【現役広報が教える】イベントレポートの書き方6つのポイントと注意点

イベントレポートを書こうと思っても、書き方がいまいち分からない。そう悩んだことのある広報担当者も少なくはないはず。そもそも、イベントレポートを書く目的は何でしょうか。また、どのような要素が必要でしょうか。

本記事ではイベントレポートの書き方を、6つのポイントと注意点とともにご紹介します。

そもそも、イベントレポートを書く目的とは?

イベントレポートを書く目的は、イベントに参加できなかった人への内容共有、サービスや会社のブランディング活動などが挙げられます。一口にイベントレポートと言っても、顧客向けイベントやメディア向けセミナーといった自社イベントもあれば、社外イベントもあり、イベントの種類はさまざま。また、事業の状況によりイベントレポートを書く目的も変化します。

イベントレポートを書き始める前にまず、「誰に」「どう感じてもらいたいか」を考え、目的を言語化しましょう。目的が明確になることで、「伝えること」と「必要な要素」を逆算することができ、イベントレポートがぐっと書きやすくなります。

以下、イベントレポートを書く目的の一例をご紹介します。

  • 参加出来なかった人への内容共有
  • 次回イベントの集客
  • サービスや自社の認知向上
  • サービスや自社のブランディング活動
  • インターナルブランディング活動
  • 採用活動

イベントレポートに必要な要素・構成

イベントレポートに必要な要素や構成は、書く目的から逆算するとスムーズです。ここでは、多くのイベントレポートに共通する要素をご紹介します。

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導入文

導入文は、読み手が記事を読む・読まないを判断する重要な要素。「誰に向けられた、何を得られるイベントか」を、100〜200文字程度でわかりやすく伝えます。

いつ・どこで開催された・誰に向けられた・どんなイベントといった「イベント概要」、何の役に立つのか・何の課題を解決するのかなどの「読み手のメリット」をもとに文章を考えます。また、◯名が参加したといった「イベントの結果」を書くことで、イベントの盛況ぶりを伝えることができ、読み手に興味を持ってもらえるきっかけとなります。

イベント情報

イベント全体の流れや、登壇者プロフィール、サービス紹介等、読み手がイベントレポートの内容を理解するために必要な情報を記載します。

イベントの内容

イベントレポートの中心となる部分です。発表やパネルディスカッションの内容、展示スペースの紹介など、イベントのハイライトを書きます。多くても3000字を目安にまとめましょう。

参加者の声

忘れてしまいがちですが、聞いておきたいのが参加者の声。イベントレポートに参加者の声を加えることで、読み手にイベントの雰囲気をリアルに伝えられます。また、参加者の声はイベントに対するお墨付きにもなるので、積極的に集めましょう。

まとめ

導入文で書いた「誰に向けられた、何を得られるイベントなのか」に回答する形で、このイベントで得られたヒントや解決策をまとめます。

関連情報

商材の宣伝や次回イベントの告知、SNSアカウントのフォロー導線を追加します。優先順位の高いものから紹介しましょう。

写真

写真はイベントレポートにおいて最も大切な要素の1つ。会場全体の写真、イベント中の様子、お土産などの写真を掲載することで、読み手に当日の雰囲気や体験をより鮮明に伝えられます

イベント後に「この写真が欲しい」と思っても再撮影は出来ません。事前にイベント内容を確認し、撮りたい画を決めておきましょう。当日は写真は多めに撮影しておくと安心です。イベント時に手が離せない場合は、別の方に写真撮影をお願いしましょう。

写真撮影で注意したいのが「肖像権」。人の顔や身体を無断で撮影・公表することは、肖像権の侵害にあたる場合があります。後でトラブルにならないように、イベント参加者には撮影する旨を事前に伝えましょう。自分がイベント主催者の場合は、受付での撮影可否の確認、撮影NGの方用の席を用意、ネームタグの色の変更など、運用を検討しておくとスムーズです。

イベントレポートの書き方6つのポイントと注意点

イベントレポートに必要な要素がわかったけれど、具体的な書き方のヒントが欲しい。そんな方に向けて、イベントレポートの書き方6つのポイント・注意点をご紹介します。

1.書き手は誰?主催者・参加者・取材者

イベントレポートを書き進めるうちに「イベント開催の意図を入れていいのかな……」と悩む場合は、書き手があいまいになっているかも。イベントレポートの書き手は、大きく「主催者」「参加者」「取材者」の3つに分けられます。イベントの種類やイベントレポートを書く目的に応じて、書き手を決めましょう。

