現役広報が教える、集客できるイベント企画の7つのポイント【アイデア15選】

企業は様々な目的を持ち日々イベントを開催していますが、目的達成のために重要なのが集客です。せっかく時間とコストをかけて準備したのに、イベントに全然人が集まらなかった……という事態は避けなければなりません。本記事では、イベント企画の7つのポイント・集客のアイデア15選を紹介します

イベント企画を考える際の7つのポイント

まずはどんなイベントを開催するのか。集客が見込めるイベントを企画するためのポイントは下記の7つです。

  • イベントを開催する目的を明確にする
  • ターゲットを明確に決める
  • イベントに参加するメリットを提示する
  • ターゲットに刺さるイベントタイトルをつける
  • 季節や時流にあったイベントにする
  • 独自性のある要素を盛り込む
  • 振り返りを行う

それぞれについて以下に詳しく説明します。

ポイント1.イベントを開催する目的を明確にする

まずは何を目的としてイベントを開催するのかを明確にしましょう。目的はできる限り1つにまとめることが重要です。目的がガッチリ固まっていれば企画会議の段階で軸がぶれなくなります。

イベントの開催目的は様々です。たとえば新規顧客獲得、製品サービスの認知度向上、ファン作り、採用などの目的があります。その目的を達成するためにはどんなイベントにするべきかという視点を持ち続けましょう。

ポイント2.ターゲットを明確に決め、ターゲットに合わせた企画を立てる

次にイベントに参加してもらいたいターゲットを明確にしましょう。

たとえば「自社サービスのユーザー」という大まかなターゲットを設定するよりも、「自社サービスの初心者ユーザー」や「自社サービスのヘビーユーザー」といったように対象者を狭めたほうが企画を立てやすくなります。初心者ユーザー向けであれば基本的な操作説明などの内容を盛り込んだイベントにするべきですが、ヘビーユーザー向けであれば初歩的な部分は割愛して応用編を解説したほうがイベントへの満足度が上がります。

ターゲットを幅広く設定しすぎるとターゲットがぼやけてしまい、一番アプローチしたい層に届かない内容になりかねないので注意が必要です

ポイント3.イベントに参加するメリットを提示する

イベントに参加するとどんなメリットが得られるのかを分かりやすく提示しましょう。

セミナーや勉強会であれば知識が得られる、講演会であれば著名人の話が聞けるもしくは会える、ユーザー交流会であればユーザー同士で情報交換ができる、などのメリットがあります。

イベントに参加することで自分にどんな得があるかを具体的にイメージできると参加への強い動機になります

ポイント4.ターゲットに刺さるイベントタイトルをつける

イベントのタイトルは参加の意思決定を後押しする要素です。ターゲットにとって分かりやすいタイトルの付けることで、集客しやすくなります

伝わりやすいイベントタイトルをつけるコツは、ターゲットが誰か、どんなメリットが得られるのかの2点を明記することです。その他、参加費無料など参加ハードルが下がる要素があれば、それも盛り込むと良いでしょう。

例えば、「新人広報向け、明日から書けるプレスリリースの書き方講座(参加費無料)」といったタイトルであれば、広報初心者のターゲットが参加しやすいうえに、得られるメリットや、参加費が無料でデメリットが無さそうだというイメージが湧き、参加ハードルが下がります。

ポイント5.季節や時流に合ったイベントにする

12月にクリスマス関連のイベント、4月に新社会人向けのイベントなど、その季節にあったイベントを行うと関心を持つ参加者が増えます。また、いま話題の時流にあったテーマについてのイベントにも注目が集まるでしょう。

ただし、あくまで本来の目的やターゲットありきです。取ってつけたように、タイトルに季節性を入れるだけでは意味がありません。必ずしも入れる必要はありませんが、季節性・時流に沿った要素を入れる場合は、そのテーマに沿ったコンテンツをしっかりと用意することをおすすめします。

ポイント6.他のイベントに無い独自性のある要素を盛り込む

どこにでもあるようなイベントにするのではなく、自社ならではの独自性のある要素をひとつでも盛り込むと良いでしょう。独自性のあるイベントは、それだけでターゲットがイベントに参加する動機になります。

独自性のあるアイデアを一から考えるのは難しいですが、過去に他社や他業界で行われているイベントのキーワードや手法の一部が参考になります。もちろん、イベント自体を完全に模倣するのは良くありません。テーマや内容については自社オリジナルの企画を立案することが前提条件です。

