集客率を上げる!イベントの案内状・案内文の書き方5つのポイント【テンプレートあり】

イベントには集客がつきもの。せっかくイベントを開催しても、狙いどおりのターゲットを集客ができなければ成功とは言えませんよね。今回は、集客率を上げるイベントの案内状・案内文の書き方を5つのポイントに分けて解説します。テンプレートもご紹介するので、ぜひ活用してみてください。

そもそも、イベントの案内状は出したほうがいい?

「イベントの開催が決まったけれど、案内状は必要なのか」と迷う方もいるかもしれません。実は、イベントの案内状には集客率アップという大切な効果があります。では、いつ誰に案内状を出せば効果を最大化できるのでしょうか。ここでは、イベントの案内状を出す目的や出し方をご紹介します。

案内状を出して集客をあげたいイベント

案内状を出すことで集客率が上がる

案内状を出す目的は集客率を上げること。特に、企画者自身が狙った特定のターゲットにアプローチして興味をもってもらい、確実な集客につなげたいときに有用です。また、案内状であらかじめイベントの目的や来場のメリットを伝えておくことは期待値調整にもつながるので、「来場したのはいいけれど、思っていたのと違いガッカリ…」という残念な体験を防げるでしょう。

反対に、広く不特定多数のメディアや生活者に情報を発信し、「集客率」ではなく「集客数」を上げたいのであれば、案内状よりもプレスリリース・ニュースリリースの配信や広告出稿を検討した方がよいでしょう。

案内状の出し方は、手渡し/紙/メールなどが主な手段です。イベントの専用Webサイトがある場合はメールで直接URLに誘導したり、営業的な関係性を高めたい場合は手渡しにしたりと、工夫次第でさまざまに使い分けられます。

イベントの案内状を出すべき人・メディア

イベントの案内状を出すべき人・メディアは、イベントの内容によって異なります。イベントの目的・ゴール・ターゲットと照らし合わせながら、その都度検討する必要があります。

案内状を準備している

特にメディアへのアプローチに関しては、タレントを呼んだ記者発表会の場合はテレビ関係者、BtoB向けのイベントの場合は業界紙の記者など、どんな露出を狙いたいかを明確にしておくとよいでしょう。

  • 案内状を出すべき人・メディアの例

【サービス・プロダクト関連のイベント】業界に詳しい記者・メディア/見込み顧客/既存顧客など

【採用・コーポレート関連のイベント】採用媒体の担当者/他社のコーポレート担当者/採用候補者など

案内状を出す時期は、イベントの1か月前

案内状は、イベント開催の1ヶ月前に出しましょう。メディアの記者の予定は想像よりも早く、先まで決まっている場合も多いので、案内状の準備ができたらすぐに出すのがよいでしょう。他社の担当者についても同様で、特に役職が高いほど早い段階で予定が埋まっているので、確実に来場してもらいたい相手には早めにアプローチすることが重要です。やむを得ず1ヶ月前までに案内状を出せない場合でも、少なくとも2週間前には出すようにしましょう。

参考:https://www.markerise.com/guide-exb/invitation/

イベントの案内文の基本構成

どんな構成にすれば受け取った相手にとって分かりやすく、参加してみたいと思ってもらえる案内状に出来るのでしょうか。基本構成を確認してみましょう。

まず、案内状であることが一目で分かるタイトル付けが必要です。「〇〇イベントのご案内」など簡潔にタイトルを付けましょう。本文では、このイベントの主旨は何か、参加すると何が得られるのかといった、参加者にとってのベネフィット(参加の動機)になる情報を組み込みます。続いて、日時/会場などの情報と、特別な持ち物などが必要な場合には特記事項を添えてください。参加者が返信や質問をしてくることも想定して、最後には必ず問い合わせ先を記載しましょう。

【イベントの案内文の基本構成】

  • 宛名
  • 発信日
  • 差出人(主催者)
  • タイトル
  • 本文
  • 日時/会場/交通アクセス
  • 別記(申し込み方法/持ち物/ドレスコード/専用WebサイトがあればURLなど)
  • 問い合わせ先

イベントの案内文の書き方5つのポイント

ここまで案内文の基本構成をご紹介しましたが、続いては構成の各要素を書く際の5つのポイントを解説します。数あるイベントの中でもしっかりと興味を持ってもらえるよう、必要な情報が正確に得られる内容にする必要があります。開催日時、場所などの基本情報はもちろん、イベントの魅力も伝えられるよう工夫しましょう。

ポイント1.対象が一目でわかる

どんな人を対象としたイベントなのか、一目でわかるよう記載しましょう。例えば、研修・セミナーのようなイベントなら「営業スキルをさらに向上させたいビジネスマンの皆さまを対象としたセミナーです」、採用候補者向けのイベントなら「○○業界に興味がある方向けの説明会です」などの形です。

