【PR TIMESノウハウ】メディアリストの作成・設定方法

PR TIMESのメディアリスト機能とは

PR TIMESでプレスリリースを配信すると、「PR TIMESのWebサイト上で公開」「パートナーメディアに原文転載」「メディアにメールで一斉配信」という3つの経路でプレスリリースが発信・拡散されます。

メディアリスト機能とは、そのうち「メディアにメールで一斉配信」を行うために必要な機能です。

PR TIMESが保有する1万848（2024年8月末時点）のデータベースの中から、ユーザーがプレスリリースをメールで送付したいメディアを選定・指定できます。

データベースにはテレビ・新聞・雑誌・Web・フリーペーパー・ラジオ・通信社などさまざまなメディアが含まれ、最大300件まで選択可能。

ひとつのメディアリストに登録できる配信先は300件までですが、メディアリストは何個でも作成できます。

業界ごとやBtoC、BtoBなどに分けてメディアリストを複数作成し、プレスリリースの内容に合わせて使い分けるのがおすすめです。

PR TIMESでのメディアリスト作成ステップ

ここからは、実際にメディアリストを新規作成する際のステップを紹介します。

1．メディアへの配信方法を決める

はじめに決めるのは「配信方法」です。配信方法とは、メディアへのプレスリリースの送付方法を指します。

基本料金内で選択できる配信方法は「メールで配信」のみです。オプションとして、5,000円（税抜）で「FAXで配信」「メール&FAXで配信」が選択できます。

FAXは、テレビ局や新聞社など多くのメディアで現在も使用されています。伝統的にFAXによる情報提供しか受け付けていないというメディアもあるため、マスメディアに重点的にアプローチしたい場合はFAXオプションの利用を検討してみてください。

FAXオプションの内容や利用する効果・メリットについては、こちらの記事で解説しています。

FAXオプションを使用するかどうか判断しかねるという場合は、「メール&FAX配信」を選択しておくとよいでしょう。

2．メディア種類や報道対象地域を絞り込む

次に決めるのは「メディア種類」です。メディア種類とは、配信可能なメディアの種類を大別したもの。「TV番組」「雑誌」「新聞」「インターネットサイト」「フリーペーパー」「ラジオ番組」「通信社」の7種類に分かれています。

メディア種類を指定すると、そこからさらにカテゴリを指定できます。例えば、「TV番組」を選択した場合、地上波なのか、BS放送・CS放送なのかなど、カテゴリで絞り込むことができます。

メディア種類にチェックを入れたら、「報道対象地域」を選択します。「報道対象地域」は、デフォルトで「全国」にチェックが入っています。特定の地域に根差したメディアに配信したい場合は、該当する地域にチェックを入れるようにしましょう。

次に「検索ワード」を入力します。

「検索ワード」では、キーワードを入力後にEnterを押すと確定され、灰色の枠で囲まれます。また、「検索ワード」はAND検索とOR検索が可能です。複数のキーワードを登録する場合に、別々の枠で登録すると「OR検索」となり、いずれかのキーワードを含むメディアを検索できます。ひとつの枠内に複数のキーワードを盛り込むと「AND検索」となるため、すべてのキーワードを含むメディアを検索することができます。

ここまで入力ができたら、「メディアの抽出方法」を選択しましょう。メディアリストに含められるメディアの上限は最大300件で、デフォルトでは「件数を制限しない」が選択された状態になっています。

該当のメディア件数が多い場合には選定作業が大変になるので、「300件を自動で抽出する」や「350件を自動で抽出し、手動で50件削除する」を選択すると手早く300件を選定することができます。 例えば「300件を自動で抽出する」を選択すると、条件に当てはまるメディアの中から、発行部数やPV数などをもとに自動で300件を抽出します。配信したい日時が迫っている場合におすすめの方法です。 「350件を自動で抽出し、手動で50件削除する」を選択すると、350件が自動で抽出され、メディア一覧で不要なメディア（自社の発表内容とマッチしないメディア）を除外してメディアリストを作成できます。

全件を自動抽出するより精度の高い300件を選定することができます。「件数を制限しない」を選択し、条件に当てはまるメディアをすべて一覧で確認後、配信したいメディアを一つひとつメディアリストに指定することも可能です。

3．メディアを最大300件まで選択する

「メディアの抽出方法」を選択後、「検索」を押すと下にメディア一覧が表示されます。「メディアの抽出方法」で「300件を自動で抽出する」以外を選んだ場合、メディア一覧からメディアリストに登録するメディアを精査する必要があります。

表示されたメディア一覧の中から、プレスリリースを送付したいメディアの左に表示されるチェックボックスにチェックを入れ、右上の「メディアリストを作成」ボタンを押すとメディアリストに登録されます。

メディア一覧では、「メディア名」「メディア概要」「発行部数／PV」「会社名」「部署」「配信方法」を確認することができます。自社との親和性を確認する際の参考にしてください。

また、「配信方法」に「FAX」としか書かれていないメディアは、プレスリリースをメールで送付することができません。プレスリリースを届けたいメディアがFAXしか受け付けていない場合、FAXオプションの利用を検討してみてください。

4．メディアリスト名を決め、メディアリスト作成完了

「メディアリストを作成」を押すと「メディアリスト名」「メール送信者名」の入力画面が表示されます。「メディアリスト名」はプレスリリース配信時、メディア側に表示されるものではなく、管理画面上で表示されるのみのため、管理しやすいリスト名をご自由に記載ください。

「メール送信者名」は、このメディアリストでプレスリリースメールを送信する際のメールの送信名となります。メールの送信名に会社名などを表示できます。未入力の場合、メールアドレスのみ表示されます。

