好印象を与える!プレスリリースの送り方と送付状【テンプレートあり】

プレスリリース配信時は、内容はもちろん送付の仕方がとても重要です。十分に吟味されたプレスリリースを作成したとしても、誤った送付方法をとってしまったり、分かりづらい説明で送付したりしてしまうと十分に内容が伝わらない可能性もあります。

本記事では、プレスリリースの「送付」に関するポイントを徹底解説。送付先に好印象を与えられるような送付状の書き方からテンプレートまで、幅広くご紹介します。

好印象を与えるプレスリリースの送り方とは

プレスリリースを受け取るメディアの記者・編集者は、日々膨大な情報を受信しています。数多の情報のなかから自社が発信したプレスリリースをチェックしてもらうためには、送り方のコツを覚えておかなければいけません。

まずは、プレスリリースを送付する際に知っておくべき3つのコツをご紹介します。相手に「助かるなぁ」と感じてもらえるような送り方をマスターしていきましょう。

1.プレスリリースは添付ファイルにし、文面では要点のみ伝える

プレスリリースを送付する場合、大きく分けて「メールの本文に記載」「ファイルで添付」「詳細が記されたURLへ誘導」という3つの方法があります。これらのうち、メディア関係者にとって最も便利な方法はどれでしょうか。

【受信するメディア側に質問!最適なプレスリリースの送信方法は?】

「ファイル添付は保存もしやすく便利(ライフスタイルメディア・編集)」
「本文にプレスリリースが長々書かれていると、読むのに時間がかかるので後回しにすることも……(新聞記者)」
「URLはオフライン時に開けないのが不便。添付ファイルがありがたいです(家電雑誌・ライター)」

一見、メール本文にプレスリリースの詳細な内容を記載するのがもっとも効果的に思えますが、実はメディア関係者から支持されているのはファイルで添付する方法。プレスリリースの詳細はオフラインでも開くことのできるPDFファイルなどで添付したうえで、メール文面は要点に留め、「詳しくは添付したプレスリリースをご参照ください」と添えるようにしましょう。

2.プレスリリースの内容がどんな読者にどう有益かを説明する

一方的な情報発信にならないためにも、単純にリリース内容だけ記載するのは避けるのが賢明です。プレスリリースの記事化や発信を望むのであれば、当該プレスリリースで発表するニュースがメディアやその先の生活者にとってどんなメリットがあるのかを説明しましょう。

その際、自社の専門用語ばかりが並ぶのはNGです。なるべく分かりやすく、かつ具体的に「どんな読者・利用者に、どのように有益か。またそれはなぜか。」の説明を添えることで、プレスリリースが取り上げられる可能性は高まるでしょう。

3.関連する他社のニュースも積極的に紹介

意外に思われる方も多いかもしれませんが、あえて関連する他社のニュースと共に紹介するのも有効です。メディア記者・編集者が記事としてとりあげるためには、社会的な関心事かどうか、ニュースとして話題性があるかどうかが分かれ目となります。もちろん大きなインパクトのある発表の場合は、単独で記事化されることもありますが、常に大きなニュースばかり出せるわけではありません。

そのような場合に、関連する他社のニュースをあわせて紹介することによって、メディア関係者もひとつの事象を立体的に捉えやすく、社会のムーブメントや動向として取り上げてもらえる可能性を上げられます。プレスリリース直前で慌ただしくなりやすい時期こそ、アンテナを高くし、他社の情報収集も心掛けたいですね。

【方法別】プレスリリースの送り方

プレスリリースの送付方法はメールだけではありません。FAX・郵送・電話などでもコンタクトをとることができます。プレスリリース配信のタイミングや送付先のメディアによっても適切な方法が異なるため、送付方法別の送り方を知っておく必要があります。

それでは、送付方法ごとに異なる最適なプレスリリースの送り方についてご紹介していきましょう。メディア関係者に「このプレスリリースを読んでみよう!」と思わせる工夫を実践してみてくださいね。

FAXでの送り方

FAX配信でプレスリリースを送る場合、必ず「送付状」を別紙で送信するようにしましょう。送付状なしでリリース内容だけ送付した場合、送付先の部署や担当者が分かりづらいだけでなく、先方から不躾な印象を抱かれてしまう可能性もあるので要注意です。また、FAXの場合にはリリースに記載しているテキストや図が見えにくくなってしまうこともしばしば発生します。事前に自社内で「白黒表示で文字や図がつぶれていないか」をテストしておくと安心です。

【FAXで送付する場合のチェックリスト】
・送付状を添えて、送信しているか
・文字のフォントやサイズ感が適切で、受信時に読みやすいか
・テキストや図がつぶれていないか

郵送での送り方

郵送でプレスリリースを送付する場合にも、FAXでの送付と同様に「送付状」が欠かせません。封筒を開封した際、1番最初に送付状を手に取れるようにプレスリリースと送付状を封筒内に入れていきましょう。また、郵送時には雨に濡れた場合に備えてクリアファイルに入れるとなお良し。先方への気遣いも伝わり、好印象を与えられます。

