広報・PRなら知っておきたい企業が開催するイベントの種類10選と選び方

広報・PR担当になると、イベントの開催を任されることがあるでしょう。しかし、ノウハウなしにいきなりイベントを開催するのは難しいですよね。

そこで、本記事では広報・PR担当なら知っておきたいイベントの種類10選と、その選び方をご紹介します。目的にあわせて適切なイベントを選べるよう、ぜひチェックしてみてください。

開催するイベントの種類はどう選べばいいの?

イベントの開催にあたって最初に決定しなければいけないのが、イベントの種類です。ひとくちにイベントといっても、種類は様々。

イベント開催の目的や得たい効果、予算等の条件をひとつずつ明らかにして、適切なイベントの種類を選ぶことが大切です。まずは、イベントの種類を決める時に考慮したい3つのポイントをご紹介します。

ポイント1.参加対象者にどんな行動を起こしてほしいかから逆算する

イベントを開催する際にまず検討したい内容は、イベントを実施する目的。つまり、イベントの参加対象者にどんな行動を起こしてほしいか、イベント開催によってどんな効果を得たいかということです。

目的の洗い出しには、シンプルに「誰に」「どう行動してほしいのか」を明らかにするのがおすすめです。次の例を参考にしてみてください。

【目的とイベント種類の例】

  • メディア関係者に自社を取材をしてもらいたい→記者発表会
  • 新規営業先を獲得したい→展示会
  • ユーザーに自社をもっと好きになってもらいたい→ユーザー交流会

ポイント2.競合他社のイベント事例を参考にする

特に、イベントの開催経験が全くない、あるいは少ない場合には競合他社の事例を調査してみましょう。成功事例を見ておくと、その知識をイベントの企画に役立てられます。

ただし、注意しなければならないのは、他社事例に引っ張られすぎて差別化できていないイベントを開催してしまうこと。他社と同様のイベントを開催するだけでは「そのイベントに参加する理由」が参加対象者に伝わらず、PRしきれないこともあります。

競合他社の事例の確認はあくまで参考であり、「内容が全く同じにならないようにする」「自社らしい取り組み・コンテンツを忘れない」などの基本的な注意点を守りましょう。

ポイント3.確保できる予算から逆算する

どんなに魅力的なイベント企画だったとしても、予算には限りがあるものです。 イベントの種類によって、開催にかかる費用は大きく異なります。

例えば自社オフィスで出来るイベントならば会場費はゼロですが、大きなホールやホテルの宴会場を借りるようなイベントの場合、会場費が数百万円になることもあります。

まずはじめにどれだけの予算を使えるのか確認し、そこから逆算してイベントの種類や内容を決めることがおすすめです。

イベント会場の様子

10種類のイベントの内容・目的・効果・事例

イベントをする目的や予算を明らかにしたら、どのようなイベントにするのかを検討していきましょう。

次に、イベントの主な10種類と、それぞれの内容・目的・効果について解説します。事例もあわせてご紹介するので、前述の3つのポイントや条件を整理したのち、イベントの種類を決定する際の参考にしてみてくださいね。

1.記者発表会・プレスツアーなどのメディア限定イベント

メディア関係者を集めて実施するイベントで代表的なのは、記者発表会・プレスツアーです。記者発表会の内容には、新製品発表会、経営統合の発表、新プロジェクトの発表、上場会見などがあります。新施設オープンの際には施設内を案内するプレスツアーを行うこともあります。

記者発表会・プレスツアーの目的・効果

記者発表会やプレスツアーという形でメディア関係者に直接自社のニュースを伝え、メディアを通じて世間に情報を発信してもらうことが目的。メディアへの掲載率の向上、認知度向上や売上への貢献といった効果が期待できます。

記者発表会・プレスツアーの事例

NNランニングチーム×福田穣 重大発表会見とモルテン新商品発表記者会見を同時開催いたします。」は、ランニングチームとプロランナーからの記者会見と同時に、スポーツドリンクメーカーから新商品の発表を行なうという、複合型の記者会見です。オフラインで実施したのち、YouTubeチャンネルで新製品発表会の様子を配信するのは、コロナ禍ならではの取り組みでしょう。

「上記のプレスリリースをもとにした報道の禁止」や「イベント開催を持って情報を解禁する旨」など、メディアに向けて明確なルールを示している点も、記者会見のプレスリリースとしてとても参考になります。

2.展示会

展示会とは、顧客や取引先に対して、新製品・新サービスの発表を行うこと。自社だけで展示会を開催することもあれば、複数社が集まる大型の展示会イベントもあります。後者の場合は、来場者に立ち寄ってもらえるような、工夫を凝らしたブース展開が求められます。