例えば専門家に登壇してもらう、双方向型のイベントにする、工場見学をオンラインで行うなど、自社で横展開できるコンテンツが無いか、洗い出してみることも有効です。

ポイント7.イベントの振り返りをする

イベントが終わると安心してしまいがちですが、やりっぱなしにせず次回に向けて振り返りを行いましょう。そうすることで、次回に向けての課題も見えて、より良いイベント運営に繋げることができます。

参加者から回収したアンケートやSNSの反響、当日の状況など、計画の段階で設定した指標に当てはめて判断します。「Keep(このまま継続すること)」「Problem(課題)」「Try(解決策)」の3つを洗い出す、KPT法というフレームワークを使って改善を重ねていくと良いでしょう。

その際、当初の目標に対しての振り返りをするため、あらかじめ設定していたターゲット以外の層から寄せられた感想や反響は除外します。

イベントを振り返っている

集客できるイベント企画・アイデア15選

「これなら参加したい!」と思ってもらえるようなイベントを企画したあとは、集客が重要です。集客が見込めるアイデア15選をまとめたので参考にしてみてください。

1.著名人によるゲスト講演

有識者や専門家、インフルエンサーなどの著名人をゲストに招くことを検討してみましょう。著名人を招くことによりイベント参加者にはプロフェッショナルの話が聞けるという大きなメリットが発生し、集客効果が期待できます

著名人を招く際には希望の講演内容をしっかり固めてから依頼しましょう。その他にも、交通費や宿泊費はどうするか、講演料はいくらを想定しているかなどを明確にしておくとスムーズです。当日不具合が発生しないよう、プロジェクターやマイクなどの機材の準備も万全にしておきます。

著名人を招く方法としては、キャスティング会社に依頼しても良いですし、すでにリレーションがあるなら直接連絡するという手もあります。

2.ユーザー同士の交流会

ユーザー同士の交流会には、ユーザー側にも企業側にも多くのメリットがあります。

ユーザー側は、同じような悩みや関心事を持つ人たちと交流する機会が持てます。サービスを提供している企業と直接交流し、要望を伝えることができるのもメリットです。他のユーザーがサービスをどんな風に活用しているか知るきっかけにもなります。同じサービスを使っている人が集まるということでイベント参加への精神的ハードルも低くなります。

企業側にとって、ユーザー交流会はサービスに対する生の声を聞くことができる貴重な機会になります。この意見はサービスの改善やマーケテイングに生かすことができるでしょう。なによりサービスへの愛着をより強く持ってもらうことが根強いファン作りに繋がります。

3.お土産つき

イベントに参加してお土産がもらえるとお得感があり、純粋に嬉しいと感じる人が多いです。イベントへの満足度もアップするでしょう。

お土産にはお菓子、ペン、メモ帳などが手軽です。自社商品があるなら試供品を渡しても良いですし、自社サービスがあるなら割引券を配るのも良いですね。たとえばお菓子1つとっても、クッキーにサービスロゴやQRコードをプリントしたものなどもあります。参加者の印象に残るように工夫してみましょう。フォトジェニックなお土産を用意すれば参加者がSNSで拡散してくれる可能性もあります。喜んでもらえるお土産を考えるのは主催者側も楽しいですね。

イベントの参加者に配るお土産

4.参加費無料

イベントの参加費を無料にすることも集客効果があります。

参加にあたっての金銭的ハードルを下げることができ、若い人など幅広い層を集めることができます。無料で勉強会に参加できたり交流会で人脈作りができるとなるとお得感があり、イベントに参加してもらいやすくなります。

主催側としてはイベント運営にかかる費用はすべて自己負担となるので予算が限られるというデメリットもあります。仮にイベント集客に失敗してしまっても大損失にならないよう慎重に計画を立てましょう。スポンサーをつけることができればイベントを無料で開催してもお金の心配はなくなります。

5.オリジナルハッシュタグの設計

イベントオリジナルのハッシュタグを設定してみましょう。企業名やサービス名、イベント名が入ったものが一般的です。既存のタグと重複しないように注意しつつ、オリジナリティのあるものを設計します。

ハッシュタグ作成はイベント開催よりも前に済ませておき、当日だけでなく告知でも活用しましょう。事前に公式SNSアカウントや公式サイトでオリジナルハッシュタグについて告知し、イベント当日も口頭や配布資料で説明します。イベント開始時間までの間プロジェクターで表示しておくのも良いですね。

