「【○○発表会 出欠◎/◎ 10時〆切】タイトル/社名」と記載するのも一案です。

メディアや状況に合ったプレスリリースの配信方法を

スマートフォンを手にしているメディア記者

プレスリリースの配信時には、内容はもちろん送付方法も重要なポイントです。送付先のメディアにもっとも適した送付方法で、プレスリリースを発信しましょう。

本記事でご紹介したように、FAXで送付する場合には「送付状」が必須です。相手に好印象を与えられるよう、丁寧な送付状を作成してくださいね。

この記事のライター

PR TIMES MAGAZINE編集部

日本最大級のプレスリリース配信サービス「PR TIMES」を運営すること12年。営業、カスタマーサクセス、パートナー事業に携わるメンバーが在籍しています。広報PR担当者さまからのお問い合わせやご相談の経験を活かし、広報PR担当者さまの気づきや行動につなげられる記事を執筆しています。

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