withコロナ時代のメディアプロモートはどうする？5つの施策と、注意点を紹介

コロナ禍前後でのメディアプロモートの変化

新型コロナウイルスの感染拡大前は、メディアプロモートの手法は電話やメールの他、直接面会をしてメディア関係者へ自社の企画を提案する方法が一般的でした。定期的に編集部を訪問してメディアキャラバンを行っていた広報担当者も多いでしょう。

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、感染対策の観点から、オンライン会議やリモート勤務を取り入れる企業が増えています。メディア企業や広報担当者も同様で、メディアプロモートの方法もオンライン上での実施が増加しています。

リモート勤務の増加に伴い、編集部への電話が繋がらない場合も。メディア関係者とはスピーディーに会話しやすいSNSメッセージで連絡することが増えたという広報担当者もいます。

コロナ禍でのメディアプロモート施策5選

では、withコロナ時代におけるメディアプロモートの施策としてはどんなことができるのでしょうか。従来の手法ならではの良さもありますが、状況に応じて取り入れたい新しい施策が必要な場面もあります。ここでは、考えられる5つの施策をご紹介します。

施策1．オンラインキャラバン

メディア関係者もリモート勤務や外出を最小限にすることが多く、メディアキャラバンもオンラインでの開催が主流になっています。オンラインでのメディアキャラバンの多くは、Web会議システムを使って行われます。

参考情報として、よく使われるWeb会議システムもご紹介します。面会する相手によって、セキュリティ環境で使用できないシステムがある場合も。相手の希望を確認しながら、Web会議を設定しましょう。

オンラインでメディアキャラバンを行う場合、対面よりも一方的な情報提供になりやすい点は注意が必要です。双方向に会話できる貴重な時間を活かして、意識的に質問を増やすといった工夫をしながら、メディアの意見をヒアリングして相手を理解する機会できるとよいでしょう。

施策2．オンライン記者発表会・オンラインセミナー

従来通りの「記者発表会」は、メディア関係者や運営企業スタッフなど多くの人が集まるため、感染リスクが心配されます。そこで記者発表会やメディアセミナーをオンラインで開催する企業が増えています。

なかには感染対策を施した上で、メディアの希望に応じてオフラインでもオンラインでも参加できるように組み合わせた、「ハイブリッド型」で開催するケースもあります。

そしてオンラインセミナーは、ライブ配信でリアルタイムに配信する方法と、事前に収録して指定時刻に配信する方法があります。それぞれメリットが異なるので、配信内容に応じて方法を選択しましょう。

例えば、ライブ配信は双方向でコミュニケーションをとりやすく、参加者の質疑にその場で答えられると同時に、リアルタイム性が伝わります。一方、収録した動画を配信する場合は、ライブ配信の突発的なトラブルリスクを回避でき、配信前に動画内容を確認できます。

オンラインイベントに関しては、こちらの記事でも詳しくご紹介しています。開催する際は参考にしてみてくださいね。

施策3．オンライン名刺交換

オンラインキャラバンやオンラインセミナーでは、初めてお会いする方がいても、従来のような物理的な名刺交換が難しくなります。名刺交換ができないことで、相手の詳しい情報がわからない…とお悩みの方もいるのではないでしょうか。

その場合はオンライン名刺交換サービスの活用がおすすめです。オンライン上で名刺を作成したり、既存の名刺を読み込んで、URL等を通じて交換することができます。

政府の専門家会議が提言した「新しい生活様式」のひとつとしても「オンラインでの名刺交換」が推奨されており、取り入れる企業が増えているようです。

施策4．オンライン面会を前提とした資料作成

オンラインキャラバンやオンラインセミナーの増加に合わせて、適切な資料の形式も変化しています。現在の状況を踏まえると、PC画面上で見やすいプレゼンテーション形式の資料を用意するのも有効な方法のひとつです。

例えば、オンライン上での投影に確認しやすいよう、横型の資料を用意するケースが増えています。プレゼンテーション資料に限らず、手元資料として渡す資料も、PCで確認する場合には横型の方が見やすくなります。