ハッシュタグへの参加により全体にライブ感や一体感が生まれます。主催者側にSNS担当を置き、ハッシュタグ参加者へのリアクションをすると、より”参加している感”が出ます。具体的には公式SNSからハッシュタグ付きの投稿にいいねをしたり、「ご参加お待ちしています!」「ご参加いただきありがとうございました!」などのリプライを送ると良いでしょう。イベントの最中はハッシュタグをつけて実況したりしてもらったり感想をつぶやいてもらうことで、参加できなかった人にも情報を共有することができます。

ハッシュタグには、参加者側がイベント内容を知れるというメリットだけでなく、主催側もイベントの感想などの情報を収集しやすいというメリットがあります。

6.初心者枠、学生枠など参加枠を細分化

集客効果を高めるためにイベントの参加枠を細分化する、つまりターゲットを絞るという方法があります。

参加枠は様々な絞り方があります。たとえば、スキルレベルで分ける(初心者向け、中級者向け、上級者向けなど)、立場で分ける(学生枠、新社会人枠、マネジメント層枠など)、年齢で分ける(20代限定など)といった分類ができます。ターゲットが限定されていると参加者側はより当事者意識を持つことができます。

参加枠を細分化することによりコンセプトが明確になり、イベント内容もより濃いものにできます。告知の段階でも訴求しやすくなるでしょう。

7.友人の同行OK

友人の同行OKのイベントを企画してみましょう。一人で参加するのは心細いと思っている人は多く、友人同行OKにすることで参加ハードルが下がります。誘い合わせてきてくれるため集客効果も期待できます。

フォトスポットなどを用意すれば友人同士で写真を撮ってSNSにアップするなど拡散してもらえる可能性が高くなります。和気あいあいとした雰囲気のイベントにしたい場合には友人同行OKは有効な手段です。

イベントがSNSで拡散されている

8.アクセス良好な場所での開催

イベント会場はアクセス良好な場所を選びましょう。通っている路線の多いターミナル駅の近くであれば多くの人が足を運びやすくなります。さらに駅直結であれば雨が降った日でも濡れずに来れるという訴求ができます。

逆にイベント開催場所が郊外だったりわかりにくいところにあったりすると、それだけで参加を躊躇させてしまいます。予算との兼ね合いもありますが、できる限りアクセス良好な場所を選びましょう。

9.業務に直結するかどうかで開催時間を設定

イベント内容に応じて適切な開催時間を設定しましょう。

日中の勤務時間を使ってイベントに参加しても良いかどうかの判断は企業によって異なりますが、業務に直結する内容であれば勤務時間内にイベント時間を設定するのも有効です。たとえば、業務範囲をカバーする勉強会や講演会、顧客開拓に繋がりそうな交流会、採用に繋がるイベントなどです。

業務に直結しない内容であれば、就業後に会場に向かっても間に合うように開催時間を設定しましょう。たとえば、個人的な資格取得に向けたセミナー、個人的な活動の人脈作りになりそうな交流会などです。就業後なので飲食を伴うラフなイベントも開催しやすいでしょう。

10.イベント管理サービスの利用

現在は様々なイベント管理サービスがあります。Peatix(ピーティックス)、compass(コンパス)、everevo(イベレボ)、EventRegist(イベントレジスト)などです。

イベントサービス利用者が多ければ多いほどより高い集客効果が期待できます。メルマガやアプリ内でのイベント紹介もあるためそこから流入してくる可能性もあります。

たとえば、everevo(イベレボ)はSNSとの連携を取り入れ集客に力を入れていたり、compass(コンパス)はエンジニア向けにサービス展開しているためIT業界に向いていたりと、イベント管理サービスそれぞれに特徴があります。各サービスを比較検討し開催したいイベントに合ったものを選びましょう。

イベント管理サービスの利用は、集客以外にもメリットがあります。イベント参加者の氏名や連絡先など、来場者情報の管理が簡単にできます。個人情報を一元管理することによりお知らせメールなどを一括で簡単に送ることも、スタッフ間でリアルタイムで情報を共有することもできます。

11.オンライン開催にする

オンラインイベントは、今までアプローチできなかった地方や海外のユーザーとの接点が持てるといった利点があります。また、会場費やスタッフの人件費などを削減できるため、リアルでのイベントよりも低コストで開催できることも利点です。

新型コロナウイルスの影響は、長期化することが予想されます。今のうちにオンラインイベントを開催するための体制をしっかりと整えていくことが重要になってくることでしょう。