「主催者」視点では、イベントの狙いや企業の想いなど、イベントでは伝えきれなかった内容を発信できるため、ファンイベントや採用イベントに向いています。

「参加者」視点は、自分の感想や体験などを盛り込めるため、外部イベントを社内に共有する際におすすめです。

「取材者」視点は、書き手としての意見はあまり入れず、客観的な視点で記事を書きます。イベント内容をそのままノウハウ記事として発信する場合に適しています。

2.「数字」と「反応」でイベントの雰囲気を伝える

イベントの良いところは、その場にいたからこそ得られる空気や熱量を体感できること。しかし、雰囲気を文章で伝えるのはなかなか難しいもの。そこで、「数字」と「反応」を活用し、イベントの雰囲気を伝えましょう

数字は誰もが具体的にイメージでき、説得力もあります。「イベントに◯人が参加した」、「質疑応答が盛り上がり◯分の尺がオーバーした」など、イベントの様子を数字を用いて伝えます。参加者の「反応」も会場の雰囲気をリアルに伝える1つの手。「参加者が積極的に質問をした」や「スライドが変わる度にスマホで熱心に撮影」など、参加者のイベント中のリアクションを加えることで、イベントの熱量を読み手に伝えます。

3.導入文で「”私の”役に立ちそうだな」と感じてもらう

「この記事は私の役に立ちそうだな」と読み手に感じてもらうことをゴールに導入文を書きます。役に立つと感じてもらうためにまず必要なことは、共感です。文章の始めに問題提起、時事ネタ、誰に向けたイベントなのか、などを書くことで、共感を呼びやすくなります。そのうえで、イベントレポートがどんな悩みをを解決してくれるのか、何のヒントが得られるのか等のメリットを具体的に記載しましょう。

4.イベント内容は「時系列」でまとめる

イベント内容は、時系列でまとめましょう。時系列に沿って説明することで、話がわかりやすく伝わるだけではなく、読み手もイベントに参加しているような気持ちでイベントレポートを読むことが出来ます。ただし、展示会のように参加者が自由に見学できるイベントについては、時系列ではなくカテゴリやテーマでまとめる方が向いています。

5.  見出しには「結論」または「トピック」を書く

飛ばし読みをしても内容が伝わるように、見出しには結論かトピックを書きましょう。多くのイベントは1〜2時間程度開催され、そのすべてを書こうとすると大変な文字量になってしまいます。見出しには「〇〇について」といった抽象的なまとめ方ではなく、「〇〇は〇〇がポイント」といった具合に、要点をコンパクトに書くことがコツです。

6. 参加者には「プロフィール」「得られたこと」「ならでは」を聞く

参加者の声を集める際に意識して聞きたい点が3つあります。1つ目は「プロフィール」。2つ目は「得られたこと」です。どんな悩みを抱えている人が、どんな解決策・ヒントを得られたかを具体的に伝えることで、読み手が共感し、イベントへ興味を抱くことに繋がります。また、参加者のリアルな声を届けることで、イベントレポートの説得力が増します。

3つ目は「ならでは」。このイベントならではの良さを聞くことで、読み手が「他でもないこのイベントに参加したい」と思うきっかけになるはずです。次回イベントの集客も目的に入れている方は、是非「ならでは」を聞いてみてください。

大切なのは「誰に」「どう感じてもらいたいか」

本記事では、イベントレポートを書く目的から、書き方のポイントや注意点などについてご紹介しました。

イベントレポートを書くときは、まず「誰に」「どう感じてもらいたいか」を考えましょう。目的を言語化することで、必要な要素や伝えたいことが明確になり、イベントレポートがぐっと書きやすくなります。誰が何を得られるイベントなのかを導入文でわかりやすく紹介し、参加者の反応や感想などを交え、伝わるイベントレポートを作成しましょう。

この記事のライター

山口 ルイ

山口 ルイ

広報PRをフル活用する、新規事業のマーケター。SaaS事業を経て、現在はヘルステックを担当しています。素敵なサービス・プロダクトを多くの人に知ってもらう「きっかけづくり」ができる広報PRの仕事が好き。戦略策定から企画運営を経験し、小さな事業のための広報PR活用術を蓄積中。脱陸サーファーを目指して、湘南で暮らしています。梅干しが好きです。

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