広報活動であえて「郵送」がおすすめな機会と5つのポイント

広報活動では、あえて「郵送」することもテクニックのひとつ

プレスリリースや招待状・DMなどの広報文書を送る際には、プレスリリース配信サービスもしくはメールやFAXを用いた配信が多くなっています。そのようにオンライン上でのコンタクト機会が増えている現在も、「ここぞ！」というタイミングでは「郵送」を活用することもおすすめです。

昨今はメディア関係者もリモートワークで仕事をする人が増えています。オフィスへの出社頻度が下がり、従来に比べるとFAXは確認機会が減っている様子。一方で郵送物も件数自体が減っていますが、その中で興味を持ったものは開封して目を通しているケースが多いようです。

郵送は、メールや電話と比べると配達に時間がかかり、届いてからも、必ずしも即座に開封されるわけではありません。タイムラグが生じるリスクはありつつも、郵送だからこそ伝わる形、想いがあるのも事実。だからこそ、ここぞというタイミングで郵送を使うというのも広報活動のテクニックのひとつです。

広報の手段として郵送を活用したい3つの機会

広報活動においてどんな場合に郵送を活用すると良いのでしょうか。ここでは郵送を検討してみたい3つの機会をご紹介します。

1．相手にとって郵送が負担ではない場合

広報手段として郵送を活用する際には、相手が郵便物を受け取れる状況にあるのか、そして好意的に受け取ってくれるのかを確認することがおすすめです。

メディア関係者ごとに、常に郵送を受け付けている場合と、基本的には受け付けない場合の両方の可能性があります。「郵送だからこそ伝わる価値」を好意的に受け取ってくれる場合もあれば、ほとんど読まないという場合もあるでしょう。

現在ではオフィスを縮小・閉鎖していたり、完全リモート体制になっているメディアもあります。そのようなメディアには、ご自宅への送付を許可いただく場合を除き、物理的に郵送で届けることが難しくなります。

そもそも相手のメディアが郵送を受け付けているか、また郵送でお送りすることを好む相手先かを事前に確認しておけるとベストです。

2．熱量とインパクトを伝えたい場合

広報手段として郵送を活用する大きな理由は、「熱量」と「インパクト」だといえます。

郵送の送付は手間や時間、送料などのコストがかかります。封筒を用意し、書類と送付状を作成して封入し、1つ1つ宛先を記載して投函、そして配達業者を通じてやっと相手の手元に届きます。物理的にも、イメージ的にも、自社からメディア関係者へ「お手紙」を届けることだといえるでしょう。

オンラインで即時に伝える手段がある現代に、あえて郵送（≒お手紙）をお送りすることで、手触り感を与え、物理的にもメッセージ的にも重みを与え、丁寧に想いを届けたいと思っている気持ちを伝えられるでしょう。自社にとって、もしくは社会的に特別なタイミングに、あえて郵送することは、熱量とインパクトを与えられるのではないでしょうか。

なお、郵送で送る際には手書きのメッセージを沿える先輩広報担当者もいます。読み手のメディア関係者にとっても、1対1でのつながりを感じられ、喜ばれるケースが多いようです。

参考事例：PR TIMES 利用企業数が5万社を突破、約8.5カ月で1万社増

3．物理的にユニークな形式でプレスリリースを送る場合

物理的にユニークな形式でプレスリリースを送る場合にも、郵送は適しています。

郵送でプレスリリースを送る場合、メールや電話・FAXに比べると、フォーマットの自由度が高く、様々な工夫ができます。届けたいメッセージに応じて、フォーマットを工夫する、プレゼントをつけるなど自由度高く、物理的に何かを届けられるのは郵送ならではの特徴です。

封筒やはがきなど送付物自体をユニークなものにする、封筒の表側に相手ごとに伝えたいメッセージを記載しておくなど、アイディア次第で様々な取り組みができます。

実際の事例として、化粧品ブランドが耐久力が特に高いアイライナーの発売時に、耐久時間を象徴するような「長い」プレスリリース・「長い」屋外広告・「長い」商品サンプルを実施しています。

参考事例：ヒロインメイク史上最強※の“超耐久アイライナー”発売！ 2.6mの“長〜いプレスリリース”で発表！

プレスリリースに郵送を活用するメリット

熱量とインパクトを伝えられたり、物理的にユニークな形式で届けられたりすることは、郵送するメリットだと感じられた方も多いのではないでしょうか。

あらためて、プレスリリースに郵送を活用するメリットを確認しておきましょう。

写真や資料・サンプルを同封できる

郵送によるプレスリリースの最大のメリットは、写真や資料・サンプルなどを同封できる点です。高品質な写真や印刷された資料は、デジタルでは伝わりにくい細部を伝えることができ、受け手に強い印象を与えます。

特に、商品の質感や色合い、イベントの雰囲気などを正確に伝えるためには、実物を見てもらうことが効果的です。こうしたビジュアル情報を添えることで、リリース内容の理解が深まり、メディアで取り上げられる可能性が高まります。

物理的な資料を送れるため共有されやすい

郵送されたプレスリリースは、オフィス内で共有されやすいという利点もあります。印刷された資料は、デスクに置かれたり、会議で回覧されたりすることで、複数の担当者の目に触れやすくなります。これは特に大手メディアや忙しい編集部において重要です。物理的な存在感があるため、デジタルの情報が流れやすい環境でも、確実に情報が伝わる手段として有効です。

