【テンプレートあり】イベントの企画書の書き方7つのポイント

広報担当者によるイベント企画の最初の一歩は「企画書づくり」です。開催の目的やターゲット、スケジュールなど、イベント企画に必要な検討要素を網羅した「通る企画書」をつくれるよう、企画書の書き方の7つのポイントやテンプレートをご紹介します。

イベントの企画を考えたあとは、企画書に落とし込む

企画書の目的は、プロジェクトを誰にとっても分かりやすいようまとめ、円滑に実行すること。イベントの企画書は、関係者から承諾を得たりディスカッションしたりするための重要なツールです。

企画書の内容を関係者に説明している

せっかくよい企画を思いついても、企画書に落とし込めていなければ関係者との意思疎通に膨大な労力がかかりますし、企画の実行性も低くなってしまいます。高いQCDで企画を実行するためにも、企画書づくりは広報担当者にとって欠かせない仕事です。

※QCD:Quality(品質)、Cost(コスト)、Delivery(納期)の頭文字。品質を第一としながら、適切なコストと納期のバランスも取るべきという考え方。

イベントの企画書の基本構成【テンプレート】

まったくのオリジナルでゼロから企画書を作成するのは大変。サービス・プロダクトのお披露目としての記者発表会や生活者向けのイベントなど、様々な種類のイベント企画で応用したり、何本も企画を出す際に工数を最小限にしたりできるように、テンプレートを用意しておくと便利です。

企画書の作成に時間を取られすぎないよう注意して、企画のアイデアや実行までの戦略など、企画そのものの重要なポイントを伝えられる企画書を作成しましょう。

企画書のテンプレート全体

【イベントの企画書の基本構成】

  • イベントタイトル(表紙)
  • イベントの目的
  • 具体的なコンテンツ方針 / 内容
  • 開催概要(日時 / 場所 / 集客人数)
  • PRプラン / 宣伝方法
  • 費用・予算

通る企画書の書き方7つのポイント

イベント企画の目的はイベントの内容によって異なりますが、どんな場合でも目的と予算を見極めたうえで、実現性と効果の高い企画を立案する必要があります。また、多くのコストを投じる場合には、その費用対効果はよりシビアに評価されることになるでしょう。実施に至るためには、当然上司の承認を受ける必要もあります。

そこで、かかるコストに対してどれだけの効果を出せるか=イベントを実施することで企業にどんなメリットを還元できるのかを明確にし、スムーズな承認・実施決定の手助けとなる「通る企画書」の書き方のポイントをご紹介します。目的やターゲット、実行までの役割分担など、7つのポイントを抑えてくださいね。

ポイント1.目的とゴールを明確にする

企画書の段階で、目的とゴールを明確にしておく必要があります。目的とゴールが明らかになっていなければ、どんなに精緻に企画書の体裁を整えたとしても結局「何のためにイベントを開催するのか」「イベントの開催は有用なのか」が判断できないからです。

企画書の目的のテンプレート

目的が変わればターゲットやコンテンツも変わります。「多くの人を集客できたけれど、振り返ると目的を達成できていなかった」ということも起こりえます。イベントの根底には、どんな時も必ず目的があるべきなのです。サービス・プロダクトの認知度アップなのか、生活者とのコミュニケーションなのか、はたまた新たな社員の採用のためなのか、まず初めにイベント開催の目的を明確にしましょう。

また、ゴールは「イベントを通して実現したい姿」と言い換えられるかもしれません。「どうなっていれば成功したと言えるか」を具体的に言語化しておきましょう。

ポイント2.ターゲットを絞り込む

前述のとおり、目的が変わればターゲットは変わりますし、ターゲットが変われば宣伝・集客の方法も変わります。また、むやみに広範囲に宣伝をかけると、コストがかさんでしまいますよね。ターゲットを明確にすることは、コスト抑制にもつながります。

ミーティングでターゲットを決めている

土台となる目的にあわせて、どんな人に来てもらえれば成功と言えるのか明らかにしましょう。ターゲットは、年齢・性別・職業・居住地などから具体的なペルソナを想定すると絞り込みやすくなります。

ポイント3.余裕を持ったスケジュールが引けている

続いて、スケジュールを設定しましょう。大切なのは、余裕をもったスケジュールにすること。当日の運営はもちろん、当日までの事前準備のスケジュールも漏れなく引いておく必要があります。