案内状を受け取った相手に、まさに自分が対象だと思ってもらうことができ、集客率がアップします。イベントを「自分ごと」として捉えてもらえるよう、対象者の説明を工夫してみてくださいね。

ポイント2.開催日時・場所・参加費などの概要が明記されている

開催日時・場所・参加費の概要は絶対に欠かせない要素です。まず開催日時・場所の情報がなければ、せっかく案内状を受け取ってもイベントに参加できません。さらに情報を肉付けするなら、場所とともにアクセス方法や地図を添えておくと、当日スムーズに会場に到着できるでしょう。

イベントの概要をミーティングしている

また、参加費はイベントに参加するかどうか検討する上で大切なポイントです。参加費がかからない場合はそれだけで参加の機運が高まります。もし参加費がかかる場合でも、必ず正しい金額を明記してください。参加費を会社の経費に計上する場合には上司からの承認が必要なので、事前に確認してもらったうえで参加してもらう必要があります。細かいですが、必要に応じて消費税込みかどうかも忘れず記載しましょう。

ポイント3.当日のタイムスケジュールが明確になっている

ポイント2にあるとおり開催日時はもちろん必要な情報ですが、開始から終了までに複数のコンテンツがあるイベントの場合などは、当日の詳細なタイムスケジュールも案内状に明記するとよいでしょう。

参加者の中にはイベントの前後に別の予定がある方もいるでしょう。その場合には、詳細なタイムスケジュールをあらかじめ伝えておくことで、前後の移動プランなどが立てやすくなります。また、途中入場・退出が可能なイベントであれば、タイムスケジュールを記載することで興味のあるコンテンツの時間にピンポイントで参加してもらうことができますね。

ポイント4.参加することでどんな情報が持ち帰られるかが伝わる

ただ「参加してください」とお願いするだけでなく、「このイベントに参加することであなたにはこんなメリットがありますよ」とアピールすることも案内状の大切な機能です。

スキルを身につけられる、最新情報を得られる、人脈を作れる、などイベントによって参加のメリットはさまざまでしょう。対象とする人にとって何がメリットになるのか、イベントの目的とも照らし合わせながら具体的に記載すると集客率アップにつながります。

ポイント5.申し込み導線がスムーズ

参加のために申し込みが必要なイベントの場合には、案内状の中に申し込み方法の情報を必ず組み込みましょう。申し込み方法がわからない案内状の場合、参加者を戸惑わせてしまうだけでなく、主催者側へ問い合わせが発生する可能性もあり、結果的に双方の手をわずらわせてしまう可能性があります。

Webフォーム、メール、電話、FAXなど申し込み方法はいくつかありますが、URLやメールアドレス、電話・FAX番号などの情報を漏れなく記載しましょう。スムーズに申し込みができることも、集客率アップに寄与します。

イベントの案内文の書き方【テンプレート】

◯◯◯◯年◯月◯日

◯◯様

◯◯株式会社
◯◯事業部 □□ □□

【△△イベント開催のご案内】

平素より大変お世話になっております。
この度、◯◯のスキルアップを目指すビジネスマンの皆さまを対象として、△△イベントを開催する運びとなりました。

これまでのご参加者さまよりリクエストのあった◯◯大学 □□教授をお招きし、クライアントとの信頼関係の強化を主軸にお話しいただきます。
皆さまお誘い合わせの上、ぜひご来場いただきますようよろしくお願いいたします。

-記-

△△イベント 開催のご案内

開催日時:◯◯◯◯年◯月◯日から◯月◯日 △時△分〜△時△分
会場:住所、会場名、地図など
アクセス:最寄り駅、道順など

参加費:◯,◯◯◯円(当日現地にてお支払いください)

持ち物:当日は名刺をご持参ください

申し込み方法:下記のWebフォームよりお申し込みください。
https://◯◯◯◯

お問い合わせ先:◯◯株式会社 ◯◯事業部 △△ 0120-□□□-□□□□

イベント当日までの不安要素を1つでも減らせるように

ここまで、イベント案内状・案内文の書き方のポイントをご紹介してきました。イベントへの参加を検討する人に必要な情報を必要なタイミングで提供することは、主催者側の重要な役割です。

スムーズにイベント参加を決意してもらえれば、集客率をアップできます。参加者の不安を取り除けるように、正確で分かりやすい案内状を作成することを常に心がけましょう。

(編集:PR TIMES MAGAZINE編集部)

この記事のライター

三寳 里菜

ライター・編集者。2013年、大学在学中に旅行系ITベンチャーに入社し、現在まで約6年にわたりコンテンツ責任者・広報・PR・組織開発を担当。それぞれのフィールドでの経験を活かして、「読みやすく、分かりやすく、伝わりやすいコンテンツ」づくりに取り組んでいます。ハウツーからイベントレポート・インタビューまで、様々なコンテンツ制作が得意です。

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