メールよりも見落とされにくい

メールによるプレスリリースは、受信トレイに埋もれて見落とされるリスクがありますが、郵送された資料はその心配が少ないです。郵便物はデスクに直接届くため、手に取って開封するプロセスが必要です。この物理的な行動が、受け手に情報を確実に届けるための重要な要素となります。

特に、重要な発表や特別なイベントの告知においては、見落とされることなく確実に読まれる郵送が効果を発揮するでしょう。

プレスリリースに郵送を活用する注意点

プレスリリースを郵送する効果は高いですが、手間とコストがかかる点に注意が必要です。印刷物の準備や封入、郵送費用などが発生し、デジタルメディアに比べてリソースを多く消費します。

そのため、すべてのプレスリリースを郵送するのではなく、ここぞという重要なタイミングでの活用が求められます。例えば、新商品の発売や大規模なイベントの案内など、確実にメディアに届けたい情報に絞って郵送を行うことで、費用対効果を最大限に引き出すことができるでしょう。

また、受け手の好みや状況に応じて、デジタルと郵送のハイブリッド戦略を採用することもひとつの方法です。

広報活動で郵送をするときの6つのポイントや注意点

メールやFAXでの連絡機会は多くても、広報活動で郵送を活用した経験は少ない広報担当者も多いかもしれません。次に、実際に郵送する時にスムーズに進行できるよう、郵送する時に押さえておきたい点や、注意しておきたい点をご紹介します。

ポイント1．送付先の住所を取得する

郵送する際には、相手の送付先の住所を知っておく必要があります。自社のメディアリストの中に、送付先の住所も記載しておくとよいでしょう。

メディア企業の送付先の住所を調べるには、次のような方法があります。

ポイント2．宛先をどうするか

郵送する際には、受け取ってもらいたい相手や部署宛に送る必要があります。送り先のメディア関係者の個人名がわかっている場合には、その方の部署・お名前宛に送りましょう。初めて連絡するメディアなど、個人の宛先がわからない場合には、「〇〇編集部」「〇〇編集部　〇〇ご担当者様」宛のように記載します。

もちろん、窓口宛に広くお送りするよりも個人宛に個別送付したほうが、読んでもらえる可能性は高まると予想できます。個人の宛先がわからない場合には、送付先を調べる際に一度相手企業に電話やメールなどでコンタクトを取り、送り先を確認する方法もあります。

●新聞社の場合

新聞社の場合、社会面、経済面、生活面、地域面など面やコーナーごとに担当者が分かれているケースがほとんどです。今回送る情報がどの面に該当するかに応じて、送り先の部署を指定します。

中には複数の面での掲載可能性が予想できる場合があります。そのような場合は、各部署それぞれに分けて送りましょう。

●テレビ局の場合

テレビ局の場合、番組ごとに送付するのが基本です。各局のウェブサイトで番組の一覧と番組内容が確認できますので、内容にあった番組へ送るようにしましょう。

●Webメディアの場合

Webメディアの場合、メディアごとに送付するのが基本です。ひとつの企業でも複数の事業や複数のメディアを運営している場合があります。宛先は企業名だけではなく、〇〇編集部、〇〇様まで記載して送りましょう。

ポイント3．送付状を同封する

郵送でプレスリリースや書類を送付する際は、必ず「送付状」を同封しましょう。封筒を開封した際に、最初に送付状を手に取れる順番で、送付状を上にして封筒に入れます。

送付状のテンプレートを、こちらの記事でご紹介しています。

ポイント4．雨濡れ対策をする

郵送の場合には、紙の書類や封筒で資料を送ることが多いもの。そのため、配送時に雨が降っている場合には濡れてしまうリスクがあります。

郵送で送る際の配慮として、雨に濡れた場合に備えてクリアファイルに入れるといった気遣いを忘れないようにしましょう。

ポイント5．封筒の記載

メディア関係者の元には、プレスリリースやそれ以外の郵送物も複数届きます。中には一日に大量の郵送物を受け取ることになるメディア関係者も。そのような状況で、中の資料まで確認するかどうかは、送り主や、表記など、封筒から得られる情報で判断されることになります。

プレスリリースを送る場合には「プレスリリース在中」「報道向け資料在中」など、中身のわかる記載をしておくようにしましょう。何かプラスアルファの価値を届けられる場合には、「〇〇レシピ在中」「商品サンプル在中」「世界初の〇〇在中」「〇〇に関するご提案在中」などトピックスを明記するのも手です。

メディア、そして生活者に安心して情報を活用いただくため、日本初や最安値等の最上級表現（最上級表示）は客観的根拠の併記を必須とする規定を定めています。 ご執筆の際はご注意ください。

（2022/6/16新設）日本初や最安値等の最上級表現

ポイント6．連絡先を明記する

郵送でプレスリリースや資料などを受け取ったメディアが関心を持ってくれた場合、取材相談や掲載相談のために自社宛に問い合わせをしたい場合があります。

そのような場合にメディア関係者がスムーズに問い合わせできるよう、広報担当者の連絡先を封筒と中の書類のどちらにも記載しておくことを忘れないようにしましょう。

「郵送」ならではの特性を活用してみよう

本記事では、広報活動であえて「郵送」がおすすめな機会と、郵送時に確認したいチェックポイントをご紹介いたしました。

メールやメッセージツールなど、オンライン上で即時に連絡を取る便利な手法が一般的になっている現代。それでも、郵送でダイレクトに届くことによって感じられる感触や重み、視覚的情報や手書きのニュアンスが存在し、だからこそ発信元の想いや熱量が伝わるという機会もあるものです。

郵送ならではの特性を解釈して、その特性が活かせるタイミングでぜひチャレンジしてみてくださいね。