スケジュールのテンプレート

「備品準備」「集客開始」「会場設営」など、重要度の高い締め切りをマイルストーンとして、細かいスケジュールを詰めていくと漏れとダブリなくスケジュールを組めるでしょう。

また、ヒト・モノ・カネが大きく動くイベント企画では、トラブルやイレギュラーが発生しやすくなります。どんなに万全と思われるスケジュールでも、どうしても予定通りにいかない場合が多くあるのです。その時になって焦ることがないよう、スケジュールにはあらかじめ余裕を持たせてください。

ポイント4.予算と内訳を明記する

イベント企画では、予算上限が設定されている場合が多くあります。何にいくらかかるのか、企画段階で費用と内訳を組み立てておくのは、上司の承認を得るためにも大切です。

予算と内訳のテンプレート

「最小限のコストでも最大のクオリティを実現すること」は、QCD管理の中でも特に重視されるポイントです。クオリティを高めるためならいくらでもコストをかけていい、という状況は稀なので、予算の中でやりくりできるよう心がけましょう。内訳の具体化には、同時に備品などの準備品がリスト化できたり、何にどれだけの費用をかけるかの優先度判断ができたりするメリットもあります。

ポイント5.社内外の関係者と役割を洗い出す

先述のとおり、イベント企画ではヒト・モノ・カネが大きく動きます。オペレーションの混乱を防ぐためには、ヒトの動き=運営組織図と各人の役割を明確にすることが重要です。社内のメンバーだけでなく、社外のパートナーに業務をアウトソースする場合には、それも運営組織図に含めます。

関係者が多い場合には、全体統括者のほか、備品・コンテンツ・予算・顧客対応など各領域のリーダーを定めるのも運営をスムーズにするために有効な手段です。

ポイント6.効果測定方法を盛り込む

イベントの終了後、振り返りをスムーズに実施できるよう効果測定方法もあらかじめ定めておきましょう。多くのリソースを投下するからこそ、イベントの開催効果は厳しく判定されます。次回以降の企画につなげるためにも、PDCAを回す準備も企画段階で整えておくことが大切です。

効果を測定している

【効果測定の指標の例】

  • 定量指標

メディアへの接触数、メディアへの露出量(回数、時間など)、製品の売上、認知度、来場者数、来場者の満足度

  • 定性指標

ブランディング、業界内での立ち位置、実現したい状態

ポイント7.自社らしい・サービスらしいコンテンツにする

メディア向けの記者発表会から生活者向けのイベントまで、日々さまざまなイベントが各地で開催されており、同時期に同業種の複数社がイベントを開催する場合もあります。そこで重要なのが、「自社・事業らしさ/ならでは」のあるコンテンツをイベントに組み込むことです。

オリジナリティのあるコンテンツでなければ、狙ったターゲットの目にとまるイベントにはなりません。こちらの記事でも解説しているとおり、自社の情報だけにこだわらず、他社と比較することで「他社と比較して革新的なポイント」「自社だからこそ実現できたというストーリー」などのオリジナリティが見えてきます。自社の企画とあわせて他社の成功事例にも目を向け、どのように「自社・事業らしさ/ならでは」を企画に取り入れているのか考察してみるのもおすすめです。

何度も提案することを見据えて早めに行動しよう

イベント企画では、承認を得て開催が決まるまでに関係者とのディスカッションと壁打ちが何度も必要です。関係者から意見をもらう度にアイデアの修正と再提案を繰り返すことも少なくありません。

だからこそ、イベントを企画する際には、決定までに何度もやり取りが発生することを見据えて、早め早めに動き出す必要があるのです。この記事でご紹介したテンプレートと7つのポイントを活用して、「通る企画書」を作ってみてくださいね。

<編集/PR TIMES MAGAZINE編集部>

この記事のライター

三寳 里菜

ライター・編集者。2013年、大学在学中に旅行系ITベンチャーに入社し、現在まで約6年にわたりコンテンツ責任者・広報・PR・組織開発を担当。それぞれのフィールドでの経験を活かして、「読みやすく、分かりやすく、伝わりやすいコンテンツ」づくりに取り組んでいます。ハウツーからイベントレポート・インタビューまで、様々なコンテンツ制作が得意です。

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