来場者の中にはサービスや設備の導入を検討している人もいれば、単純に情報収集のために多くのブースを回っている人もいるため、興味関心に合わせたコンテンツを用意することも重要です。

展示会の目的・効果

認知度の向上や商談機会の獲得が主な目的です。その場で商談機会を得られる、新規営業先を獲得できる、商品やサービスの認知度を向上させられるといった効果が期待できます。

展示会の事例

文具業界最大の展示会「【国際】文具・紙製品展 ISOT」は、各ブースでは直接注文や、帳合による注文が行われます。

メーカーと流通・販売店向けの商談会であるため、基本的に一般のエンドユーザーは入場できません。

一般向けではない性質のイベントながらも、優れた文具に贈られる「日本文具大賞」というアワードのコンテンツが用意されているのが特徴。(※1)「機能面」「デザイン面」が優れた文具を表彰することで、受賞製品・企業の販促機会となるだけでなく、バイヤーが製品を探しやすくする効果もあります。

3.セミナー・講演会

セミナー・講演会とは、講師となるような有識者や著名人を招いて、講座や講演をしてもらうことです。社員が登壇するケースもあります。

セミナー・講演会の目的・効果

人材育成や社員教育、モチベーションアップのほか、自社製品・サービスの販促などが目的です。

セミナー・講演会には同一のテーマに関心を持った人が集まるため、新規顧客を獲得しやすいほか、専門知識のある社員が登壇することにより会社に対する信頼もアップする効果が期待できます。

また、専門誌やその分野の担当記者を呼びやすく取材に繋がるチャンスも多いことが特徴です。

セミナー・講演会の事例

芸術文化を振興を目指して活動する公益社団法人 企業メセナ協議会は、数多くの講演会・セミナーを主催しています。

例えば、「SDGsとメセナVol.5 特別講演会「アートによる過疎地域の再生」」では、株式会社ベネッセホールディングス名誉顧問の福武總一郎氏をスピーカーに招聘。「SDGs」や「アート」「地域活性化」といったキーワードに関心をもつ人々をターゲットとして、全国各地の企業や芸術文化団体の発展に寄与したいと実施されました。

セミナー参加者がメモをしている

4.カンファレンス

「カンファレンス」とは、ミーティングのような社内向けのものとは異なり、大規模かつ社内外から多くの人を集めて行う会議のことを指します。(例:国際会議、学術発表会)

カンファレンスの目的・効果

カンファレンスは業界の主要なプレイヤーが一堂に会する機会をつくり、ビジネスチャンスを拡大することが主な目的です。

一度に多くのステークホルダーにアプローチできるため、自社のブランディングの効果が期待できます。また、その業界のリーディングカンパニーとしてのイメージを醸成することも可能です。

カンファレンスの事例

株式会社メディアジーンが主催するビジネスカンファレンス「MASHING UP」。

プレスリリースによれば、MASHING UPとは「多様な視点で社会課題を捉え未来を考えるメディア&コミュニティ」。

性別、業種、世代、国籍を超え多彩な人々と対話を深め、これからの社会や組織のかたち、未来のビジネスについて考えるほか、「SDGsゴールで表明される持続可能な開発目標に賛同する人々をサポートし、真にインクルーシブな社会づくりに貢献していきたい」といいます。

様々な情報メディアを展開するメディアジーンの企業としての姿勢を体現するカンファレンスであるといえるでしょう。

5. セレモニー・授賞式

セレモニー・授賞式では、周年記念式典やお店のオープニングイベントなど、いわゆるお祝いを実施します。

セレモニー・授賞式の目的・効果

周年イベントの場合は、企業・団体の歴史を振り返る・ビジョンを見つめ直す機会にするなどが目的です。

授賞式の場合は、年間MVPや社長賞などで従業員を表彰したり、クライアントを表彰したりすることによるモチベーションアップが目的です。

お客様や社員の家族、クライアントなど、幅広いステークホルダーに日頃の感謝を伝えられる機会でもあるため、自社により愛着を持ってもらえる効果が期待できます。

セレモニー・授賞式の事例

C Channel株式会社が実施した「ママタスアワード2020年秋 授賞式」では、編集部による推薦とユーザー1,000人からの投票で選出された、ママを本当に助けてくれるモノ・コト・ヒトが表彰されました。

受賞企業の担当者が登場することで、商品の受賞背景により説得力を持たせられるだけでなく、mamatasと受賞企業、受賞企業とユーザー、mamatasとユーザーなど多角的なコミュニケーションが成立しています。

開催イベントのお土産

6.ユーザー交流会・感謝祭

ユーザー交流会や感謝祭とは、その名の通り、ユーザーとの交流や感謝を伝えるためのイベントです。

参加者に楽しんでもらうため、ビンゴ大会やクイズ大会などのゲーム性があるコンテンツの実施のほか、立食形式で軽食を用意したり、自社のオリジナルグッズを配布したりするケースもあります。