以前はA4用紙にぎゅっと情報をまとめた資料を作っていた企業も、プレゼン形式でサクサクと読み進めやすい資料にまとめ直している事例もあります。

施策5．オンライン上のプレスキットの拡充

オンラインプレスキットとして、プレスリリースや画像素材、問合先をストックしておくメディア向け専用のWebページを作成する方法があります。メディア関係者が「ここにアクセスすれば素材が揃う」という状態を作っておくと便利です。

以前から利用している企業もありますが、昨今の情勢を踏まえて新たに構築したり、情報量を増やす企業も増えている方法です。

コロナ禍でメディアプロモートを行うときの6つの注意点

コロナ禍でメディアとコンタクトする際にはどのようなことに気を付けると良いのでしょうか。広報担当者が特に注意したいポイントを6つご紹介します。

注意点1．関係者の安全の確保

新型コロナウイルスの感染拡大が終息するまでは、広報活動においてもメディア関係者と、情報発信元である企業側の関係者の双方の安全の確保を考慮しましょう。

例えば記者発表会はソーシャルディスタンスを確保した会場の手配や、アルコール消毒やマスク着用を徹底する必要があります。また、プレスリリースの中でも、自社がどのように感染対策行っているかを記載することで、メディアが読者へ安心して紹介しやすくなります。

注意点2．感染対策方法を相手に伝える

感染対策は念入りに行ったうえで、情報の受け手が安心して参加できるようにその旨を相手に伝えることも大切です。メールや招待状等をお送りする際に、感染対策方法も合わせて記載すると良いでしょう。

注意点3．スピーディーかつ正確な情報発信

日に日に変わる社会情勢への対応が求められる今、メディアも最新情報やその信憑性にアンテナを張っています。そこでは情報をリアルタイムで発信できるようなスピード感と正確性がより問われています。

情報発信や広報活動の正確性や迅速さが、自社への信用やブランディングに繋がることもあります。関係各所へ十分に確認した正確な情報を、スピーディーに発信できるよう心がけたいですね。

注意点4．「なぜ今、リリースするか」を伝える

変化の激しい社会情勢かつ、社会の関心事は感染症対策へと向きやすい時代です。社会に様々な問題がある中で「なぜこの情報が社会にとって必要なのか」が改めて問われる場面があります。

発表前に「なぜ今、リリースするのか」を社内で整理し、プレスリリース中に記載するなど、メディアプロモート時に説明できるようにしましょう。

注意点5．オフィシャル素材を通常よりも多く用意する

外出自粛やリモート勤務により、メディアによる取材や撮影が難しいケースがあります。そんな状況に対応し、画像素材を多様なバリエーションで用意することで、メディアが記事で取り上げやすくなることがあります。

背景の白い宣材画像だけでなく、利用シーンを想起するような写真素材や、実際に使用したレビュー画像など、いくつかのパターンを用意できると理想的です。過去にメディアが撮影して掲載した写真素材は、有効な画像の構成やデザインを考える際のヒントになります。

注意点6．オンライン時の通信環境の整備

オンラインキャラバンやオンライン記者発表会を開催する場合、ネットワーク環境によっては映像のフリーズや音声の途切れが生じたり、通信が途切れてしまうことがあります。

通信トラブルによって予定していた時間を使ってしまうと、自社にもメディアにも機会損失となりかねません。事前にオフィスや自宅のネットワークインフラを整備したり、有線LANを使用する、音声や映像の配信チェックを行うなど、対策を講じておきましょう。

新しい時代に適応した広報活動へアップデートしよう

withコロナ時代のメディアプロモートは、オンライン上へシフトしている傾向とその施策やそこで押さえておきたいポイントをご紹介しました。

関係者が安心して業務を進められるよう情報提供方法や内容は配慮し、今だからこそ情報の正確性やスピード感はカギになりそうです。そして、伝えたい情報がスムーズに伝わるよう様々な工夫にチャレンジしていきたいですね。

オンライン上でのメディアプロモートを通じて、これまでは物理的な制約があったメディアとの新たな接点に繋がるチャンスがあります。移動時間やコストも抑えられるので、業務を効率的に進められる可能性も。そのリソースを活用して、新たな取組みもできるかもしれません。

広報活動を効率的・効果的にアップデートし、今の時代に合ったメディアリレーションを構築していけるよう、自社とメディアの架け橋としてメディアプロモートに取り組んでみてくださいね。