作成したメディアリストを選択するときのポイント

メディアリストに登録したあとは、プレスリリースの配信先として設定を行います。

プレスリリース作成画面に移り、右上「次へ」をクリック。「①追加情報設定」画面から遷移した「➁配信先を選択」画面で、作成したメディアリストを選択します。作成したメディアリストは「PR TIMESリスト」に入っており、この中からメディアリストを1件選択することができます。

画面右上または、下部に表示される「次へ」で「③配信詳細設定」画面に移ります。

「宛先（To:）」項目の「手動選択」にチェックが入り、前の画面で選択したメディアリスト名が表示されていることを確認しましょう。

以上で設定は完了です。ここからは、メディアリストの選択時に注意したいポイントやTIPSを解説します。

1．リストの複数選択はできない

原則としてひとつのプレスリリースに対し、ひとつのメディアリストを選択します。後述する「インポートリスト」がある場合を除き、複数のメディアリストを選ぶことはできません。

例えば、「〇〇業界×BtoC」「〇〇業界×BtoB」という2つのメディアリストを作成しており、ひとつのプレスリリースの配信先に両方のリストを設定したい場合は、あらかじめ2つのリストを「結合」してひとつのリストにしておく必要があります。メディアリストを結合する方法については後述します。

そして、メディアリストを結合する場合も、結合後の配信先メディアが合計300件までとなっている必要があります。

2．「自動選択」は最終手段

プレスリリースの配信先を設定する際、ユーザーが作成したメディアリストを選択する「手動選択」以外にも「自動選択」という方法があります。

「自動選択」は、プレスリリース入力時に設定した「リリース種類」や「ビジネスカテゴリ」などの情報に基づき、配信先メディアを自動的にピックアップするというもの。メディアリストを事前に作成していなくても配信先メディアを選択できますが、機械的に抽出されるため、本来ならば自社にマッチしているメディアが選択されていなかったり、逆にマッチしていないメディアが含まれてしまったりということが多いです。

また、配信先メディア数も100件未満と、上限（300件）を大幅に下回ることがほとんどで、メディアの追加もできません。

「自動選択」は、配信予定日時が迫っているときなど緊急のタイミングに絞って活用することをおすすめします。

また、PR TIMESでは、企業登録時の情報をもとに自動作成したメディアリストを、あらかじめ「メディアリスト一覧」の中に用意しています。例えば、企業のビジネスカテゴリを「パソコンソフトウェア」と登録していた場合、「パソコンソフトウェア主要メディア」というメディアリストが登録完了と同時に作成されています。これは「かんたんリスト」と呼ばれます。

かんたんリストに関しても、プレスリリースの内容に適したメディアが網羅されているとは限らないため、PR TIMESとして積極的な使用は推奨していません。

3．自前のメディアリストもインポート可能

すでに自社でメディアリレーションズがあり、連絡先を把握しているメディア関係者が複数いる場合などに便利なのがメディアリストの「インポート」機能です。

自社でやり取りしているメディア関係者の連絡先などをまとめてCSVデータ化し、管理画面の「メディアリストインポート」からPR TIMESにアップロードすれば、「インポートリスト」として登録され、プレスリリースを配信できます。

PR TIMESのデータベースから作成したメディアリストとインポートリストを併用すれば、合計300件以上のメディアに配信可能です。

メディアリストもインポート
注意したいのは、各メディアリストで配信先が重複していた場合、該当メディアにはメールが2通送られてしまう点。ただ、インポートリストから送信されるメールは差出人のメールアドレスを自由に変更できるため（PR TIMESのメディアリストから送信されるメールの差出人はすべて「info@prtimes.co.jp」）、「同じ送信元から2通同じメールが送られてきた」という事態は防げます。

4．メディアリスト同士の結合も可能

PR TIMESには、メディアリスト同士を新たなひとつのメディアリストとできる機能があります。

2つのメディアリストを選択し結合すると、重複するメディアを自動的に除き、新たなひとつのメディアリストが作成されます。このとき、選択した2つの既存リストはそのまま保持されます。

ただし、PR TIMESリストとインポートリストを結合することはできません。あくまで、PR TIMESリスト同士、もしくはインポートリスト同士の結合となります。

例えば、「〇〇業界×BtoC」「〇〇業界×BtoB」「△△業界×BtoC」「△△業界×BtoB」といった分け方であらかじめメディアリストを作成しておくと、「今回の発表内容は〇〇業界だけでなく△△業界のメディア関係者にも知ってもらいたい」「BtoBの内容だけど、一部のBtoCメディアは取り上げてくれるかもしれない」といった場合にも、精度の高いメディアリストを容易につくれます。

詳しくは「PR TIMESでメディアリストを結合する方法」をご確認ください。

PR TIMESのメディアリストを活用し、適切に情報を届けよう

PR TIMESのメディアリスト機能を使うと、1万848（2024年8月末時点）のメディアの中から自社とマッチしたメディアを選択してプレスリリースを送付することができます。

メディアリストを作成する際は、まず配信方法を決める必要があります。続いて、配信したいメディアの種類やカテゴリを絞り込み、最大300件のメディアを選択します。

メディアリストは複数作成することができるため、あらかじめジャンルごとや情報を届けたいターゲットごとに分けてつくっておくとよいでしょう。結合機能を使い、2つのリストをひとつにすることもできます。

メディアリストはひとつのプレスリリースにつきひとつしか選択できないこと、「自動選択」「かんたんリスト」は配信先メディアの数や内容が不十分になってしまう可能性があることに注意し、PR TIMESのメディアリスト機能を活用してみてください。

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＜編集：PR TIMES MAGAZINE編集部＞