【郵送で送付する場合のチェックリスト】
・送付状が中に入っているか
・「1枚目送付状→2枚目プレスリリース」の順に入れられているか
・雨濡れ防止の工夫がされているか

メールでの送り方

メールでプレスリリースを送る場合には、本文と同じくらい件名が重要です。メールを開いてもらうためにも、受信時に件名を見ただけでプレスリリースの概要を推測してもらえるようにしましょう。単純に「発表会のお知らせ」「新商品発表に関するリリース」と記載するのではなく、「10月開始の〇〇サービスに関する発表会」や「××向けの新商品『△△』のリリース」と書き加えるだけで、内容をイメージしやすくなります。 また、重要な情報がある場合には、件名に「【◎/◎ 10時解禁】タイトル/社名」といったように情報を盛り込むのもおすすめです。

【メールで送付する場合のチェックリスト】
・開きたくなる工夫がメール件名に施されているか
・プレスリリース詳細はファイルで添付されているか
・本文に添付ファイル開封を促す言葉があるか
・情報解禁日時が記載されているか

電話で直接連絡する

メールアドレスや担当者の連絡先が分からない場合には、ホームページやメディアの問い合わせ先として記載されている代表番号に問い合わせてみるのも一案です。ただし、この電話連絡はプレスリリース内容の詳細を伝えるためではなく、送付方法を尋ねるためのもの。突然の電話で長々とプレスリリースの内容を紹介し始めてしまっては、忙しいメディアの立場を慮らない行動になってしまいます。まずは、適切な送付方法を確認できるよう。先方の希望を伺って対応するようにしましょう。

プレスリリースの送付状の書き方【テンプレート】

ご紹介してきたように、プレスリリースの送付方法はさまざまです。メールや郵送、FAXの場合には、プレスリリースと一緒に送付状を作成しなければなりません。送付状は自社のロゴなども反映した専用のテンプレートを作っておくと、急なプレスリリース配信時にも役立ちます。続いては、送付方法別のプレスリリース送付状のテンプレートをチェックしていきましょう。

なお本記事のテンプレートは、「新商品コスメを女性向け雑誌に郵送するケース」と仮定して作成しております。送付状として使用する場合は必要箇所を必ず変更し、内容をアップデートしてから使用するようにご注意ください。

郵送する場合

平成〇〇年〇月〇日
報道関係者各位

株式会社〇〇〇〇
広報部(名前)

新商品「◎◎」のご案内

拝啓 ●●の候、貴社におかれましてはますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。日頃より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

このたび弊社では、働く女性を応援するアイテムとして「◎◎」を発売することとなりました。独自開発の~~~を加えることにより、新しい技術と革新的な商品の開発に成功いたしました。貴メディアの読者様にも興味を持っていただける商品かと存じますので、ぜひとも取り上げていただきたく、ご連絡差し上げました。

商品の詳しい説明や開発背景などは、2枚目の資料をご覧ください。

また、この件のお問い合わせは、下記までお願いいたします。
敬具


広報担当:(名前)
電話:
住所:
E-mail:~~~@〇〇.co.jp
以上

メールで送信する場合

【件名】
<◎/◎ 10時解禁>働く女性向けの新商品コスメ『◎◎』発売について/●●社

【本文】
報道関係者各位

日頃より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
このたび弊社では、働く女性を応援するアイテムとして「◎◎」を発売することとなりました。
貴メディアの読者様にも興味を持っていただける商品かと存じますので、ぜひとも取り上げていただきたく、ご連絡差し上げました。商品の詳しい説明や開発背景などは、添付しておりますPDF資料をご覧ください。

また、この件のお問い合わせは、下記までお願いいたします。

広報担当:(名前)
電話:
住所:
E-mail:~~~@〇〇.co.jp
会社ホームページ:

好印象とは相手への心配り!最適な方法でプレスリリースを届けよう

プレスリリースを受け取るメディア関係者は、日々数十通~数百通のニュースを受け取っています。膨大な情報のなかから自社のニュースをチェックしてもらうためには、相手の立場に立った心配りが重要です。「自分が記者だったら、どう送られてきたら興味を持てるだろう」「どんなポイントでニュースの有益性を見極めるだろう」と自問自答しながら、情報の届け方を考えていきましょう。

本記事でご紹介したように、プレスリリースの送付状には注意すべきポイントが複数あります。作成から送付までの一連の流れをスムーズに進めていくためにも、プレスリリース送付状のテンプレートを作成し、ストックしておくのがおすすめです。

広報担当者の役割はプレスリリースを作ることではなく、プレスリリースを然るべきメディア、そして生活者に届けること。取り上げられる機会を増やすためにも、メディア側に好印象を与えられるような送付方法をしっかり覚えておきましょう。

この記事のライター

アバター

PR TIMES MAGAZINE編集部

株式会社PR TIMESのカスタマーサクセス、社内広報、社外広報、イベント運営など8年以上広報PRと向き合うメンバーが在籍しています。日本最大のプレスリリース配信サービス「PR TIMES」を運営すること12年。さまざまな広報担当者からのお問い合わせやPRのご相談への対応経験を活かし、すべての広報PRパーソンに捧げるノウハウ記事を執筆中

この記事に関連する記事

今注目の記事