コロナ禍でのオフラインイベント開催は?開催時の注意点やポイント

新型コロナウイルスの感染拡大を受け、政府の要請によって人々が集うオフラインイベントは開催を制限されていました。予定していたイベントをオンライン開催へシフトしたり、延期や中止の判断した方もいるでしょう。

この記事では、withコロナ時代においてオフラインイベントを開催する場合に、主催者が押さえておきたい注意点やポイントをご紹介します。

コロナ禍でのオフラインイベント開催は?

緊急事態宣言の終了に伴い、イベント開催制限は段階的に緩和されています。現在も収容率や人数制限の条件はあるものの、オフラインイベントを再開する動きも増えてきました。

一方で、感染者総数は未だ増加しています。感染拡大が完全に収束するまでは、イベントもオンライン開催とするか、オフライン開催とするかは目的と社会情勢を踏まえて慎重に判断する必要があります。

オンラインによる打合せやイベントが普及した一方で、人々が集い、直接対面してコミュニケーションが取れることで、オフラインイベントならではの価値もあるものです。だからこそ、リスクを最小限に開催できるよう、しっかりと対策をしていきましょう。

開催する際に必ず守るべきこと

1.ソーシャルディスタンスの確保、換気を徹底

まずは「密」状態にならないこと優先した会場レイアウト・参加者導線づくりを徹底しましょう。政府の発表では、イベント開催の基本的な考え方として、屋内では収容率は50%以内で、屋外の場合には十分な間隔(※できれば2m)をあけることが求められています。

参加者や登壇者の席は、できるだけ2m、最低でも1m以上の十分な間隔をあけて用意しましょう。会場受付や撮影エリアなど列をなす場面はできるだけ避け、どうしても必要な場合には、足元に立ち位置のマークを記し、間隔を開けて並ぶよう促します。

会場は、上記の収容率を守れるように空間的に十分な余裕があるスペースを確保しましょう。換気ができる会場を選び、常に会場の換気をしておくことも、新しい生活様式に基づいて必要なポイントです。

2.入退時の手指消毒と会場内でのマスク着用を徹底

会場入退時には、手洗い・もしくはアルコール消毒液での手指のウイルス対策を徹底しましょう。参加者・登壇者・運営者全員が入場時に手洗いをすることがベストです。しかし、時間の制限があるイベントでは難しい場合も多いので、入り口にはアルコール消毒液を設置しましょう。

使用する消毒液は、濃度70%以上95%以下のエタノールが推奨されています。ただし、60%台のエタノールによる消毒でも一定の有効性があると考えられる報告もあるようです。

また、参加者・登壇者・運営者など会場にいる全員がマスクを着用することも必須です。

「新しい生活様式」による基本的感染対策の1つであり、外出時や屋内でも会話をするとき、人との間隔が十分とれない場合は、症状がなくてもマスクを着用することが求められています。万が一、参加者がマスクを用意できなかった場合に備えて、運営者側で配布できるマスクを用意しておくと安心です。

参考:新型コロナウイルスの消毒・除菌方法について(厚生労働省・経済産業省・消費者庁特設ページ)
参考:厚生労働省 第36回新型コロナウイルス感染症対策本部(配布資料)

3.開催回を分けて参加人数を分散化

用意できる会場の広さには限りがあるとともに、感染予防に際しては接触する人数は少なくとどめておきたいもの。会場内での人と人の距離を十分に確保し、接触リスクを抑えることが重要です。開催回数を第1部・第2部・第3部…と分けてそれぞれの定員を設定し、1回あたりの参加人数を小人数にすることも検討しましょう。

案内方法としては、①参加申込の際に希望する回を参加者に回答してもらう方法と、②運営側で予め決めた時間帯で案内を送る方法があります。

①の場合には、人数調整が必要となる場合があるので、第3希望程度まで伺っておくと安心です。

開催する際の注意点

1.参加者への事前連絡

参加者への招待状や事前案内を送る際に、どの様な感染対策を施しているかを明確に伝えましょう。例えば手指消毒や検温、距離を保つために近距離での接客を避ける、スタッフもマスクを着用する等、参加者に協力・理解してほしいこともここで伝えます。

感染リスクは未だ潜んでおり、参加者側も不安を抱いている可能性もあります。参加者の方々も少しでも安心して参加できるよう、事前連絡を必ず案内するようにしましょう。

2.入場前に検温、体調不良時には出席を見送るよう徹底

発熱等の症状がある人は、運営者・参加者ともにイベントに参加しないことが重要です。

本人が何らかの体調不良の自覚がある場合には、例え当日であっても必ず参加を見送るように事前に案内します。

コロナウイルスは、無症状であっても感染させる可能性があります。当日入場時に検温を行い、発熱の症状がないか確認できることが望ましいです。商業施設やこれまでに開催したイベントでは、体温が37.5℃以上の方には入場や参加をお断りする事例が多いようです。