ユーザー交流会や感謝祭の目的・効果

自社サービスのユーザー同士の交流を促進するほか、ユーザーの生の声を聞くこと、ユーザーに日頃の感謝を伝えることが主な目的です。

企業として感謝を伝えることにより、ステークホルダーと企業のコミュニケーションを促進する効果が期待できます。

ユーザー交流会や感謝祭の事例

コンピュータ用パッケージ・ソフトウェアの販売などを手掛ける株式会社アシストでは、製品別にユーザー交流会を実施しています。

ユーザー会の目的は、顧客同士の交流や情報交換。

顧客・メーカー・アシスト(販売企業)が一同に集まることによって、ユーザー同士の交流のみに留まらず、製品をより良く活用できるようなサポートも提供しています。

7.ワークショップ

ワークショップとは、複数人で集まり体験を通して学ぶイベントのこと。身近なものではアクセサリー作りやDIY体験会などが挙げられるほか、デザイナー向けのものや英語を学ぶものなど、スキル向上を目的とした専門的なワークショップもあります。

ワークショップの目的・効果

参加者に自社の商品やサービスを実際手に取って体感してもらったり、参加者から直接意見を聞いたりするのが主な目的です。

ワークショップを通して得た顧客の意見などを、商品やサービスの開発、改善、マーケティングに活かすことが出来ます。

ワークショップの事例

株式会社パソナグループが開催するのは、食育をテーマにしたワークショップ「Healing Table Workshop in Awaji」です。

ワークショップでは、自然豊かな淡路島で土づくり・種まきから旬野菜の収穫体験を実施。その他、クックパッド監修のオジリナル食育絵本の読み聞かせ、親子で参加できる味噌づくり体験をするなど、親子で見て・聞いて・食育を学べるコンテンツが用意されています。

ワークショップの様子

8.コンテスト

コンテストとは、主に生活者からアイデアや作品を募って、競う形式で実施するイベントです。

コンテストの目的・効果

コンテンストを通して、生活者を中心としたステークホルダーとコミュニケーションを取ったり、会社・製品の知名度向上につなげることが主な目的です。

コンテストの効果としては、アイデアや企画を集められるほか、会社・製品の知名度向上につながることが挙げられます。学生向けのコンテストであれば学内にポスターが掲載される場合もあるので、採用活動に繋がる可能性もあるでしょう。

コンテストの事例

有名なコンテストでは、第一生命保険株式会社のサラリーマン川柳(※2)や、株式会社伊藤園の「お~いお茶」のペットボトルや缶に印刷されている新俳句大賞(※3)などがあります。この他にも企業ロゴやサービスロゴのデザインを公募している企業も多くあります。

9.優待セール・即売会

優待セールや即売会は、顧客に直接商品を販売するイベントのこと。

優待セールとは、招待する人を限定して行うセールです。代表的な例としては株主優待セールがあります。

即売会とは、商品や作品を展示し、その場で販売まで行う催しのことです。もっぱら小売店ではなくイベント施設や画廊などで催される会を指します。流通業者を介さないため価格が相対的に手頃であることも多いのが特徴です。

優待セール・即売会の目的・効果

招待などの特別なコミュニケーションを通して、よりロイヤリティの高い顧客を生み出すことが主な目的です。

招待された人のみが参加することができるセールなので、参加者に特別感やお得感を持ってもらうことができます。

優待セール・即売会の事例

ワールドアトリエセール」は、株式会社ワールド及びワールドグループのブランドの商品を、会員向けに特別価格で販売する招待制の販売イベントです。

セール会場への入場には、招待状が必要。招待状は、会員登録とメールマガジンの購読が必要です。

招待制にすることで顧客のロイヤリティを高めるだけでなく、コロナ禍においては入場者数をコントロールしやすくなるメリットも考えられます。

10. 社員総会・忘年会・社員旅行などの社内イベント

イベントは、外部向けのものだけではなく、社内向けに行うものもあります。社員総会、忘年会、社員旅行などが一例です。

社内イベントの目的・効果

社内イベントの主な目的は、企業内での情報流通の円滑化や従業員同士のコミュニケーションです。

社内イベントを行うことで普段は別の事業所で働いていたり、全く違う業務を担当したりしている従業員が一堂に会することができます。

従業員同士のコミュニケーションを促進することで、他部署との連携をスムーズにしたり社内の雰囲気を良くしたりという効果が見込め、社員の自社への愛着向上やモチベーションアップにも繋がるでしょう。

