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【初めてのオンラインイベントのいろは】開催方法や気をつけたいポイントは?

新型コロナウイルス感染防止による外出自粛などにより、イベントのオンライン開催が急増しています。お客様向けのイベントはもちろん、就活生向けの会社説明会や記者会見など、平常時にはオフライン開催が当たり前だったイベントもオンライン化が進んでいます。

これから自社でオンラインイベント開催を考えている人も多いのではないでしょうか。今回の記事では、オンラインイベントの開催方法や開催時の5つのポイントをご紹介します。

オンラインイベントを開催するメリット

オンラインイベントには、オフラインイベントとはまた違うメリットがあります。まずは、オンラインイベントを開催する3つのメリットをご紹介します。

メリット1.PC1台で開催できる

オンラインイベントの開催は配信用のPC1台があれば開催できます。オフラインイベントの場合は場所の制約がありますが、オンラインイベントはPCさえあれば場所を選ばずに、手軽にイベントを開催できます。

会場費や人件費、装飾などのコストもかからないため、低予算で開催できるのもオンラインイベントの魅力です。

オンラインイベントメール案内イメージ画像

メリット2.「不参加」を減らせる

オンラインイベントは参加者が移動時間や場所にとらわれることがないので参加しやすくなります。リアルイベントでは、決められた日時に会場まで来られる人だけが参加対象ですが、オンラインイベントは参加者も場所の制約がないため参加ハードルが低くなります。

オンラインイベントは記録映像を保存して、動画サイトやSNSへアーカイブすることができます。スケジュールの都合で参加を諦めていた人や当日不参加となってしまった人にも、後日改めて動画を視聴してもらえます。

メリット3.オフライン開催時とは異なる参加者に出会える

オフラインイベントでは出会えない参加者との出会いがあることも、オンラインイベントの魅力のひとつです。オンラインイベントは場所や時間の制約がないので、地域や国内外問わずに参加者を募ることができます。オフラインイベントを開催する時とはまた違う参加者が集まります。

オフラインでは躊躇してしまうという方も、オンラインなら参加してみようと思ってくれる場合もあるので、初めてのオンラインイベントの場合は敷居の低いイベントを開催してみるのもいいかもしれませんね。

オンラインイベントに必要なもの・準備しておきたいもの

オンラインイベントを開催するにはどんなものを準備すればいいのでしょうか。最低限必要な2つのツールに加えて、あるとイベントの質がグッと上がる便利グッズもご紹介します。

配信ツール

オンラインイベントを開催するためには、専用の動画ライブ配信ツールを利用します。得意な点がそれぞれ違うので、イベント内容によって使い分けるのが良いでしょう。

zoom

zoomには2名以上参加の「ミーティング」と50名以上参加の「ウェビナー」という2つのプラットフォームがあります。

「ミーティング」はセッションを小さなグループで分けることもできるので、グループワークなどを行うイベントで利用するのが良いでしょう。20名程度の少人数で開催されるイベントなら、お互いの顔を見ながらコミュニケーションができるのでおすすめです。

「ウェビナー」は、参加者が視聴専用モードでの参加となるため、トークセッションなど登壇者が参加者に対して喋る講義形式のイベントに向いています。最大10,000人まで参加ができるので大規模なイベントまで対応可能です。

「ミーティング」「ウェビナー」どちらもFacebookやYouTubeでオープンにライブ配信も可能です。

YouTubeLIVE

YouTubeでは高画質な動画ストリーミング再生が可能です。無料で配信でき、配信ソフトもYouTubeの推奨する無料ソフト「OBS Studio」が利用できます。参加者を限定するクローズドな配信と誰でも視聴可能なオープンの配信を選べるので、目的によって使い分けましょう。リアルタイムでコメントが反映されるので、参加者とのコミュニケーションも可能。投げ銭システム「Super Chat」も利用できます。

ライブ配信を行うにはアカウント承認が必要となり、申請から24時間程度かかるので利用する場合は事前に準備をしておきましょう。

インスタライブ

Instagramのアカウントを利用してライブ配信を行います。ストーリーズ上でリアルタイム配信ができる他、ストーリーズ上で24時間のアーカイブ、もしくはIGTVを利用してタイムライン上にアーカイブすることができます。スマホ1台で配信でき、リアルタイムコメントで参加者ともコミュニケーションをとることが可能です。

Instagramの操作イメージ画像

集客ツール

オープンに参加者を募る場合は、オンラインイベントに対応している集客ツールを利用するようにしましょう。オンラインイベントの増加によって、イベント集客ツールもオンラインイベントに対応するサービスが増えています。例えば、Peatixは会場を持たないイベントでもイベントページを作成でき、プラットフォーム上でオンラインイベントを探せます。

その他あると便利なグッズ

PC1台あれば開催可能なオンラインイベントですが、機材を揃えるとよりリッチなイベントにすることができます。簡単に揃えられるものも多いので、検討してみてはいかがでしょうか。