3.参加できない方々へのフォロー

感染拡大防止の観点から、本人や家族に気になる不調があった場合には、参加を断念せざるを得ない場面が多くなることも予想されます。本来なら参加したいが、様々な理由でどうしても出席が難しい方に対しては、現地で参加できない代わりのフォローアップを用意したいところです。

例えばメディアイベントであれば、プレゼンテーションを事後の動画素材やライブ配信で確認できる、オフィシャルの写真素材を用意し、読者には情報を届けていただける体制を整える、といった方策等が考えられます。

4.エレベーター、待機場所での密に注意

会場となるエリア、座席ではソーシャルディスタンスを確保していても、意外と見落としやすいのがエレベーターや建物の入り口での混雑です。受付時や解散時にはエレベーター内や待合場所に人が集中し、「密」状態になる可能性があります。

混雑が予想される時間帯には、運営スタッフを配置し、密集の回避のためにエレベーターの乗合人数を制限したり、列の誘導を行うことも検討しましょう。

参考:厚生労働省 第36回新型コロナウイルス感染症対策本部(配布資料)

三密を避け、ソーシャルディスタンスを確保した開催事例

緊急事態宣言の終了以降、オフラインイベントはどのように開催されているのでしょうか。実際に開催されたイベントの事例をご紹介します。

1.「CONSTELLA(コンステラ)」メディア体験会

ロート製薬株式会社の子会社である株式会社アノマリーは、パーソナライズドヘアケアブランド「CONSTELLA」での新サービスのメディア体験会を、2020年7月に開催しています。

”自身の髪をアプリにて自己診断し、 ヘアサロンでヘアスタイリストによりカウンセリングを通して補正。自身にとって最適な処方を提案する”というサービスの特徴を体験を通じて伝えるため、感染症対策を施したうえで、ヘアサロンでの体験会を開催するに至ったそうです。

同社では事業戦略発表会とメディア体験会を予定していましたが、事業戦略発表会はオンラインで、体験会はオフラインで開催しています。体験会では、実際のヘアサロンにメディア関係者を招き、ブランド説明や、美容師による診断等を行っています。

こちらのイベントでは、次のような対策を講じられていました。

  • 開催回数を分け、同じ時間帯の参加者は最大2名までとする
  • サロン内にはスタッフを含め常時10人以下に収まるようにして「密」状態を避ける
  • ヘアサロンは終日貸切とし、サロンのお客様への感染リスクを予防
  • 開催会場の設備に準じて、常時換気を行う
  • 入場時だけでなくカウンセリングや施術前に都度、手指消毒を実施
  • 座席の間にはビニールによる仕切りを設置
  • 会場内ではマスク着用(シャンプー時も着用)

【参考プレスリリース】オンラインでの事業戦略発表会の様子

2. TKPのイベントにおける感染対策

国内外でレンタルオフィス・貸会議室などを展開する株式会社ティーケーピーでは、緊急事態宣言の解除直後である5月29日に「新型コロナウイルス対策のガイドライン」を策定しています。

ガイドラインの中では、全社として従業員の体調管理や施設の定期消毒、従業員のマスク着用について取り組むことや、オフィス事業とホテル・宿泊事業それぞれでの具体的な取組みについて明示しています。さらに、貸会議室の密集回避のレイアウト例についても制定しており、特設サイトではその様子を 図・写真・360度動画 で確認することができます。

7月には、同社のホテル宴会場でプロレスイベントが開催されることを発表しています。プレスリリースの中では、次のように対策を講じていることを開示しています。

  • 自社制定のガイドラインに加え、千葉市保健所の指導に基づいて対策していることを明示
  • 「会場/お客様の入退場時/スタッフ対応」の観点での対策を、プレスリリースで詳細に説明
  • ソーシャルディスタンスを確保した会場レイアウトを写真掲載

この取組みのように、実際に”どのような会場で、どのような対策をしたうえで開催するか”をプレスリリースや案内状で事前に伝えると、参加者も安心して来場しやすくなるかもしれませんね。

【参考プレスリリース】
ティーケーピーにおける新型コロナウイルス対策のガイドラインを策定
TKP、ホテル宴会場でコロナ感染防止対策を行ったプロレスイベント「TKPガーデンシティ千葉」にて7月5日開催

万全の対策で、参加者が安心して参加できるイベントに

withコロナ時代に突入し、私たちは感染症をただ恐れるだけではなく、適切に対策した上で企業活動・広報活動を行っていくことが求められています。イベントも、オンライン・オフラインそれぞれにメリット・デメリットがありますので、目的に応じてどちらで開催するのが良いかを検討しましょう。そしてオフラインで開催する際には、この記事や政府の発表を確認しながら、安心安全で有意義なイベントを企画していきたいですね。

この記事のライター

根本 智帆

根本 智帆

2016年にPR TIMES入社。化粧品・グルメ・美術館など様々な業界のPRパートナーとして、企画を立てたり、実行したり、イベントを開催したりしています。手探りで挑戦する広報さんや自分自身と向き合ってきたからこそ伝えたい、広報・PRやPR TIMESに関する情報をPR TIMES MAGAZINEで発信していきます。お茶とワインが好きです。

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