少し変わったイベントを実施すればそれがメディアに取材され取り上げられることもあります。面白い会社だと世間に認知されることで、採用ブランディングとしても期待できます。

社内イベントの事例

株式会社グッドパッチでは、毎年3月と9月にメンバー全員に会社の方向性を示すため、社員総会を実施しています。(※4)

モチベーションアップやコミュニケーションの円滑化に効くコンテンツとして、メンバーが一丸となってバリューを考えるワークショップや、年に2回のアワード受賞者の表彰、アフターパーティなどが行われます。

社内イベントを企画している

イベントを開催する際に広報が行うべき5つのこと

イベントの種類を決定したら、具体的にイベント設計を進めましょう。イベントの開催に関連するタスクは数が多く、またそれぞれに特有の難しさがあるもの。

そこで、設計にあたって広報が行なうべきことを5つのポイントに分けて解説します。

1.イベントの開催目的を決める

最初に、イベントの開催目的を整理しましょう。「ポイント1.参加対象者にどんな行動を起こしてほしいかから逆算する」でも解説したように、「誰に」「どう行動してほしいのか」を明らかにします。

目的を明確にすることには、次のような意味やメリットがあります。

  • 打ち手としてイベントの開催が有用かどうかを判断しやすくなる
  • 目的が「イベント全体を束ねる基本方針」となるため、ターゲットやコンテンツが整理しやすくなる

イベントの目的を企画書に落とし込むときは、「【テンプレートあり】イベントの企画書の書き方7つのポイント」を参考にしてみてください。

2.参加してほしいターゲットを決める

続いて、イベントに参加してほしいターゲットを決めます。特にBtoCや採用イベントの場合には、より踏み込んで「年齢・性別・居住地」などのペルソナを組み立ててみるのもおすすめです。

せっかくイベントを開催するなら、より多くの人に来場してほしいと考える方もいるかもしれません。しかし、イベントの開催には予算があるもの。ターゲットの範囲を超えてむやみに大きな集客をかけると、コストがかさんだり、会場のキャパシティを超過してしまったりする可能性もあります。ターゲットを明確にして、適切な集客を目指しましょう。

3.目的とターゲットに合わせて企画する

目的とターゲットを整理できたら、いよいよイベントのコンテンツを企画します。

企画において重要なのは、次の3つのポイントです。

  1. ターゲットに刺さるイベントタイトルをつける
  2. 季節や時流に合ったイベントにする
  3. 他のイベントに無い独自性のある要素を盛り込む

詳細は「現役広報が教える、集客できるイベント企画の7つのポイント【アイデア15選】」で解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

4.計画的に集客する

せっかく時間とコストをかけて開催するイベント。どんなに丁寧に企画しても、集客に失敗しては元も子もありませんよね。誰を、いつ、どれだけ集客したいのかを明確にして、計画的に集客に取り組みましょう

集客率を上げる方法として取り入れたいのが、プレスリリースの発信や案内状の送付。特に案内状の送付については「集客率を上げる!イベントの案内状・案内文の書き方5つのポイント【テンプレートあり】」でも解説しています。便利なテンプレートもあるので、ぜひ活用してみてください。

5.終了後に振り返りをする

最後に、絶対に忘れてはならないのがイベントの振り返り。イベントの成否やその要因を分析し、次にイベントを開催するときの参考にする必要があります。

成否の判断に使えるのは、次のような指標。定量・定性の両方で振り返りできるよう、イベントの開催前にKPIを定めておくのがおすすめです。

【イベント時のKPI例】

  • 参加者数
  • イベント参加者へのアンケート
  • SNSでの反響
  • メディアでの掲載状況
  • 出品した商品の販売数

大切なのは目的に合わせて適切な種類のイベントを開催すること

本記事では、広報・PRなら知っておきたいイベントの種類10選を解説してきました。イベントの実施は、あくまで目的達成のための手段。大切なのは、目的に合わせて適切なイベントを選択することです。

イベントの種類ごとにご紹介した事例も参考にしながら、「誰に」「どう行動してほしいのか」を明確にしてイベントを企画・開催するようにしてください。

※参考サイト
1:日本文具大賞
2:第一生命「第34回サラリーマン川柳」
3:伊藤園「第三十二回募集要項(新俳句)」
4:会社の未来をデザインする一日。グッドパッチの社員総会丸ごとレポート

この記事のライター

ならきち

在宅ライター主婦。会社員時代は中古IT機器の専門商社で広報をしていました。取材対応をはじめとするメディアリレーション全般、プレスリリース執筆、危機管理対応、記者会見の企画・運営、自社ブログ記事の企画・執筆などを担当した経験を活かし、広報担当者の役に立つ記事を書きたいです。現在はわんぱくな息子に翻弄されながら在宅でライターの仕事をしています。

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