音声マイク

オンラインイベントではPCの内蔵マイクやイヤフォンマイクを利用する方が多いかもしれませんが、音声が遠くなってしまったり、髪の毛がかかってガサガサ音がしてしまうことがあります。オンラインイベントで音声の乱れは致命的です。音声マイクを利用すると、音声がクリアで聞きやすく内容も記憶に残りやすくなります。

音声マイクイメージ画像

LEDライト

配信を行なっている部屋の明るさによって、顔が暗くなってしまうことがあります。卓上のLEDライトやリングライトを使用すると顔を明るく映像でもきれいに写すことができます。スマートフォンホルダーがついているものもあるので、スマホからの配信の時も使用可能です。

スケッチブック

zoomなどを利用してお互いの顔が見えるイベントの場合は、登壇者との意思疎通を行うためにカンペとして利用すると良いでしょう。チャット機能がついている場合でも、登壇中はチャットに気がつけない場合もあります。

オンラインイベントを開催する方法

オンラインイベントを開催するにはどのような流れで準備や当日運営をすればいいのでしょうか。オンラインイベント開催のための3ステップを見てみましょう。

STEP1.イベントを企画する

まずはイベントの企画を行います。イベント内容によっては、オンラインに向いているものと向いていないものがあるので注意してください。上下左右に動きのあるものや空間を360度使用するなどダイナミックに空間を使うものはオンラインには向いていません。ひとつの画角を固定して行えるものの方が開催には向いています。

STEP2.当日に向けた準備をする

イベントが企画できたら当日に向けて準備を行います。集客ツールを利用して参加者を募るのはもちろん、当日までに配信ツールを準備して配信環境を整えましょう。

運営スタッフの確保、当日のイベントスケジュールやスタッフの役割分担表などの作成も行います。ゲストがいる場合は打ち合わせを必ず行い、当日の流れを共有しておきます。全スタッフが参加したリハーサルを実施しておくと安心です。また、登壇者やゲストがいる場合はブッキングを行います。

STEP3.イベントを開催する

イベント当日を迎えたら、参加者の出欠確認や進行管理をスケジュール通りに行います。zoomを利用したイベントの場合は、参加者のミュート設定などもスタッフが行う場合もあります。オンラインイベントはオフラインと違い、参加者も場の盛り上がりを感じづらいです。運営側が盛り上げることを意識するようにしましょう。

イベント終了後には早いタイミングで振り返り用のアンケートを配信して、参加者からフィードバックをもらうようにします。イベントが終了するタイミングでアンケート配信のアナウンスをする方が回収率が高くなります。

オンラインイベントをするときに気をつけたいポイントは?

オンラインイベントを開催するときにはどのようなことに気をつければいいのでしょうか?気をつけるべき5つのポイントをまとめました。

ポイントを考える男性イメージ画像

ポイント1.進行スケジュール管理は念入りに!

当日のイベント進行スケジュールは入念に管理します。オフラインも同様ですが、オンラインイベントでは本番中にスタッフ同士が直接コミュニケーションを取れないこともあるため、トラブルが起きないように準備をすることが大切です。

事前の打ち合わせはもちろん、進行リハーサルなどを事前に行うことでスケジュール通りにイベントを進行できる状態を作っておきましょう。

ポイント2.配信環境はこだわろう

オフラインイベントでは会場装飾をこだわるように、オンラインイベントでも配信環境はこだわりましょう。通信環境が整っていることはもちろんですが、音声や照明、背景などにこだわるとよりリッチなオンラインイベントにできます。

zoomの場合はバーチャル背景を設定できるので、コーポレートロゴなどを使用したバーチャル背景を作成しておくと良いでしょう。

ポイント3.アーカイブで「参加できなかった!」をなくす

オンラインイベントはリアルタイムに参加できなくても、当日の様子を動画としてアーカイブできます。動画アーカイブを利用することで参加できなかった人たちのフォローが可能です。

動画をアーカイブしておくことでイベントの雰囲気なども伝わりやすくなるため、次回以降のオンラインイベント開催時に参加ハードルを下げることにも繋がります。

オンラインイベントで新しい出会いを増やそう!

オンラインイベントを開催することで、オフラインイベントとは異なる参加者と出会うことができるのは魅力的ですよね。時間や場所の制約を受けずにコストを抑えて開催できるので、ぜひ1度オンラインイベントの開催を検討してみてはいかがでしょうか。

ただし、入念な事前準備が必要なことはオフラインイベントと変わりません。今回の記事を参考にイベント準備を進めてみてくださいね。

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この記事のライター

長瀬 みなみ

ウンログ株式会社取締役CBO/うん広報。東京生まれ便秘育ち。舞台俳優から社会人未経験で広報PRに転身し、ITベンチャー広報を経て、ウンログ社で広報立ち上げを経験。現在は、ブランド責任者としてニッチ領域をエンタメの力で広める発信を行う。個人ではYouTuber、セミナー講師、ビジネスメンターなど、さまざまな顔で活動している。

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