オンラインで海外のユーザーとコミュニケーションをとっている

12.イベント開催告知や内容をターゲットに合ったメディアに取り上げてもらう

イベント告知を、ターゲットが見ているメディアに取り上げてもらう方法です。

イベントにニュースバリューがあるならば、プレスリリースを配信したりターゲットが見ているメディアにアプローチをすることで、イベントの開催予告や当日の様子が取材され記事になり会社の顧客リスト以外へのリーチが期待できます。ただし、イベントの内容によってはメディアへの掲載でなく、自社リストの活用やSNS広告など他の集客方法が適している場合もあるため、見極めが必要です。

13.興味がありそうな人、企業へ直接連絡をする

色々な集客方法を試してみたものの、どうしても集客が難しい場合は、興味がありそうな知人・友人・企業・団体やそこにチャネルのありそうな人へ直接連絡をしてみるのもひとつの方法です

ターゲット像を思い浮かべてみて、そこに該当しそうな人に連絡をしてみましょう。顔の見える相手から直接案内されることで、イベントにかける想いが伝わるのではないでしょうか。

ただし、一人ひとりに案内をしていくには工数がかかりますし、人数にも限りがあります。イベント運営者全員を巻き込んで対応人数の母数を増やすか、他の集客方法と並行して行うことをおすすめします。

14.過去のイベント参加者に優待をつける

新規顧客をゼロから集客するよりも、あなたのイベントの価値をわかってくれている、過去の参加者の方が圧倒的に参加ハードルが低いはずです。
そこで、過去のイベント参加者にはリピート割引をつける・参加特典をつけるなどして、再度イベントへ招待してみましょう。招待メールにも、2つのポイントがあります。

まず1つ目のポイントは、過去に参加してもらったイベントと同じ内容ではなく、以前よりも内容がアップデートされていることを伝えること。2つ目のポイントは、一度参加してくれている顧客には一斉メールではなく個人名や社名を入れるなどして、なるべく個別に連絡をとることです。そうすることで、「その他大勢ではなく、自分に案内がきている」と認識され、参加角度が上がることでしょう。

15.(番外編)前日、30分前のリマインドメールを送信する

集客というよりも、参加申込者の離脱防止に関する方法です。

オンラインや無料開催で気軽に参加できる反面、申込みはあったのにイベント当日の参加者が少なということも起こりがち。そこで、申込みのあった参加者には前日と30分前にリマインドメールを送るなど、参加者の出席率を上げる方法も効果的でしょう

告知ページとリマインドメールに、キャンセルポリシーを明記しておくことも大切です。イベントをキャンセルする方法を明記するのは気がひけるかもしれませんが、事前にキャンセル対応をする事で、余裕を持って追加で募集を行うこともできます。

リマインドメールを送信している

成功したイベント企画は?参考にしたい事例3選

今年は新型コロナウイルス感染拡大防止のため、多くのイベントが中止になったり、オンライン開催に変更を余儀なくされました。しかし、逆境に負けず成功したイベントもあります。

ここでは3つの成功事例を紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

事例1.note CREATOR FESTIVAL(noteフェス)

note株式会社が開催している、4日連続で、リアル×オンラインの融合で”創作”の輪を広げる祭典です。

開催1ヶ月前から「投稿企画」を実施。その他、事前に100名の「公式サポーター」を募集してイベントグッズを送付したり、公式サポーターからアイデアを出してもらい一緒にイベントを盛り上げるなど、参加者との一体感を醸成する仕組みが作られていました。

その結果、事前申込みが5,732人、配信映像は累計29万回以上再生。開催期間中はイベントをSNS上で目にした人も多かったのではないでしょうか。

>https://www.mobility-transformation.com

自分が参加者だったら嬉しいことをベースにイベントを設計しよう

イベント企画に頭を悩ませているとどんどん視野が狭まり、集客や目的達成のことばかり考えてしまいがちです。そんなときは「自分が参加者だったらどんなことが嬉しいだろう」という視点に立ち返ってみましょう。参加者に楽しんでもらえる、喜んでもらえることをベースにイベントを設計してみてください。

(追記:永井玲子/編集:PR TIMES MAGAZINE編集部)

この記事のライター

ならきち

在宅ライター主婦。会社員時代は中古IT機器の専門商社で広報をしていました。取材対応をはじめとするメディアリレーション全般、プレスリリース執筆、危機管理対応、記者会見の企画・運営、自社ブログ記事の企画・執筆などを担当した経験を活かし、広報担当者の役に立つ記事を書きたいです。現在はわんぱくな息子に翻弄されながら在宅でライターの仕事をしています。

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